Pourquoi le CMMS surpasse les tableurs : 10 avantages clés

Les tableurs sont couramment utilisés par les gestionnaires d'installations et de maintenance pour suivre les actifs et les opérations qu'ils supervisent. En surface, les tableurs semblent être une solution raisonnable.

• La plupart des entreprises sont équipées d'applications de tableur informatiques.
• Ce sont des dépenses attendues qui n'ont pas besoin d'être budgétisées.
• La plupart des employés sont familiers avec leur utilisation, ce qui en fait une solution facile à utiliser nécessitant peu ou pas de formation.
• Les tableurs ont des capacités de reporting assez puissantes et peuvent créer des graphiques qui impressionnent la direction.
• Les gestionnaires d'installations et de maintenance peuvent compiler des fiches de données d'actifs et d'équipements majeurs, d'inventaire, de services publics, d'emplacements, de fournisseurs, de vendeurs, d'employés, de locataires et de clients.

Avec tous ces avantages, pourquoi les gestionnaires se tourneraient-ils vers des systèmes comme le système informatisé de gestion de maintenance (CMMS), les systèmes de gestion d'installations assistée par ordinateur (CAFM) ou les logiciels de gestion d'installations (FMS) ? Après tout, ces systèmes logiciels sont beaucoup plus chers (par rapport à MS Excel), moins familiers, et nécessitent beaucoup de temps et d'efforts à implémenter et à former le personnel.

Oui, il semble que les avantages des tableurs soient vastes, mais nous ne devrions pas rejeter les avantages du CMMS si vite, et en fait, nous devrions envisager de les adopter dans nos opérations. Voici 10 raisons pour lesquelles les gestionnaires devraient utiliser un logiciel CMMS plutôt qu'un tableur :

1. Service client amélioré pour les locataires et clients

Les entreprises qui fournissent des services aux locataires et autres clients peuvent améliorer le service qu'elles fournissent avec un logiciel de gestion d'installations et un système informatisé de gestion de maintenance (CMMS). Ces systèmes permettent aux locataires, au personnel et aux autres clients de soumettre des demandes de service en temps réel et de les acheminer automatiquement vers le fournisseur de service. Les clients peuvent recevoir des mises à jour de statut par e-mail et vérifier facilement l'avancement. Les tableurs ne peuvent pas faire cela, et si les gestionnaires veulent tenir les clients informés du statut de leurs demandes, ils doivent le faire manuellement. La mise à jour manuelle des demandeurs prend beaucoup de temps, est peu fiable et sujette aux erreurs. En fin de compte, les clients et locataires seront plus satisfaits d'une entreprise qui utilise un système de gestion de maintenance ou d'installations qui les tient informés de leurs demandes de service.

2. Accès facile aux documents critiques

La gestion d'installations agit comme un hub centralisé pour les documents importants. Les personnes travaillant dans les départements d'installations et de maintenance ont souvent besoin d'accéder à des documents critiques comme les plans d'étage, les manuels d'exploitation, les garanties, les images, les contrats fournisseurs, les baux, les factures, les bons de commande et plus. Tous ces documents sont facilement stockés et accessibles dans la base de données. En l'absence de logiciel, vous pouvez passer des heures, voire des jours, à chercher un manuel d'exploitation ou un dessin mécanique. Les tableurs font pâle figure par rapport aux logiciels de gestion d'installations et CMMS quand il s'agit de gérer et d'accéder à des documents importants.

3. Alertes et rappels par e-mail automatisés

L'un des plus grands avantages du CMMS et FMS sur les tableurs est leur capacité à envoyer des notifications et alertes automatisées à différentes parties. Le logiciel peut être configuré pour envoyer des e-mails et des messages texte lorsque des événements importants sont dus. Des notifications sont envoyées lorsque des demandes de service sont faites, que des articles d'inventaire ont atteint un seuil critique, que de la maintenance préventive doit être effectuée, que des inspections sont dues, que des garanties approchent de l'expiration, ou qu'une panne s'est produite.

