Maîtriser la gestion du cycle de vie des contrats : 5 étapes éprouvées pour une implémentation sans faille

L'intérêt pour les logiciels de gestion du cycle de vie des contrats (CLM) monte en flèche dans le sillage des perturbations sans précédent de l'année dernière, qui ont exposé à quel point l'accès en temps réel aux données contractuelles est critique pour répondre efficacement aux risques et opportunités émergents.

Selon une récente enquête Forrester, « le CLM est passé universellement d'un nice-to-have à un critical-to-have dans un monde post-COVID. » Ce n'est pas surprenant, compte tenu des estimations de World Commerce & Contracting selon lesquelles une gestion inefficace des contrats coûte aux entreprises plus de 9 % du chiffre d'affaires annuel total.

Les contrats sont la fondation de toute relation commerciale. Un système efficace de gestion des contrats peut aider les entreprises à réduire les coûts et accélérer la mise sur le marché, tout en assurant la conformité et en minimisant les risques. Pourtant, comme avec toute technologie, il y a des décisions clés qui détermineront la valeur qu'une organisation réalise en déployant un système CLM.

Voici cinq étapes qu'une entreprise devrait prendre pour assurer une implémentation CLM réussie.

Poser les bases

On dit souvent que « l'échec de planifier est un plan pour échouer. » Tout déploiement technologique réussi commence par une planification soignée et une compréhension claire de l'impact que la nouvelle solution aura sur l'entreprise. Comme les contrats représentent de multiples parties prenantes à travers les géographies, de l'approvisionnement et des ventes au juridique et à l'IT, une organisation doit être réfléchie sur qui est inclus dans la sélection, l'implémentation et le processus de mise à l'échelle du CLM. Chaque division au sein de l'organisation a une perspective différente sur le CLM. Plus une organisation a d'adhésion initiale dans le processus, plus il est probable qu'elle investisse dans le bon choix et plus il sera facile de mettre à l'échelle les futures capacités de gestion des contrats à mesure que l'entreprise grandit et que les besoins commerciaux évoluent.

Les entreprises doivent également comprendre les processus contractuels actuels pour anticiper comment un système CLM impactera les flux de travail avant d'investir dedans. Évaluer la contractualisation à travers l'organisation aidera à découvrir les flux de travail contractuels inefficaces qu'un système CLM peut rapidement résoudre. Inversement, cela révèle aussi les domaines où les processus contractuels sont hautement complexes ou à faible volume. Il est conseillé d'attendre que la solution soit mise à l'échelle pour aborder ces domaines.

Les organisations peuvent alors commencer à définir à quoi ressemble le succès et fixer des objectifs pour les améliorations que les parties prenantes veulent voir. Le benchmarking des indicateurs clés de performance (KPI) tels que le délai de traitement des contrats, et le rapport des améliorations dans les domaines clés de la gestion des contrats, aident à construire la confiance dans le système. De plus, créer des jalons réalistes avec des étapes discrètes pour le parcours CLM aide à garder les équipes d'implémentation sur la bonne voie, et assure que toutes les parties sont alignées avec le progrès.

Sélectionner la bonne technologie

Comme pour tout achat technologique, les organisations devraient considérer un système CLM comme un investissement. Cela signifie qu'il devrait offrir des capacités qui répondent aux besoins immédiats d'une entreprise, tout en incluant des technologies avancées telles que l'intelligence artificielle et la blockchain pour garantir que le système peut répondre à la croissance et aux exigences futures de l'entreprise.

Mais c'est plus que la technologie elle-même ; les organisations devraient chercher un fournisseur CLM qui peut servir de conseiller de confiance et partenaire. Même le meilleur logiciel sert à peu de valeur s'il est trop difficile à utiliser, ou ne délivre pas les résultats nécessaires pour sécuriser la confiance des parties prenantes. Choisir un partenaire CLM expérimenté avec un historique prouvé d'implémentations rapides et réussies peut aider les entreprises à atteindre un retour sur investissement rapide.

La contractualisation est la dernière frontière que les organisations s'attaquent dans leur parcours de transformation numérique. En tant que telle, il est vital pour les entreprises d'évaluer et de chercher un fournisseur CLM qui continue d'investir dans son offre, et que ces technologies s'intègrent harmonieusement avec les systèmes d'entreprise existants à travers l'organisation pour optimiser les opérations et accélérer les affaires.

Investir dans la formation

Peu importe à quel point un outil technologique est avancé, ou à quel point son impact sera révolutionnaire sur l'entreprise, si personne ne l'utilise. Cela doit rester au premier plan quand les entreprises commencent à déployer un nouveau système CLM. Heureusement, il y a de nombreuses options pour former le personnel efficacement et efficiemment.

