7 façons de montrer de l'amour à votre GMAO

La Saint-Valentin approche à grands pas et en plus de couvrir de cœurs et de baisers votre proche, ami ou famille en cette belle journée, nous, chez Hippo CMMS, pensons qu'il est important de montrer de l'amour à votre fidèle logiciel de GMAO. Votre logiciel de gestion de la maintenance peut se sentir exclu si vous n'avez pas créé d'ordre de travail ou mis à jour vos enregistrements d'équipement depuis un certain temps. Alors, quel meilleur moment que maintenant pour vous réorganiser et vous remettre sur la bonne voie ?

Pour vous mettre dans l'ambiance, nous avons interrogé notre charmante équipe d'intégration et de formation de données sur les moyens de mieux rationaliser votre système GMAO existant. Ils ont proposé des problèmes courants rencontrés par les clients lorsqu'ils ne passent pas assez de temps avec leur logiciel et des moyens simples d'y remédier.

1. L'AMOUR EST PATIENT– La configuration de votre compte prend du temps

Si vous venez d'acheter un logiciel de GMAO pour votre service de maintenance, préparez-vous à passer beaucoup de temps avec. Une mise en œuvre correcte de la GMAO nécessite un processus systématique pour s'assurer que tous les utilisateurs, actifs, équipements, inventaires et documents correspondants, étiquettes d'identification et images sont ajoutés. Ce qui prend le plus de temps, c'est de collecter toutes ces données et de les saisir ensuite dans votre base de données. Soyez patient avec ce processus et comprenez que votre calendrier dépend de quatre facteurs principaux ; si vous avez ou non un logiciel de maintenance existant, votre budget d'implémentation, le délai requis, et si vous avez une ressource interne dédiée ou non. Notre article sur quatre facteurs affectant la configuration explique ces éléments plus en détail.

En plus de faire preuve de patience lors de la phase de configuration, vous devez également tenir compte du temps qu'il faudra pour que tous vos utilisateurs soient correctement formés au système. Si vous avez une équipe de maintenance plus importante, la planification de sessions pertinentes pour chaque poste peut prendre du temps et le fait qu'un employé maîtrise des fonctionnalités logicielles importantes, sans parler de TOUS les modules, nécessite un investissement important en heures de travail. Notre article sur la façon d'optimiser la formation de votre équipe offre d'excellentes suggestions sur la façon de rendre votre personnel opérationnel avec une GMAO en un minimum de temps.

Le point ici est de comprendre que les nouveaux systèmes peuvent prendre du temps à mettre en place et à diffuser les connaissances au reste de votre équipe. Croire que vous disposerez d'une GMAO entièrement fonctionnelle dans un délai d'un mois après l'achat n'est peut-être pas réaliste. Appliquez des délais raisonnables à la formation et à la configuration, et soyez patient avec les progrès.

2. L'AMOUR NE DEVRAIT PAS ÊTRE COMPLIQUÉ– Désencombrez votre base de données

Votre GMAO regorge d'équipements obsolètes, d'utilisateurs à la retraite depuis 2 ans et d'une liste de tâches de maintenance préventive que vous avez effectuées il y a des mois ? Si cela ressemble à votre base de données, il est temps de mettre en œuvre un nettoyage hivernal. Rester au courant des changements de service signifie mettre à jour votre GMAO pour imiter les pratiques actuelles, après tout, votre logiciel doit être le reflet numérique de vos opérations de maintenance. Pour une mise en œuvre correcte de la GMAO, prenez le temps (nous vous recommandons une fois par mois) de supprimer l'ancien équipement du système, de mettre à jour les informations de contact des utilisateurs et de modifier la fréquence à laquelle vos MP sont générés. Notre article sur les pièges de la GMAO explique les meilleures pratiques pour désencombrer votre base de données et remettre votre système sur les rails.

3. L'AMOUR EST COHÉRENT ET FRÉQUENT - Ajoutez un formatage de données cohérent, fréquemment

Une GMAO conviviale qui fonctionne bien reçoit fréquemment l'attention qu'elle mérite. Votre système doit être intégré aux activités de maintenance quotidiennes et non à la dernière minute après réflexion. Cela vous aidera à éviter les doubles saisies ou à rattraper les modifications des ordres de travail, à cocher les tâches sur votre liste et à suivre vos heures de travail. L'utilisation d'une application GMAO mobile pour saisir des données est un moyen simple d'assurer des mises à jour cohérentes et opportunes de votre système, car les informations mises à jour via l'application sont diffusées instantanément sur l'ensemble du système.

Outre l'utilisation fréquente de votre système, vous devez faire de votre mieux pour maintenir la cohérence lors de la saisie des données. Cela peut être aussi granulaire que de s'assurer que tous les équipements utilisent la même convention de dénomination, c'est-à-dire unité de traitement d'air au lieu d'unité de traitement d'air, ou cela peut être à plus grande échelle comme s'assurer que chaque PM a une liste de contrôle de tâches appropriée ou que les niveaux de priorité des ordres de travail sont toujours utilisés. Déterminez les entrées appropriées lorsque vous ajoutez des données à votre système pour la première fois et respectez ce formatage. Relisez vos informations avant de les enregistrer ou demandez à un employé dédié de saisir les informations de manière cohérente. Cela rendra la recherche d'informations beaucoup plus facile et transformera une plaie oculaire encombrée en une liste informative.