De plus, des alertes sont automatiquement envoyées lorsque le travail n'a pas été répondu dans un délai spécifique. Par exemple, si un technicien a été notifié qu'un ascenseur est hors service mais n'a pas répondu à la notification dans l'heure, le gestionnaire d'installations sera notifié, lui permettant d'agir rapidement. L'utilisation de tableurs entraîne une réaction des gestionnaires souvent trop tardive. Alors que les logiciels de maintenance permettent aux gestionnaires et techniciens d'être proactifs, d'éviter les pannes et de répondre plus rapidement.

 

4. Maintenance préventive améliorée

Les logiciels de maintenance de bâtiments ont des fonctionnalités de maintenance préventive et planifiée qui déclenchent automatiquement des bons de travail selon un calendrier défini. Certains systèmes déclenchent même des tâches lorsque les lectures ont atteint un seuil critique (PM basés sur compteur). Des notifications peuvent être envoyées avant l'événement planifié ainsi que lorsque la maintenance est due. Si le travail n'a pas été complété, des alertes sont envoyées aux superviseurs. Sans logiciel, la maintenance préventive peut facilement passer inaperçue, résultant en des temps d'arrêt plus fréquents et des coûts de réparation plus élevés. Les tableurs vont jusqu'à documenter quand la maintenance préventive et les inspections sont programmées, mais ne vont pas beaucoup plus loin. Si la maintenance préventive est une priorité dans votre organisation, il est probablement préférable de ne pas compter sur les tableurs.

5. Capacités de reporting améliorées

Nous savons tous que si vous êtes compétent avec les tableurs, vous pouvez créer des rapports incroyables. La direction est impressionnée quand on lui présente des graphiques circulaires, des diagrammes à barres et des diagrammes de dispersion. Cela démontre que vous connaissez votre sujet et que vous avez mis des efforts dans la présentation.

Les logiciels de gestion d'installations et de maintenance offrent des capacités de reporting comparables et plus. Outre de puissants outils de rédaction de rapports, les logiciels sont livrés avec des rapports préétablis. Ce sont les rapports requis par les gestionnaires, notamment : bons de travail en retard, maintenance préventive et inspections à venir, coûts de maintenance mensuels, coûts et utilisation de la main-d'œuvre, analyse du cycle de vie des équipements, niveaux d'inventaire, pour n'en nommer que quelques-uns. Imaginez le temps qu'il faudrait à quelqu'un pour construire correctement ces rapports dans un tableur.

Les rapports peuvent également être programmés et envoyés automatiquement par e-mail quand requis. Pour les gestionnaires qui aiment leurs tableurs, les rapports CMMS peuvent être extraits et modifiés en utilisant les fonctions de tableur. De nombreux systèmes de maintenance ont également des tableaux de bord personnalisables permettant aux utilisateurs de visualiser des données en temps réel sur les indicateurs clés de performance (KPI).

6. Accessibilité

Au cours des dix dernières années, nous avons vu un changement vers les logiciels basés sur le web permettant l'accès via un navigateur. Cela donne essentiellement aux utilisateurs un accès n'importe où, n'importe quand, tant qu'il y a une connexion Internet. Plus récemment, avec la prolifération de l'Internet sans fil, les utilisateurs de logiciels peuvent accéder à leur base de données depuis des smartphones ou tablettes. Les mêmes notifications et alertes par e-mail peuvent maintenant être reçues à distance, ne limitant pas les utilisateurs aux ordinateurs de bureau. Cela entraîne des temps de réponse plus rapides, moins de papier et une meilleure communication. En ce qui concerne CMMS vs tableurs, ce niveau d'accessibilité n'est pas réalisable avec les tableurs.

 

7. Accréditation LEED

L'implémentation de logiciels de gestion d'installations et de systèmes informatisés de gestion de maintenance (CMMS) sont reconnus comme des moyens efficaces de réduire la consommation d'énergie des bâtiments. Les CAFM permettent aux gestionnaires de faire facilement des rapports sur les systèmes qui performent mal et de prendre des décisions opportunes pour quand l'équipement devrait être mis à niveau ou la maintenance requise. Les logiciels de maintenance sont équipés d'outils de reporting qui identifient les équipements défaillants et permettent aux gestionnaires de voir les tendances. La valeur que le logiciel ajoute aux programmes de maintenance préventive est considérée comme une étape vers des opérations de bâtiment plus vertes. C'est pourquoi avoir un système de logiciel de maintenance en place donne à l'installation un point vers l'accréditation LEED.

