Démystifier 5 idées reçues sur les inconvénients des logiciels GMAO

Qu'est-ce qu'un logiciel GMAO ? Les systèmes de Gestion de Maintenance Assistée par Ordinateur (GMAO) sont utilisés par les organisations depuis les années 70. Initialement déployés par les fabricants pour surveiller équipements, main-d'œuvre et stocks afin d'optimiser la production et réduire les temps d'arrêt, ils ont depuis été adoptés par de plus en plus de secteurs. Les logiciels sont devenus plus conviviaux, polyvalents et évolutifs ces dernières décennies, les rendant applicables aux hôpitaux, universités, bureaux, commerces, institutions religieuses et plus. Pourtant, de nombreux gestionnaires maintenance et installations conservent de fortes réserves quant à l'implémentation d'une GMAO, en raison d'impressions négatives. Cet article remet les pendules à l'heure en apportant des arguments contre les mythes et idées reçues sur les inconvénients des logiciels GMAO.

Mythe n°1 : La GMAO a un taux d'échec élevé

Les chiffres sur les taux de réussite GMAO ne sont pas encourageants. Les recherches varient, certaines études rapportant des taux d'échec à partir de 40 %, d'autres allant jusqu'à 80 % ! Avec de telles statistiques, avoir des réserves est justifié. La vérité est qu'il n'y a pas beaucoup de recherches récentes sur les systèmes GMAO, et ce qui existe est souvent obsolète. Malheureusement, ces informations partielles et datées façonnent notre compréhension globale du succès GMAO.

En réalité, les logiciels de maintenance s'améliorent continuellement et de plus en plus d'entreprises de secteurs variés cherchent des solutions GMAO. Avec l'innovation technique et la croissance significative, un taux d'échec de 80 % semble improbable sur le marché actuel. Autrefois, les implémentations GMAO impliquaient une formation lourde, une maintenance complexe et des systèmes difficiles à apprendre.

L'industrie a tiré des leçons. Plusieurs facteurs sont nécessaires pour réussir une implémentation :

• Comprendre la portée du projet
• Comprendre les attentes de la GMAO
• Engagement de la direction
• Préparer le personnel au changement
• Bonne collecte et saisie des données
• Formation et support fournisseur

Aujourd'hui, les fournisseurs GMAO offrent aux acheteurs de nombreuses façons de se familiariser avec le logiciel avant achat : essais gratuits, démonstrations en direct. Ces programmes permettent de tester le logiciel sans engagement et de comparer différents systèmes.

Nous en savons plus sur la GMAO qu'il y a 20 ans. Il est crucial de mener des recherches approfondies avant d'acquérir une GMAO et de consacrer du temps à la planification et l'implémentation dès le début. Cela inclut l'adhésion de votre équipe maintenance et une formation adéquate pour optimiser les fonctionnalités. Pour plus d'informations sur l'implémentation réussie d'un logiciel GMAO, lisez notre article ici.

Mythe n°2 : La GMAO est trop chère pour notre organisation

Autrefois, les logiciels de maintenance étaient très coûteux à implémenter. À leurs débuts, les GMAO étaient déployées sur site et impliquaient beaucoup de personnalisation, configuration, formation et support. Comme pour la plupart des technologies, les coûts baissent avec le temps. Les fournisseurs GMAO sont devenus plus efficaces dans le développement et le déploiement, et la concurrence accrue a fait chuter les prix significativement.

Il y a 25 ans, une entreprise pouvait facilement payer 50 000 $ pour implémenter un logiciel de gestion d'installations. Il y avait des frais pour l'installation sur site, la personnalisation, la configuration, le conseil, la formation et les licences individuelles. Sans compter les frais récurrents pour les mises à jour et le support technique. Le marché GMAO a connu des changements majeurs qui ont fait baisser les coûts :

• Il existe actuellement plus de 200 options logicielles GMAO différentes. La concurrence accrue a fait baisser les prix.
• Les fournisseurs proposent le déploiement SaaS (Software as a Service) qui a presque éliminé les coûts de démarrage élevés. Avec la GMAO web, mises à jour et maintenance sont groupées. Le support technique continu est inclus.
• Des abonnements à utilisateurs illimités sont disponibles chez certains fournisseurs, offrant plus de flexibilité aux entreprises et évitant les frais élevés pour de multiples utilisateurs.
• Avec les technologies mobile et web, on dépend moins du matériel et plus du logiciel.

Croyez-le ou non, en faisant vos recherches, vous pouvez trouver des solutions GMAO (avec utilisateurs illimités) pour 1 200 $/an avec peu ou pas de frais de mise en place et de formation. Ce n'était pas le cas il y a 25 ans.

