Réussir votre CMMS : 6 étapes éprouvées pour l'implémentation et le ROI

Votre entreprise a acheté ou souscrit à un CMMS, a traversé le processus d'implémentation et a reçu une certaine formation. Des mois plus tard, vous constatez que le logiciel de gestion de maintenance ne donne pas les résultats escomptés. Vous avez fait votre devoir en évaluant une poignée ou plus de fournisseurs, posé les bonnes questions, présélectionné vos fournisseurs, assisté à un tour final de démos, négocié le prix et signé.

Maintenant, vous vous retrouvez à payer pour un logiciel de gestion de maintenance qui ne fonctionne pas comme prévu, qui est résisté par votre équipe de maintenance ou, dans certains cas, que personne n'utilise. Dans ce cas, vous pourriez vous demander : qu'est-ce qui a mal tourné ?

La réalité est que les plans d'implémentation de logiciels CMMS ont de faibles taux de succès. Les sources de l'industrie rapportent que les taux d'échec peuvent varier de 40 % à 80 %*. Certaines sources suggèrent des taux d'échec encore plus élevés. Selon reliabilityweb.com, les taux d'échec d'implémentation peuvent atteindre 90 %. Les raisons de l'échec peuvent souvent être :

• Sous-estimation de l'effort requis
• Manque de support de votre fournisseur
• Flux de travail mal définis
• Manque de formation sur les fonctionnalités clés

Il y a un certain nombre de raisons pour ce décalage, et la plupart impliquent un mauvais plan d'implémentation. Cet article se concentre sur comment renverser la situation, éviter l'échec et faire de votre CMMS un succès.

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ÉTAPE 1 : Évaluer ce qui manque

La première étape est d'identifier et de dresser une liste des problèmes que vous rencontrez avec le logiciel de maintenance. Questions que vous devriez vous poser :

• Vous et les utilisateurs attendus pouvez-vous accéder au système depuis leurs ordinateurs et autres appareils ?
• Avez-vous tous les équipements et actifs téléchargés ?
• Si vous avez migré depuis un CMMS précédent, avez-vous l'historique migré ?
• Tous les utilisateurs sont-ils téléchargés et ont-ils les bonnes permissions et accès ?
• Vos bons de travail de maintenance préventive et planifiée sont-ils téléchargés et planifiés ?
• Toutes les fonctionnalités CMMS requises sont-elles activées selon votre contrat ?
• Vous et votre équipe de maintenance avez-vous eu de la formation ?
• Une formation supplémentaire est-elle nécessaire ?

Le but de cet exercice est de faire une évaluation approfondie des problèmes que vous rencontrez avec votre logiciel CMMS.

ÉTAPE 2 : Réviser le contrat avec votre fournisseur CMMS

Avant de procéder avec un plan d'action et d'attribuer des tâches à votre équipe interne, référez-vous à votre contrat avec votre fournisseur et voyez s'il y a des écarts avec ce qui a été livré.

Le processus d'implémentation implique souvent beaucoup de gens, et les responsabilités sont déléguées à des personnes qui n'étaient pas impliquées dans les négociations et le processus d'achat avec le fournisseur. Vous pourriez découvrir que votre logiciel a été entièrement configuré avec toutes les données intégrées mais que les utilisateurs du logiciel n'ont pas reçu la formation complète convenue dans le contrat.

Peut-être qu'un seul utilisateur a été formé pendant une heure, et puis plus tard s'est occupé et a négligé de contacter le fournisseur pour planifier une session de suivi. Même si le fournisseur CMMS devrait être proactif dans le suivi de ses clients et s'assurer qu'ils obtiennent la formation achetée, il est préférable de rester au top de la formation et de ne pas la laisser entre les mains du fournisseur.

Si vous constatez que le fournisseur n'a pas livré les services convenus dans le contrat, vous devriez organiser une réunion avec votre représentant de compte pour clarifier les choses et vous assurer que vous obtenez ce pour quoi vous avez payé. S'ils sont tenus d'importer des données, configurer des utilisateurs, fournir une formation et cela n'a pas été fait, demandez au fournisseur d'établir un calendrier pour le faire.

 

ÉTAPE 3 : Élaborer un plan d'action

Maintenant que vous avez votre liste de problèmes de plan d'implémentation CMMS, il est temps de proposer un plan d'action clair et de le mener à bien. Dans votre évaluation des problèmes, vous avez peut-être identifié les dysfonctionnements suivants :

• Les utilisateurs n'ont pas été correctement configurés avec les bonnes permissions
• Tous les équipements n'ont pas été ajoutés
• Les bons de travail de maintenance préventive n'ont pas été planifiés
• Les utilisateurs ne sont pas familiers avec les outils de reporting, comment définir des métriques et exécuter des rapports
• Formation insuffisante

Une fois que vous avez votre liste, il est temps de déléguer qui sera responsable de la résolution des problèmes et un délai acceptable pour l'achèvement. C'est l'étape pour éliminer toute incertitude sur ce qui est requis.