8. Ajout de nouveaux enregistrements

Les logiciels de gestion d'installations et de maintenance font un meilleur travail d'enregistrement des événements par rapport aux tableurs. Lorsqu'une demande de service est soumise, le logiciel crée automatiquement un enregistrement du nom du demandeur, des informations de contact, de l'heure et de la date de la demande. Le logiciel crée également un enregistrement de qui a répondu et quand il ou elle a répondu. En fait, le logiciel journalise automatiquement chaque transaction. Imaginez faire cela avec un tableur impliquant plusieurs personnes ajoutant des enregistrements. Ce serait presque impossible.

9. Gestion des bons de travail

Le CMMS et FMS ont la capacité de rationaliser l'ensemble du processus de bon de travail en utilisant un logiciel de bon de travail, ce qui n'est pas possible avec les tableurs. Avec un logiciel de maintenance en place, le personnel et les clients peuvent soumettre des demandes, qui peuvent être approuvées (ou rejetées) et envoyées au personnel de maintenance et aux fournisseurs externes. Le logiciel journalise automatiquement l'heure de la demande, quand elle a été reçue et chaque transaction tout au long du processus de bon de travail. Des photos, factures et autres documents importants peuvent être ajoutés aux bons de travail pour référence. Les gestionnaires de maintenance peuvent facilement extraire des données sur le temps de réponse, le temps de complétion et les coûts impliqués. Comme noté, les notifications et alertes par e-mail sont générées tenant toutes les parties informées du statut du bon de travail. De meilleurs processus de gestion des bons de travail entraînent également des temps de réponse plus rapides et réduisent les temps d'arrêt d'équipement.

10. Coûts réduits

Si vous utilisez actuellement des tableurs, il y a de fortes chances que des choses passent entre les mailles du filet. La maintenance préventive n'est pas effectuée comme prévu. Il y a une relation inverse entre la maintenance préventive et la maintenance non planifiée. Les temps d'arrêt d'équipement et les coûts de réparation diminuent à mesure que la maintenance préventive et planifiée augmente. Il y a des économies de coûts à réaliser avec une meilleure documentation et reporting sur la performance des fournisseurs et techniciens, l'utilisation de la main-d'œuvre et la performance des équipements. Le CMMS et FMS ont aussi des outils de gestion d'inventaire qui permettent aux entreprises d'optimiser les niveaux d'inventaire, gardant l'inventaire bas mais ayant les fournitures disponibles quand nécessaire — un autre économiseur de coûts. Fournir aux gestionnaires de puissants outils de reporting de maintenance leur permet de prendre de meilleures décisions qui font économiser de l'argent à l'entreprise.

Typiquement, les systèmes de logiciels de maintenance montrent un ROI en moins d'un an et une réduction de 5 à 15 % des coûts de maintenance peut être attendue. La réduction des coûts est encore plus grande s'il n'y a pas de système de maintenance préventive ou planifiée en place et que la maintenance est réactive. De nombreuses variables sont impliquées dans les calculs de ROI, mais étant donné les avantages CMMS décrits dans cet article, une implémentation appropriée d'un système informatisé de gestion de maintenance (CMMS) ou d'un logiciel de gestion d'installations peut être un énorme économiseur de coûts.

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NOTE DE L'AUTEUR : Nous pouvons comprendre votre scepticisme ; une entreprise CMMS vous disant pourquoi le logiciel de maintenance est génial peut être un peu dérangeant. Cependant, nous maintenons non seulement notre propre système CMMS, mais aussi les solutions de logiciels de maintenance en général. Et vous n'avez pas à nous croire sur parole, cliquez ici pour lire l'une des nombreuses histoires de réussite clients.