Cinq obstacles à l'expédition du bureau à domicile — et comment les surmonter

Pour de nombreuses entreprises, l'exode massif de cette année des espaces de bureau partagés a conduit à une ruée pour équiper les employés des outils technologiques les mieux adaptés et des systèmes d'entreprise basés sur le cloud pour prendre en charge le travail à distance. Les solutions pour les processus qui reposaient traditionnellement sur une structure d'entreprise centralisée, comme les salles de courrier et les services d'expédition, sont particulièrement difficiles.

Comment déployer efficacement une solution à l'échelle de l'entreprise qui permet à vos employés de poster et d'expédier du matériel professionnel de manière sûre, efficace et rentable à partir d'emplacements disparates ?

Les organisations qui ont peut-être déjà géré, par exemple, quatre bureaux d'entreprise doivent trouver comment gérer efficacement 4 000 bureaux à domicile. Vous ne pouvez pas simplement jeter des documents sur un chariot postal ou déposer un colis dans un centre de courrier. En fin de compte, vous avez perdu des connaissances tribales importantes qui géreraient généralement ces processus.

Quel que soit le nombre d'emplacements de bureau à domicile dont vous disposez dans l'environnement actuel, vous devrez déterminer comment automatiser et contrôler l'intégration, la configuration et la mise en service au cours de cinq phases de mise en œuvre clés que vous comptez généralement sur une équipe centrale pour gérer dans un lieu physique.

1. Configuration du système

Tout d'abord, assurez-vous que le nouveau système basé sur le cloud que vous choisissez vous permet de créer rapidement et facilement des comptes d'opérateur et des autorisations d'utilisateur final. Confirmez qu'il dispose de capacités d'importation en masse qui vous permettront ensuite de charger rapidement des informations, que ce soit via un simple téléchargement de liste Excel ou une intégration avec votre système de gestion des ressources humaines (SGRH). Ceci est essentiel pour garantir que la mise en œuvre n'est pas entravée par des tâches de saisie manuelle de données fastidieuses.

Il est également crucial de bien comprendre les opérations centralisées de courrier et d'expédition de votre entreprise, afin qu'elles puissent être traduites en flux de travail spécifiques à chaque rôle. Assurez-vous que le système dispose d'outils pour adapter les interfaces utilisateur à la façon dont vous souhaitez travailler. Identifiez les personnes qui doivent être impliquées et impliquez-les dès le début du processus afin qu'elles puissent aider à capturer tous les processus et exigences que le système doit appliquer. Choisissez un champion de projet et chargez-le de réunir des administrateurs et des spécialistes au sein d'une équipe interfonctionnelle qui veillera à la réussite de la configuration du système jusqu'à son achèvement.

2. Intégration virtuelle et formation

Une fois le système configuré, vous êtes prêt à déployer la solution de bureau à domicile pour toute votre équipe. Assurez-vous que votre équipe sait qui est le champion du projet :un point de contact central qui peut répondre aux questions et autres problèmes qui peuvent survenir en tant qu'utilisateurs à bord du système.

Fournissez aux utilisateurs des ressources d'intégration et de formation mixtes qui répondent à plusieurs styles d'apprentissage sur le lieu de travail, plutôt que d'adopter une approche unique. Les apprenants visuels bénéficieront des démonstrations de produits et des vidéos de formation, tout comme les apprenants auditifs si ces outils fournissent également une composante auditive. Les apprenants oraux, cependant, peuvent préférer des guides d'utilisation structurés, tandis que les apprenants kinesthésiques (pratiques) voudront plonger directement, peut-être avec un exemple de projet sur lequel ils peuvent s'entraîner.

3. Application de la sécurité des données

Bien que la fourniture d'un système de courrier et d'expédition de bureau à domicile à distance permette à votre équipe de travailler à partir de n'importe quel endroit avec une connexion Internet, pour de nombreuses entreprises, cela soulève des problèmes de sécurité et de conformité importants. Vous perdez la possibilité de gérer les appareils et les connexions via lesquels vos employés y accèdent.

