Neuf raisons pour lesquelles les gestionnaires d'installations abandonnent les feuilles de calcul pour la GMAO

La façon dont les entreprises mènent leurs activités a radicalement changé au cours des dernières années. La technologie informatique est en grande partie responsable de l'efficacité commerciale accrue en matière d'économies de ressources, de matériel et de temps. À la fin des années 1970, le logiciel de tableur est apparu et était considéré comme une amélioration monumentale par rapport à l'approche traditionnelle crayon et papier de la comptabilité et de la gestion des stocks. Cependant, au fil du temps, ces progiciels ont eu du mal à suivre le rythme de l'évolution continue des nouvelles technologies qui ont non seulement modifié la gestion des installations et les processus de production, mais également transformé la façon dont les entreprises communiquent avec leurs produits et services et les fournissent aux utilisateurs finaux. Compte tenu de ces facteurs et de leur lien spécifique avec la gestion des installations, il n'est pas surprenant qu'un nombre croissant d'entreprises de tous les secteurs industriels repensent leur utilisation des feuilles de calcul et se tournent vers les systèmes de logiciel de gestion de la maintenance informatisée (GMAO) ; des progiciels hautement sophistiqués qui, à tout moment, peuvent fournir à un utilisateur un aperçu du fonctionnement d'une installation ou fournir l'état d'un équipement individuel.

Pour mieux comprendre pourquoi les feuilles de calcul ne sont plus l'outil préféré des gestionnaires d'installations, il est important d'avoir une idée de leurs capacités. Pour commencer, une feuille de calcul peut être créée manuellement sur papier ou à l'aide d'un programme informatique tel que Microsoft Excel ou Lotus 1-2-3. Lors de l'utilisation d'un tableur, il peut capturer, afficher et manipuler des données disposées en lignes et en colonnes. Quel que soit le format utilisé, une feuille de calcul est généralement conçue pour contenir des données numériques et de courtes chaînes de texte, ainsi que pour afficher graphiquement les relations entre les données. Cependant, les feuilles de calcul n'offrent généralement pas la possibilité de structurer et d'étiqueter les éléments de données de manière aussi approfondie qu'une base de données et n'offrent généralement pas la possibilité d'interroger la base de données. Ils sont peu coûteux et mieux adaptés pour organiser des informations de base dans des graphiques et des listes simples, mais pas pour des tâches plus complexes telles que la gestion des actifs et la planification.

En comparaison, les systèmes GMAO actuels sont beaucoup plus robustes et offrent aux entreprises la possibilité de suivre les ordres de travail, de générer rapidement des rapports précis et de déterminer instantanément lesquels de leurs actifs nécessitent une maintenance préventive ou des réparations. En examinant les données opérationnelles, les GMAO sont bien adaptées pour faire des projections commerciales. Les innovations récentes du logiciel incluent des interfaces sécurisées basées sur le cloud, l'accessibilité des appareils mobiles et une fonctionnalité sans papier qui augmente encore la facilité d'utilisation. Compte tenu de ces facteurs, les logiciels de gestion de la maintenance remplacent désormais les progiciels de tableurs qui manquent de la portée, de la puissance et de l'efficacité des systèmes de gestion de la maintenance.

Vous trouverez ci-dessous neuf avantages de la GMAO qui peuvent être exploités pour optimiser les profits et la productivité :

1. Fiabilité des données des installations

Une étude publiée en 2006 dans Information and Software Technology a indiqué que les feuilles de calcul électroniques sont sujettes à des erreurs, comme on le trouve dans 88 % des feuilles de calcul examinées. Les erreurs de saisie, les cellules mal attribuées, les plages de données erronées et les erreurs de formule sont quelques-unes des sources d'erreur. Par conséquent, les erreurs peuvent fausser les résultats et nuire aux opérations de l'entreprise. Le format d'entrée des données CMMS et les contrôles de précision réduisent la possibilité que de telles erreurs se produisent.

2. Les erreurs passent souvent inaperçues jusqu'à ce qu'il soit trop tard

Les feuilles de calcul reposent sur les utilisateurs qui sélectionnent les formules appropriées pour analyser leurs données. Même lorsque les données saisies sont exactes, si la mauvaise formule est sélectionnée, les résultats seront erronés. Lorsque ces types d'erreurs ne sont pas découverts immédiatement, les conséquences peuvent être coûteuses pour les opérations commerciales. Les GMAO éliminent ce risque grâce à des formules analytiques préprogrammées.

3. Gains de temps

La saisie de données dans les feuilles de calcul prend tellement de temps que de nombreuses entreprises embauchent des employés peu qualifiés pour saisir les données dans les feuilles de calcul. Compte tenu de la propension aux erreurs déjà mentionnée, il peut être risqué de confier à des employés non formés la gestion de cette tâche importante. Les plates-formes logicielles de gestion de la maintenance facilitent la saisie des données tout en limitant l'accès via les autorisations des utilisateurs. Cette fonction limite ce que les utilisateurs peuvent modifier dans le programme et protège contre les erreurs.

