Le guide ultime de la GMAO : Partie 4 – Choisir le bon système pour votre organisation

C'est le moment de notre dernière partie de la série Retour aux bases : Le guide ultime de la GMAO. Nous couvrons tout ce que vous devez savoir sur un système GMAO. Cliquez ici si vous avez manqué la Partie 1, ici pour la Partie 2, et ici pour la Partie 3.

Dans cet article, nous discuterons de comment trouver le bon ajustement entre votre GMAO et votre organisation en déterminant les meilleures questions à poser.

Lisez la suite pour la Partie 4 — Trois questions importantes à poser lors de la recherche de la bonne GMAO pour votre organisation.

Comme pour tout achat, qu'il s'agisse d'acheter une voiture ou de choisir la paire de chaussures parfaite, vous devez poser les bonnes questions pour prendre une décision d'achat éclairée. Une évaluation critique doit être faite pour vraiment comprendre les avantages d'un produit par rapport à un autre. Si vous ne comparez pas un mélange de produits, comment pouvez-vous être sûr d'avoir vraiment trouvé le bon ajustement ?

Aujourd'hui, nous dévoilons trois questions essentielles à poser pour trouver la meilleure GMAO. Avant d'acheter un logiciel GMAO, votre organisation devrait constituer une équipe pour demander :

• Qui a besoin d'utiliser le logiciel,
• Ce qu'il doit faire, et,
• Quels avantages ils en attendent.

1) Qui a besoin d'utiliser le logiciel ?

Commencez par la taille, la répartition, la structure et les compétences de votre service maintenance. Avez-vous une petite équipe faisant des réparations générales sur un seul site, une grande équipe de spécialistes travaillant sur des dizaines de bâtiments, ou quelque chose entre les deux ? Recevez-vous des livraisons mensuelles d'un fournisseur unique, ou travaillez-vous quotidiennement avec un assortiment de fournisseurs et techniciens externes ?

Qu'en est-il des utilisateurs non-maintenance ? Voulez-vous un portail permettant aux autres employés de votre entreprise de déposer des demandes de bons de travail ? La direction utilisera-t-elle la GMAO pour évaluer le service maintenance ? Cette évaluation se fera-t-elle sur plusieurs sites ? Les RH l'utiliseront-elles pour évaluer la performance ? Les réponses à ces questions impacteront directement la portée de votre GMAO et les structures tarifaires disponibles.

2) Que doit faire le logiciel ?

Un petit service de gestion d'installations et maintenance de bâtiment aura des besoins différents d'une grande entreprise manufacturière. Certaines organisations n'ont besoin que d'applications GMAO simples pour créer et suivre les bons de travail. D'autres ont besoin d'un ensemble complet d'outils, incluant maintenance préventive, suivi et gestion des fournisseurs.

N'oubliez pas la mobilité et la facilité d'utilisation. De quelles fonctionnalités les travailleurs ont-ils besoin sur le terrain ? Votre logiciel GMAO doit-il être accessible aux travailleurs peu à l'aise avec l'informatique ou ne parlant pas anglais ? Une interface visuelle simple n'est peut-être pas cruciale pour une équipe de techniciens IT, mais peut être décisive dans une organisation employant des travailleurs peu qualifiés ou des immigrants avec une maîtrise limitée de l'anglais.

Vous devriez aussi penser à ce que le fournisseur doit faire. Avez-vous besoin d'un partenaire GMAO qui peut installer et configurer le logiciel, ou fournir de la formation ? Quel niveau de support avez-vous besoin en cas de bug ? Pouvez-vous vous permettre que le logiciel soit indisponible quelques jours le temps de régler les problèmes, ou avez-vous besoin d'un support client qui vous répondra immédiatement ?

3) Quels avantages attendez-vous du logiciel GMAO ?

Visez-vous une productivité accrue ? Un meilleur suivi et contrôle des dépenses ? Des processus plus standardisés dans votre organisation ? Ou essayez-vous de résoudre des problèmes spécifiques, comme un manque de maintenance préventive, de la désorganisation ou un mauvais contrôle des stocks ?

Il est crucial que la direction et le service maintenance aient leur mot à dire dans le choix du logiciel GMAO. Si la direction décide seule, elle peut se concentrer sur des fonctionnalités tape-à-l'œil, en négligeant l'accessibilité, la mobilité et d'autres fonctionnalités cruciales pour le service maintenance. Si le service maintenance décide seul, il pourrait négliger les fonctionnalités de suivi et reporting dont la direction a besoin. Idéalement, vous devriez aussi consulter d'autres parties prenantes, comme les travailleurs qui doivent déposer des demandes de maintenance ou (en gestion d'installations) les locataires.

Assemblage : La situation revisitée

Rappelez-vous la situation réelle que nous avons décrite au début de la Partie 1 ? Sans l'aide d'une GMAO standardisée, un tapis roulant cassé peut semer le chaos sur l'ensemble de vos opérations. Une fois la GMAO implémentée, cette situation autrefois compliquée est rationalisée et résolue presque immédiatement. Voici comment cela se passerait avec une GMAO en place :

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Révolutionnez votre service maintenance. Il y a des défis avec tout système de gestion de maintenance informatisé. Il peut être difficile de trouver la meilleure option, et de nombreuses entreprises se heurtent à une forte résistance des services maintenance si le logiciel n'a pas le bon flux de travail.

Nous vous encourageons à poser beaucoup de questions, et à vous assurer que vous êtes sur la bonne voie, pour trouver un système qui répond aux besoins de tous.

Si vous êtes prêt à commencer à rechercher des options GMAO, contactez-nous pour un webinaire gratuit en direct et un essai gratuit de 30 jours — nous serions ravis de vous montrer ce que Hippo CMMS peut faire !

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