4. L'AMOUR EST GENTIL– Montrez un peu d'amour à votre équipe de maintenance

Au-delà d'être gentil avec votre GMAO, c'est prendre le temps d'apprécier votre personnel. Votre équipe travaille dur pour s'assurer que les tâches quotidiennes sont accomplies et que l'ensemble de l'installation fonctionne bien, alors montrez-leur un peu d'amour de temps en temps. Notre article sur 31 façons de motiver votre service de maintenance a de bonnes idées pour des sorties d'équipe amusantes ou pour insuffler un sentiment d'appartenance et un but à vos employés. Reconnaître les efforts de votre équipe peut être aussi simple que d'écrire une courte note à votre technicien de maintenance dans la section des commentaires d'un bon de travail ou de l'inviter à déjeuner pour célébrer une réalisation spéciale. Une main-d'œuvre heureuse est essentielle pour garantir la productivité et une meilleure qualité de travail.

5. L'AMOUR EST DANS LES DÉTAILS– Ajoutez des documents, des images, des étiquettes d'identification et plus encore à votre base de données

Cherchez-vous fréquemment des manuels d'exploitation et d'entretien ou des fiches techniques sur papier dans vos classeurs ? Vous confondez-vous entre une unité de traitement d'air et une autre ? Si vous consacrez une once d'effort à la recherche d'informations, vous devriez sérieusement réévaluer votre processus. L'une des meilleures parties d'un logiciel de GMAO est la possibilité d'associer des documents, des étiquettes d'identification et des images à leurs actifs ou équipements respectifs. Les informations attachées à l'équipement peuvent être rapidement et facilement accessibles via le système. Vous pouvez joindre des factures, des contrats et plus encore à chaque bon de travail afin que ces documents ne se perdent jamais dans une série de dossiers ou d'armoires. Prenez le temps d'ajouter des matériaux importants aux actifs que vous utilisez fréquemment. Une bonne règle empirique consiste à ajouter un document/image au système si vous en avez déjà eu besoin plus d'une fois. Pour rendre ce processus plus gérable, fixez-vous des objectifs de saisie de documents/images, tels que l'ajout de cinq nouveaux documents fréquemment utilisés par jour à votre système. Passer plus de temps en amont vous fera gagner un temps précieux à l'avenir.

Astuce bonus :au lieu de passer au peigne fin votre bureau pour trouver et numériser des documents importants tels que des manuels d'exploitation et de maintenance ou de passer des heures à vous promener dans votre installation pour prendre des photos d'équipements/étiquettes d'identification, recherchez-les en ligne. La plupart des instructions et des manuels d'exploitation et de maintenance peuvent être téléchargés à partir du site Web du fournisseur, tandis que les images d'équipement nécessitent une simple recherche d'images sur Google. Faites-nous confiance, c'est un énorme gain de temps et vos techniciens vous remercieront de leur fournir plus d'informations à portée de main.

6. L'AMOUR A SES LIMITES– Connaître les limites de votre système

Comme toutes les bonnes choses, un système de GMAO a ses limites. Un logiciel est aussi bon que les données que vous y mettez. Il n'affichera pas comme par magie vos ordres de travail par télépathie - quelqu'un doit saisir manuellement les données dans les champs et appuyer sur Enregistrer. Bien que les logiciels de reconnaissance vocale et les outils d'écriture automatique aient parcouru un long chemin, rien n'est aussi bon qu'un humain. Le but est de comprendre les caractéristiques et les fonctions de votre système avant de l'acheter. Sachez quelles données sont automatiquement mises à jour et lesquelles doivent être saisies manuellement afin d'avoir des attentes claires quant aux capacités du logiciel.

Si votre logiciel ne vous offre pas toutes les fonctionnalités dont votre entreprise a besoin, vous devrez peut-être accéder à nouveau à votre choix de logiciel ou peut-être s'agit-il de dépenser un peu plus d'argent pour l'intégration de données. La plupart des fournisseurs de GMAO offrent des services complets d'intégration de données, où le fournisseur est responsable de la collecte des données (téléchargement de vos manuels d'exploitation et maintenance, inventaire de votre inventaire de pièces de rechange, ajout de tous les équipements, etc.) ainsi que de la configuration du compte. La location de ce travail peut faire gagner beaucoup de temps à votre organisation et garantir que votre base de données est correctement configurée et optimisée dès le départ. Développement personnalisé peut également surmonter les limites actuelles de votre système. De nombreux fournisseurs travailleront avec vous pour créer des modules personnalisés pour votre organisation à un prix. Si ce nouvel outil présente de la valeur pour d'autres clients, le fournisseur peut accepter de partager les frais de développement. Explorez vos options et comprenez comment gérer au mieux les limitations.

7. L'AMOUR EST AVENTUREUX– Essayez un nouveau module

La technologie évolue constamment, devenant plus rationalisée et conviviale pour tous les types de niveaux de compétence technique. Assurez-vous que vous êtes au courant des nouvelles fonctionnalités que votre fournisseur de GMAO a développées depuis que vous avez initialement acheté le système. Il se peut que vous puissiez tirer parti d'une valeur exceptionnelle à partir d'un système de codes à barres ou de plans d'étage interactifs sans avoir à payer plus pour la fonctionnalité. Si vous ne vous sentez pas assez aventureux pour utiliser des fonctionnalités avancées, essayez de profiter d'une fonctionnalité plus basique que vous n'avez pas eu le temps de creuser. De puissants outils de reporting peuvent fournir un aperçu de tous les aspects de vos opérations de maintenance et, mieux encore, ils sont très faciles à créer. Vous pouvez même « le configurer et l'oublier » en déclenchant des e-mails de rapport à la fréquence de votre choix. Promenez-vous du côté sauvage et plongez dans une nouvelle fonctionnalité, votre entreprise est sûre de voir les avantages de l'utilisation de fonctionnalités au-delà de la simple gestion des ordres de travail.