4. Les feuilles de calcul ne fournissent qu'une vue limitée des relations entre les données

Avec une expertise technique et un temps considérables, les feuilles de calcul peuvent être programmées pour analyser les données dans un cadre très restreint. Cependant, ils ne peuvent pas fournir d'analyses du suivi des actifs, de l'inventaire et d'autres tâches de maintenance et de flux de travail telles que la planification de la maintenance préventive. Les GMAO ont ces capacités, et avec des rapports intégrés, elles permettent d'obtenir facilement des informations instantanées sur l'historique des actifs, les pièces, la main-d'œuvre ; le tout sans aucune formation technique spécialisée.

5. Automatisez et simplifiez les rapports de maintenance des installations

Bien qu'il soit possible de générer des rapports dans des feuilles de calcul, ils ne sont pas les plus conviviaux à créer par rapport aux GMAO. Qu'il s'agisse de graphiques à secteurs, de diagrammes de dispersion ou de graphiques à barres, les rapports de feuille de calcul ne sont pas aussi attrayants sur le plan optique ou disponibles instantanément. Étant donné que les utilisateurs veulent des informations en temps réel et à portée de main, les logiciels de gestion de la maintenance (également appelés logiciels de gestion des installations) peuvent le faire en un clic de souris ou en appuyant sur une tablette sans avoir à saisir les formules requises dans les tableurs.

6. Fournit des informations détaillées sur les mesures importantes de gestion des installations

Les GMAO sont spécifiquement conçues pour la gestion des installations. Les feuilles de calcul ne sont pas – du moins, pas sans programmation sophistiquée. Un logiciel de maintenance peut fournir une variété de mesures spécifiquement liées au fonctionnement d'une entreprise sans avoir besoin de compétences spécialisées en programmation. Par exemple, les GMAO peuvent produire les métriques suivantes en temps réel :MTBR (temps moyen entre réparations); MTBF (temps moyen entre pannes) ; MTTR (temps moyen de réparation).

7. Intégration avec d'autres logiciels et applications d'installations

Un grand attrait du logiciel de maintenance des installations est sa capacité à s'interfacer avec d'autres logiciels tels que la messagerie électronique, les logiciels de comptabilité, les systèmes ERP, Active Directory, etc. Les feuilles de calcul n'ont pas ces fonctionnalités. Ces innovations GMAO récentes renforcent leur efficacité et offrent des avantages supplémentaires en termes de gain de temps pour les gestionnaires d'installations.

8. Planification de la maintenance préventive

Un logiciel de maintenance préventive (PM) est essentiel à l'efficacité d'une entreprise car il aide à gérer l'ensemble de l'installation. Cependant, effectuer des PM sur une gamme d'équipements n'est pas une tâche facile, en particulier pour les grandes opérations. Souvent, un PM sur une seule pièce d'équipement implique plusieurs tâches ou étapes. Les feuilles de calcul sont particulièrement limitées dans ce domaine car elles ne peuvent pas créer de protocoles de maintenance planifiée ni envoyer de notifications ou de rappels pour les effectuer. La possibilité de planifier des PM est ce qui rend les GMAO si attrayantes pour les gestionnaires d'installations, car elles peuvent fournir une liste de contrôle de toutes les tâches impliquées sur chaque équipement, créer des horaires de routine, envoyer des notifications et des rappels ainsi que créer des rapports. La réalisation d'entretiens planifiés signifie moins de pannes d'équipement inattendues et des temps d'arrêt plus courts.

9. Améliore le fonctionnement global de l'installation

De nombreux aspects de toute entreprise dépassent les capacités des tableurs standard. Il s'agit notamment de surveiller l'utilisation de la main-d'œuvre, de créer des bons de travail et de soumettre des commandes de fournitures et de pièces. Considérés ensemble, les logiciels de maintenance aident les gestionnaires d'installations à prendre des décisions éclairées sur l'affectation des techniciens, les meilleurs moments pour planifier la maintenance de routine et le remplacement de l'équipement.

Aujourd'hui, les entreprises d'un large éventail de secteurs industriels sont mises au défi de trouver les moyens les plus efficients et les plus efficaces de se développer et d'être rentables. À une certaine époque, les feuilles de calcul constituaient une excellente solution peu coûteuse pour les gestionnaires d'installations. Cependant, pour les grandes organisations, il est irréaliste de maintenir un tableur avec des centaines, voire des milliers de points de données. Au fur et à mesure que les actifs et les services d'une organisation se développent et évoluent dans un environnement rapide et difficile, il devient logistiquement difficile de maintenir les informations à jour dans une feuille de calcul et, en particulier, de produire des rapports complets nécessaires à une prise de décision éclairée. Les logiciels de GMAO sont une réponse à ce problème, et c'est pourquoi ils attirent un nombre croissant d'organisations qui ont dépassé les feuilles de calcul.