Retour aux bases : Le guide ultime de la GMAO – Partie 3 : Sélectionner les fonctionnalités pour une implémentation réussie

C'est le moment de la Partie 3 de notre série de blogs Retour aux bases : Le guide ultime de la GMAO. Nous couvrons tout ce que vous devez savoir sur un système GMAO. Si vous avez manqué la Partie 1, vous pouvez la lire ici ou cliquez ici pour la Partie 2 — découverte des fonctionnalités clés GMAO.

Dans cet article, nous discuterons des attributs logiciels importants qui peuvent faire ou défaire une implémentation GMAO réussie.

Lisez la suite pour la Partie 3 — Trouver le bon mélange de convivialité, prix et provisionnement dans votre GMAO.

La semaine dernière, nous vous avons donné un aperçu simple des fonctionnalités GMAO importantes que les clients recherchent généralement dans leur parcours d'achat. Mais l'histoire ne s'arrête pas une fois qu'un logiciel répond à vos critères pour un ensemble particulier de fonctionnalités GMAO. Les facteurs qui distinguent vraiment une GMAO d'une autre vont bien au-delà de leurs fonctionnalités : c'est la façon dont ces fonctionnalités sont livrées et l'étiquette de prix qui l'accompagne. Les attributs logiciels comme le degré de convivialité, la structure tarifaire, et la méthode de livraison du logiciel — installation sur site vs web — contribuent tous à une implémentation réussie dans toute organisation. Nous décomposons les trois et vous montrons quoi chercher dans votre mélange d'attributs logiciels parfait.

1) Facilité d'utilisation dans les logiciels GMAO

Comme nous l'avons dit, il y a généralement un compromis entre utilité et robustesse. Un logiciel GMAO offrant des fonctionnalités étendues peut sembler un choix évident à l'achat, cependant ces systèmes tendent à être encombrés et difficiles à maîtriser. De plus, certaines entreprises de logiciels de maintenance informatisée négligent la conception conviviale et une interface épurée. Elles omettent de les tester sur des utilisateurs sans solide background technique, ou d'implémenter des mises en page graphiques intuitives.

La convivialité est l'un des facteurs les plus cruciaux pour une implémentation GMAO réussie. On estime que 40 à 80 % des implémentations GMAO échouent la première année, donc toute complexité superflue pose un risque réel pour l'adoption. Si les gestionnaires maintenance passent plus de temps à apprendre un logiciel complexe, naviguer dans des menus complexes, ajuster diverses permissions utilisateur et contacter urgemment le support technique, qu'à effectuer de réelles tâches de maintenance, il est peu probable qu'ils aiment leur nouveau système GMAO. À moins que le logiciel ne soit épuré, il y a un risque réel de ne jamais réaliser les bénéfices du logiciel de maintenance informatisé.

Même dans les organisations aux besoins complexes, la GMAO la plus conviviale est souvent le meilleur choix. Armtec Infrastructure Inc., fabricant de matériaux de construction et d'infrastructure, en est un exemple parfait. Ils exploitent un réseau de petites usines géographiquement séparées pour répondre plus efficacement, ce qui rend la gestion de maintenance efficace assez difficile.

En 2013, ils utilisaient encore papier et stylo ou tableurs — chaque responsable d'usine gérait sa propre maintenance — et avaient besoin d'un moyen de gérer un programme de maintenance plus centralisé et cohérent. Ils ont soigneusement comparé toutes les options, et ont finalement choisi Hippo CMMS. Il avait toutes les fonctionnalités dont ils avaient besoin, mais les fonctionnalités n'étaient pas le facteur décisif.

