Un guide simple pour une mise en œuvre réussie d'un logiciel GMAO

Vous avez décidé d'obtenir un logiciel GMAO pour plus de disponibilité et un meilleur suivi. Mais comme vous n'en avez jamais mis en place auparavant, le processus peut sembler intimidant. La bonne nouvelle est que l'équipe d'Hippo a réalisé de nombreuses implémentations GMAO réussies. Nous sommes là pour vous aider. Voici comment.

En ce qui concerne la mise en œuvre du logiciel GMAO, il n'y a aucune garantie. En fait, certains estiment que le taux d'échec dans les industries peut atteindre 80 %.

Quelles mesures pouvez-vous prendre pour assurer le succès ?

Selon Carla Prentice, spécialiste de la mise en œuvre d'Hippo, la façon dont vous pensez à vos données est tout aussi importante que ce que vous en faites.

Avant même de commencer la mise en œuvre de votre GMAO, changez votre façon de penser aux données

Voici quelques étapes importantes que vous pouvez suivre avant même de vous engager pleinement à obtenir une GMAO :

1. Commencez à considérer les données comme précieuses.
2. Développez des processus pour assurer la sécurité
3. Essayez d'en tirer parti pour une meilleure prise de décision.

Peu importe si vous êtes une grande entreprise ou un propriétaire de petite entreprise jonglant avec plusieurs rôles ; vous pouvez toujours commencer par les bases. Retrouvez tous ces anciens manuels, plans et garanties d'exploitation et d'entretien sur papier. Même si vous travaillez toujours avec des ordres de travail sur papier ou sur feuille de calcul, qui peuvent être lents et sujets aux erreurs, essayez de conserver autant de données que possible. Conservez vos documents au même endroit et sauvegardez ces fichiers informatiques. Passez ensuite en revue vos ordres de travail à la demande, à la recherche de tendances. Par exemple, si le lavabo de la salle de bain du troisième étage fuit tous les trois mois, essayez de programmer un PM pour le vérifier tous les deux ans et demi.

Travailler avec ces méthodes plus anciennes est frustrant, mais cela aide tout le monde à comprendre le rôle des données et à apprécier ce qu'elles peuvent apporter.

Une fois que vous êtes prêt à mettre en œuvre une GMAO, il s'agit de planifier à l'avance et de faire les choses dans le bon ordre.

Construire la bonne équipe de mise en œuvre du logiciel GMAO

Quelle que soit la taille de votre organisation, vous devez impliquer les bonnes personnes dans la configuration de la base de données GMAO.

Après avoir travaillé sur de nombreux projets, Carla encourage désormais toujours les organisations à réfléchir à des moyens de créer et de favoriser l'adhésion et le soutien interne au projet. Demandez-vous :

• Qui doit soutenir le projet pour qu'il soit un succès ?
• Qui sera le plus difficile à convaincre ?
• Comment puis-je leur démontrer la valeur du projet ?

Pour cette dernière question, essayez d'adapter votre présentation. Lorsque vous discutez avec des techniciens, concentrez-vous sur la façon dont une bonne GMAO rend la vie moins stressante. Lorsque vous pouvez planifier le travail à l'avance, il y a moins de surprises parce que vous trouvez et résolvez les petits problèmes avant qu'ils n'aient une chance de devenir de gros problèmes. Mais avec d'autres personnes de l'organisation, vous pourriez expliquer comment le logiciel vous aide à suivre les dépenses, ce qui est toujours la première étape pour réduire les coûts.

D'après l'expérience de Carla, les techniciens supérieurs ont rarement besoin d'être convaincus. Le mythe du «vétéran» qui fuit la technologie et refuse de changer n'est que cela, un mythe. En fait, les techniciens supérieurs constituent souvent les meilleurs points de contact entre Hippo et l'organisation. Ils savent tout sur l'installation et sont enthousiastes à l'idée de normaliser et de rationaliser les flux de travail.

Avant tout, l'équipe doit avoir un sentiment d'appropriation à la fois de la mise en œuvre et de la base de données CMMS finale. Parce que ce sont eux qui l'utilisent le plus, ils doivent s'assurer qu'il reflète leurs flux de travail et leurs objectifs.

Et c'est à l'étape suivante qu'ils y parviennent.

Décidez comment vous allez organiser les données dans le logiciel GMAO

Carla adore jouer à des jeux informatiques où vous construisez des mondes virtuels. Lorsqu'elle travaille avec des équipes pour créer des bases de données, elle veut qu'elles imaginent qu'elles jouent avec elle. « Je leur demande d'imaginer comment ils vont tout organiser. Quelle est la fondation ? Comment tout cela s'articule-t-il ?"

Concevoir une architecture d'information avec une hiérarchie claire

Il vaut la peine de définir d'abord ces termes. L'architecture de l'information signifie simplement comment vous organisez vos données. La hiérarchie des informations est la façon dont vous traitez certaines données comme plus importantes.

