Éviter les erreurs coûteuses : 7 erreurs clés de prélèvement-emballage et solutions éprouvées

Le prélèvement est l'un des processus les plus intensifs dans l'entrepôt, et c'est aussi l'un des plus susceptibles de provoquer une erreur qui finit par coûter du temps et de l'argent. Souvent, une erreur de prélèvement n'est découverte que lors d'un inventaire incorrect ou lorsque le client renvoie la commande.

Heureusement, la plupart des erreurs dans le domaine du prélèvement-emballage sont courantes, ce qui signifie qu'il existe de nombreuses solutions disponibles. Voici sept problèmes courants, ainsi que des moyens pour les résoudre.

Prendre le mauvais article au bon emplacement.

Vous allez gâcher les commandes lorsque les préleveurs se rendent à un bac et saisissent ce qu'il contient, mais ce n'est pas l'article correct. Le préleveur devra alors trouver le bon prélèvement, retardant davantage chaque commande. C'est un tueur d'efficacité majeur.

La solution est un système de gestion d'entrepôt (WMS) qui vérifie les articles de deux manières : en les scannant lorsqu'ils sont reçus et rangés, et lorsqu'ils sont prélevés. Si tout le bac est erroné, votre WMS devrait faciliter la localisation du bon emplacement.

Prélever un article avec un identifiant similaire.

En bougeant rapidement, il est facile de confondre un 859-I avec un 859-L. De nombreux entrepôts sont organisés par SKU car il est facile de créer des ordres de prélèvement séquentiels de cette façon, mais cela peut entraîner des erreurs de prélèvement lorsque les SKU sont similaires.

Le meilleur moyen de corriger ce problème est d'équiper votre équipe de scanners de codes-barres pour vérifier chaque prélèvement. Vous pouvez également vous assurer que les SKU que vous créez ont un aspect distinct, soit au début, soit à la fin, pour rendre les erreurs moins fréquentes. Si c'est un problème plus large pour votre opération, envisagez de changer la couleur de l'emballage ou d'autres indices visuels sur les articles similaires pour les rendre plus distincts visuellement.

Avoir trop de personnes et d'emplacements.

Votre personnel ne peut pas croître exponentiellement sans faire exploser le budget. Vous aurez donc besoin que le prélèvement soit aussi efficace que possible — et cela ne signifie pas simplement embaucher plus de gens pour prélever plus d'emplacements. Trop d'employés courant dans l'entrepôt provoqueront des goulots d'étranglement significatifs. Maintenir un effectif réduit et donner à chacun plus de sites de prélèvement à gérer ralentira considérablement les choses également.

Votre meilleure option dans ces situations est d'adopter des stratégies de prélèvement avancées, telles que le prélèvement par vagues ou par zones. Ainsi, les préleveurs travaillent dans des zones définies ou sur des produits et quantités définis, chacun remplissant des parties de plusieurs commandes. Vous pouvez automatiser ces commandes ainsi qu'une partie de la consolidation, ce qui permet une meilleure gestion de la croissance.

Lorsque vous atteignez ce stade, regardez les benchmarks moyens de votre secteur. Vous pourriez constater que les articles volumineux ne devraient être prélevés qu'à un rythme de 25 articles par préleveur par heure. Les petits sites e-commerce peuvent atteindre 80-100. Adaptez la taille de votre équipe et la demande de commandes à ces chiffres pour aider votre personnel à rester performant, éviter la congestion et maintenir les commandes expédiées à temps.

Substituer les mauvais articles.

Les stocks peuvent s'épuiser, surtout si vous traitez beaucoup de commandes ou avez un inventaire appliqué à plusieurs usages. Par exemple, certaines épiceries locales proposent maintenant la livraison à domicile. Lorsqu'il n'y a pas d'option fraîche pour un certain fruit ou légume, elles peuvent substituer une autre option pour la livraison. Cela fonctionne bien lorsqu'il s'agit d'échanger une variété de pomme contre une autre, mais ne suffit pas quand l'épicier change complètement le type de fruit, ou inclut des piments habanero piquants au lieu de poblanos plus doux.

La meilleure méthode pour éviter cette situation est d'utiliser un outil de gestion d'entrepôt qui ne vous permet de prendre et de publier des commandes que pour les biens que vous avez en stock. Si vous rencontrez régulièrement des ruptures de stock, envisagez de donner au client un choix de substitutions approuvées. Définissez ensuite ces approbations comme des règles dans le système, et faites-le générer une erreur si le préleveur tente de s'en écarter. Cela maintiendra tout le monde sur la même longueur d'onde et évitera les retours pour des produits non désirés.

