Maîtrise de l'approvisionnement stratégique : 5 étapes éprouvées pour sécuriser des fournisseurs de premier ordre

Si l'objectif traditionnel de l'approvisionnement a toujours été d'identifier et de sélectionner le fournisseur qui répond le mieux aux besoins de l'entreprise tout en étant le plus rentable, l'année 2020 a radicalement changé la donne. Face à des défis sans précédent sur les chaînes d'approvisionnement et de demande, les entreprises ont dû restructurer rapidement leurs supply chains pour répondre aux besoins actuels et à ceux des six prochains mois.

La nécessité de rendre l'approvisionnement plus stratégique et réactif aux besoins de l'organisation n'a jamais été aussi cruciale. Alors que les organisations réoutillent leurs chaînes d'approvisionnement pour 2021, elles ont l'opportunité de revisiter leur stratégie d'approvisionnement pour mettre en place la structure et l'organisation qui généreront les meilleurs résultats, en suivant ces cinq étapes clés pour réussir leur approvisionnement stratégique.

Évaluer, collecter les données et élaborer une stratégie

La première étape consiste à mener une évaluation disciplinée et organisée de vos besoins en approvisionnement. Ce processus comprend :

• Consolider les relations fournisseurs. Assurez-vous d'entretenir les bonnes relations avec vos fournisseurs actuels afin d'être informé et de pouvoir vous préparer adéquatement aux grands projets à venir — tels que de nouveaux développements ou plans de croissance.
• Analyse des dépenses. Réalisez un inventaire détaillé des dépenses de votre organisation : montants, postes, localisation, et identifiez les axes d'amélioration.
• Validation du projet. Déterminez si vous devez rechercher un nouveau fournisseur pour la catégorie visée, ou si une renégociation avec l'existant suffit.
• Collecte de données. Rassemblez les exigences et données initiales nécessaires :
  • Contrats existants avec les fournisseurs — y compris termes et conditions
  • Cahier des charges (Statement of Work)
  • Analyse du marché de l'approvisionnement
  • Données de dépenses issues de votre analyse
• Stratégie de projet. Élaborez votre stratégie projet en définissant la portée, l'échelle, les types de fournisseurs à sélectionner, et intégrez une analyse des risques.

Déterminer le bon modèle d'engagement

Un élément clé du développement de votre stratégie réside dans le choix des événements d'approvisionnement appropriés, tels qu'une e-auction ou un RFQ détaillé. Les deux présentent des avantages, mais les différentes considérations doivent être soigneusement pesées pour déterminer l'approche la plus adaptée à votre entreprise.

1. Initiatives à faible complexité et forte valeur. Pour les catégories contenant des articles de haute valeur, relativement simples à négocier, une e-auction ou un RFX convient. Il faut évaluer : vaut-il la peine de risquer un événement d'approvisionnement en e-auction ? Vous pourriez obtenir un meilleur prix, mais risquer d'aliéner un fournisseur plus fiable, quoique plus cher. Exemple : achat en gros de matériel informatique (ordinateurs portables) pour les 3 à 6 prochains mois.
2. Initiatives à forte complexité et forte valeur. Pour les processus d'achat complexes — articles de niche, critiques pour l'activité, ou projets long terme comme l'aménagement d'un nouveau bâtiment — il faut développer une relation solide avec un nombre restreint de fournisseurs réputés, combinée à un RFI ou RFP en ligne géré par un système d'approvisionnement performant.
3. Initiatives à faible complexité et faible valeur. Ces catégories permettent des gains rapides. Mettez en e-auction certains produits ou services commandés en gros. Tout ce qui est de faible valeur et simple à acquérir — fournitures de bureau, consommables — peut être soumis à une e-auction où les fournisseurs enchérissent dans un cadre contrôlé.
4. Initiatives à forte complexité et faible valeur. Privilégiez un RFX pour ces articles ; un processus d'achat complexe rend l'e-auction chronophage et inefficace. Exemple : une petite pièce essentielle pour un produit que vous fabriquez, dont la spécification et la livraison doivent être garanties.

Ensuite, vous devrez envoyer des demandes de propositions (RFP) aux fournisseurs sélectionnés pour lancer le processus d'approvisionnement. Vous devrez gérer de multiples interrogations ; soyez précis sur vos attentes. Vous recevrez ensuite les réponses des fournisseurs avec leurs propositions pour évaluation.