Parcourez les tâches avec les responsables de leur exécution et assurez-vous qu'ils comprennent comment accomplir leurs tâches et ont les ressources disponibles pour les faire.

Par exemple, si les calendriers de maintenance préventive doivent être téléchargés, assurez-vous que la personne responsable sait où trouver les détails du calendrier PM et comment compiler l'information d'une manière qui peut être migrée dans le logiciel CMMS.

Certaines tâches peuvent nécessiter le fournisseur de logiciels. Par exemple, votre fournisseur peut vous aider avec l'importation et la reconfiguration des données, et la formation. Assurez-vous de vous connecter avec votre représentant de compte et de les inclure dans le processus. Ne soyez pas surpris s'il y a des frais supplémentaires ici. Si votre fournisseur a livré comme convenu dans le contrat et qu'un travail supplémentaire est impliqué, des frais de service peuvent s'appliquer.

ÉTAPE 4 : Suivre les progrès et aller jusqu'au bout

Maintenant que les tâches ont été déléguées et que les responsables sont clairs sur ce qui doit être fait, assurez-vous de suivre les progrès. Il est important de communiquer que le plan d'implémentation du logiciel CMMS est une priorité et de tenir les gens responsables de l'exécution. Puisque des délais ont été fixés, il est important de vérifier et d'obtenir des rapports de progression.

Si vous voulez que votre solution CMMS soit réussie, vous devez la traiter comme d'autres projets à haute priorité pour que les gens s'alignent et la prennent au sérieux. Espérons que pendant vos réunions, le travail se passe comme prévu. Sinon, découvrez pourquoi, ajustez, réaffectez et faites ce qu'il faut pour faire le travail.

ÉTAPE 5 : Évaluation finale

Avant de dire que tout est fait, passez en revue votre liste de problèmes et assurez-vous que tout le monde est satisfait que tous les problèmes ont été résolus. Chaque élément doit être examiné de près, en considérant où vous étiez quand vous avez commencé ce processus, et où vous êtes maintenant.

Demandez-vous (et aux autres utilisateurs), Êtes-vous satisfait de l'état actuel ? C'est le moment d'identifier si quelque chose manque et n'est pas à la hauteur. Il se peut que votre équipe n'ait pas pu résoudre le problème et que vous ayez besoin d'une assistance de votre fournisseur. Assurez-vous de les impliquer et de demander de l'aide.

ÉTAPE 6 : Formation continue

Nous ne pouvons pas assez souligner l'importance de la formation. La formation devrait être un processus continu et pas une affaire ponctuelle. Il n'y a que tant de choses que vous pouvez assimiler à la fois.

À mesure que vous vous sentez plus à l'aise avec votre logiciel de maintenance, vous serez en meilleure position pour absorber plus de fonctionnalités et fonctions.

Votre logiciel de maintenance sera probablement mis à jour de temps en temps et il est important que vos utilisateurs connaissent ces nouvelles fonctionnalités et soient capables de les utiliser.

Assurez-vous de vous renseigner auprès de votre fournisseur de logiciels sur la formation continue, les webinaires de formation gratuits et le support. Gardez la ligne de communication ouverte avec votre fournisseur. Cela portera ses fruits.

Le logiciel de gestion de maintenance est un outil pour aider les gestionnaires à suivre divers aspects de leurs opérations de maintenance, de la main-d'œuvre aux niveaux d'inventaire, des temps d'arrêt d'équipement à la maintenance préventive et plus. Il n'est pas à lui seul une solution pour résoudre tous vos problèmes de maintenance.

Trop souvent, la direction voit le besoin de logiciel, évalue un certain nombre d'options, et décide alors sur un paquet CMMS. Ce qui manque, c'est une stratégie d'implémentation bien planifiée qui est communiquée à tous les utilisateurs de logiciels de maintenance. L'entreprise doit avoir l'adhésion de toute son équipe et les utilisateurs doivent être pleinement formés pour que l'implémentation soit un succès.

Pour plus d'informations sur une stratégie d'implémentation réussie pour CMMS, lisez notre article utile sur les pièges courants des logiciels de maintenance ici ou contactez un spécialiste Hippo Software pour en savoir plus sur nos services de support.

Sources :

* info.marshallinstitute.com

* www.cmmscity.com

* reliabilityweb.com