Imaginez que vous avez décidé de nettoyer le garage. Maintenant, quel est le meilleur endroit pour mettre la tondeuse à gazon ? Il devrait passer par la porte arrière car il est alors facile de le pousser dans le jardin. Qu'en est-il du cric de roue de secours ? Vous l'utilisez rarement donc il peut aller au fond d'une étagère basse. Maintenant, c'est en toute sécurité à l'écart. Pour chaque article, vous trouvez un endroit qui correspond à la façon dont vous l'utilisez.

C'est fondamentalement la même chose pour vos données. Vous devez trouver des façons de l'organiser qui correspondent à la façon dont vous l'utilisez. Selon Carla, beaucoup de gens prennent ces décisions en fonction de leur industrie. Par exemple, les fabricants se concentrent sur les actifs et les équipements. Les hôtels, cependant, préfèrent une architecture basée davantage sur l'emplacement.

Carla encourage l'équipe à se promener dans l'installation et à réfléchir à la manière dont elle va organiser ses données. Par pièce ? Département? À l'intérieur d'une salle, vont-ils diviser les actifs en lignes de production ? Devraient-ils subdiviser chaque ligne de production en pièces d'équipement distinctes ? Ce sont des décisions importantes car la façon dont vous organisez les données affecte la façon dont vous suivez vos programmes de maintenance.

Choisissez un nom pour tout ce dont vous avez besoin pour maintenir et suivre

Parce que les noms sont une grande partie de l'architecture, Carla aime commencer à en parler tôt dans le processus. « Nous pouvons utiliser des ID d'actifs et des numéros de série, mais vous devez également penser en termes d'utilisateur final. Comment sauront-ils qu'ils travaillent sur le bon équipement ? »

Elle souhaite que l'équipe de mise en œuvre passe de parler de "la pièce avec trois chaudières" à "la chaudière un, la chaudière deux et la chaudière trois". Cela semble vraiment basique, et ça l'est. Mais c'est aussi critique. Si vous souhaitez suivre vos actifs avec précision, vous avez besoin de moyens d'en parler avec précision.

Pensez-y de cette façon :quelle est la première chose qu'un médecin apprend à l'école de médecine ? Les noms de toutes les parties du corps.

Carla a beaucoup d'idées sur ce que vous pouvez faire pour réussir. Elle a également des conseils sur la façon d'éviter certains obstacles courants.

Accordez-vous un délai raisonnable pour terminer la mise en œuvre de la GMAO

Le temps que cela prend dépend de nombreux facteurs, notamment :

• Industrie
• Qualité des données existantes
• Nombre d'actifs et d'équipements
• Taille de l'équipe de mise en œuvre

Cela dépend aussi de l'âge de l'équipement. Si vous avez une installation plus récente avec un équipement moderne, il est plus facile de retrouver les identifiants et les numéros de série des actifs. Et souvent, vous pouvez télécharger ou demander des manuels et des schémas numériques directement sur le site Web du fabricant. Mais avec un équipement plus ancien, quelqu'un devra peut-être copier les noms sur les plaques signalétiques rayées.

La taille et le nombre d'établissements jouent également un rôle. Carla donne des exemples à chaque extrémité du spectre :une opération de fabrication à petite échelle d'une seule pièce par rapport à une communauté fermée avec de nombreux bâtiments répartis sur plusieurs sites.

La clé est de ne pas se précipiter et de planifier de manière réaliste. L'une des principales façons dont Carla aide les équipes de mise en œuvre est de travailler avec elles pour établir des délais raisonnables et des jalons atteignables.

Développez la maintenance préventive et d'autres programmes une fois que vous avez mis en place vos données

Parfois, les organisations disposent d'un plan de maintenance préventive existant qu'elles souhaitent utiliser comme base pour leur base de données CMMS. Le problème est qu'ils essaient d'aller dans la mauvaise direction.

Tout d'abord, vous devez configurer vos actifs, votre équipement et votre inventaire dans la base de données. Vous devez avoir tout nommé et organisé. Ensuite, vous pouvez commencer à configurer des inspections et des tâches planifiées.

Vous ne pouvez pas programmer un PM pour inspecter un actif si cet actif n'a pas de nom dans le système. Il n'y a aucun moyen d'inclure les pièces et matériaux associés au PM si vous n'avez pas ajouté l'inventaire à la base de données.

Vous pouvez considérer un programme d'entretien préventif comme le toit de la maison que vous construisez. Il n'est pas possible de faire le toit en premier.

Prochaines étapes

Certaines organisations choisissent de faire une grande partie du travail elles-mêmes. Les spécialistes de la mise en œuvre d'Hippo les guident tout au long du processus, mais l'organisation fait le travail de fond lorsqu'il s'agit de collecter les données. Par exemple, Carla peut apprendre rapidement à n'importe qui comment télécharger des images afin que chaque enregistrement contienne une image de son actif associé. Mais c'est à quelqu'un de l'organisation de se rendre sur l'actif, de prendre cette photo et de la télécharger.

Pour d'autres organisations, il est beaucoup plus logique de faire venir des auditeurs professionnels sur place, et Hippo propose également cette option. Mais la seule façon de savoir quelle option convient le mieux à votre situation spécifique est de tendre la main et de vous connecter.

Plus nous en savons sur vos défis et vos objectifs, plus nous pouvons vous aider.