Choisir le bon CMMS : logiciel gratuit, open source ou version d'essai expliqués

Les logiciels de gestion de maintenance existent sous toutes formes, incluant versions gratuites, open source, et d'essai (trial) CMMS. Et chacun a ses propres avantages et inconvénients liés pas seulement au prix mais aussi à la facilité d'implémentation et d'utilisation.

Comment être sûr d'obtenir celui qui marche le mieux pour vous ?

L'astuce : connaître les différences entre logiciel gratuit, open source, et d'essai.

La première étape pour décider entre gratuit, open source, et essai est de comprendre vos options, donc clarifions d'abord toute confusion possible.

Définition des logiciels CMMS gratuits, d'essai, et open source

Avant de regarder les pour et contre de chacun, il faut des définitions claires.

Logiciel CMMS gratuit

Étrangement, la définition de « gratuit » dépend de qui vous demandez.

Pour certains, le mot est directement lié à la liberté, et un logiciel n'est gratuit que si l'utilisateur peut jouir de la liberté de l'utiliser comme il veut, examiner et modifier le code source facilement, et distribuer versions originale et modifiées. Ici, gratuit n'est pas une question de prix. C'est une question de liberté.

Pour le reste d'entre nous, gratuit c'est tout au prix. Si on n'a pas à payer pour le logiciel, c'est gratuit.

Mais ça amène la question : pourquoi quelqu'un donnerait un logiciel gratuitement ?

Il y a plein de raisons possibles. Ça peut être un projet passion. Quelqu'un cherchait une nouvelle façon de faire quelque chose, l'a construit, et veut maintenant partager.

Ou ça peut être une entreprise espérant faire entrer les gens dans leur écosystème logiciel. Si les gens aiment la version gratuite, ils pourraient upgrader vers une payante. Dans beaucoup de cas, le logiciel est gratuit parce que vous êtes le produit de cette entreprise. Exemple : Facebook vous laisse utiliser leur logiciel gratuitement car ils peuvent revendre vos données utilisateurs aux annonceurs. Et ce n'est pas que les réseaux sociaux qui marchent comme ça. Quand est-ce que vous avez payé pour un compte email la dernière fois ?

Logiciel CMMS open source

Facile de confondre gratuit et open source parce que beaucoup de logiciels open source sont aussi gratuits. Mais il y a des différences importantes.

Le « open » dans open source se rapporte à la licence, qui permet à n'importe qui d'utiliser, modifier, et partager le logiciel librement. Il y a actuellement un processus pour devenir officiellement open source, et les organisations peuvent choisir parmi une longue liste de licences open source, incluant MIT, Apache, Mozilla.

Donc un logiciel peut être gratuit mais pas open source si vous n'avez pas le droit de le modifier ou partager librement.

Une caractéristique commune du logiciel open source : développé et maintenu par une communauté dédiée de supporters. Mais ce n'est pas toujours le cas. Il y a plein d'exemples de logiciels open source qui sont le fruit de la passion et l'effort d'une seule personne.

Logiciel CMMS d'essai (trial)

Les essais existent sous diverses formes, mais l'idée centrale est la même : essayer avant d'acheter. C'est basically pareil qu'essayer une voiture. L'autre caractéristique importante des essais : ils finissent. Vous pouvez kicker les pneus et faire un tour, mais à un moment, vous devez la ramener.

En dehors de ces deux traits communs, il peut y avoir plein de différences entre essais. Parfois, vous ne pouvez utiliser que certaines fonctionnalités pendant l'essai. D'autres, vous pouvez tout utiliser mais un nombre limité de fois. Donc sur une version d'essai de logiciel de gestion de stock, vous pourriez créer un bon de travail mais pas le sauver. Ou le sauver mais pas l'assigner.

Avantages et inconvénients des logiciels CMMS gratuits, d'essai, et open source

Maintenant qu'on sait ce qu'ils sont et comment ils diffèrent, regardons les pour et contre. Au final, il n'y a pas une meilleure solution pour tous. Ça dépend de votre situation, besoins, et tolérance pour chaque lot d'inconvénients.

Avantages des logiciels de gestion de maintenance gratuits

Voici tous les meilleurs côtés des logiciels de gestion de maintenance gratuits.

Le meilleur de tout : c'est gratuit

Argument de vente génial, surtout quand la plupart des CMMS coûtent de l'argent.

Quels coûts évitez-vous avec un logiciel maintenance gratuit ? D'abord, vous sautez les coûts d'implémentation, liés à mettre vos données dans le logiciel et former votre équipe. Ensuite, pas de paiements récurrents. Généralement, les fournisseurs CMMS utilisent le modèle SaaS (Software as a Service) : au lieu d'acheter le logiciel, vous y êtes abonné. Pareil que Netflix, où vous payez chaque mois pour l'accès à leur service.

« Risque perçu » plus bas, plus facile de changer d'avis

Et parce que c'est gratuit, ça semble plus facile de commencer, et si vous n'aimez pas, reculer et arrêter d'utiliser le logiciel.