Établissez une liste restreinte de fournisseurs pour la phase de négociation, en vous assurant de disposer de :

• Synthèses de toutes les réponses aux RFP
• Liste détaillée des fournisseurs présélectionnés
• Copies des évaluations de viabilité des fournisseurs
• Plans de négociation détaillés

Rechercher et attribuer votre fournisseur

Lors de l'évaluation des fournisseurs pour l'attribution, examinez les points suivants :

• Compétences en communication. Comment s'est passée la communication jusqu'à présent ? Le fournisseur est-il disposé et capable de répondre à vos questions ? Par téléphone, email ou portail web ? Des difficultés à le joindre pendant l'appel d'offres peuvent être un mauvais signe.
• Opérations du fournisseur. Évaluez sa capacité à répondre à vos besoins à court et long terme, en commençant par :
• Finances. Le fournisseur est-il financièrement stable et rentable ? Quel est son niveau d'endettement ? Si sa situation financière est fragile, envisagez un contrat à plus court terme comme période d'essai.
• Infrastructure. Analysez l'organisation du fournisseur et ses systèmes pour soutenir les volumes dont vous avez besoin. Visitez ses installations si pertinent pour observer ses opérations.
• Chaîne d'approvisionnement. Sa supply chain est-elle robuste face aux aléas ? Si vous deviez augmenter les volumes, pourrait-elle absorber cette hausse ? Vérifiez sa capacité à gérer des besoins à court terme (conditions météorologiques exceptionnelles, circonstances imprévues).
• Éthique. Demandez une copie de sa déclaration RSE ou de ses lignes directrices éthiques pour vérifier l'alignement avec vos exigences.
• Clients. Le fournisseur a-t-il une relation majeure avec un autre client ? Cela pourrait indiquer une dépendance excessive risquant d'affecter votre niveau de service.
• Plans de reprise d'activité. Vous intégrez le fournisseur à votre supply chain ; assurez-vous qu'il peut continuer à livrer en cas de crise. S'il ne partage pas ces plans, interrogez-vous et réévaluez sa viabilité.
• Compétences. Évaluez les capacités du fournisseur par rapport à vos besoins. Échangez avec les gestionnaires de compte ou autres interlocuteurs. Posez des questions précises sur leur capacité à livrer dans des circonstances extraordinaires (intempéries, pénuries de matières premières). Enfin, parlez à leurs clients — vous pourriez découvrir des informations que le fournisseur ne partage pas.
• Coût. Pour garantir la transparence des coûts, demandez :
  • Quel est le coût total du produit/service ?
  • Ce coût inclut-il maintenance, mises à niveau, commandes exceptionnelles (si applicable) ?
  • Les frais de livraison sont-ils inclus ?
  • Quelles sont leurs marges ?

Après examen de tous ces éléments, si aucun lauréat évident ne se dégage, vous pouvez relancer le processus RFP auprès d'une sélection réduite de fournisseurs pour les inciter à améliorer leurs offres. Si vous avez mené un événement RFX et que c'est appropriable, envisagez une e-auction finale entre les derniers fournisseurs pour obtenir de meilleures conditions.

Une fois le fournisseur sélectionné, notifiez-le ainsi que les parties prenantes internes via un « Document d'engagement » (Commitment Go Document) incluant :

• Propositions d'attribution
• Estimations des avantages financiers
• Plans de mise en œuvre
• Plans de transition
• Critères et cibles KPI
• Évaluation et atténuation des risques (mesures de conformité)
• Considérations contractuelles (développement SLA, conditions de paiement, amélioration année sur année)
• Communication à la direction générale
• Plan de communication aux parties prenantes clés

Mise en œuvre du contrat

Vous devrez travailler avec votre nouveau fournisseur pour élaborer un plan de communication afin de déployer les nouveaux biens/services sélectionnés. Les risques potentiels de la relation doivent être identifiés et atténués par des mesures de conformité suffisantes. Ces dispositions sont ensuite formalisées par un contrat signé. Autrefois processus extrêmement chronophage impliquant des montagnes de paperasse, la technologie permet aujourd'hui de générer automatiquement les contrats à partir d'informations pré-remplies dans le système et issues du RFP antérieur, garantissant l'exactitude des données fournisseur.

Des indicateurs de performance clés (KPI) et objectifs doivent être définis et suivis pour tenir les fournisseurs responsables. Enfin, vous êtes prêt à transférer la responsabilité du fournisseur aux bonnes personnes dans votre organisation, avec des points de contrôle convenus pour la livraison des niveaux de service et la performance par rapport aux SLA et KPI convenus.

Configuration de la facturation et suivi

Une fois le fournisseur intégré, un processus de facturation doit être mis en place. Tout nouvel accord fournisseur crée l'opportunité de plaider pour l'automatisation des factures, surtout si le nouveau contrat génère de gros volumes de factures.

Le suivi continu de la performance fournisseur doit inclure :

• Livraisons ponctuelles des marchandises
• Produits de haute qualité
• Excellent service client
• Factures correctes (montant et biens conformes)
• Réactivité de la communication du fournisseur
• Disponibilité des stocks

Enfin, suivez la valeur des économies réalisées avec le nouveau fournisseur pour rendre compte à l'entreprise de l'impact de ces mesures de réduction des coûts rendues possibles par les achats sur le résultat net.

Acheter pour une entreprise est un processus complexe, même en temps normal. Mettre en place un processus solide permettra à votre organisation de naviguer avec agilité face aux évolutions du marché, pénuries d'approvisionnement et besoins changeants sur le long terme.

Shannon Kreps est vice-présidente du marketing produit chez Medius, fournisseur mondial de logiciels source-to-pay basés sur le cloud.