7 façons éprouvées de maximiser la valeur de votre CMMS

La Saint-Valentin approche et avec elle l'envie de couvrir votre conjoint, ami ou famille de cœurs et de bisous en cette journée douce, nous ici chez Hippo CMMS pensons qu'il est important de montrer de l'amour à votre fidèle logiciel CMMS. Votre logiciel de gestion de maintenance pourrait se sentir délaissé si vous n'avez pas créé de bon de travail ou mis à jour vos enregistrements d'équipement depuis un moment — quel meilleur moment pour se réorganiser et repartir sur de bonnes bases que maintenant ?

Pour vous mettre dans l'ambiance, nous avons interrogé notre adorable équipe d'intégration de données et de formation sur les moyens de mieux rationaliser votre système CMMS existant. Ils ont identifié des problèmes courants que les clients rencontrent lorsqu'ils ne passent pas assez de temps avec leur logiciel et des moyens simples d'y remédier.

1. L'AMOUR EST PATIENT – La configuration de votre compte prend du temps

Si vous venez d'acheter un logiciel CMMS pour votre département de maintenance, soyez prêt à y passer beaucoup de temps. Une implémentation CMMS appropriée nécessite un processus systématique pour s'assurer que tous les utilisateurs, actifs, équipements, inventaires et documents correspondants, étiquettes ID et images sont ajoutés. Ce qui prend le plus de temps, c'est la collecte de toutes ces données et leur saisie dans votre base de données. Soyez patient avec ce processus et comprenez que votre calendrier dépend de quatre facteurs principaux : si vous avez un logiciel de maintenance existant, votre budget d'implémentation, le délai requis, et si vous avez une ressource interne dédiée ou non. Notre article sur les quatre facteurs affectant la configuration explique ces éléments en détail.

En plus d'assurer la patience pendant la phase de configuration, vous devriez également considérer le temps considérable qu'il peut falloir pour former correctement tous vos utilisateurs au système. Si vous avez une équipe de maintenance plus grande, planifier des sessions pertinentes pour chaque rôle peut prendre du temps et faire en sorte qu'un employé maîtrise les fonctionnalités importantes du logiciel, sans parler de TOUS les modules, nécessite un investissement significatif en heures-hommes. Notre article sur comment optimiser la formation pour votre équipe offre d'excellentes suggestions sur la façon de mettre votre personnel en marche avec un CMMS en un minimum de temps.

Le point ici est de comprendre que les nouveaux systèmes peuvent prendre du temps à configurer et à diffuser les connaissances au reste de votre équipe. Croire que vous aurez un CMMS entièrement fonctionnel dans un mois après l'achat peut ne pas être réaliste. Appliquez des délais raisonnables à la fois à la formation et à la configuration, et soyez patient avec les progrès.

2. L'AMOUR NE DEVRAIT PAS ÊTRE COMPLIQUÉ – Désencombrez votre base de données

Votre CMMS est-il plein d'équipements obsolètes, d'utilisateurs à la retraite depuis 2 ans, et d'une liste de tâches de maintenance préventive que vous avez complétées il y a des mois ? Si cela ressemble à votre base de données, alors il est temps d'implémenter un peu de nettoyage de printemps. Rester au top des changements départementaux signifie mettre à jour votre CMMS pour refléter les pratiques actuelles, après tout votre logiciel devrait être un reflet numérique de vos opérations de maintenance. Pour une implémentation CMMS appropriée, prenez du temps (nous recommandons une fois par mois) pour supprimer les anciens équipements du système, mettre à jour les informations de contact des utilisateurs, et changer la fréquence à laquelle vos PM sont générées. Notre article sur les pièges CMMS explique les meilleures pratiques pour désencombrer votre base de données et remettre votre système sur les rails.

3. L'AMOUR EST CONSISTANT ET FRÉQUENT – Ajoutez un formatage de données cohérent, fréquemment

Un CMMS convivial et bien fonctionnel reçoit l'attention qu'il mérite sur une base fréquente. Votre système devrait être incorporé dans les activités de maintenance quotidiennes et pas une réflexion de dernière minute. Cela vous aidera à éviter la double saisie ou de jouer à rattraper les modifications de bons de travail, cocher les tâches sur votre liste, et suivre vos heures de main-d'œuvre. L'utilisation d'une application CMMS mobile pour saisir des données est un moyen simple d'assurer des mises à jour cohérentes et opportunes de votre système, car les informations mises à jour via l'application sont diffusées instantanément dans l'ensemble du système.

Outre l'utilisation fréquente de votre système, vous devriez faire de votre mieux pour maintenir la cohérence lors de la saisie des données. Cela peut être aussi granulaire que de s'assurer que tous les équipements utilisent la même convention de nommage, par exemple « Unité de traitement d'air » au lieu de « UNITÉ DE TRAITEMENT D'AIR », ou cela peut être à plus grande échelle comme s'assurer que chaque PM a une liste de contrôle de tâches appropriée ou que les niveaux de priorité des bons de travail sont toujours utilisés. Déterminez les entrées appropriées lorsque vous ajoutez d'abord des données à votre système et respectez ce formatage. Relisez vos informations avant de sauvegarder ou désignez un employé dédié pour saisir les informations de manière cohérente. Cela rendra la recherche d'informations beaucoup plus facile et transformera un fouillis en une liste informative.