« Tout le monde a préféré Hippo parmi tous les packages », a déclaré Leo Logashov, Responsable national de l'excellence opérationnelle. « Nous avons choisi Hippo pour sa simplicité, car certains utilisateurs n'ont pas de compétences informatiques avancées et ne connaissent que les bases. »

2) Provisionnement du logiciel GMAO

Cela peut surprendre de nombreuses entreprises cherchant une GMAO, mais la méthode de livraison du logiciel est tout aussi importante que ce qu'il peut faire. Les systèmes de gestion de maintenance informatisés étaient autrefois uniquement installés sur site. Le service IT devait charger le programme (et les mises à jour) sur un ordinateur local ou un réseau et le configurer manuellement (alternativement, ils devaient installer leur propre serveur sur site). C'était fastidieux et chronophage, et nécessitait souvent beaucoup d'ajustements avant que tout ne fonctionne correctement. Souvent, le programme ne pouvait être accédé que depuis un seul ordinateur. Si l'ordinateur tombait en panne, vous pouviez perdre des années de données en un clin d'œil. De plus, les systèmes GMAO installés étaient bien plus chers que les autres options en raison de coûts initiaux élevés et de coûts récurrents onéreux, les utilisateurs devant payer pour chaque mise à jour supplémentaire lancée par le fournisseur. Le prix élevé était la barrière principale pour de nombreuses entreprises pour accéder à une GMAO ou assurer un ROI.

Aujourd'hui, les logiciels de gestion de maintenance informatisés sont généralement offerts dans le cloud, via un modèle Software as a Service (SaaS). Au lieu d'acheter le programme et les mises à jour et de payer l'IT pour l'installer et le faire tourner, vous payez des frais d'abonnement et laissez le fournisseur logiciel gérer les détails techniques. Vous y accédez de n'importe où, et l'entreprise gère l'installation et les mises à jour automatiquement. Il y a aussi beaucoup moins de risque que vos données soient corrompues ou détruites par une panne informatique, car tout est stocké dans un centre de données sécurisé.

Gardez à l'esprit qu'avec le SaaS, vous dépendez du fournisseur logiciel, il est donc important de vous renseigner sur leurs garanties et leur support. Les services peuvent aller de sessions de formation rapides pour familiariser les utilisateurs avec leur système à une mise en place complète où le fournisseur est responsable de la collecte et l'intégration des données. Différents niveaux de prix, ressources GMAO additionnelles et plans de support technique continu existent pour chaque fournisseur, alors assurez-vous de choisir un fournisseur basé non seulement sur le produit mais aussi sur les services professionnels qu'ils fournissent.

3) Tarification du logiciel GMAO

La plupart de l'industrie des logiciels de gestion de maintenance informatisés offre des licences par utilisateur et par module. En d'autres termes, pour un ensemble de fonctionnalités donné (disons, gestion des bons de travail et gestion des stocks), vous devez payer X dollars par mois pour chaque utilisateur.

Cela peut sembler une bonne affaire si vous avez un petit service maintenance, mais cela vous reviendra en boomerang à mesure que votre entreprise grandit. De plus, ce modèle tarifaire peut limiter votre utilisation de la GMAO. Par exemple, il pourrait être prohibitif de donner accès à des sous-traitants externes ou à des membres du personnel ordinaire qui auraient besoin de déposer des demandes de travail.

D'autres modèles tarifaires, comme celui d'Hippo CMMS, fonctionnent différemment. Nous facturons par installation, pas par tête. Cela permet à nos utilisateurs d'employer le logiciel pour communiquer avec fournisseurs, sous-traitants et quiconque en a besoin. Et comme le prix par installation diminue à mesure que vous ajoutez des installations à votre système, le logiciel devient en fait plus rentable à mesure que vous grandissez.

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L'importance de trouver un logiciel GMAO avec le bon mélange de convivialité, méthode de livraison et structure tarifaire rentable est souvent éclipsée par la poursuite d'un système de gestion de maintenance riche en fonctionnalités. En comprenant la différence entre attributs logiciels et fonctionnalités, les acheteurs peuvent prendre une décision plus éclairée sur le type de GMAO qui conviendrait le mieux à leur organisation.

Maintenant que vous êtes équipé d'une compréhension générale de la composition d'une GMAO, il est temps de tout assembler. Rendez-vous la semaine prochaine pour le dernier article de notre série en 4 parties — Trouver le bon ajustement : Les meilleures questions à poser aux fournisseurs GMAO.

Devoir semaine 3 : Lisez notre article invité pour en savoir plus sur le compromis entre logiciel convivial vs robuste.

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