Mythe n°3 : Les utilisateurs GMAO doivent être des experts techniques

Quand les systèmes GMAO sont apparus, une haute culture informatique était indispensable. L'utilisation des ordinateurs, de leurs systèmes d'exploitation et de la gestion de bases de données nécessitait une formation et des connaissances importantes. L'accent était mis sur le matériel. Le savoir-faire informatique dépassait largement ce dont étaient équipés les employés de maintenance typiques (et la plupart des gens).

Aujourd'hui, nous voyons une GMAO complètement différente. Les développeurs ont accès à des outils permettant de concevoir des logiciels faciles à apprendre. De plus, avec le déploiement web, les services IT ne sont plus requis pour maintenir le système. Les mises à jour sont automatiques, et de nombreux outils de formation et support sont disponibles pour les utilisateurs finaux. La maintenance d'aujourd'hui est accessible partout avec une connexion internet, avec des bibliothèques de vidéos de formation intégrées, chat en direct avec le support technique, et formation à la demande via partage d'écran (type GoToMeeting).

Les GMAO d'aujourd'hui ont des interfaces bien conçues, tableaux de bord, générateurs de rapports faciles à utiliser, options utilisateur flexibles, et accès mobile.

Mythe n°4 : La GMAO ne s'applique pas aux petites entreprises

Si vous avez été exposé aux logiciels de gestion de maintenance tôt, vous pensez probablement qu'ils ne conviennent pas aux petites entreprises (moins de 100 employés). Cette vision vient du fait que les systèmes GMAO étaient chers, demandaient beaucoup de temps et ressources pour l'implémentation, et étaient très complexes, avec des fonctionnalités orientées grandes opérations.

Aujourd'hui, de nombreuses petites entreprises utilisent des logiciels GMAO. Le moteur unique : l'inefficacité du suivi de maintenance sur papier ou tableurs. Une fois que les gestionnaires sentent qu'ils ont dépassé ces méthodes, ils se tournent vers les logiciels de gestion de maintenance. Les applications d'aujourd'hui sont plus évolutives qu'il y a 25 ans. Les systèmes GMAO hérités avaient une approche « taille unique », des coûts de démarrage élevés, et beaucoup de temps d'installation, les rendant inaccessibles aux petites entreprises. Aujourd'hui, les acheteurs peuvent se passer des modules dont ils n'ont pas besoin et monter en gamme le moment venu. On voit couramment de petites entreprises utiliser la GMAO pour la maintenance préventive seulement, d'autres pour la maintenance corrective et la gestion des stocks. La flexibilité des logiciels actuels les rend accessibles aux petites, moyennes et grandes organisations. Mieux encore, une GMAO moderne sait évoluer avec la taille de votre entreprise, permettant à votre GMAO de grandir avec vous. En combinant les modules GMAO importants, nous avons enfin mis au repos l'idée que « la GMAO est plus que ce dont nous avons besoin actuellement ».

Mythe n°5 : La GMAO web présente des risques élevés

La plus grande peur liée à la GMAO web concerne directement l'un de ses plus grands avantages : externaliser la charge IT à un fournisseur spécialisé. Vu comme un énorme atout par la plupart, cela devient un sujet de préoccupation si vous gérez des données clients sensibles.

Le risque de sécurité est minimisé si vous faites votre devoir de diligence. Les fournisseurs GMAO proposant le déploiement SaaS sont prêts à répondre à toutes vos questions de sécurité. Le fait est que les fournisseurs stockent les données clients dans des centres de données à la pointe de la technologie où toutes les précautions sont prises pour contrer les menaces. Au final, il faut peser les avantages contre les coûts. Et les avantages sont nombreux : pas de coûts matériel, sauvegarde et reprise d'activité, faible maintenance, mobilité.

Si votre organisation gère des installations et équipements militaires top secret, le logiciel de maintenance web n'est peut-être pas une option. Mais pour les autres organisations avec des données moins « sensibles », cela vaut vraiment la peine d'être considéré.

---

Les systèmes logiciels de gestion de maintenance ont évolué rapidement ces dernières décennies. Les prix ont chuté significativement et les systèmes sont devenus plus accessibles pour l'utilisateur technique moyen. Ils ne sont plus limités aux grandes entreprises avec d'immenses services maintenance ; toute organisation, petite ou grande, peut bénéficier d'un service maintenance rationalisé. On entend de plus en plus d'histoires de réussite que d'échecs. Et on voit que le cloud computing est une méthode de livraison logicielle incroyablement sûre. À mesure que de plus en plus d'entreprises optent pour un système GMAO, les services maintenance de toutes tailles constatent des économies significatives sur les réparations, résultant en un avantage concurrentiel global grâce à leur GMAO. Pour en savoir plus sur les avantages des logiciels GMAO, lisez notre article ici.

Si votre expérience de la GMAO se limite à une application de 15-20 ans, il est temps de voir ce qui existe aujourd'hui. Vous serez agréablement surpris et ferez un pas de plus vers un service maintenance plus optimisé.

Sources :

https://www.reliableplant.com/Read/28838/CMMS-implementation-keys