Il est important de réévaluer les protocoles de sécurité de votre entreprise et d'établir des politiques qui protégeront à la fois votre entreprise et vos travailleurs à distance. Assurez-vous d'utiliser l'accès à authentification unique (SSO) et de tirer parti des fonctionnalités de sécurité du système pour renforcer vos efforts, tels que les droits de visibilité variables, les paramètres d'autorisation basés sur des règles et les processus d'approbation automatisés. Cela vous permettra de garder un contrôle central sur qui peut accéder au système, et ce qu'ils peuvent voir et faire à l'intérieur.

4. Garantir l'adhésion des employés

Comme le dit l'adage, vous pouvez conduire un cheval à l'abreuvoir, mais vous ne pouvez pas le forcer à boire. De même, vous pouvez équiper votre personnel d'un système distant sécurisé et le former à son utilisation, mais le faire en sorte qu'il le fasse est un autre défi. En fait, la plupart du temps, un nouveau logiciel échoue, cela est dû à un manque d'adoption par les utilisateurs plutôt qu'à la fonctionnalité de l'outil lui-même.

Laisser les employés seuls choisir leurs propres transporteurs ou méthodes d'envoi et d'expédition peut entraîner une perte de contrôle sur les dépenses ou pire, créer un risque pour la sécurité s'ils font la queue dans les bureaux de poste ou les centres d'expédition des transporteurs.

Une communication descendante de la part d'une direction engagée est cruciale pour démontrer l'importance de la nouvelle solution d'expédition de bureau à domicile. Pourquoi implémentez-vous ce système ? Comment cela aidera-t-il l'entreprise à atteindre ses objectifs commerciaux? Comment cela profitera-t-il à chaque employé dans son rôle ? Adapter les applications à des flux de travail spécifiques peut aider ici.

Il est particulièrement important d'individualiser le « pourquoi » derrière l'investissement. Insistez sur le système en tant qu'investissement réalisé au profit des employés, et pas seulement pour faciliter le travail comme d'habitude pendant le fonctionnement à distance - que ce soit pour faciliter leur travail, rationaliser ou éliminer les tâches fastidieuses, et/ou leur donner un aperçu ou des fonctionnalités supplémentaires qu'ils n'avaient pas auparavant .

5. Suivi de la responsabilité des utilisateurs

Cependant, il ne suffit pas d'encourager l'adhésion des employés. Vous devez également le contrôler et le suivre ; idéalement grâce à une fonctionnalité de reporting basée sur une base de données de transactions unique capturant les transactions de courrier et d'expédition générées par tous les utilisateurs. Les solutions d'expédition ponctuelle ou les solutions de transporteur unique créent des silos de données qui vous empêchent d'exécuter des rapports de rapprochement des centres de coûts consolidés, ce qui vous aiderait autrement à trouver des dépassements de budget ou des écarts entre les coûts attendus et réels pour tous les transporteurs.

En plus de surveiller l'activité des utilisateurs, de nombreuses solutions vous permettent d'exécuter des rapports pour mettre en évidence les utilisateurs inactifs. Vous pouvez également identifier les expéditeurs « voyous » qui ne respectent pas la politique de l'entreprise, par exemple en utilisant un service de transport express lorsqu'un service au sol serait moins cher, ou en utilisant le système pour traiter des envois personnels non autorisés.

Souvent, un manque d'utilisation du système ou une mauvaise utilisation se résume à la formation et à la sensibilisation. Encouragez vos employés à fournir des commentaires sur les problèmes que vous pouvez résoudre avec les outils de configuration d'administration système.

Bien qu'on ne sache toujours pas quand la crise du COVID-19 s'apaisera, ce qui est certain, c'est que les employés comme les employeurs reconnaissent les avantages du travail à domicile. De nombreuses organisations adopteront cette option comme une « nouvelle normalité » bien au-delà de la pandémie.

En conséquence, les entreprises peuvent continuer à contrôler les coûts et l'efficacité, tout en assurant la sécurité des employés, grâce à une solution de courrier et d'expédition gérée de manière centralisée pour tous les transporteurs et tous les utilisateurs.

Bob Malley est directeur général de Pierbridge.