Gérer les arrêts d'installations pendant le COVID-19 avec un logiciel CMMS

La pandémie COVID-19 a créé des changements soudains et vastes dans l'économie, dont des arrêts tous secteurs. Mais quand les choses ralentissent ou s'arrêtent, il y a encore beaucoup à faire. Regardons quelques façons de gérer les arrêts non planifiés.

Mais avant, comprenons pourquoi ces arrêts actuels sont si difficiles.

Arrêts COVID-19

Les installations mettent des équipements hors ligne pour beaucoup de raisons, certaines positives. Par exemple, les arrêts pour maintenance (turnarounds) sont quand les organisations mettent hors ligne pour réparations ou remplacements. Dans la plupart des cas, cet arrêt se mesure en quarts ou jours. Les arrêts d'usine complets peuvent durer des semaines. Quelle que soit la durée, il y a toujours beaucoup de pré-planification. Comme les organisations contrôlent le début des arrêts planifiés, elles s'assurent que tout est en place et prêt. Elles savent aussi quand les choses doivent redémarrer, permettant de planifier tout, de la livraison de matières premières à la main-d'œuvre.

Les arrêts non planifiés (shutdowns) sont différents. Les organisations ne les voient pas venir, donc elles sont non préparées. Mais même si elles ne savent pas quand la plupart des arrêts commencent, elles peuvent souvent faire des suppositions éclairées sur quand ils finiront. C'est à cause des raisons communes : pannes de courant et perturbations des chaînes d'approvisionnement en matières premières. Exemple : un orage coupe l'électricité du quartier, les usines locales s'attendent à être de retour en ligne en quelques jours, voire heures. Pareil pour les arrêts liés à la chaîne d'approvisionnement. Dans beaucoup de cas, les organisations ont une bonne idée de la durée de la perturbation.

Mais avec la pandémie COVID-19, il est plus difficile de faire des prédictions précises. Personne ne sait quand les choses reviendront à la normale. Ni même à quoi ressemblera la nouvelle normale. C'est cette incertitude qui rend tout plus difficile.

Quelle est la solution ? Voici des choses à faire pour s'adapter vite et gérer un arrêt COVID-19.

Mettre les équipements hors ligne correctement avec le logiciel CMMS

Arrêter des actifs assez longtemps pour faire maintenance et réparations de base est différent de les mettre hors ligne pour potentiellement longtemps. Une analogie rapide : c'est pareil avec votre voiture. Chaque jour en rentrant, vous coupez le moteur, retirez les clés, verrouillez la porte. C'est tout quand vous savez que vous reprendrez la voiture demain matin. Mais si vous la stockez pour l'hiver ? Maintenant vous ajoutez stabilisateur de carburant, changez l'huile, vérifiez niveaux, calez les pneus, bouchez échappement et admission, préparez la batterie. Comme pour votre voiture, il faut mettre les actifs hors ligne correctement si vous voulez qu'ils soient là quand vous en aurez besoin.

Le problème pour certains départements maintenance : leurs techniciens peuvent ne pas connaître les bonnes procédures d'arrêt. Pas surprenant. Les départements sont focalisés sur garder les actifs en marche, pas les arrêter. Ils savent exactement comment les éteindre, les consigner, travailler dessus efficacement, et les remettre en ligne. Mais maintenant, on leur demande quelque chose de très différent.

Les départements doivent faire deux choses : obtenir l'info dont les techniciens ont besoin, puis s'assurer qu'ils y ont facilement accès. Au final, obtenir l'info ne sera pas la partie difficile. Elle devrait être dans les manuels O&M et disponible chez les fabricants d'actifs. Mais comment s'assurer que les techniciens y accèdent facilement ?

Bourrer les données dans les bons de travail et templates

Le logiciel CMMS facilite le bourrage d'info dans les bons de travail, dont :

• Checklists personnalisables
• Instructions étape par étape
• Images numériques, manuels O&M, schémas
• Pièces et matériaux associés
• Plans de site et de sol interactifs

Les techniciens arrivent sur site avec tout ce qu'il faut pour bien faire le travail. S'il y a beaucoup de chevauchement d'info entre bons de travail, vous pouvez aussi utiliser des templates de bons de travail intégrés au logiciel. Une fois un template configuré, vous l'utilisez pour générer de nouveaux bons avec toute l'info déjà incluse.

Rendre les bons de travail accessibles et à jour de n'importe où

Maintenant que vos bons de travail ont la bonne info, il faut les mettre dans les bonnes mains. Avec le COVID-19, la meilleure façon est à distance. Au lieu de faire circuler la paperasse, vous assignez les bons de travail via le logiciel CMMS. Les techniciens se connectent et voient leurs tâches instantanément, de n'importe où, n'importe quand. Et comme la plateforme tourne sur cloud computing, vos données sont dans une base unique, toujours sécurisée et toujours à jour.

Ajuster votre planning de maintenance préventive avec le logiciel CMMS

Si vous n'avez pas de planning de maintenance préventive en place, c'est le moment d'en mettre un. Vous n'aurez probablement plus jamais ce type d'opportunité. Avec les opérateurs d'équipements hors du chemin, vous pouvez bouger librement dans les installations, collectant l'info d'actifs dont vous avez besoin. Une fois les données en main, vous les envoyez à un fournisseur CMMS qui configurera votre base de données et formera votre personnel sur le logiciel. Rappelez-vous : tout ça peut se faire à distance, y compris la formation.

