5 mythes largement répandus sur les inconvénients des logiciels de GMAO

Qu'est-ce qu'un logiciel GMAO ? Les systèmes informatisés de gestion de la maintenance (GMAO) sont utilisés par les organisations depuis les années 70. Au départ, ils étaient utilisés par les fabricants pour surveiller l'équipement, la main-d'œuvre et les stocks afin d'optimiser la production et de réduire les temps d'arrêt de l'équipement. Depuis leur introduction, nous avons vu de plus en plus d'industries adopter des logiciels de gestion de la maintenance. Les logiciels sont devenus plus conviviaux, polyvalents et évolutifs au cours des dernières décennies, ce qui les rend applicables aux hôpitaux, aux collèges, aux immeubles de bureaux, aux détaillants, aux institutions religieuses et plus encore. De nombreux responsables de la maintenance et des installations ont encore de fortes réserves quant à la mise en œuvre d'une GMAO dans leur entreprise en raison des impressions négatives qu'ils ont. Cet article remet les pendules à l'heure en fournissant une assistance qui contrecarre les mythes et les idées fausses courants concernant les inconvénients des logiciels de GMAO.

Mythe n° 1 :la GMAO a un taux d'échec élevé

Les chiffres sur les taux de réussite de la GMAO ne sont pas prometteurs. Les recherches sur la mise en œuvre de la GMAO varient, certaines études rapportant des taux d'échec commençant à 40 % et d'autres allant même jusqu'à 80 % ! Avec des statistiques comme celle-ci, avoir des réserves sur la mise en œuvre d'un logiciel de gestion de la maintenance est justifié. La vérité est qu'il n'y a pas beaucoup de recherches sur les systèmes de GMAO et ce qui est disponible est souvent obsolète. Malheureusement, ces informations courtes et moins actuelles façonnent notre compréhension globale du succès de la GMAO.

En réalité, les systèmes logiciels de maintenance s'améliorent continuellement et de plus en plus d'entreprises de différents secteurs recherchent un logiciel de GMAO. Avec l'innovation technique et une croissance significative, un taux d'échec de 80 % semble peu probable sur le marché actuel. Dans le passé, les installations de GMAO impliquaient une formation, une maintenance et des systèmes compliqués importants qui n'étaient pas faciles à apprendre.

Au fur et à mesure que l'industrie évoluait, nous avons appris quelques leçons en cours de route. De nombreux facteurs sont nécessaires pour que la mise en œuvre réussisse ;

• Comprendre la portée du projet
• Compréhension des attentes de la GMAO
• Engagement de la direction
• Préparation du personnel au changement
• Bonne collecte de données et saisie de données
• Formation et assistance fournisseur

Aujourd'hui, nous voyons des fournisseurs de GMAO proposer aux acheteurs de nombreuses façons de se familiariser avec de nouveaux logiciels avant d'acheter, notamment des essais gratuits et des démonstrations en direct. Ces programmes permettent aux acheteurs de tester le logiciel sans s'engager et permettent aux utilisateurs de comparer différents systèmes logiciels les uns par rapport aux autres.

Nous en savons plus sur la GMAO qu'il y a 20 ans. Il est important de mener des recherches approfondies avant d'acquérir une GMAO et assurez-vous de consacrer du temps à la planification et à la mise en œuvre de votre système dès le début. Cela comprend l'obtention de l'adhésion de votre équipe de maintenance et la réception d'une formation adéquate pour optimiser les fonctionnalités de votre système. Pour plus d'informations sur la mise en œuvre correcte du logiciel CMMS, lisez notre article ici.

Mythe n° 2 :la GMAO est trop chère pour notre organisation

Auparavant, les logiciels de maintenance étaient très coûteux à mettre en œuvre. Au départ, la GMAO était déployée sur site et impliquait beaucoup de personnalisation, de configuration, de formation et d'assistance. Comme avec la plupart des technologies, les coûts diminuent avec le temps. Les fournisseurs de GMAO sont devenus plus efficaces avec le développement et le déploiement, et la concurrence accrue a fait baisser les prix de manière significative.

Il y a 25 ans, les entreprises pouvaient facilement débourser 50 000 $ pour mettre en place un logiciel de gestion des installations dans leur établissement. Il y avait des frais pour l'installation sur site, la personnalisation et la configuration, la consultation, la formation et les licences d'utilisateurs individuels. En outre, les entreprises s'attendaient à payer des frais continus supplémentaires pour les mises à jour logicielles et le support technique. Le marché de la GMAO a connu des changements importants qui ont entraîné une baisse des coûts.

• Il existe actuellement plus de 200 logiciels GMAO différents options disponibles. La concurrence accrue a fait baisser les prix.
• Les fournisseurs proposent un déploiement SaaS (logiciel en tant que service) qui a presque complètement éliminé les coûts de démarrage élevés. Avec la GMAO basée sur le Web, les mises à jour et la maintenance du logiciel sont regroupées. Support technique continu est également inclus.
• Des abonnements d'utilisateurs illimités sont disponibles auprès de certains fournisseurs, offrant aux entreprises plus de flexibilité et évitant de payer des frais élevés pour plusieurs utilisateurs.
• Grâce à la technologie mobile et basée sur le Web, on dépend moins du matériel et davantage du logiciel.

