Maximiser l'efficacité des installations : comment le logiciel CMMS protège la valeur et réduit les coûts

Avec l'incertitude économique actuelle due au COVID-19, l'efficacité en maintenance d'installations est devenue cruciale. Plus que jamais, les gestionnaires d'installations et de maintenance doivent en faire plus avec moins. Le logiciel CMMS peut aider. C'est un outil puissant pour protéger la valeur et couper les coûts.

Si le logiciel CMMS postulait pour un job dans votre département, son CV dirait : « Excellent communicateur, mémoire d'éléphant, et vrai sens des chiffres. »

Introduction rapide au logiciel CMMS

Les plateformes CMMS modernes utilisent le cloud computing, ce qui signifie que toutes vos données vivent dans une base de données sécurisée unique, accessible par tous dans l'équipe, de n'importe où, n'importe quand. Plus de chasse aux bons de travail griffonnés sur bouts de papier. Plus de chasse aux pièces jointes de tableurs obsolètes sur de vieux emails. Tout est en un seul endroit, sûr, sécurisé, accessible. Et comme tout se fait en temps réel, votre département peut réagir aux demandes changeantes sans accroc. Tout le monde est dans la boucle, travaillant sur les mêmes données à jour.

Le logiciel CMMS est vraiment bon pour capturer les données et les garder sûres. Il est aussi vraiment bon pour les traiter et générer des rapports bourrés de graphiques et KPI pour prise de décision pilotée par les données. En quelques clics rapides, vous voyez le grand tableau de la maintenance. Et savoir où va votre budget est la première étape pour réduire le gaspillage.

Quelque chose qui a toujours été vrai mais est devenu plus important récemment : votre fournisseur CMMS fait tout le gros œuvre IT pour vous. Ils maintiennent les serveurs, sécurisent et sauvegardent les données, mettent à jour et upgradent le logiciel. Cela veut dire pas de travail extra pour votre équipe IT, qui est probablement déjà occupée à soutenir d'autres départements qui ont fait un passage non planifié au travail à distance.

Maintenant qu'on sait ce que c'est et un peu comment ça marche, regardons comment le logiciel CMMS protège la valeur et coupe les coûts.

Protéger le « savoir tribal » avec le logiciel CMMS

Pour beaucoup de départements, leur possession la plus précieuse est le savoir durement acquis sur les actifs qu'ils maintiennent. Personne ne connaît une machine ou équipement mieux que les techniciens qui l'ont fait tourner. Quand quelqu'un peut diagnostiquer un problème juste en écoutant un actif ou en posant la main dessus pour sentir les vibrations, c'est impressionnant. Et très dangereux.

Parce que dès que vous perdez les techniciens, vous perdez aussi tout ce savoir-faire. Ce n'est pas un nouveau problème, et il y a même une super légende urbaine là-dessus. Dans l'histoire, un technicien maintenance prend sa retraite après des années sur le job. Dans le premier mois, il est rappelé par son boss désespéré. Une machine est en panne et aucun des nouveaux techniciens ne sait la remettre en marche. Le technicien retraité arrive, fait quelques tours de la machine, et marque un endroit à la craie. C'est la pièce à remplacer, explique-t-il. Puis il présente sa facture à son vieux boss. La marque de craie ? Un centime. Savoir où mettre la marque ? Dix mille dollars.

Le logiciel CMMS protège toute l'expérience et le savoir-faire de vos techniciens en facilitant l'inclusion de beaucoup d'info dans les bons de travail. Rappelez-vous : les bons de travail ne sont pas griffonnés sur du papier ou coincés dans des tableurs. Ils sont dans le CMMS, facilitant l'ajout de tout ce dont les techniciens ont besoin pour faire le travail correctement et clore efficacement, dont :

• Instructions étape par étape
• Checklists personnalisables
• Schémas numériques, manuels, images
• Pièces et matériaux associés

Un bon logiciel CMMS a même des plans de site interactifs et cartes de sol.

L'histoire du technicien retraité et la facture de dix mille dollars n'est qu'une histoire. Mais les départements perdent vraiment beaucoup de valeur quand les techniciens partent à la retraite ou vers d'autres entreprises.

