Optimisez votre essai CMMS : conseils pour une évaluation réussie

Un essai gratuit peut être une étape cruciale pour trouver la bonne solution CMMS. C'est votre chance de tester le logiciel, de voir comment il fonctionne et de décider s'il vous convient.

Mais comme la plupart des opportunités, il faut être préparé pour en tirer le meilleur parti.

Lors d'un essai gratuit, que devriez-vous rechercher et quelles sont les meilleures façons de le faire ?

Voici quelques étapes à suivre pour maximiser votre essai gratuit.

Commencez à vous préparer avant le début de l'essai

Il est judicieux de commencer avant le lancement officiel de l'essai. Généralement, vous disposez d'environ deux semaines d'accès, ce qui est suffisant, mais vous ne voulez pas perdre de temps à faire le travail préliminaire que vous auriez pu faire plus tôt.

À quoi ressemble ce travail préliminaire ?

Assurez-vous d'avoir une idée claire de ce que vous voulez accomplir avec l'essai. Cela peut aller d'un simple « Je veux savoir si cette solution CMMS est bonne » à une liste de contrôle complexe de 100 points couvrant tous les aspects de la conception et de l'application d'un logiciel CMMS.

Réservez du temps pour explorer le CMMS. Si vous savez déjà que la semaine prochaine est chargée avec des maintenances préventives impliquant toute l'équipe plus des fournisseurs tiers, et qu'en plus vous attendez une grosse livraison de pièces et matériaux à trier et ajouter à votre inventaire, et que trois de vos meilleurs techniciens sont en vacances…

Chaque semaine est chargée pour les services de maintenance, surtout si vous cherchez des solutions CMMS modernes parce que vous luttez encore avec les vieilles méthodes papier et tableurs. Planifiez du temps pour tirer le maximum de l'essai.

Réservez aussi du temps pour toute autre personne qui doit examiner le logiciel, notamment les techniciens de maintenance. Cela peut être aussi formel qu'une réunion assise ou aussi informel qu'une discussion pendant le déjeuner.

Dans tous les secteurs, les taux d'échec des implémentations peuvent atteindre 80 %, souvent parce que les personnes qui devraient utiliser le logiciel décident qu'il est trop difficile à apprendre ou qu'il les gêne simplement.

Vous pouvez éviter ce problème en vous assurant dès le début que les techniciens adhèrent au projet. Obtenir leur adhésion contribue grandement au succès de votre projet CMMS.

Assurez-vous d'avoir les coordonnées de quelqu'un chez le fournisseur CMMS. Si vous en êtes au stade de l'essai gratuit, il est certain que vous êtes sur le radar de quelqu'un et qu'il sait comment vous contacter. Mais assurez-vous de savoir comment les contacter si vous avez des questions pendant l'essai.

Une fois cela fait, nous pouvons voir comment maximiser votre essai CMMS une fois qu'il commence.

Ne pensez pas seulement en termes de fonctionnalités ; regardez aussi la facilité d'utilisation du CMMS

Il est tentant de plonger directement dans les fonctionnalités, mais il y a quelques éléments à vérifier d'abord.

Et le premier sur la liste est l'UX global, la mise en page et la facilité d'utilisation.

Ouvrez le CMMS sur autant d'appareils différents que possible, y compris ordinateur de bureau, tablette et smartphone. Comparez l'affichage sur chaque écran. Est-il parfait sur ordinateur mais encombré sur mobile ? A-t-il plus de sens sur la tablette que sur l'écran d'ordinateur dans votre bureau de maintenance ?

Pourquoi est-ce important ? Rappelez-vous que chaque type d'utilisateur accède principalement au CMMS depuis un appareil. Ainsi, quand le PDG génère des rapports, c'est depuis un ordinateur de bureau. Mais quand les techniciens consultent les bons de travail et scannent des codes-barres, c'est depuis l'application mobile de maintenance. Quand vous évaluez la qualité du CMMS pour un utilisateur donné, assurez-vous de regarder l'appareil correspondant.

Voyez combien vous pouvez comprendre par vous-même. En regardant simplement le logiciel, où se trouvent les éléments à l'écran et comment ils sont étiquetés, combien pouvez-vous deviner ?

Ce devrait être beaucoup. Si une entreprise conçoit correctement son logiciel, il devrait être généralement auto-explicatif. Cela ne signifie pas que vous maîtriserez le logiciel du jour au lendemain. Un logiciel CMMS n'est pas comme des applications de jeux comme Candy Crush ou Tetris qu'on apprendmostly par essais et erreurs. Mais quand un CMMS est vraiment facile à apprendre, vous devriez pouvoir en comprendre les bases assez rapidement.