Croyez-le ou non, si vous faites vos recherches, vous pourriez trouver des solutions de GMAO (avec un nombre illimité d'utilisateurs) pour 1 200 $/an avec peu ou pas de frais d'installation et de formation. Ce n'était pas le cas il y a 25 ans.

Mythe n° 3 :les utilisateurs de GMAO doivent maîtriser la technologie

Lorsque les systèmes de GMAO sont apparus pour la première fois, une bonne maîtrise de l'informatique était indispensable si vous deviez les utiliser. L'utilisation d'ordinateurs, de leurs systèmes d'exploitation et de la gestion de bases de données nécessitait une formation et des connaissances importantes. Il y avait aussi beaucoup d'emphase sur le matériel. Le savoir-faire informatique dépassait ce dont les employés de maintenance typiques (et la plupart des gens dans l'ensemble) étaient équipés.

Aujourd'hui, nous voyons une GMAO complètement différente. Les développeurs de logiciels ont accès à des outils qui leur permettent de concevoir des logiciels faciles à apprendre. De plus, avec un déploiement basé sur le Web, les services informatiques ne sont pas tenus de maintenir le système. Les mises à jour sont automatiques et de nombreux outils de formation et d'assistance sont disponibles pour les utilisateurs finaux. Le logiciel de maintenance d'aujourd'hui est accessible partout où il y a une connexion Internet, a intégré des vidéothèques de formation, un chat en direct avec le support technique et une formation à la demande grâce à une technologie de partage d'écran comme GotoMeeting.

La GMAO d'aujourd'hui dispose d'une interface utilisateur bien conçue, de tableaux de bord, de générateurs de rapports faciles à utiliser, d'options utilisateur flexibles et d'un accès mobile.

Mythe n° 4 :la GMAO ne s'applique pas aux petites entreprises

Si vous avez été exposé très tôt aux logiciels de gestion de la maintenance, vous penseriez sans doute qu'ils ne conviennent pas aux petites entreprises (moins de 100 employés). Ce point de vue découle du fait que les systèmes de GMAO étaient coûteux, nécessitaient beaucoup de temps et de ressources à mettre en œuvre et étaient très complexes, impliquant des fonctionnalités et des fonctionnalités adaptées aux grandes opérations.

Aujourd'hui, de nombreuses petites entreprises utilisent un logiciel de GMAO. La seule force motrice étant l'inefficacité du suivi de la maintenance à l'aide de papier ou de feuilles de calcul. Une fois que les gestionnaires sentent qu'ils ont dépassé ces méthodes, ils se tournent vers un logiciel de gestion de la maintenance. Les applications d'aujourd'hui sont plus évolutives que ce que nous avons vu il y a 25 ans. Les anciens systèmes informatisés de gestion de la maintenance avaient une approche unique, des coûts de démarrage élevés et beaucoup de temps requis pour les installations les rendaient inaccessibles aux petites entreprises. Aujourd'hui, les acheteurs peuvent désactiver les modules dont ils n'ont pas besoin et évoluer au moment opportun. On voit couramment de petites entreprises utiliser la GMAO uniquement pour la maintenance préventive, tandis que d'autres utilisent les modules de maintenance corrective et de gestion des stocks. La flexibilité que nous voyons avec le logiciel d'aujourd'hui l'a rendu accessible aux petites, moyennes et grandes organisations. Encore mieux, la capacité d'une GMAO moderne à s'adapter à la taille de votre entreprise, permettant à votre GMAO de se développer en permanence avec vous au fur et à mesure que vous le faites. En mélangeant et en faisant correspondre des modules GMAO importants, nous avons finalement mis fin à l'idée que "la GMAO est plus que ce dont nous avons besoin en ce moment."

Mythe n° 5 :la GMAO basée sur le Web comporte des risques élevés

La plus grande crainte de l'utilisation d'un logiciel de GMAO basé sur le Web est directement liée à l'un de ses plus grands avantages :l'externalisation de la charge informatique à un fournisseur spécialisé. Ceci est considéré par la plupart comme un énorme avantage, mais si vous gérez des données client sensibles, la sécurité devient un problème.

Le risque de sécurité est minimisé si vous faites preuve de diligence raisonnable. Les fournisseurs de logiciels de GMAO proposant un déploiement SaaS sont prêts à répondre et à fournir toutes les questions de sécurité que vous pouvez leur poser. Le fait est que les fournisseurs de logiciels stockent les données des clients dans des centres de données à la pointe de la technologie où toutes les précautions sont prises afin de réduire les menaces de sécurité. En fin de compte, vous devez peser les avantages par rapport aux coûts. Et les avantages sont nombreux; aucun coût matériel, sauvegarde et reprise après sinistre, faible maintenance et mobilité.

Si votre organisation maintient des installations et des équipements militaires top secrets, un logiciel de maintenance basé sur le Web n'est peut-être pas une option, mais pour d'autres organisations disposant de données moins "sensibles", cela vaut vraiment la peine d'être envisagé.