Premier et avant tout est le fournisseur CLM. Les experts dans la fonctionnalité de leurs produits sont les mieux équipés pour offrir aux utilisateurs la formation en personne nécessaire et les guides utilisateurs qui assureront une adoption en douceur. Cherchez un partenaire technologique qui offre des programmes « formez les formateurs » qui aident à préparer des employés sélectionnés dans les domaines fonctionnels de base avec une connaissance approfondie du produit. Ces « super utilisateurs » peuvent aider les collègues à tirer le meilleur parti de la technologie. De plus, si vous utilisez un partenaire de service pour l'implémentation, comptez sur ses formateurs certifiés pour aider l'équipe à démarrer.

De plus, les outils d'adoption numérique qui fournissent des conseils contextuels et personnalisés dans l'application gagnent en popularité auprès des entreprises cherchant à accélérer la formation et améliorer l'onboarding et la productivité des utilisateurs finaux. Les employés peuvent apprendre le logiciel tout en accomplissant des tâches quotidiennes uniques à leurs divers rôles à travers l'organisation.

Implémenter une stratégie à deux volets

Le timing est tout quand il s'agit de déployer la technologie à travers l'organisation. Assurez-vous qu'il n'y a pas d'autres implémentations technologiques se produisant ailleurs dans l'organisation qui pourraient distraire les employés de l'apprentissage du système CLM, qui peut aussi inclure de nouveaux flux de travail.

Par conséquent, commencer un déploiement de fonctions contractuelles simples à travers l'entreprise permet aux employés de se familiariser avec le nouveau système sans être submergés par des fonctionnalités complexes et des fonctions dès le départ. Cette implémentation simplifiée aidera à construire la confiance et l'adhésion parmi les parties prenantes et les employés.

Simultanément, pour ces « super utilisateurs » sélectionnés identifiés plus tôt dans le processus d'implémentation, partagez les capacités complètes, car cela aide à créer une équipe centrale de champions CLM qui peuvent évangéliser le système aux autres. Ils servent aussi d'experts système internes qui peuvent aider à assurer l'adoption et identifier les opportunités d'amélioration.

Rapporter votre succès

Une fois l'implémentation déployée, il est vital de regarder comment l'organisation performe par rapport à ses objectifs. Qu'une entreprise choisisse de commencer avec un projet où elle peut sécuriser un gain rapide, ou décide de s'attaquer à un problème qui était problématique à travers le conseil, démontrer un progrès incrémental aidera à générer de l'élan pour le système CLM.

Par exemple, une entreprise multinationale de services IT a implémenté le CLM pour aider à améliorer la façon dont les engagements contractuels sont capturés et surveillés pour optimiser le résultat net. L'entreprise a amélioré la conformité contractuelle en rationalisant et automatisant la gestion des engagements d'accord de niveau de service et d'énoncé de travail. En conséquence, l'entreprise a réduit son précédent cycle de contrat de deux semaines de 50 % à 60 %, lui permettant d'accélérer la mise sur le marché.

Quel que soit l'objectif, les organisations devraient travailler avec leur fournisseur CLM pour non seulement benchmarker les KPI initiaux identifiés dans le processus de planification, mais aussi créer des rapports à 30, 60 et 90 jours pour documenter comment ces KPI ont changé depuis le déploiement du système. À mesure que ces benchmarks évoluent, il est impératif de continuer à mettre en valeur le succès de l'implémentation, pour que les parties prenantes continuent de voir la valeur de l'investissement.

Pour les entreprises envisageant un système CLM dans le cadre de leur parcours de transformation numérique, le moment est maintenant. Gartner estime que les négociations de contrats deviendront 30 % plus rapides d'ici 2023 grâce aux avancées dans la technologie de gestion des contrats.

Bien que le déploiement de nouvelle technologie puisse être intimidant, la valeur qu'une organisation réalise dépend de cinq choses clés :

• Une planification soignée pour s'assurer que toutes les parties prenantes sont impliquées et que le succès est mesurable,
• Choisir le bon partenaire technologique,
• Investir dans la formation et cultiver des champions internes,
• Une approche à deux volets pour l'implémentation, et
• Une façon claire de rapporter la performance par rapport aux KPI.

Il est important de se rappeler d'être réaliste sur le timing et les attentes lors de l'implémentation d'un système CLM. Si une entreprise suit ces étapes fondamentales, elle sera en mesure de démontrer une valeur précoce pour le projet et de sécuriser l'adhésion des parties prenantes clés qui paiera des dividendes pour les années à venir.

Bernadette Bulacan est vice-présidente et évangéliste principale chez Icertis.