9 raisons clés pour lesquelles les gestionnaires d'installations passent des tableurs au CMMS

La façon dont les entreprises font des affaires a changé radicalement au cours des dernières années. La technologie informatique est en grande partie responsable de l'augmentation de l'efficacité des entreprises en matière de ressources, de matériaux et de gains de temps. À la fin des années 1970, les logiciels de tableur sont apparus et ont été considérés comme une amélioration monumentale par rapport à l'approche traditionnelle crayon et papier pour la comptabilité et la gestion des stocks. Cependant, au fil du temps, ces logiciels ont eu du mal à suivre l'évolution continue des nouvelles technologies qui n'ont pas seulement changé la gestion des installations et les processus de production, mais ont également transformé la façon dont les entreprises communiquent et livrent leurs produits et services aux utilisateurs finaux. Compte tenu de ces facteurs et de leur relation spécifique avec la gestion d'installations, il n'est pas surprenant qu'un nombre croissant d'entreprises dans tous les secteurs repensent leur utilisation des tableurs et se tournent vers les systèmes de Gestion de Maintenance Assistée par Ordinateur (GMAO) ; des logiciels hautement sophistiqués qui, à tout moment, peuvent fournir à un utilisateur une vue d'ensemble de l'opération d'une installation ou le statut d'un équipement individuel.

Pour mieux comprendre pourquoi les tableurs ne sont plus l'outil privilégié des gestionnaires d'installations, il est important de se faire une idée de leurs capacités. Pour commencer, un tableur peut être créé manuellement sur papier ou en utilisant un programme informatique tel que Microsoft Excel ou Lotus 1-2-3. Lors de l'utilisation d'un logiciel de tableur, il peut capturer, afficher et manipuler des données organisées en lignes et colonnes. Quel que soit le format utilisé, un tableur est généralement conçu pour contenir des données numériques et de courtes chaînes de texte ainsi que pour afficher graphiquement les relations de données. Cependant, les tableurs n'offrent généralement pas la capacité de structurer et d'étiqueter les éléments de données aussi complètement qu'une base de données et n'offrent généralement pas la capacité d'interroger la base de données. Ils sont à faible coût et mieux adaptés pour organiser des informations de base en graphiques et listes simples, mais pas pour des tâches plus complexes telles que la gestion d'actifs et la planification.

En comparaison, les systèmes CMMS actuels sont beaucoup plus robustes et offrent aux entreprises la capacité de suivre les bons de travail, de générer rapidement des rapports précis et de déterminer instantanément quels actifs nécessitent une maintenance préventive ou des réparations. En examinant les données opérationnelles, les CMMS sont bien adaptés pour faire des projections commerciales. Les innovations récentes dans le logiciel incluent des interfaces cloud sécurisées, l'accessibilité mobile et la fonctionnalité sans papier qui augmentent encore la facilité d'utilisation. Compte tenu de ces facteurs, les programmes logiciels de gestion de maintenance remplacent maintenant les packages de tableurs qui manquent de portée, de puissance et d'efficacité des systèmes de gestion de maintenance.

Voici neuf avantages CMMS qui peuvent être exploités pour des profits et une productivité optimisés :

1. Fiabilité des données d'installation

Une recherche publiée en 2006 dans Information and Software Technology a rapporté que les tableurs électroniques sont sujets à des erreurs, comme trouvé dans 88 % des tableurs examinés. Erreurs de saisie, cellules mal assignées, plages de données erronées et erreurs de formule sont quelques-unes des sources d'erreur. En conséquence, les erreurs peuvent fausser les résultats et affecter négativement les opérations de l'entreprise. Le format de saisie de données CMMS et les vérifications de précision réduisent la possibilité de telles erreurs.

2. Les erreurs passent souvent inaperçues jusqu'à ce qu'il soit trop tard

Les tableurs reposent sur les utilisateurs pour sélectionner les formules appropriées pour analyser leurs données. Même lorsque les données saisies sont exactes, si la mauvaise formule est sélectionnée, les résultats seront faussés. Lorsque ces types d'erreurs ne sont pas découverts immédiatement, les conséquences peuvent être coûteuses pour les opérations commerciales. Les CMMS éliminent le risque que cela se produise avec des formules analytiques préprogrammées.

3. Avantages de gain de temps

La saisie de données dans les tableurs est si chronophage que de nombreuses entreprises embauchent des employés peu qualifiés pour saisir des données dans les tableurs. Compte tenu de la propension aux erreurs déjà notée, avoir des employés non formés gérer cette tâche importante peut être risqué. Les plateformes logicielles de gestion de maintenance rendent la saisie de données plus facile tout en limitant l'accès via les permissions utilisateur. Cette fonction place des limites sur ce que les utilisateurs peuvent changer dans le programme et protège contre les erreurs.

