Cinq étapes pour une implémentation CLM réussie

L'intérêt pour les logiciels de gestion du cycle de vie des contrats (CLM) augmente à la suite des perturbations sans précédent de l'année dernière, qui ont montré à quel point l'accès critique en temps réel aux données contractuelles devrait répondre efficacement aux risques et opportunités émergents.

Selon une récente enquête Forrester, « CLM est universellement passé d'un élément agréable à un élément essentiel dans un monde post-COVID ». Ce n'est pas surprenant, compte tenu des estimations de World Commerce &Contracting selon lesquelles une gestion inefficace des contrats coûte aux entreprises plus de 9 % du chiffre d'affaires annuel total.

Les contrats sont le fondement de toute relation commerciale. Un système de gestion des contrats efficace peut aider les entreprises à réduire leurs coûts et à accélérer la mise sur le marché, tout en garantissant la conformité et en minimisant les risques. Pourtant, comme pour toute technologie, il existe des décisions clés qui détermineront la valeur qu'une organisation tire du déploiement d'un système CLM.

Voici cinq étapes qu'une entreprise doit suivre pour assurer une mise en œuvre réussie du CLM.

Posez les bases. On dit souvent qu’« un échec à planifier est un plan qui échoue ». Tout déploiement technologique réussi commence par une planification minutieuse et une compréhension claire de l'impact que la nouvelle solution aura sur l'entreprise. Étant donné que les contrats représentent plusieurs parties prenantes dans toutes les zones géographiques, des achats et des ventes aux services juridiques et informatiques, une organisation doit réfléchir à qui est inclus dans le processus de sélection, de mise en œuvre et de mise à l'échelle du CLM. Chaque division au sein de l'organisation a une perspective différente sur le CLM. Plus une organisation a d'adhésion initiale dans le processus, plus elle est susceptible d'investir dans le bon choix et plus il sera facile de faire évoluer les futures capacités de gestion des contrats à mesure que l'entreprise se développe et que les besoins commerciaux évoluent.

Les entreprises doivent également comprendre les processus contractuels actuels pour anticiper l'impact d'un système CLM sur les flux de travail avant d'investir dans celui-ci. L'évaluation des contrats dans l'ensemble de l'organisation aidera à découvrir des workflows de passation de marchés inefficaces qu'un système CLM peut rapidement résoudre. Inversement, il révèle également des domaines où les processus de passation de marchés sont très complexes ou à faible volume. Il est conseillé d'attendre que la solution soit mise à l'échelle pour traiter ces domaines.

Les organisations peuvent alors commencer à définir à quoi ressemble le succès et fixer des objectifs pour les améliorations que les parties prenantes souhaitent voir. L'analyse comparative des indicateurs de performance clés (KPI) tels que le délai d'exécution des contrats et le signalement des améliorations dans les domaines clés de la gestion des contrats contribuent à renforcer la confiance dans le système. De plus, la création de portes d'étape réalistes avec des jalons discrets pour le parcours CLM aide à garder les équipes de mise en œuvre sur la bonne voie et garantit que toutes les parties sont alignées sur les progrès.

Sélectionnez la bonne technologie. Comme pour tout achat de technologie, les organisations doivent considérer un système CLM comme un investissement. Cela signifie qu'il doit offrir des capacités qui répondent aux besoins immédiats d'une entreprise, tout en incluant des technologies avancées telles que l'intelligence artificielle et la blockchain pour garantir que le système peut répondre à la croissance d'une entreprise et aux besoins futurs.

Mais c'est plus que la technologie elle-même; les organisations doivent rechercher un fournisseur CLM qui peut servir de conseiller et de partenaire de confiance. Même le meilleur logiciel n'a que peu de valeur s'il est trop difficile à utiliser ou ne fournit pas les résultats nécessaires pour garantir la confiance des parties prenantes. Le choix d'un partenaire CLM expérimenté ayant fait ses preuves en matière de mises en œuvre rapides et réussies peut aider les entreprises à obtenir un retour sur investissement rapide.

La passation de marchés est la dernière frontière à laquelle les organisations s'attaquent dans leur parcours de transformation numérique. En tant que tel, il est essentiel que les entreprises évaluent et recherchent un fournisseur CLM qui continue d'investir dans son offre et que ces technologies s'intègrent de manière transparente aux systèmes d'entreprise existants dans toute l'organisation pour optimiser les opérations et accélérer les activités.

Investir dans la formation. Peu importe à quel point un outil technologique est avancé ou à quel point son impact sera révolutionnaire sur l'entreprise, si personne ne l'utilise. Cela devrait rester présent à l'esprit lorsque les entreprises commenceront à déployer un nouveau système CLM. Heureusement, il existe de nombreuses options pour former le personnel de manière efficace et efficiente.

