Élevez votre maintenance : 5 résolutions CMMS clés pour 2024

Pour ceux d'entre vous qui utilisent déjà un système informatisé de gestion de maintenance (CMMS), vous savez qu'il y a toujours place à l'amélioration. Nous avons établi quelques objectifs à viser qui feront passer votre logiciel de gestion de maintenance à des niveaux supérieurs. Pour ceux d'entre vous qui n'ont pas encore de système en place, mais qui l'envisagent pour 2016, nous avons fourni des étapes qui vous y mèneront et vous aideront à éviter certains pièges coûteux. Les 5 premières résolutions logicielles CMMS s'adressent à ceux qui n'utilisent pas encore de logiciel CMMS mais prévoient de le faire, tandis que les 5 dernières résolutions CMMS s'appliquent à ceux qui ont déjà des systèmes en place mais cherchent à optimiser leur utilisation.

1. Dressez une liste d'exigences pour vos résolutions CMMS

Les chiffres varient, mais les sources montrent qu'il y a entre 50 et 200 solutions logicielles de gestion de maintenance différentes à choisir. Complexifiant les choses, le logiciel CMMS couvre une large gamme de différentes fonctionnalités CMMS. Certaines applications sont orientées vers la gestion d'installations, tandis que d'autres sont spécifiquement conçues pour la maintenance sur le terrain, tandis que d'autres systèmes sont spécifiques à l'industrie. Pour affiner votre recherche, nous recommandons de dresser une liste des fonctionnalités clés que vous exigez pour vos résolutions CMMS et de commencer à rechercher quelques options qui répondent à ces exigences. Par exemple :

• Portail de demandes de maintenance
• Gestion des bons de travail
• Maintenance préventive
• Multi-sites
• Reporting d'historique de maintenance
• Gestion des fournisseurs
• Application CMMS mobile
• Basé sur le web

2. Commencez votre recherche

C'est probablement l'étape la plus facile et la plus rapide pour mettre en place un système de logiciel de maintenance. Une fois que vous avez votre liste, allez sur votre moteur de recherche préféré et commencez à chercher. Entrez CMMS sur Google et une liste de différents fournisseurs de logiciels apparaîtra. La plupart des sites web des fournisseurs auront des vidéos, études de cas, informations de prix, avis clients, captures d'écran et plus. Certains ont un chat en direct où vous pouvez discuter avec un représentant commercial en temps réel et poser des questions.

Rendre le processus de recherche encore plus facile est l'utilisation de certains guides d'acheteurs de logiciels d'entreprise disponibles en ligne. Des sites comme Software Advice et Capterra vous permettent d'indiquer les fonctionnalités requises (directement depuis votre liste) et vous présentent ensuite différentes options qui répondent à vos exigences. Ils ont aussi des conseillers avec qui vous pouvez parler et qui vous aident à obtenir des devis et organiser des démos logicielles.

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3. Organisez des démos

Si vous êtes sérieux au sujet d'obtenir un CMMS en place, vous allez devoir assister à quelques démos en direct. Si vous avez bien fait votre recherche, les fournisseurs de logiciels que vous avez sélectionnés devraient répondre à vos exigences de votre liste. Si vous êtes nouveau dans ce processus, organiser des démos logicielles en direct est très simple de nos jours. C'est aussi facile que d'appeler ou d'envoyer un e-mail au fournisseur et de leur dire que vous voulez organiser une démo en direct. Cela peut être organisé avec très peu de délai. Les technologies de partage d'écran comme GoToMeeting rendent les démos logicielles rapides et peu coûteuses. La plupart des fournisseurs de logiciels de maintenance auront des webinaires planifiés auxquels vous pouvez vous inscrire, ou vous pouvez organiser une démo personnelle. Nous recommandons d'assister à 3-5 démos de différents fournisseurs de logiciels avant de prendre une décision.

4. Obtenez des devis

Avant de vous lancer dans les démos logicielles, certains d'entre vous veulent savoir quels coûts vous attendent. Obtenir des devis de fournisseurs CMMS est tout aussi facile qu'organiser des démos. Cela peut prendre quelques minutes lors d'un appel téléphonique, mais cela en vaudra la peine. Parlez à un représentant commercial et expliquez vos exigences et ils vous fourniront quelques options. 3-5 devis de différents fournisseurs devraient vous fournir assez de variété pour budgétiser correctement le logiciel CMMS.