Gérer les stocks avec le logiciel CMMS

Une mauvaise gestion des stocks mène au gaspillage. Quand un actif est hors ligne, l'entreprise paie des opérateurs à ne rien faire. Vous payez des techniciens pour travailler sur l'actif, et si ça prend du temps, vous pourriez aussi payer des heures sup. Il y a aussi le coût de la production perdue. Si l'arrêt s'étire assez, l'entreprise pourrait être forcée de faire des quarts supplémentaires. Si vous n'avez pas les bonnes pièces et matériaux sous la main, tout prend encore plus longtemps, ce qui veut dire que chaque coût explose. En plus, vous devez dépenser plus en livraisons express pour obtenir les pièces et matériaux dont vous avez besoin.

Mais garder le maximum en stock n'est pas la réponse. Le stock a des coûts de possession. Il vous faut où le garder, et s'il est sensible à la température ou la lumière, il faut créer et maintenir le bon environnement. Si vous ne l'utilisez pas à temps, il va expirer, se dégrader, ou devenir obsolète. Exemple : les courroies de ventilateur sèchent et craquent. Pièces de rechange pour un vieux chariot élévateur deviennent inutiles l'instant où l'entreprise vend le chariot pour la ferraille. Quand vous avez trop de stock, après l'avoir payé, puis payé pour le stocker, vous finissez par le jeter.

Avec le stock, trop c'est aussi mauvais que pas assez. Le logiciel CMMS vous aide à définir les bons niveaux pour chaque matériau et pièce de rechange en regardant les bons de travail historiques, plannings de maintenance préventive, et délais des fournisseurs. Vous trouvez un point idéal où vous avez la plus petite quantité sous la main sans jamais manquer avant que la prochaine livraison n'arrive juste à temps.

La gestion des stocks a toujours été importante, mais avec les nouvelles tensions croissantes sur les chaînes d'approvisionnement, vous devez vraiment vous assurer d'avoir les bons contrôles de stock en place. Il y a quelques mois, vous pouviez manquer une pièce et pas trop vous inquiéter car vous saviez pouvoir l'obtenir en express overnight. Mais maintenant, ça pourrait ne plus être une option. Comme les transporteurs se concentrent uniquement sur les produits essentiels, il devient de plus en plus difficile de sourcer pièces et matériaux.

Planifier la maintenance préventive avec le logiciel CMMS

C'est simple. L'arrêt coûte cher. La maintenance préventive attrape les petits problèmes avant qu'ils n'aient la chance de grossir en gros problèmes. Ça réduit l'arrêt, et ça coupe les coûts.

Où le logiciel CMMS intervient ? Il rend beaucoup plus facile la mise en place et le suivi d'un planning de maintenance préventive. Rappelez-vous : votre CMMS va être bourré de données sur vos opérations. Quand la base est d'abord configurée, elle est bourrée de données sur vos actifs. Puis chaque fois que quelqu'un génère ou clôture un bon de travail, le logiciel de bons de travail capture toutes ces données aussi. Chaque pièce importante de données est ajoutée.

Et tout ça peut être utilisé. Avec ces données, vous voyez facilement non seulement quels actifs ont besoin de plus d'attention, mais aussi quel type. Exemple : le convoyeur a lâché trois fois en deux mois. À chaque fois, c'était parce qu'une courroie s'était désalignée. Vous pouvez mettre un bon de travail préventif toutes les quelques semaines pour inspecter visuellement et ajuster la courroie. Une fois le planning mis, le logiciel CMMS le rend plus facile à suivre. Chaque PM est là sur le calendrier. Vous pouvez même configurer le logiciel pour envoyer des rappels par email.

Quel que soit l'impact du COVID-19 sur votre organisation, la maintenance préventive peut être une partie importante de la réponse. Si vous faites face à une production réduite, vous avez maintenant le temps d'investir pour vous mettre en place avec un CMMS, vous mettant en meilleure position quand les choses reprendront inévitablement. Ou votre organisation a peut-être été poussée en surrégime pour rencontrer une nouvelle demande inattendue. Réduire les arrêts par maintenance préventive devrait être un de vos axes principaux.

Démarrer avec le logiciel CMMS

Pour comprendre le logiciel CMMS, il faut faire plus que lire à son sujet. Pour vraiment sentir comment ça marche et comment ça peut marcher pour votre département, il faut le voir en action.