Questions à se poser avant d'acheter un logiciel GMAO

Le monde de la gestion de la maintenance a évolué à mesure que les demandes du marché, les défis économiques et les avancées technologiques défient les entreprises dans un large éventail de secteurs industriels. En réponse à ces conditions, les logiciels de gestion de la maintenance informatisée (GMAO) sont rapidement devenus une industrie en pleine croissance offrant des solutions de gestion de la maintenance pour les entreprises, grandes et petites. Cependant, étant donné le nombre et la diversité des systèmes de gestion de la maintenance sur le marché, trouver une solution GMAO adaptée à votre entreprise peut également être un défi supplémentaire, car les entreprises varient dans leurs besoins et leur structure uniques.

Bien que le logiciel CMMS promette beaucoup, la récolte des avantages potentiels dépend en grande partie de l'équilibre entre les besoins de l'entreprise, les capacités du logiciel et d'autres facteurs spécifiques à l'industrie. En trouvant la bonne adéquation, il est possible de transformer non seulement votre service de maintenance, mais également l'ensemble de votre entreprise. Une enquête menée auprès de 558 entreprises utilisant un logiciel de GMAO a fait état d'une augmentation moyenne de 28 % de la productivité après la mise en œuvre de leur nouveau logiciel. En général, la meilleure façon de naviguer dans la recherche de la bonne solution de gestion de la maintenance pour votre organisation est de connaître les bonnes questions à poser aux fournisseurs de GMAO.

Deux choses que vous devez faire avant de commencer à acheter une GMAO :

1. Constituer une équipe de sélection GMAO

Avant de commencer la recherche d'une solution GMAO qui fonctionnera pour vous, vous devez consulter plusieurs parties prenantes dans les opérations de votre entreprise. Faites appel à ceux qui travaillent dans votre service de maintenance ou à d'autres qui travaillent avec vos sous-traitants et fournisseurs externes. Leurs idées et leurs commentaires sont importants, car ils sauront ce qui est nécessaire pour améliorer les opérations, ainsi que la façon de faire face aux conséquences d'une panne d'équipement.

2. Définissez vos besoins

Déterminez les fonctionnalités dont vous aurez besoin pour transférer avec succès 100 % de vos opérations de gestion de la maintenance vers un système logiciel. Si vous cherchez à remplacer votre GMAO actuelle, tenez compte des tâches qui manquent à votre système actuel tout en notant toutes les fonctionnalités que vous trouvez redondantes.

Créez une liste de fonctionnalités essentielles ainsi qu'une liste secondaire d'attributs que vous trouveriez utiles mais pas nécessaires. Consultez votre équipe de sélection GMAO pour obtenir des informations. Si vous ne savez pas par où commencer, voici quelques fonctionnalités fréquemment demandées :

• Suivi mensuel ou trimestriel des coûts de maintenance et de réparation
• Réduire les temps d'arrêt des équipements grâce à des outils de maintenance préventive
• Éliminer le besoin de papier
• Gestion simple des ordres de travail et formulaires de demande d'ordre de travail
• Capacité à traiter les bons de travail à l'aide d'appareils mobiles (de même, ont-ils à la fois une application iOS et Android ?)
• Méthode de suivi de l'emplacement de l'équipement et des pièces
• Système de calendrier pour la planification des activités de maintenance
• Améliorer la communication entre les membres de l'équipe et avec la haute direction, si nécessaire

4 questions préliminaires à poser à chaque fournisseur de GMAO

Une fois que vous avez une idée générale de l'ensemble de fonctionnalités dont votre entreprise a besoin, vous devez identifier les solutions qui pourraient correspondre à votre organisation (nous vous suggérons de choisir 3 ou 4 fournisseurs différents pour faire des comparaisons). Lorsque vous discutez avec des fournisseurs, gardez à l'esprit les points suivants :

Vont-ils fournir une démo ?