Si vous avez déjà un programme de maintenance préventive qui tourne, vous voudrez probablement commencer à ajouter et déplacer des PM.

D'abord, planifiez toute la maintenance préventive que vous avez toujours voulu avoir le temps de faire. Retour à l'analogie de la voiture : disons que votre routine régulière est ajouter liquide lave-glace, vérifier l'huile, inspecter visuellement les pneus. Maintenant que vous avez le temps, vous voudrez vérifier tous les liquides, remplacer les balais d'essuie-glace, sortir le manomètre à pneus. Pour les PM existants, pensez à les déplacer et ajuster la fréquence. Si un actif n'est pas utilisé, il n'aura pas besoin du même type ou niveau de maintenance.

Le logiciel CMMS rend cela facile avec la vue calendrier. Une fois que vous voyez tous les PM en même temps, vous avez un vrai sens de comment réorganiser les semaines à venir.

Contrôler les stocks avec le logiciel CMMS

Avec le ralentissement, c'est peut-être un bon moment pour un comptage physique de votre stock. Peu importe la qualité de votre logiciel de suivi de stock, vous devez quand même vérifier vos comptes périodiquement.

Vous devriez aussi penser à réinitialiser vos niveaux de commande (par levels), les niveaux min et max de chaque type de stock que vous portez. Si vous avez ajusté le type et la fréquence de votre planning de maintenance préventive, vos besoins en stock vont changer. Les rouleaux d'un convoyeur avaient peut-être besoin de réalignement ou remplacement tous les six mois, mais c'était quand votre organisation tournait trois quarts. Maintenant que le convoyeur est inactif, vous n'aurez pas besoin d'autant de pièces pour lui sous la main. Ne mettez pas vos niveaux trop bas, par contre. Un effet secondaire du COVID-19 est la perturbation des chaînes d'approvisionnement. Des pièces qui étaient dispo chez les fournisseurs du jour au lendemain peuvent maintenant prendre des jours ou semaines. Assumez des délais accrus et stockez en conséquence.

Et si vous avez plus d'une installation, vous pouvez commencer à regarder des façons de partager le stock. Au lieu d'attendre un fournisseur, vous pouvez probablement récupérer des trucs de votre autre installation plus vite.

Tout ça est facilité par le logiciel CMMS. Comme ils incluent pièces et matériaux associés, dès qu'un technicien clôture un bon de travail, le logiciel ajuste les niveaux de stock en temps réel. Et quand vous descendez sous un niveau minimum personnalisable sur une pièce ou matériau, le logiciel vous aide à réapprovisionner en automatisant une partie du processus de bon de commande.

Assurez-vous toujours de gérer les livraisons de stock en sécurité. Les Manufacturiers et Exportateurs Canadiens ont récemment publié directives et meilleures pratiques. Il y a encore des questions sur la durée de stabilité et d'infectiosité du virus sur les surfaces, donc il vous faut politiques et procédures pour assurer la sécurité. Exemple : imposer la distanciation sociale avec les livreurs et porter gants pour manipuler la paperasse associée.

Suivre et reporter avec le logiciel CMMS

Pour les arrêts d'usine et maintenance planifiés, il y a toujours des métriques. Les organisations fixent des objectifs et suivent leur succès relatif. Exemples : zéro accident, dans les budgets, dans les temps, ratio travail planifié / non planifié.

Pour les arrêts partiels et complets COVID-19, vous devrez considérer votre définition du succès et suivre votre performance. Vous pouvez regarder le pourcentage de PM complétés à l'heure, par exemple. Ou suivre combien de projets de maintenance mis sur le feu arrière sont enfin clos. Pour un arrêt partiel, vous pouvez encore regarder la disponibilité et le ratio bons à la demande / travaux planifiés.

Il est important de se focaliser sur la sécurité et les étapes que votre organisation prend pour combattre la propagation du COVID-19, et une grande partie d'encourager les meilleures pratiques est le suivi complet. Par exemple, vous pouvez avoir tous vos bons de travail de sanitation sous la même catégorie dans le CMMS, facilitant leur extraction dans le module de reporting.

Préparer un retour plus fort avec le logiciel CMMS

Tout ce que vous faites pendant l'arrêt doit vous préparer pour le retour inévitable à pleine capacité. Arrêtez vos actifs correctement pour les remettre en ligne plus facilement. Faites de la maintenance maintenant pour qu'ils tournent plus rond plus tard. Gérez votre stock pour avoir les bonnes pièces au bon moment, maintenant et dans le futur. Faites tout selon les meilleures pratiques actuelles de sécurité.

Le logiciel CMMS a toujours du sens, mais maintenant plus que jamais, vous devez prendre le contrôle de vos opérations de maintenance. Si vous n'avez pas encore de CMMS ou si vous en avez un mais qu'il ne livre pas ce qu'il promettait, c'est le moment d'obtenir la solution qui vous convient.

Nous sommes là pour aider. Nous pouvons planifier une démo live à distance et vous montrer toutes les fonctionnalités clés pour gérer les arrêts.