Le fournisseur CLM est avant tout. Les experts de la fonctionnalité de leurs produits sont les mieux équipés pour offrir aux utilisateurs la formation en personne et les guides d'utilisation nécessaires qui garantiront une adoption en douceur. Recherchez un partenaire technologique qui propose des programmes de « formation des formateurs » qui aident à préparer des employés sélectionnés dans des domaines de fonction clés avec une connaissance approfondie des produits. Ces « super utilisateurs » peuvent aider leurs collègues à tirer le meilleur parti de la technologie. De plus, si vous utilisez un partenaire de service pour la mise en œuvre, faites confiance à ses formateurs certifiés pour aider l'équipe à démarrer et à fonctionner.

De plus, les outils d'adoption numérique qui fournissent des conseils in-app contextualisés et personnalisés gagnent en popularité auprès des entreprises qui cherchent à accélérer la formation et à améliorer l'intégration et la productivité des utilisateurs finaux. Les employés peuvent apprendre le logiciel au fur et à mesure qu'ils accomplissent des tâches quotidiennes propres à leurs divers rôles au sein de l'organisation.

Mettre en œuvre une stratégie à deux volets. Le timing est primordial lorsqu'il s'agit de déployer la technologie dans l'ensemble de l'organisation. Assurez-vous qu'il n'y a pas d'autres implémentations technologiques ailleurs dans l'organisation qui pourraient distraire les employés de l'apprentissage du système CLM, qui peut également inclure de nouveaux flux de travail.

Par conséquent, le lancement d'un déploiement de fonctions de passation de marchés simples dans toute l'entreprise permet aux employés de se familiariser avec le nouveau système sans être submergés par des fonctionnalités et des fonctions complexes dès le départ. Cette mise en œuvre simplifiée contribuera à renforcer la confiance et l'adhésion des parties prenantes et des employés.

Simultanément, pour les « super utilisateurs » sélectionnés identifiés plus tôt dans le processus de mise en œuvre, partagez les capacités complètes, car cela aide à créer une équipe de base de champions CLM qui peuvent évangéliser le système auprès des autres. Ils servent également d'experts système internes qui peuvent aider à assurer l'adoption et à identifier les opportunités d'amélioration.

Rapportez votre succès. Une fois la mise en œuvre déployée, il est essentiel d'examiner les performances de l'organisation par rapport à ses objectifs. Qu'une entreprise choisisse de démarrer avec un projet où elle peut obtenir un gain rapide, ou décide de s'attaquer à un problème qui était problématique à tous les niveaux, la démonstration de progrès incrémentiels contribuera à générer une dynamique pour le système CLM.

Par exemple, une multinationale informatique. société de services a mis en œuvre CLM pour aider à améliorer la façon dont les engagements contractuels sont capturés et surveillés afin d'optimiser les résultats. L'entreprise a amélioré la conformité des contrats en rationalisant et en automatisant la gestion des accords de niveau de service et des engagements de l'énoncé des travaux. En conséquence, l'entreprise a réduit de 50 % à 60 % la durée de son cycle de contrat précédent de deux semaines, ce qui lui a permis d'accélérer la mise sur le marché.

Quel que soit l'objectif, les organisations doivent travailler avec leur fournisseur CLM pour non seulement comparer les KPI initiaux identifiés dans le processus de planification, mais également créer des rapports sur 30, 60 et 90 jours pour documenter comment ces KPI ont changé depuis le déploiement du système. À mesure que ces critères évoluent, il est impératif de continuer à montrer le succès de la mise en œuvre, afin que les parties prenantes continuent de voir la valeur de l'investissement.

Pour les entreprises qui envisagent un système CLM dans le cadre de leur parcours de transformation numérique, le moment est venu. Gartner estime que les négociations contractuelles seront 30 % plus rapides d'ici 2023 grâce aux progrès de la technologie de gestion des contrats.

Bien que le déploiement d'une nouvelle technologie puisse être intimidant, la valeur qu'une organisation réalise dépend de cinq éléments clés :

• Une planification minutieuse pour s'assurer que toutes les parties prenantes sont impliquées et que le succès est mesurable,
• Choisir le bon partenaire technologique,
• Investir dans la formation et cultiver des champions internes,
• Une approche à deux volets pour la mise en œuvre, et
• Un moyen clair de rendre compte des performances par rapport aux KPI.

Il est important de se rappeler d'être réaliste quant au calendrier et aux attentes lors de la mise en œuvre d'un système CLM. Si une entreprise suit ces étapes fondamentales, elle sera en mesure de démontrer rapidement la valeur du projet et d'obtenir l'adhésion des principales parties prenantes qui paieront des dividendes pour les années à venir.

Bernadette Bulacan est vice-présidente et évangéliste principale avec Certis .