Comment implémenter avec succès un logiciel GMAO : guide étape par étape éprouvé

Vous avez décidé d'acquérir un logiciel GMAO pour plus de temps de fonctionnement et un meilleur suivi. Mais comme vous n'en avez jamais implémenté un auparavant, le processus peut sembler intimidant. La bonne nouvelle, c'est que l'équipe de Hippo a réalisé de nombreuses implémentations GMAO réussies. Nous sommes là pour vous aider. Voici comment.

En matière d'implémentation de logiciel GMAO, il n'y a pas de garanties. En fait, certains estiment que le taux d'échec tous secteurs confondus atteint 80 %.

Quelles mesures pouvez-vous prendre pour assurer le succès ?

Selon Carla Prentice, spécialiste de l'implémentation chez Hippo, la façon dont vous pensez vos données est tout aussi importante que ce que vous en faites.

Avant même de commencer votre implémentation GMAO, changez votre façon de penser les données

Voici quelques étapes importantes que vous pouvez prendre même avant d'être pleinement engagé dans l'acquisition d'une GMAO :

1. Commencez à traiter les données comme précieuses.
2. Développez des processus pour les protéger.
3. Essayez de les exploiter pour une meilleure prise de décision.

Peu importe si vous êtes une grande opération ou un petit propriétaire d'entreprise jonglant avec plusieurs rôles ; vous pouvez toujours commencer par les bases. Retrouvez tous ces vieux manuels d'utilisation et maintenance papier, plans et garanties. Même si vous travaillez encore avec des ordres de travail papier ou tableur, qui peuvent être lents et sujets aux erreurs, essayez de conserver le maximum de vos données. Gardez vos paperasses au même endroit et sauvegardez ces fichiers informatiques. Puis passez en revue vos ordres de travail à la demande, à la recherche de tendances. Par exemple, si l'évier de la salle de bain du troisième étage fuit tous les trois mois, essayez de programmer une MP pour le vérifier tous les deux mois et demi.

Travailler avec ces méthodes plus anciennes est frustrant, mais cela aide tout le monde à comprendre le rôle des données et à apprécier ce qu'elles peuvent apporter.

Une fois que vous êtes prêt à implémenter une GMAO, tout tourne autour de la planification à l'avance et de faire les choses dans le bon ordre.

Construire la bonne équipe d'implémentation GMAO

Quelle que soit la taille de votre organisation, vous devez impliquer les bonnes personnes dans la configuration de la base de données GMAO.

Après avoir travaillé sur de nombreux projets, Carla encourage maintenant toujours les organisations à réfléchir aux moyens de créer et favoriser l'adhésion (buy-in), le soutien interne au projet. Posez-vous les questions :

• Qui doit soutenir le projet pour qu'il réussisse ?
• Qui sera le plus difficile à convaincre ?
• Comment puis-je démontrer la valeur du projet pour eux ?

Pour cette dernière question, essayez d'adapter votre argumentaire. En parlant aux techniciens, concentrez-vous sur la façon dont une bonne GMAO rend la vie moins stressante. Quand vous pouvez planifier le travail à l'avance, il y a moins de surprises car vous trouvez et corrigez les petits problèmes avant qu'ils n'aient la chance de devenir de gros problèmes. Mais avec d'autres personnes dans l'organisation, vous pourriez expliquer comment le logiciel aide à suivre les dépenses, ce qui est toujours la première étape pour réduire les coûts.

Dans l'expérience de Carla, les techniciens seniors ont rarement besoin d'être convaincus. Le mythe du « vétéran » qui rejette la technologie et refuse le changement n'est qu'un mythe. En fait, les techniciens seniors font souvent les meilleurs points de contact entre Hippo et l'organisation. Ils connaissent tout sur l'installation, et ils sont enthousiastes à l'idée de standardiser et rationaliser les flux de travail.

Avant tout, l'équipe doit avoir un sentiment de propriété à la fois de l'implémentation et de la base de données GMAO finale. Parce qu'ils sont ceux qui l'utiliseront le plus, ils doivent s'assurer qu'elle reflète leurs flux de travail et objectifs.

Et c'est à l'étape suivante que cela se concrétise.

Décider comment organiser les données dans le logiciel GMAO

Carla adore jouer à des jeux vidéo où l'on construit des mondes virtuels. Quand elle travaille avec les équipes pour configurer les bases de données, elle veut qu'elles imaginent qu'elles jouent avec elle. « Je leur demande d'imaginer comment ils vont tout organiser. Quelle est la fondation ? Comment tout s'assemble ? »

Concevoir une architecture de l'information avec une hiérarchie claire

Vaut la peine de définir ces termes d'abord. L'architecture de l'information signifie simplement comment vous organisez vos données. La hiérarchie de l'information est comment vous traitez certaines données comme plus importantes.