4. Les tableurs ne fournissent qu'une vue limitée des relations de données

Avec une expertise technique considérable et du temps, les tableurs peuvent être programmés pour analyser des données dans une portée très étroite. Cependant, ils ne peuvent pas fournir d'analyses de suivi d'actifs, d'inventaire et d'autres tâches de maintenance et de flux de travail telles que la planification de maintenance préventive. Les CMMS ont ces capacités, et avec des rapports intégrés, ils facilitent l'obtention d'informations instantanées sur l'historique des actifs, les pièces, la main-d'œuvre ; le tout sans aucune formation technique spécialisée.

5. Automatiser et simplifier les rapports de maintenance d'installation

Bien qu'il soit possible de générer des rapports dans les tableurs, ils ne sont pas les plus conviviaux à créer comparés aux CMMS. Qu'il s'agisse de graphiques à secteurs, de diagrammes de dispersion ou de graphiques à barres, les rapports de tableurs ne sont pas aussi attrayants visuellement ou instantanément disponibles. Comme les utilisateurs veulent des informations en temps réel et à portée de main, le logiciel de gestion de maintenance (également connu sous le nom de logiciel de gestion d'installation) peut le faire d'un clic de souris ou d'un tapotement sur tablette sans avoir à saisir de formules comme requis dans les programmes de tableur.

6. Fournit des informations détaillées sur des métriques importantes de gestion d'installation

Les CMMS sont spécifiquement conçus pour la gestion d'installations. Les tableurs ne le sont pas — du moins, pas sans programmation sophistiquée. Le logiciel de maintenance peut fournir une variété de métriques qui se rapportent spécifiquement au fonctionnement d'une entreprise sans avoir besoin de compétences en programmation spécialisées. Par exemple, les CMMS peuvent produire les métriques suivantes en temps réel : MTBR (temps moyen entre réparations) ; MTBF (temps moyen entre pannes) ; MTTR (temps moyen de réparation).

7. Intégration avec d'autres logiciels et applications d'installation

Un grand attrait du logiciel de maintenance d'installation est sa capacité à s'interfacer avec d'autres logiciels tels que l'e-mail, les logiciels de comptabilité, les systèmes ERP, Active Directory, et plus encore. Les tableurs n'ont pas ces capacités. Ces innovations récentes du CMMS étendent leur efficacité et offrent des avantages supplémentaires de gain de temps pour les gestionnaires d'installations.

8. Planification de la maintenance préventive

Un logiciel de maintenance préventive (PM) est central pour l'efficacité d'une entreprise car il aide à gérer l'ensemble de l'installation. Cependant, réaliser des PM sur une gamme d'équipements n'est pas une tâche facile, surtout pour les grandes opérations. Souvent, un PM sur un seul équipement implique plusieurs tâches ou étapes. Les tableurs sont particulièrement limités dans ce domaine car ils ne peuvent pas créer de protocoles de maintenance planifiée ni envoyer de notifications ou rappels pour les effectuer. Pouvoir planifier des PM est ce qui rend les CMMS si attractifs pour les gestionnaires d'installations car ils peuvent fournir une liste de contrôle de toutes les tâches impliquées sur chaque équipement, créer des plannings de routine, envoyer des notifications et rappels ainsi que créer des rapports. La réalisation de PM planifiées signifie moins de pannes d'équipement inattendues et des temps d'arrêt plus courts.

9. Améliore le fonctionnement global de l'installation

Il y a de nombreux aspects de toute entreprise qui sont au-delà des capacités des programmes de tableur standard. Cela inclut la surveillance de l'utilisation de la main-d'œuvre, la création de bons de travail et la soumission de commandes de fournitures et pièces. Considérés ensemble, les logiciels de maintenance aident les gestionnaires d'installations à prendre des décisions éclairées sur l'allocation des techniciens, les meilleurs moments pour planifier la maintenance de routine et le remplacement d'équipement.

Aujourd'hui, les entreprises dans une large gamme de secteurs sont confrontées au défi de trouver les moyens les plus efficaces et efficients pour croître et être rentables. À un moment, les tableurs étaient une excellente solution à faible coût pour les gestionnaires d'installations. Cependant, pour les grandes organisations, maintenir un programme de tableur avec des centaines, voire des milliers de points de données est irréaliste. À mesure que les actifs et services d'une organisation grandissent et évoluent dans un environnement rapide et difficile, il devient logistiquement difficile de maintenir l'information à jour dans un tableur et, en particulier, de produire des rapports complets nécessaires pour une prise de décision éclairée. Le logiciel CMMS est une réponse à ce problème, et c'est pourquoi ils attirent un nombre croissant d'organisations qui ont dépassé les tableurs.