Ne sautez jamais dans un système, quel que soit son prix, sans l'avoir testé au préalable. Si le fournisseur est en mesure de coordonner une démonstration déjà adaptée aux besoins de votre entreprise, c'est un pas dans la bonne direction. Lors de la démo du logiciel cmms, référez-vous à votre liste de fonctionnalités requises pour être certain que la CMMS répond à vos besoins. Méfiez-vous des fonctionnalités excessives dont vous n'avez pas besoin, car vous les paierez probablement même si vous ne les utilisez jamais.

À quel secteur le logiciel est-il destiné ?

Certaines solutions de GMAO sont conçues pour un type particulier d'entreprise ou d'organisation. Par exemple, les organismes à but non lucratif et les petites entreprises n'auront pas besoin des mêmes outils que les entreprises et les hôpitaux.

Dans un environnement médical, par exemple, les agents de maintenance peuvent suivre des millions de dollars d'équipements qui sont constamment déplacés entre les étages d'un hôpital. Ces pièces d'équipement ne peuvent pas échouer car des vies en dépendent. Dans ce cas, les tâches de maintenance doivent être programmées à des intervalles spécifiques ou liées à des événements déclenchés pouvant survenir à tout moment.

D'autres entreprises peuvent avoir besoin d'une solution qui surveille non seulement les besoins de maintenance de leur équipement et de leur bâtiment, mais également les exigences de service de leur flotte automobile. Alors que certaines suites GMAO ont des capacités de gestion de flotte, toutes les GMAO ne possèdent pas cette fonctionnalité. Alternativement, les besoins d'un petit bureau peuvent se limiter à s'assurer que les machines essentielles à l'entreprise sont maintenues en bon état de fonctionnement et que les ampoules et les filtres à vide sont changés dans les délais.

La GMAO est-elle conviviale ?

La convivialité est la clé. Vous ne verrez pas de retour sur investissement si vous perdez du temps, des ressources et de l'argent à lutter pour comprendre votre nouvelle GMAO. Une GMAO n'est pas seulement destinée aux membres férus de technologie de votre organisation - elle est conçue pour tout le monde. Cela signifie que tous les employés, des techniciens de maintenance de base aux responsables de niveau C, doivent utiliser efficacement votre GMAO au quotidien.

Avec CMMS, plus vous entrez de données et d'efforts, meilleur sera le retour du système. Si vous choisissez un système logiciel qui nécessite des compétences techniques, il sera difficile de réaliser le potentiel du système. Si un employé a du mal à apprendre le système - ou pire, refuse de l'apprendre parce que c'est trop frustrant - des erreurs peuvent se produire ; une unité CVC peut tomber en panne pendant une journée chaude en juillet ou un équipement de sauvetage dans un hôpital peut ne pas fonctionner comme prévu. Un GMAO doit être considéré comme un assistant du service maintenance; un logiciel qui est utilisé à chaque étape d'un processus de maintenance. Quelle que soit la sophistication d'une GMAO, elle n'aura de valeur que si les employés sont disposés et capables de l'utiliser. L'adoption du système par tous les utilisateurs sera considérablement augmentée en choisissant un logiciel de GMAO convivial (souvent appelé logiciel de gestion des installations).

Lorsque vous discutez avec des fournisseurs de GMAO, demandez combien de temps la mise en œuvre du système prend généralement, ainsi que le nombre d'appels d'assistance généralement attendus d'un nouveau client au cours des premiers mois. Ces questions vous donneront une bonne idée de la convivialité de leur logiciel.

Le logiciel est-il basé sur le Web ou installé ?

Une solution GMAO basée sur le Web (également appelée logiciel en tant que service (SaaS) ou cloud computing) est généralement hébergée par votre fournisseur sur son matériel et gérée dans son propre centre de données. Les utilisateurs y accèdent via Internet, soit via un site Web, soit via une application ou une solution logicielle spécifique. D'autre part, une GMAO installée est entièrement hébergée sur site, ce qui signifie que tout le matériel doit être installé, géré et contrôlé par l'entreprise utilisant la GMAO.