Une grande partie de l'attraction du logiciel gratuit est le faible « risque perçu ». Il y a une relation directe entre les coûts associés à une décision et combien elle nous stresse. Pas de problème de risquer quelques euros pour essayer une nouvelle barre chocolatée ou marque de céréales. Vous perdez pas grand-chose si ça marche pas. Mais peu de gens achèteraient une maison sans la visiter.

Inconvénients des logiciels de gestion de maintenance gratuits : vous en avez pour votre argent

Le logiciel gratuit vient avec inconvénients à considérer soigneusement. Avec le gratuit, vous pouvez foncer tête baissée dans le fait que « Y'a pas de repas gratuit ».

Pas de support pour installation, formation, aide continue quand vous avez des problèmes

Un des avantages du logiciel gratuit est que vous n'avez pas à payer l'implémentation. Mais la raison pour laquelle vous n'avez pas à payer, c'est que vous n'en avez pas.

Et au final, ça veut dire que vous devez la développer et la livrer vous-même.

À quoi ça ressemble ? Tout seul, vous devez charger toutes les données dans le logiciel, en suivant les meilleures pratiques actuelles pour cohérence, exactitude, et architecture de l'information. Et puis, vous devez commencer à former l'équipe maintenance.

Même pour le CMMS le plus basique, vous avez besoin de manuels et vidéos de formation. Et il vous faut quelqu'un pour animer des sessions de formation pour tous dans l'organisation qui utilisent le logiciel. Et pas qu'un set. Comme les gens utilisent le CMMS différemment selon leur rôle, il vous faut des supports de formation adaptés. Exemple : un set pour les techniciens, un autre pour le PDG.

Logiciel CMMS gratuit mais bases de données payantes

Même si vous avez le logiciel gratuit, il faut payer pour que vos données vivent quelque part. Votre première option : serveur sur site (on-premises), ce qui veut dire payer le matériel initial puis coûts récurrents pour upgrades et remplacements. En plus, si vous ne savez pas configurer et maintenir un serveur, il faut payer quelqu'un qui sait.

Votre seconde option : serveur cloud, ce qui veut dire louer de l'espace à un fournisseur commercial. Avantage : quelqu'un d'autre gère une partie de l'overhead IT pour vous. Mais c'est un coût additionnel venant de votre logiciel gratuit.

Avantages des logiciels de maintenance préventive open source

Rappelez-vous : la différence entre gratuit et open source n'est pas tant le prix que les façons dont vous pouvez modifier et utiliser le logiciel, créant un autre set de pour et contre.

Accès direct au code source

Si vous vouliez, vous pourriez personnaliser le logiciel et obtenir exactement ce qu'il vous faut. Chaque fonctionnalité finement accordée à vos specs exactes.

Ça sonne bien sur papier, mais c'est pareil que dire un des avantages de votre voiture est que vous pouvez ouvrir le capot et travailler dessus vous-même. Génial pour ceux qui savent réparer les voitures, mais zéro valeur réelle pour ceux qui vont payer un mécano qualifié pour faire tout le travail de toute façon.

Sûreté et sécurité

Le logiciel open source tend à être développé par de grandes communautés de bénévoles dédiés, ce qui peut être un gros avantage pour garder le logiciel et vos données sûrs et sécurisés. L'idée : avec autant de gens qui regardent et bossent sur le code, tous les bugs et vulnérabilités sont chopés plus tôt. Et pas juste au développement initial. Le support continu et les upgrades aident à garder tout sûr et stable sur la vie du logiciel.

Inconvénients des logiciels de maintenance préventive open source

Comme avec le gratuit, il y a des contre qui vont avec tous les pour.

Sûreté et sécurité

C'était pas un des avantages ?

Vaut la peine de rester sur ce sujet un peu plus. Pour les mêmes raisons que l'open source est censé être plus sûr, il est aussi potentiellement plus dangereux.

Avec le logiciel propriétaire (celui qu'on paye), il y a un plus petit groupe de développeurs, ce qui rend beaucoup plus facile pour l'entreprise de vérifier soigneusement les développeurs et tracker qui a fait quoi au code source. Avec l'open source, parce que c'est si ouvert, c'est beaucoup plus facile pour quelqu'un de glisser du code malveillant, crasher votre système, et voler vos données.

Modèles de financement = vous payez quand même finalement

Comme avec le gratuit, il y a des coûts. D'abord, payer pour setup et formation. Rappelez-vous : pas qu'un set de supports. Comme vous avez différents types d'utilisateurs, il vous faut différents types de formation.

Avec les programmes open source plus populaires, vous pouvez probablement trouver du matériel de formation existant développé par la communauté du logiciel. Il y a peut-être même des entreprises qui fournissent la formation. Mais, encore, il faut les payer.

Disons que vous adorez le logiciel mais souhaitez vraiment cette fonctionnalité spécifique en plus. Exemple : le CMMS gratuit permet de mettre en place un PM, mais vous ne pouvez pas différencier flottant/fixe ou compteur/temps.

Comment obtenir la fonctionnalité indispensable ?