Imaginez que vous ayez décidé de nettoyer le garage. Maintenant, où est le meilleur endroit pour mettre la tondeuse à gazon ? Elle devrait aller près de la porte arrière car c'est facile de la pousser dans le jardin. Et le cric de roue de secours ? Vous l'utilisez rarement, donc il peut aller au fond d'une étagère basse. Maintenant, il est en sécurité, hors de portée. Pour chaque article, vous trouvez un endroit qui correspond à la façon dont vous l'utilisez.

C'est fondamentalement la même chose pour vos données. Vous devez trouver des façons de les organiser qui correspondent à la façon dont vous les utilisez. Selon Carla, beaucoup de gens prennent ces décisions en fonction de leur secteur. Par exemple, les fabricants se concentrent sur les actifs et équipements. Les hôtels, eux, préfèrent une architecture basée davantage sur l'emplacement.

Carla encourage l'équipe à se promener dans l'installation et à réfléchir à la façon dont ils vont organiser leurs données. Par pièce ? Par département ? À l'intérieur d'une pièce, vont-ils diviser les actifs en lignes de production ? Devraient-ils subdiviser chaque ligne de production en équipements discrets ? Ce sont des décisions importantes car la façon dont vous organisez les données affecte la façon dont vous suivez vos programmes de maintenance.

Donner un nom à tout ce que vous devez maintenir et suivre

Puisque les noms sont une grande partie de l'architecture, Carla aime commencer à en parler tôt dans le processus. « Nous pouvons utiliser des ID d'actifs et des numéros de série, mais vous devez aussi penser en termes d'utilisateur final. Comment vont-ils savoir qu'ils travaillent sur le bon équipement ? »

Elle veut que l'équipe d'implémentation passe de « la pièce avec trois chaudières » à « Chaudière Un, Chaudière Deux, Chaudière Trois ». Cela semble vraiment basique, et c'en est un. Mais c'est aussi critique. Si vous voulez suivre vos actifs avec précision, vous avez besoin de moyens pour en parler précisément.

Pensez-y ainsi : quelle est la première chose qu'un médecin apprend à l'école de médecine ? Les noms de toutes les parties du corps.

Carla a beaucoup d'idées sur ce que vous pouvez faire pour réussir. Elle a aussi des conseils pour éviter certains obstacles courants.

Vous accorder un délai raisonnable pour terminer l'implémentation GMAO

La durée dépend de nombreux facteurs, notamment :

• Secteur d'activité
• Qualité des données existantes
• Nombre d'actifs et d'équipements
• Taille de l'équipe d'implémentation

Cela dépend aussi de l'âge de l'équipement. Si vous avez une installation plus récente avec de l'équipement moderne, il est plus facile de retrouver les ID d'actifs et numéros de série. Et souvent, vous pouvez télécharger ou demander des manuels et schémas numériques directement depuis le site du fabricant. Mais avec de l'équipement plus ancien, quelqu'un devra peut-être aller copier les noms sur des plaques signalétiques rayées.

La taille et le nombre d'installations jouent aussi un rôle. Carla donne des exemples aux deux extrêmes du spectre : une opération de fabrication à petite échelle en une pièce vs une communauté fermée avec de nombreux bâtiments répartis sur plusieurs sites.

L'essentiel est de ne pas se presser et de planifier réalistement. L'une des façons importantes dont Carla aide les équipes d'implémentation est de travailler avec elles pour établir des calendriers raisonnables et des jalons atteignables.

Développer la maintenance préventive et autres programmes après avoir mis vos données en place

Parfois, les organisations ont un plan de maintenance préventive existant qu'elles veulent utiliser comme base pour leur base de données GMAO. Le problème, c'est qu'elles essaient d'avancer dans le mauvais sens.

D'abord, vous devez avoir vos actifs, équipements et inventaire configurés dans la base de données. Vous devez avoir tout nommé et organisé. Ensuite, vous pouvez commencer à configurer les inspections et tâches planifiées.

Vous ne pouvez pas programmer une MP pour inspecter un actif si cet actif n'a pas de nom dans le système. Il n'y a pas moyen d'inclure les pièces et matériaux associés à la MP si vous n'avez pas ajouté l'inventaire à la base de données.

Vous pouvez considérer un programme de maintenance préventive comme le toit de la maison que vous construisez. Il n'est pas possible de faire le toit en premier.

Prochaines étapes

Certaines organisations choisissent de faire une grande partie du travail elles-mêmes. Les spécialistes de l'implémentation de Hippo les guident dans le processus, mais l'organisation fait le travail de terrain pour la collecte des données. Par exemple, Carla peut rapidement apprendre à n'importe qui comment télécharger des images pour que chaque fiche contienne une photo de son actif associé. Mais c'est à quelqu'un de l'organisation d'aller vers l'actif, prendre cette photo et la télécharger.

Pour d'autres organisations, il est plus logique de faire venir des auditeurs professionnels sur site, et Hippo propose aussi cette option. Mais la seule façon de savoir quelle option fonctionne le mieux pour votre situation spécifique est de nous contacter et d'échanger.

Plus nous en savons sur vos défis et objectifs, plus nous pouvons vous aider.