En règle générale, les solutions de GMAO basées sur le Web sont beaucoup moins chères et offrent aux utilisateurs un niveau de support beaucoup plus élevé avec des fonctionnalités de support rationalisées dans le produit. Pourtant, parce qu'ils ne sont pas hébergés sur site, les utilisateurs ont parfois l'impression d'avoir moins de contrôle sur leur GMAO, car ils n'ont pas de contrôle sur le matériel sur lequel leur installation est hébergée. Certains utilisateurs estiment que leurs données ne sont pas aussi sécurisées sur les plates-formes Web que si elles étaient hébergées sur site. La question de la sécurité des données est une priorité pour les modèles SaaS sophistiqués d'aujourd'hui. Pour une explication détaillée de la sécurité GMAO basée sur le Web, lisez notre article ici. Comme de nombreux fournisseurs de GMAO basés sur le Web, Hippo utilise un cryptage 256 bits pour protéger les données de ses clients. De plus, il effectue des tests de sécurité annuels de routine sur son matériel, s'assurant que tous les trous éventuels sont corrigés immédiatement. Compte tenu du coût des services de sécurité gérés, il est peu probable qu'une GMAO installée soit plus sécurisée qu'une solution Web, dans la pratique.

5 questions à poser sur la tarification de votre GMAO

Trouver la bonne GMAO pour votre entreprise n'est qu'une partie de l'équation. L'autre partie est le coût de son logiciel GMAO. Le coût réel d'utilisation d'un logiciel de GMAO varie d'un fournisseur à l'autre, en fonction des fonctionnalités souhaitées, du nombre d'utilisateurs et de la quantité de données gérées. Les licences mono-utilisateur coûtent aussi peu que 25 USD par mois, les frais pouvant atteindre 200 USD par mois, sans compter les autres frais d'abonnement ou de service annuels. Pour recevoir des informations fiables et précises sur les coûts, il est préférable de regarder au-delà des informations fournies sur les sites Web des fournisseurs de GMAO. Prenez le temps de communiquer directement avec le fournisseur au sujet du produit et des coûts avant d'acheter un logiciel GMAO en posant les questions suivantes :

Le fournisseur vous facturera-t-il pour chaque utilisateur supplémentaire ?

Alors que certaines solutions GMAO sont construites autour d'une redevance forfaitaire, d'autres factureront un montant croissant en fonction du nombre d'utilisateurs accédant au système. Cette question doit être abordée afin de déterminer si un système s'adaptera à votre budget. Les systèmes qui facturent des utilisateurs supplémentaires peuvent être prohibitifs pour les entreprises en pleine expansion. Une meilleure alternative peut être des forfaits qui permettent un nombre illimité d'utilisateurs, éliminant ainsi les préoccupations concernant l'augmentation des coûts.

Il est également important de demander aux fournisseurs comment ils définissent un utilisateur. Est-ce qu'un utilisateur est quelqu'un qui accède simplement au système, ou est-ce qu'un utilisateur peut faire des demandes d'ordre de travail ? Assurez-vous que vous êtes sur la même longueur d'onde que votre fournisseur afin de pouvoir estimer avec précision le devis que vous recevrez.

La structure tarifaire est-elle claire ?

Identifiez les frais cachés en discutant en détail avec les fournisseurs de GMAO de leur structure tarifaire. Expliquez les besoins de votre entreprise et demandez directement à quels types de frais vous pouvez vous attendre à l'avenir. Comme indiqué, tous les systèmes de GMAO ne lient pas leur coût au nombre d'utilisateurs accédant au système. Certains facturent en fonction du nombre de bons de travail soumis mensuellement, tandis que d'autres ont des tarifs qui varient en fonction du nombre de sites, de bâtiments ou de services que votre entreprise possède ou acquiert.

Si un logiciel Web est une option, tenez-en compte. La tarification des logiciels Web est généralement plus flexible et gérable et disponible en paiements incrémentiels (annuels ou mensuels). Alternativement, les logiciels basés sur le site qui doivent être installés sur des serveurs d'entreprise dédiés ont généralement un coût initial plus élevé ; et malgré ce coût, une entreprise peut toujours être tenue de payer mensuellement ou annuellement des frais de licence et un abonnement à l'assistance.

Existe-t-il des remises disponibles ?