Concentrez-vous sur les fonctionnalités CMMS dont vous savez avoir besoin

Beaucoup de logiciels de gestion de maintenance viennent avec de longues listes de fonctionnalités, mais vous ne devriez vous soucier que de celles que vous utiliserez vraiment. C'est comme choisir un forfait câble. Peu importe le nombre de chaînes que vous obtenez ; ce qui compte, c'est le nombre de chaînes que vous voulez vraiment regarder. Et comme pour le câble, les solutions modernes de gestion de maintenance sont des services d'abonnement. La dernière chose que vous voulez, c'est de payer pour un tas de choses que vous n'utiliserez jamais.

Ce conseil peut sembler étrange au premier abord, mais il peut être utile de ne pas penser du tout aux fonctionnalités. Au lieu de cela, concentrez-vous sur les flux de travail, des ensembles de fonctionnalités connexes qui travaillent ensemble pour vous aider à accomplir des tâches de maintenance. Pourquoi ? Parce que c'est ainsi que les gens utilisent les logiciels CMMS.

Par exemple, vous pourriez vous concentrer sur ce cas d'utilisation courant :

1. Générer un nouveau bon de travail à la demande
2. L'assigner à un technicien de maintenance
3. Accepter le bon de travail
4. Ajouter des commentaires au bon de travail
5. Le clôturer
6. Examiner son historique à l'aide de KPI et de rapports

Maintenant, au lieu de seulement savoir comment fonctionnent les fonctionnalités, vous avez une idée de ce que ce serait d'utiliser le CMMS au quotidien.

Vérifiez les différences entre l'application et le bureau

Cela revient à essayer de comprendre comment le logiciel fonctionne différemment pour différents utilisateurs. Aussi, vous voulez vous assurer de ne manquer aucune fonctionnalité.

L'application mobile Hippo CMMS est un exemple parfait. Si vous n'essayez que la version bureau, vous manquez toutes les fonctionnalités de l'application.

Pourquoi y a-t-il des fonctionnalités différentes selon les appareils ? Parce que l'application réside directement sur l'appareil mobile, elle peut s'intégrer directement au logiciel et au matériel, créant des opportunités pour de nouvelles fonctionnalités, notamment :

• Notifications push
• Scan de codes-barres
• Reconnaissance vocale sur les bons de travail
• Synchronisation hors ligne

S'il y a des fonctionnalités uniquement sur l'application, assurez-vous de prendre le temps de les tester.

Vérifiez aussi le support, les ressources et les mises à jour logicielles des fournisseurs CMMS

Une fois que vous avez examiné l'UX, la facilité d'utilisation et la mise en page, vous pouvez regarder les fonctionnalités et comment elles s'articulent en flux de travail.

À partir de là, prenez le temps d'examiner le centre de ressources du fournisseur. Ce n'est pas strictement une partie du logiciel, mais c'est une partie importante de l'expérience utilisateur globale, et c'est ce que vous essayez d'évaluer pendant l'essai gratuit.

Les experts en design d'Apple sont célèbres pour leur travail pionnier en expérience utilisateur, qu'ils définissent de manière surprenante large. En fait, l'un de leurs chefs designers a expliqué que l'expérience utilisateur est l'ensemble de vos interactions avec le produit, jusqu'à la facilité de transporter votre nouvel ordinateur du magasin à votre voiture. Ils ont donc redessiné les boîtes pour les rendre plus faciles à transporter et plus susceptibles de tenir sur les banquettes arrière.

Essayez d'examiner les outils de support, notamment :

• Ressources
• Vidéos
• Tutoriels de fonctionnalités

Résumé rapide

Les essais gratuits sont un excellent moyen d'explorer les logiciels CMMS et de trouver celui qui vous convient le mieux. La clé pour en tirer le maximum est d'arriver préparé. Planifiez du temps pour vous et votre équipe pour examiner le CMMS.

Ne vous concentrez pas uniquement sur les fonctionnalités. Regardez d'abord la mise en page et le design global. Rappelez-vous, si c'est difficile à utiliser, personne dans votre équipe de maintenance ne l'utilisera. Prenez le temps de réfléchir à quelques cas d'utilisation courants à tester. Il est plus logique de penser en termes de flux de travail que de fonctionnalités individuelles.

Ne vous concentrez pas uniquement sur le logiciel. Votre essai gratuit est une chance d'explorer l'expérience utilisateur complète, y compris en consultant certaines des ressources.

Prochaines étapes

Maintenant que vous savez comment en tirer le maximum, il est temps de vous inscrire dès maintenant pour votre essai gratuit de 14 jours avec Hippo CMMS.