4. L'AMOUR EST GENTIL – Montrez de l'amour à votre équipe de maintenance

Au-delà d'être gentil avec votre CMMS, c'est prendre le temps d'apprécier votre personnel. Votre équipe travaille dur pour s'assurer que les tâches quotidiennes sont complétées et que l'installation globale fonctionne bien, alors montrez-leur un peu d'amour de temps en temps. Notre article sur 31 façons de motiver votre département de maintenance a d'excellentes idées sur les sorties d'équipe amusantes ou l'instauration de la propriété et du but chez vos employés. Reconnaître les efforts de votre équipe peut être aussi simple qu'écrire une courte note à votre technicien de maintenance dans la section commentaires d'un bon de travail ou les emmener déjeuner pour célébrer une réalisation spéciale. Une main-d'œuvre heureuse est la clé pour assurer la productivité et une qualité de travail supérieure.

5. L'AMOUR EST DANS LES DÉTAILS – Ajoutez des documents, images, étiquettes ID et plus à votre base de données

Cherchez-vous fréquemment des manuels O&M ou des fiches de données papier dans vos classeurs ? Êtes-vous confus entre une unité de traitement d'air et une autre ? Si vous dépensez une once d'effort à chercher des informations, alors vous devriez sérieusement réévaluer votre processus. L'une des meilleures parties d'un logiciel CMMS est la capacité d'associer des documents, étiquettes ID et images à leur actif ou équipement respectif. Les informations jointes à l'équipement peuvent être rapidement et facilement accessibles via le système. Vous pouvez joindre des factures, contrats et plus à chaque bon de travail pour que ces documents ne se perdent jamais dans une série de dossiers ou de classeurs. Prenez le temps d'ajouter des documents importants aux actifs que vous utilisez fréquemment. Une bonne règle de base est d'ajouter un document/image au système si vous l'avez déjà requis plus d'une fois. Pour rendre ce processus plus gérable, donnez-vous des objectifs d'entrée de documents/images tels que l'ajout de cinq nouveaux documents fréquemment utilisés par jour à votre système. Passer plus de temps au début vous fera gagner un temps précieux à l'avenir.

Astuce bonus : Au lieu de fouiller dans votre bureau pour trouver et numériser des documents importants comme les manuels O&M ou passer des heures à marcher dans votre installation pour prendre des photos d'équipements/étiquettes ID, cherchez-les en ligne. La plupart des instructions et manuels O&M peuvent être téléchargés depuis le site web du fournisseur, tandis que les images d'équipement nécessitent une simple recherche d'images Google. Faites-nous confiance, c'est un énorme gain de temps et vos techniciens vous remercieront de leur fournir plus d'informations à portée de main.

6. L'AMOUR A SES LIMITES – Connaissez les limites de votre système

Comme toutes les bonnes choses, un système CMMS a ses limites. Le logiciel n'est aussi bon que les données que vous y mettez. Il n'affichera pas magiquement vos bons de travail par télépathie — quelqu'un doit saisir manuellement les données dans les champs et cliquer sur enregistrer. Bien que les logiciels de reconnaissance vocale et les outils d'écriture automatique aient fait du chemin, rien n'est tout à fait aussi bon qu'un humain. Le point est : comprenez les fonctionnalités et fonctions de votre système avant de l'acheter. Sachez quelles données se mettent à jour automatiquement et lesquelles doivent être saisies manuellement pour avoir des attentes claires sur les capacités du logiciel.

Si votre logiciel ne vous offre pas toutes les fonctionnalités dont votre entreprise a besoin, vous devrez peut-être réévaluer votre choix logiciel ou peut-être s'agit-il de dépenser un peu plus pour l'intégration de données. La plupart des fournisseurs CMMS offrent des services d'intégration de données complets, où le fournisseur est responsable de la collecte de données (téléchargement de vos manuels O&M, inventaire de vos pièces de rechange, ajout de tous les équipements, etc.) ainsi que de la configuration du compte. Externaliser ce travail peut faire gagner beaucoup de temps à votre organisation et assurer que votre base de données est configurée correctement et optimisée dès le départ. Le développement personnalisé peut également surmonter les limitations actuelles de votre système. De nombreux fournisseurs travailleront avec vous pour créer des modules personnalisés pour votre organisation à un prix. Si ce nouvel outil montre de la valeur pour d'autres clients, le fournisseur peut accepter de partager les frais de développement. Explorez vos options et comprenez comment gérer au mieux les limitations.

7. L'AMOUR EST AVENTUREUX – Essayez un nouveau module

La technologie évolue constamment, devenant plus rationalisée et conviviale pour tous les niveaux de compétence technique. Assurez-vous d'être au courant des nouvelles fonctionnalités que votre fournisseur CMMS a développées depuis votre achat initial. Il se peut que vous puissiez tirer une valeur exceptionnelle d'un système de code-barres ou de plans d'étage interactifs sans avoir à payer plus pour la fonctionnalité. Si vous ne vous sentez pas assez aventureux pour utiliser des fonctionnalités avancées, essayez de profiter d'une fonctionnalité plus basique dans laquelle vous n'avez pas eu le temps de creuser. Les puissants outils de reporting peuvent fournir un aperçu de tous les aspects de vos opérations de maintenance et, encore mieux, ils sont très faciles à créer. Vous pouvez même « configurer et oublier » en déclenchant des emails de rapports à une fréquence de votre choix. Faites un tour du côté sauvage et plongez dans une nouvelle fonctionnalité, votre entreprise verra certainement des bénéfices en utilisant des fonctionnalités au-delà de la simple gestion des bons de travail.

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Montrer de l'amour à votre système vous permettra d'en tirer plus, que ce soit en exploitant de nouvelles fonctionnalités ou en resserrant la maintenance de la base de données. En passant plus de temps au début à ajouter correctement les informations d'actifs et à nettoyer une interface encombrée, vous et votre équipe travaillerez beaucoup plus efficacement plus tard. Rappelez-vous, tout le monde aime se sentir apprécié, et votre logiciel CMMS ne fait pas exception.

Pour en savoir plus sur l'optimisation de votre CMMS, contactez notre équipe de support amicale.

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