Comment la Gestion du Cycle de Vie des Contrats Améliore l'Efficacité de la Supply Chain

Plus que jamais, les entreprises doivent surveiller la dynamique de la supply chain évolutive et réagir vite. Pour obtenir visibilité temps réel, collaborer avec fournisseurs et fluidifier processus, beaucoup misent sur l'automatisation. Une enquête Oxford Economics auprès de 1 000 dirigeants supply chain a classé « utiliser l'automatisation pour tâches routinières » comme objectif stratégique n°1 pour l'organisation globale.

Conçue pour améliorer la productivité quotidienne, l'automatisation permet de définir politiques et règles métier dans un système de gestion du cycle de vie des contrats (CLM) qui s'appliquent au flux de tâches, documents et infos à travers les activités, les faisant avancer sans intervention humaine. L'automatisation élimine le risque d'erreur humaine sur tâches répétitives simples. Cet article explore les bénéfices du CLM automatisé pour gérer les supply chains d'entreprise et comment exploiter l'automatisation pour gérer le risque fournisseur en pleine pandémie.

1. Fournir de la Visibilité

L'automatisation donne accès à l'info temps réel, permettant de réagir instantanément aux conditions changeantes et décider en connaissance de cause. Les systèmes CLM automatisés avec portails fournisseurs/vendeurs servent de source unique de vérité pour conversations temps réel entre fournisseurs et vendeurs sur manques, demande et retards. Cette visibilité permet de gérer efficacement les problèmes potentiels, développer solutions de support, et avoir les données pour prévoir retards et pénuries futurs.

2. Alerter sur le Risque Fournisseur

La même enquête note que 39 % des répondants ont subi un événement de risque négatif dans leur supply chain ces 3 dernières années, et 40 % ont vu leur exposition aux risques augmenter sur la même période. Avec l'automatisation, la supply chain peut être monitorée en continu pour valeurs aberrantes et risques potentiels. Les systèmes de gestion de contrats automatisés aident à atténuer le risque fournisseur en signalant quelles fournitures manquent, en quelle quantité, et si une rupture de contrat a eu lieu. De plus, le CLM avancé peut utiliser l'IA pour signaler clauses risquées et accords fournisseurs avant qu'ils ne soient signés par l'organisation.

3. Accélérer les Processus Métier

Avec l'automatisation, les entreprises éliminent les processus lents et manuels de gestion de supply chain, libérant les employés pour se concentrer sur la création de valeur. L'automatisation CLM élimine les goulots d'étranglement : coordination, monitoring, vérifications stock, expédition — et permet d'exécuter le processus complet depuis un système unique sécurisé.

Les solutions CLM automatisées permettent aussi aux entreprises et fournisseurs de soumettre contrats et autres demandes directement dans le système, accélérant ventes, achats et opérations juridiques.

En moyenne, ces bénéfices réduisent de près de 60 % le temps pour finaliser un contrat. Bien sûr, cela demande une planification amont : définir quels processus répétitifs automatiser pour apporter le plus de valeur. Une fois la solution d'automatisation de workflow choisie, les employés paramètrent les règles dans la plateforme et monitorent l'exécution, ajustant au besoin. Exemples de tâches idéales pour CLM : distribution contrats, création factures, envoi réponses pré-rédigées aux questions clients fréquentes.

4. Maintenir la Conformité

Si l'automatisation fait tourner les choses sans œil humain critique, conformité et réglementation doivent rester prioritaires. Les workflows CLM automatisés peuvent être programmés pour respecter règlements et politiques d'entreprise, évitant aux employés de vérifier manuellement la conformité de chaque tâche. Le CLM trace aussi les workflows numériques, permettant aux auditeurs de savoir vite quelle tâche a été faite — par qui et quand — éliminant la paperasse ou pistes emails/papier, donnant à tous l'assurance que les processus ont été suivis dans les limites légales.

L'automatisation CLM collecte les données pour régulateurs, assurant que fournisseurs et clients peuvent partager la preuve de leur conformité. Elle permet aussi de créer des enregistrements du processus supply chain complet, permettant aux personnes autorisées de confirmer chaque étape dans les règles et règlements fixés, et d'ajuster.

5. Soutenir le Travail à Distance

Pour que la supply chain tourne efficacement, les systèmes IT doivent supporter le nouveau paysage du travail à distance, permettant à fournisseurs, partenaires et clients d'accéder aux fichiers, protéger données d'entreprise et gérer le processus de bout en bout. Alors que les équipes IT sont sous pression extrême pour maintenir les employés en remote, les systèmes automatisés no-code, dont le CLM, assurent que les travailleurs à distance peuvent personnaliser solutions pour besoins supply chain, sans implication continue du service IT. Sans connaissance en programmation, les plateformes no-code permettent aux utilisateurs de créer et exécuter leurs applications ou processus rapidement. Avec un marché projeté de 13,2 Md$ en 2020 à 45,5 Md$ d'ici 2025, les plateformes low-code/no-code permettent aux experts supply chain d'exécuter les meilleures stratégies digitales sans codage manuel.

Alors que le COVID-19 force les entreprises de tous secteurs à gérer l'imprévisibilité de l'offre et la demande, le CLM automatisé est un outil critique pour gagner en visibilité, communiquer avec fournisseurs et gérer les risques, tout en restant conforme et accessible aux employés à distance. Les entreprises adoptant avec succès le CLM automatisé seront prêtes pour le succès, pas seulement face à une catastrophe, mais pour la satisfaction client globale et la croissance business.

Colin Earl est CEO d'Agiloft.