6 signes clairs qu'il est temps de mettre à jour votre GMAO aujourd'hui

Les gestionnaires de maintenance ne valent que leurs outils, et les outils physiques ne sont pas plus importants que les virtuels — les systèmes qui hébergent bons de travail, tâches et documents d'actifs. Quand avez-vous évalué votre logiciel GMAO pour la dernière fois ?

Si vous ne savez pas que GMAO signifie « Gestion de Maintenance Assistée par Ordinateur », vous utilisez probablement encore des processus papier ou des tableurs. C'est déjà une raison de migrer. Mais même avec un système centralisé en place, vous devriez en évaluer régulièrement la santé et la performance, comme vous le faites pour vos installations.

Avec la révolution SaaS et mobile dans l'IT, de nombreux systèmes d'entreprise, dont la GMAO, ont évolué. Le marché continue de croître : les logiciels de maintenance et gestion d'installations devraient dépasser 43 milliards de dollars d'ici 2019 selon MarketsandMarkets. Si vous n'avez pas étudié récemment le paysage des fournisseurs pour comparer les nouvelles fonctionnalités et options tarifaires flexibles, c'est peut-être le moment.

Votre GMAO actuelle répond-elle bien à vos besoins ? Voici six signes qu'il est temps de la mettre à jour.

Manque de visibilité

Combien savez-vous sur la performance et la maintenance de vos actifs et installations, à un instant T ? Si établir un simple rapport de statut prend une journée entière, comment prendrez-vous une décision rapide quand l'enjeu est votre poste, la continuité de service ou la sécurité des travailleurs ?

Une GMAO moderne et conviviale doit offrir une visibilité temps réel en suivant et rapportant sur de nombreuses métriques : codes de panne GMAO, temps d'arrêt, achèvement des bons de travail, heures d'utilisation, stock de pièces. Bien sûr, tous les utilisateurs n'ont pas besoin de toutes ces métriques à chaque procédure, mais centraliser toutes vos données dans un seul système offre un accès pratique aux gestionnaires et décideurs. La gestion des permissions permet à chaque utilisateur d'accéder aux fonctionnalités dont il a besoin tout en bloquant celles qui ne le concernent pas. Les permissions se modifient facilement pour refléter les besoins de chacun, désencombrant l'interface et simplifiant la tâche immédiate.

Problèmes de conformité

Dans chaque secteur, des codes et réglementations régissent la sécurité, la maintenance et les niveaux de service fonctionnels. Dans un monde papier, rester conforme demande un effort manuel considérable — et probablement un gestionnaire d'installations à la mémoire d'éléphant.

Le bon logiciel GMAO peut automatiser une grande partie de ce processus pour augmenter les taux de conformité et minimiser le travail redondant. Suivez le statut de vos équipements, véhicules ou installations via votre GMAO, et configurez des notifications pour les expirations de garantie et inspections de routine. Vous pouvez aussi consigner l'historique des réparations, héberger tous les documents d'actifs et d'équipements (manuels d'utilisation et maintenance, fiches techniques, étiquettes d'identification, images des modèles) et maintenir une piste d'audit propre pour les futures inspections ou demandes.

Changements au travail impactant la maintenance

Si vous ne gérez que quelques équipements ou une petite installation, vous ne ressentez peut-être pas le besoin d'un logiciel dédié. Les tableurs et classeurs suffisent. Pour l'instant. Mais si les circonstances changent — nouveaux véhicules/équipements, installations modernisées, nouveaux défis réglementaires — vos processus actuels peuvent devenir soudainement insuffisants.

Si l'un de ces changements est prévu dans les six prochains mois, commencez à rechercher des solutions dès maintenant et mettez un système en place. Avec l'émergence de fournisseurs SaaS proposant des GMAO abordables, même les plus petites opérations bénéficient d'une gestion rationalisée des bons de travail et d'une base de données de prestataires externes. Les GMAO sont aussi évolutives et s'adaptent facilement à la croissance de l'entreprise. En recherchant maintenant ou en commençant avec des fonctionnalités simples, vous serez en avance quand viendra le moment de décisions d'implémentation à plus grande échelle.

Pour des conseils sur comment gagner du temps dans votre recherche de GMAO, téléchargez notre guide GMAO gratuit.

Vos techniciens portent encore des presse-papiers

Rien n'est « mal » en soi à utiliser un presse-papiers. Les techniciens et agents de maintenance ont travaillé sur papier pendant des décennies avant l'avènement des logiciels d'entreprise modernes. Mais si vous possédez une GMAO et que vos employés doublent encore leurs efforts avec des processus papier et de la ressaisie de données, il est peut-être temps d'envisager une mise à niveau.

Un système cloud ou hybride doit éliminer le besoin de ces flux de travail redondants en offrant un accès temps réel aux données et rapports depuis n'importe où. De nombreux fournisseurs proposent même des applications mobiles natives pour que les techniciens lisent, soumettent, modifient et clôturent les bons de travail depuis leurs smartphones et tablettes.

Manque d'intégration

Votre GMAO actuelle échange-t-elle des données avec les autres systèmes métier pertinents : gestion des stocks, gestion immobilière, comptabilité ? Si vous utilisez un produit serveur de 10 ans dont le fournisseur a cessé les mises à jour, la réponse est probablement non. Cette intégration horizontale est importante pour que votre service maintenance soutienne le reste de l'entreprise.

Cherchez une GMAO qui soit soit nativement intégrable à vos systèmes (plug-and-play), soit dotée d'une API flexible pour une intégration personnalisée. Au pire, assurez-vous que vos données de maintenance peuvent être extraites de votre base sans pénalité.

Processus de bon de travail défaillant

Les bons de travail sont le sang de presque toute opération de maintenance ; les gérer efficacement fait la différence entre succès et échec. Si votre taux de réparation au premier essai (FTF) est bas et que vos bons de travail sont souvent en retard, le problème vient généralement de flux de travail défectueux ou d'une mauvaise gestion des données.

Par exemple, votre GMAO actuelle n'offre pas de fonctionnalité de stock intégrée aux bons de travail, si bien que vos techniciens arrivent souvent à mi-intervention avant de réaliser qu'ils n'ont pas les pièces nécessaires. En évaluant les systèmes, cherchez-en un qui supporte vos flux actuels et apporte des améliorations là où c'est nécessaire. Il est aussi important que la fonctionnalité de bon de travail étende l'accès au personnel de l'entreprise et aux clients — quiconque a un intérêt dans vos installations et équipements.

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Peut-être la vraie question n'est pas Quand est-il temps de mettre à niveau ? mais Qu'est-ce qui me retient ? Alors que les GMAO deviennent de plus en plus abordables et accessibles, les services maintenance de tous secteurs adoptent de nouveaux systèmes pour améliorer leur travail et réduire les coûts. N'attendez pas qu'il soit trop tard pour trouver votre prochaine GMAO. Si vous vous reconnaissez dans l'un de ces symptômes, commencez vos recherches et comparez les produits.