De nombreuses sociétés de GMAO offrent une remise aux clients à but non lucratif, aux engagements à long terme et à d'autres types de clients. Au cours de vos recherches, assurez-vous de demander à chaque fournisseur quels types de remises il propose. Les montants des remises peuvent varier d'un fournisseur à l'autre ; tenez compte des remises applicables dans vos considérations et votre prise de décision finale.

Quelle est la politique de remboursement ?

Trouver la bonne GMAO est un travail difficile, et si vous n'êtes pas satisfait, il est important d'avoir recours. Demandez si le vendeur offre une quelconque garantie de satisfaction. Découvrez combien de temps dure la garantie et quelles sont les conditions. Étant donné que l'installation et la mise en œuvre d'un logiciel de GMAO peuvent être un processus long pouvant prendre plusieurs semaines ou plusieurs mois, il est raisonnable d'avoir une période de remboursement prolongée.

Quel est le coût de l'installation ?

Le coût de la mise en œuvre du logiciel peut être coûteux et constituer un facteur décisif de rupture. Assurez-vous de vous renseigner sur le coût typique de l'installation et demandez combien leurs clients paient généralement au cours de leur première année en tant que client. Comme chaque entreprise a des obstacles de mise en œuvre différents, créez un coussin dans l'estimation.

La configuration du système se produit généralement de deux manières :le client configure tout ou le client paie la société de logiciels de GMAO pour l'aider dans le processus. La décision d'auto-installation ne doit pas seulement être guidée par le coût, mais également par les compétences techniques disponibles nécessaires pour entreprendre le processus. Pour certaines entreprises, le temps, les ressources et la frustration liés à un processus d'auto-installation peuvent rendre préférable la décision de faire appel à l'assistance d'un fournisseur. Dans ce cas, les fournisseurs peuvent être plus disposés à vous aider à remplir votre base de données et à former votre personnel. Si vous souhaitez économiser de l'argent en configurant vous-même votre nouveau logiciel de GMAO, mais que le système est si compliqué que vous avez besoin de l'aide du fournisseur, ce n'est peut-être pas le bon logiciel pour vous. En règle générale, les systèmes basés sur le Web sont plus faciles à mettre en œuvre que les systèmes sur site qui nécessitent du matériel dédié. Il est important d'évaluer les différences de coût bien à l'avance si vous envisagez de demander au fournisseur de vous aider.

2 questions d'assistance technique à poser à chaque fournisseur de GMAO

Même les logiciels les plus conviviaux peuvent être accompagnés de crises de croissance; le facteur important est de s'assurer qu'une formation adéquate et un personnel de soutien solide sont en mesure de garantir que les difficultés sont minimisées. Si vous envisagez de mettre en œuvre avec succès une GMAO, vous devez vous assurer que votre fournisseur dispose d'une équipe prête à soutenir votre entreprise. Voici deux questions à votre fournisseur lors de votre première consultation :

Offrent-ils des formations ?

Découvrez si le fournisseur de GMAO vous formera pour configurer des bases de données, saisir des données, planifier une maintenance préventive et mettre en file d'attente des ordres de travail, ainsi que tout autre service dont votre équipe a besoin dans votre GMAO. De même, renseignez-vous si la formation est incluse dans vos frais mensuels (ou les frais d'installation). Si ce n'est pas le cas, quels sont les coûts supplémentaires pour la formation ?
La meilleure approche consiste à s'assurer que quelques personnes clés, telles que la direction et d'autres utilisateurs essentiels, soient formées au logiciel dès que possible. Ces dirigeants peuvent ensuite transmettre leurs connaissances aux autres membres de l'équipe de maintenance au fil du temps. Le partage d'informations de cette manière peut vous faire économiser de l'argent si le fournisseur de GMAO que vous avez sélectionné facture la formation et l'assistance.

L'assistance est-elle facile à joindre ?