Parfois, il faut la développer vous-même, ce qui n'est possible que si vous avez un département IT staffé avec les bonnes personnes et financé au bon niveau. Combien ça vous coûte de faire coder et tester une nouvelle fonctionnalité par le chef IT pendant des heures ?

Votre autre option : les primes de fonctionnalité (feature bounties). Postez votre demande sur une page comme BountySource et attendez que quelqu'un crée ou affine la fonctionnalité pour vous. Là encore, il faut payer. Mais seulement si vous avez la chance que quelqu'un décide de bosser sur votre demande.

Avantages des logiciels de gestion de stock d'essai

Contrairement aux deux premiers, le logiciel d'essai est un regard limité dans le temps sur le logiciel propriétaire que vous envisagez d'adopter. Mais comme les deux premiers, il a ses propres pour et contre.

Avoir un vrai ressenti du logiciel

Rappelez-vous la première fois que vous êtes monté derrière un volant et avez essayé de conduire ? Ce mélange d'excitation et de nervosité. Savoir juste à peu près ce que vous faisiez…

C'est étrange parce que la première fois que vous avez conduit était probablement aussi le millionième fois que vous étiez dans une voiture. En fait, pensez à toutes les fois où vous aviez déjà vu quelqu'un d'autre conduire dans les films, à la TV, et dans la vraie vie. Et pour tout ce regard, vous n'étiez toujours pas à 100 % sûr de comment faire.

C'est pareil avec le logiciel. Vous avez peut-être vu des vidéos en ligne et même des démos live, mais le faire vous-même est toujours différent. La seule façon de vraiment savoir si le logiciel est facile à apprendre, c'est d'essayer de l'apprendre. Et la seule façon de savoir s'il répond à vos besoins, c'est d'essayer de l'utiliser. Rien ne bat l'expérience directe.

Si vous voulez une meilleure idée de comment le logiciel marcherait pour vous en pratique, pas juste en théorie, un essai est un super moyen sans risque de le découvrir.

Mettre plus d'yeux sur le logiciel

Les démos sont super pour voir le logiciel live et en action. Mais c'est dur de caler les emplois du temps pour que tout le monde puisse assister. Aussi, y a une limite à combien de gens vous pouvez tasser autour d'un écran.

Mais beaucoup d'essais logiciels durent deux semaines ou plus, ce qui est bien assez pour que tout le monde dans l'équipe maintenance prenne le logiciel pour un tour. Vous avez la chance de mettre en place des bons à la demande et inspections PM, et les techniciens ont la chance de bosser avec le logiciel sur le terrain.

Inconvénients des logiciels de gestion de stock d'essai

Les essais sont super, mais pas sans quelques petits soucis.

Une partie peut être des données factices (dummy data)

Une bonne base de données prend du temps, c'est une raison pour laquelle le logiciel gratuit n'est pas sans coûts, dont ceux pour mettre vos données dans la base. Même pour une petite opération sans beaucoup d'actifs et équipements, vous ne voulez pas passer beaucoup de vos 14 jours à préparer la base.

Donc, le fournisseur CMMS peut précharger le logiciel avec un peu de données factices. Comme ça, vous avez la chance d'essayer le logiciel tout de suite.

Le problème : vous ne voyez pas toutes vos données et flux packés et construits comme après une implémentation complète. Mais la bonne nouvelle : vous commencez à jouer avec le logiciel tout de suite, et vous pouvez ajouter assez de vos propres données pour avoir un vrai ressenti du CMMS et ses fonctionnalités, incluant gestion d'actifs, gestion bons de travail et maintenance préventive, contrôle de stock.

Toutes les bonnes choses ont une fin, même un essai CMMS

Ça dépend du fournisseur, mais peu importe la durée de l'essai, il finit par se terminer. Pour tirer le max de votre essai et être sûr qu'il ne semble pas finir trop tôt, il faut un peu planifier à l'avance.

Assurez-vous d'avoir une idée des fonctionnalités spécifiques que vous voulez essayer et des flux maintenance que vous voulez mettre en place. Ça peut être une bonne idée de créer une checklist pour être sûr de tout couvrir.

Aussi, assurez-vous de coordonner avec d'autres membres clés de l'équipe. Ne lancez pas l'essai juste quand votre technicien senior de confiance prend une semaine de vacances. Vous voulez les bonnes personnes avec assez de temps sur le logiciel.

Et assurez-vous d'avoir un contact fiable chez le fournisseur CMMS au cas où vous avez des questions. Rappelez-vous : même le CMMS le plus facile à utiliser vient avec formation, donc c'est parfaitement naturel d'avoir des questions pendant l'essai. Quand vous avez quelqu'un chez le fournisseur capable de vous guider à travers les accrocs, vous tirez beaucoup plus de valeur de la période d'essai.

Prochaines étapes

Si vous cherchez à passer du papier et tableurs, c'est le moment de contacter des fournisseurs CMMS et démarrer la conversation. Ils pourront expliquer vos options et vous aider à trouver celle qui marche le mieux pour vous.

Une fois votre liste réduite, vous pouvez mettre en place un essai logiciel, kicker les pneus, et sortir quelques données pour un tour.