5. Obtenez des essais gratuits

Beaucoup des fournisseurs de logiciels CMMS que vous évaluerez offriront des essais gratuits pour que vous puissiez tester la fonctionnalité du logiciel et voir s'il convient. Assurez-vous de profiter des offres d'essai gratuit et de jouer avec le logiciel. Vous pouvez obtenir des essais gratuits avant de passer par les démos en direct, mais nous recommandons de passer par une démo d'abord avec un représentant commercial, de vous familiariser davantage avec le logiciel et comment naviguer dedans, puis de commencer un essai. Les essais durent généralement 30 jours et ne nécessitent ni carte de crédit ni aucun type d'engagement.

6. Configurez des KPI pour le reporting

Si vous utilisez actuellement un CMMS, mais êtes nouveau dans son utilisation, vous avez probablement seulement commencé à effleurer la surface de ses capacités de reporting. L'un des plus grands avantages des logiciels de maintenance est sa capacité à fournir des rapports précis sur diverses métriques. Nous suggérons de creuser dans les capacités de reporting, et de déterminer quels indicateurs clés de performance (KPI) bénéficieraient à votre organisation. Certaines métriques que vous pourriez vouloir extraire sont les coûts de maintenance mensuels, le temps moyen de réparation (MTTR), le temps moyen entre pannes (MTBF), les temps d'arrêt d'équipement, les taux d'utilisation de la main-d'œuvre, les pièces à commander et plus. Avoir de meilleures analyses est une excellente façon de commencer la nouvelle année. Si vous n'êtes pas sûr de ce que signifient ces acronymes ci-dessus, lisez notre article sur les 12 termes CMMS les plus importants.

7. Ajoutez plus d'utilisateurs

Si vous obtenez une grande valeur de votre système de gestion de maintenance, c'est probablement une bonne idée d'impliquer plus de personnes dans votre entreprise. Si votre licence CMMS inclut des utilisateurs illimités, c'est une évidence. Si plus de sièges doivent être achetés, considérez définitivement les coûts et ce qui est raisonnable. Le point est que votre système de gestion de maintenance n'a pas à être limité aux techniciens de maintenance, gestionnaires d'installations et superviseurs. D'autres dans votre organisation peuvent bénéficier d'avoir un certain degré d'accès. La direction devrait recevoir des rapports, les autres employés devraient pouvoir soumettre des demandes de maintenance, et les fournisseurs externes peuvent également être impliqués.

8. Utilisez d'autres modules

Faites-en votre objectif de tirer le maximum de votre CMMS en explorant quels autres modules sont disponibles pour vous et desquels vous pouvez bénéficier. Les logiciels de gestion de maintenance et d'installations viennent avec un certain nombre de modules qui fonctionnent pour optimiser différentes zones de votre opération de maintenance. Il est peu probable que vous les utilisiez tous. Organisez une réunion avec votre représentant de compte CMMS pour discuter de vos objectifs pour la nouvelle année, et ils pourront vous recommander des façons d'obtenir plus de votre investissement.

9. Faites un inventaire de votre équipement

L'une des parties les plus difficiles pour faire fonctionner un système de gestion de maintenance est de mettre tous les équipements et actifs dans le système pour pouvoir les suivre. Quand vous avez commencé, vous avez probablement importé une liste d'équipements, mais il y a de fortes chances que vous n'ayez pas tout eu. Un objectif pour 2016 devrait être de faire un audit approfondi de votre installation et de vous assurer que vous mettez tout votre équipement dedans. Mais ne vous arrêtez pas là, vous devriez aussi faire un effort pour obtenir des images de l'équipement, des étiquettes ID, des numéros de série, et télécharger des manuels et autres documents pertinents. Rappelez-vous que votre CMMS peut être un excellent outil qui abrite toutes vos données d'équipement, mais il n'est aussi bon que les données qui ont été saisies. Si vous n'avez pas le temps d'auditer vos installations, engagez un travailleur temporaire, ou demandez à votre fournisseur CMMS à propos de leurs services.

10. Obtenez une formation supplémentaire

Si vous utilisez votre système de gestion de maintenance depuis un moment, il y a de fortes chances que beaucoup de nouvelles fonctionnalités y aient été ajoutées dont vous n'êtes pas au courant. Ou vos compétences et votre familiarité avec le système sont plus avancées que lorsque vous avez reçu votre formation initiale. En 2016, faites-en un objectif d'obtenir plus de formation et de voir ce que vous pouvez apprendre de plus et tirer de votre logiciel CMMS.

Nous chez Hippo vous souhaitons à tous une nouvelle année sûre et heureuse. Contactez-nous pour plus d'informations sur notre plateforme CMMS tout-en-un.