Découvrez les délais dans lesquels le support peut être contacté et, tout aussi important, le temps de réponse prévu. Renseignez-vous sur les moyens de communication mis à votre disposition ? Selon les circonstances et l'heure de la journée, le courrier électronique peut fonctionner mieux tandis qu'à d'autres moments, la communication par téléphone ou par chat peut être préférée.
Découvrez si l'équipe de support est qualifiée? En d'autres termes, allez-vous appeler un numéro de centre d'appels 800 où le personnel d'assistance technique est externalisé, ou allez-vous interagir avec des techniciens capables de corriger les bugs et d'améliorer l'expérience client ?

Pour la plupart des clients qui investissent dans une GMAO, la mise en place d'un programme de maintenance préventive planifiée est au cœur de votre entreprise. Si un bogue système perturbe la fonctionnalité de votre maintenance préventive ou toute fonctionnalité vitale, il est essentiel de résoudre le problème dès que possible. Jouer au téléphone, être en attente pendant 45 minutes ou faire transférer un bon de travail à quelqu'un d'autre peut être frustrant et coûteux. Renseignez-vous sur comment et par qui ces questions seront traitées. Le support est quelque chose auquel les entreprises pensent rarement jusqu'à ce qu'il y ait un problème. Renseignez-vous sur les services d'assistance avant d'acheter une GMAO.

3 questions à poser sur le succès de votre GMAO à long terme

Lors de l'achat d'un logiciel de GMAO, il est courant de se concentrer sur le présent avec des préoccupations centrées sur les problèmes liés au coût d'installation et à la formation des employés à son utilisation. Trop souvent, les problèmes liés à l'impact futur du système sur votre entreprise au fur et à mesure de sa croissance et de son évolution sont négligés. Assurez-vous de tenir compte de ces trois facteurs susceptibles d'avoir un impact sur votre entreprise à l'avenir :

Votre logiciel de GMAO peut-il évoluer à mesure que votre entreprise se développe ?

Les entreprises sont dynamiques, ce qui signifie qu'elles changent et évoluent avec le temps. Parlez à votre fournisseur de GMAO et découvrez si le logiciel peut s'adapter à la croissance de l'entreprise, y compris l'ajout d'un bâtiment, l'augmentation du personnel ou la modification des tâches et des tâches du personnel de maintenance. Les hôpitaux, par exemple, connaissent des changements continus tels que l'introduction de nouveaux équipements nécessitant un entretien quotidien ou l'ajout d'une flotte d'ambulances qui doivent être sur la route 24h/24 et 7j/7. Dans ce cas, une GMAO devrait être en mesure de relever ces défis. Anticipez que votre entreprise va probablement évoluer, et que votre logiciel doit évoluer avec vous. Ensure that all the details of the software’s expansion capabilities are laid out ahead of time.

Anticipate the possibility that your company will evolve, and that your software must be able to evolve with you. Ensure that all the details are laid out ahead of time so that your company isn’t caught off-guard in the midst of a major change or expansion.

Can the data be extracted for use in another CMMS system?

If your company grows beyond the limits of the software you select, it is important that you don’t find yourself in the position of having to start from scratch with a new system. An important issue to consider is, will the vendor allow you to repurpose the data stored on their system for use in a new maintenance management software system? Be sure to inquire about the procedure should data extraction become necessary.

What is the frequency of software updates?

Reputable software companies have a team of developers that are always working on improving its software. Updates are common and indicate that your CMMS vendor is invested in sustaining a lifetime relationship with satisfied customers. In general, web-based software is updated more frequently than software that is installed on a business’ own servers. However, these updates do not generally result in an interruption of service. Since differences in update frequency and associated downtimes vary from one vendor to another and from one format to another, it is best to inquire about how frequently software updates are released, at what time they are released, and what, if any down times can be expected during update installations.

To Find the Right CMMS For Your Business, You Have to Ask Questions and Find Answers

If you are still trying to keep track of your maintenance needs using a spreadsheet, it’s time to consider a CMMS as a more efficient, productive and profitable alternative. The U.S. Department of Energy reports that, on average, companies reported a 20% decrease in equipment downtime once maintenance management system software was implemented. Yet, even with the potential for large cost savings, you may already know that finding a CMMS that fits your business can be daunting.