Surmonter 5 Obstacles à l'Expédition en Télétravail pour Équipes Distantes

Pour beaucoup d'entreprises, l'exode massif des bureaux partagés cette année a entraîné une course à l'équipement des employés en outils technologiques adaptés et systèmes d'entreprise cloud pour soutenir le travail à distance. Particulièrement délicats : les solutions pour processus traditionnellement reposant sur une structure centralisée — salles de courrier et services d'expédition.

Comment déployer efficacement une solution à l'échelle de l'entreprise permettant à vos employés d'envoyer courrier et colis professionnels de façon sûre, efficace et rentable depuis des lieux dispersés ?

Les organisations qui géraient auparavant, disons, quatre bureaux doivent maintenant gérer 4 000 bureaux à domicile. On ne peut pas simplement jeter des documents sur un chariot ou déposer un colis au centre de courrier. On a perdu une connaissance tribale significative qui gérait habituellement ces processus.

Quel que soit le nombre de bureaux à domicile, il faut automatiser et contrôler l'onboarding, la configuration et le go-live sur cinq phases clés d'implémentation qu'on confie habituellement à une équipe centrale sur site.

1. Configurer le Système

Premièrement, assurez-vous que le nouveau système cloud choisi permet de créer rapidement et facilement comptes transporteurs et permissions utilisateurs. Vérifiez qu'il a des capacités d'import en masse pour charger rapidement l'info, que ce soit par simple upload Excel ou intégration avec votre SIRH (HRMS). C'est critique pour que l'implémentation ne soit pas freinée par des saisies manuelles fastidieuses.

Également crucial : une compréhension claire de vos opérations centralisées de courrier et expédition, pour les traduire en workflows spécifiques par rôle. Assurez-vous que le système a des outils pour adapter les interfaces utilisateur à votre façon de travailler. Identifiez les personnes à impliquer, et impliquez-les tôt pour capturer tous les processus et exigences que le système doit faire respecter. Choisissez un champion de projet, et chargez-le d'unir administrateurs et spécialistes en équipe transversale qui mènera la configuration à terme.

2. Onboarding et Formation Virtuels

Une fois le système configuré, vous êtes prêt à déployer la solution bureau à domicile à toute l'équipe. Assurez-vous que l'équipe sait qui est le champion de projet — point de contact central pour questions et problèmes lors de l'onboarding.

Fournissez des ressources d'onboarding et formation mixtes (blended) adaptées à plusieurs styles d'apprentissage, pas une approche unique. Les apprenants visuels bénéficieront de démos produit et vidéos, tout comme les auditifs si ces outils incluent une composante auditive. Les verbaux préféreront des guides utilisateurs structurés, tandis que les kinesthésiques (pratique) voudront plonger direct, peut-être avec un projet d'exemple.

3. Appliquer la Sécurité des Données

Si un système d'expédition à distance permet de travailler depuis n'importe où avec internet, pour beaucoup d'entreprises cela soulève d'importantes préoccupations sécurité et conformité. On perd la capacité de gérer les appareils et connexions par lesquels les employés y accèdent.

Il est important de réévaluer vos protocoles sécurité et d'établir des politiques protégeant à la fois l'entreprise et les travailleurs à distance. Utilisez l'authentification unique (SSO), et tirez parti des fonctionnalités sécurité du système — droits de visibilité variables, permissions basées sur règles, processus d'approbation automatisés. Cela permet de garder un contrôle central sur qui accède au système, et ce qu'ils peuvent voir et faire.

4. Assurer l'Adhésion des Employés

Comme dit l'adage, on peut mener un cheval à l'eau mais pas le forcer à boire. De même, on peut équiper le staff d'un système sécurisé et le former, mais l'amener à l'utiliser est un autre défi. La plupart du temps, un nouveau logiciel échoue par manque d'adoption utilisateur, pas par manque de fonctionnalités.

Laisser les employés choisir leurs propres transporteurs ou méthodes peut mener à perte de contrôle sur les dépenses — ou pire, créer un risque sécurité s'ils font la queue aux bureaux de poste ou centres d'expédition.

Une communication top-down de dirigeants engagés est cruciale pour démontrer l'importance de la nouvelle solution. Pourquoi ce système ? Comment aide-t-il les objectifs business ? Comment bénéficie-t-il à chaque employé ? Adapter les apps aux workflows spécifiques aide ici.

Individualiser le « pourquoi » derrière l'investissement est particulièrement important. Insistez sur le système comme investissement pour bénéficier aux employés, pas juste pour faciliter le business as usual en remote — pour rendre leur job plus facile, éliminer tâches fastidieuses, leur donner insights ou fonctionnalités supplémentaires.

5. Suivre la Responsabilisation Utilisateur

Encourager l'adhésion ne suffit pas. Il faut la contrôler et la suivre ; idéalement via reporting basé sur une base de données transactionnelle unique capturant toutes les transactions courrier/expédition de tous les utilisateurs. Les solutions mono-transporteur ou pointuelles créent des silos de données empêchant les rapports consolidés de réconciliation par centre de coûts, qui aideraient à trouver dépassements budgétaires ou écarts entre coûts attendus et réels pour tous les transporteurs.

En plus de surveiller l'activité, beaucoup de solutions permettent de générer des rapports sur utilisateurs inactifs. On peut aussi identifier les « expéditeurs voyous » ne respectant pas la politique : service express au lieu de terrestre moins cher, ou envois personnels non autorisés.

Souvent, le non-usage ou mauvais usage vient de la formation et la sensibilisation. Encouragez les retours employés sur les points de douleur adressables via outils d'admin système.

Alors qu'il reste flou quand la crise COVID-19 s'atténuera, ce qui est certain : employés et employeurs reconnaissent les avantages du travail à domicile. Beaucoup d'organisations adopteront cette option comme « nouvelle normale » bien au-delà de la pandémie.

Ainsi, les entreprises peuvent continuer à contrôler coûts et efficacités, tout en gardant employés en sécurité, avec une solution centralisée d'envoi et expédition pour tous transporteurs et tous utilisateurs.

Bob Malley est directeur général chez Pierbridge.