Perdre les détails de la commande.

Bien qu'il existe de nombreux types de systèmes WMS, de nombreux entrepôts s'appuient encore sur des bons de commande imprimés pour leurs préleveurs. Bien que ce processus puisse être rationalisé pour qu'il y ait toujours une feuille de commande prête pour les préleveurs, il présente divers problèmes.

Le plus grand risque est que le préleveur égare les informations de commande et doive retourner au bureau ou à l'imprimante pour les récupérer. Cela ralentit tous les aspects de l'opération et peut vous mettre en retard chaque jour où cela se produit. La perte d'informations peut survenir quand les papiers se déchirent ou que l'encre bave, ou quand quelqu'un pose le papier pour utiliser un chariot ou soulever un objet lourd. Il peut aussi tomber de votre poche.

Si cela vous arrive, non seulement il est temps de passer à un système numérique, mais vous pourriez être en position de passer à des plateformes de prélèvement par commande vocale. Celles-ci donnent à votre équipe des ordres spécifiques et clairs pour rendre l'ensemble du prélèvement plus facile. De plus, rien ne gêne leurs mains. Les commandes vocales, associées à la capacité de lire les numéros de pièce pendant le prélèvement, garantissent des efforts précis tout en maintenant la vitesse.

Oublier les commandes à moitié prélevées.

Si vous gérez une opération très allégée, vous pourriez utiliser des marchandises qui ne sont pas encore arrivées ou n'ont pas été déchargées. Pour accélérer le processus, de nombreuses entreprises prélèvent une partie d'une commande et la tiennent prête pour quand le reste des articles arrive. Malheureusement, cela peut tourner au vinaigre rapidement si vous n'avez pas assez d'espace pour ces commandes à moitié prélevées.

De même, les choses peuvent mal tourner si vous n'avez pas un espace de débordement général que tout le monde connaît. Lorsque les commandes s'empilent et sont placées dans des zones où elles ne devraient pas être parce que le préleveur pense que c'est plus pratique, cela peut perturber les opérations de diverses manières. Quelqu'un pourrait remettre les marchandises sur les étagères ; le préleveur pourrait oublier où il a mis les choses de côté, ou un membre de l'équipe pourrait devoir faire le tour et demander à chaque préleveur si les articles devraient être là.

Bien que les logiciels puissent vous aider à définir les commandes à moitié prélevées, la chose la plus importante est souvent d'avoir un espace dédié pour ces commandes et de limiter le nombre de fois où vous ne prélevez que partiellement chaque jour. Vous éviterez ainsi les erreurs et les erreurs de commande, ainsi que de perdre la trace des niveaux de stock.

Parfois, cela peut signifier diviser une commande en expéditions séparées pour que votre client puisse obtenir au moins une partie de ses produits sans délai. La façon dont vous gérez les expéditions partielles dépend de vous, de votre client et de votre flux de travail, mais chaque entrepôt devrait avoir un plan spécifique pour cette éventualité.

Prioriser les mauvaises choses.

Le dernier problème que nous avons vu dans les entrepôts est qu'ils ne définissent pas de priorités pour les produits ou les commandes. Cela signifie que les équipes prélèvent comme elles le peuvent, sans s'assurer que la première commande est traitée en premier. Vous pourriez finir par retarder certaines commandes ou déplacer vos plus importantes en fin de file, ce qui peut nuire à votre résultat net.

L'autre préoccupation de priorisation est lorsque vous ne suivez pas les règles du premier entré, premier sorti (FIFO). Elles empêchent les produits périssables de se gâter, et d'autres articles de devenir moins utilisables ou attrayants.

Résolvez ce problème en ayant une méthodologie éprouvée pour trier les commandes. Votre équipe ne devrait pouvoir accéder qu'à la plus ancienne commande qui peut être exécutée, au lieu de pouvoir sauter d'une commande à l'autre. Pour les produits eux-mêmes, vous pouvez éviter les expirations et autres problèmes sensibles au temps en utilisant des scanners ou des systèmes de prélèvement vocal qui exigent un numéro de lot spécifique sur le produit. Ainsi, les gens prennent l'article le plus ancien, et pas seulement ce qui est le plus proche de la porte du réfrigérateur.

Ce ne sont que quelques-uns des différents problèmes auxquels votre entrepôt pourrait être confronté, avec de nombreuses façons de les résoudre. Au cœur de tout cela se trouve l'intelligence de vos processus et de vos personnes, avec les bons logiciels et outils pour vous soutenir.

Jake Rheude est directeur marketing pour Red Stag Fulfillment, un entrepôt d'exécution e-commerce.