Retour aux fondamentaux :le guide GMAO ultime, partie 4

Il est temps pour notre dernier épisode de notre série Retour aux fondamentaux :le guide ultime de la GMAO. Nous couvrons tout ce que vous devez savoir sur un système GMAO. Cliquez ici si vous avez manqué la partie 1, ici pour la partie 2 et ici pour la partie 3.

Dans l'article d'aujourd'hui, nous discuterons de la manière de trouver la bonne adéquation entre votre GMAO et votre organisation en déterminant les meilleures questions à poser.

Lisez la partie 4 - Trois questions importantes à poser lors de la recherche de la bonne GMAO pour votre organisation.

Comme tout achat, qu'il s'agisse d'acheter une voiture ou de choisir la paire de chaussures parfaite, vous devez vous poser les bonnes questions pour prendre une décision d'achat éclairée. Une évaluation critique doit être faite afin de bien comprendre les avantages d'un produit par rapport à un autre. Si vous ne comparez pas un mélange de produits, comment pouvez-vous être sûr que vous avez vraiment trouvé celui qui vous convient ?

Dans l'article d'aujourd'hui, nous découvrons trois questions essentielles que vous devriez vous poser pour trouver la meilleure GMAO. Avant d'acheter un logiciel de GMAO, votre organisation doit constituer une équipe pour demander :

• Qui doit utiliser le logiciel,
• Ce qu'il doit faire, et,
• Quels avantages attendent-ils ?

1) Qui a besoin d'utiliser le logiciel ?

Commencez par la taille, la distribution, la structure et les compétences de votre service de maintenance. Avez-vous une petite équipe effectuant des réparations générales sur une seule installation, une grande équipe de spécialistes travaillant sur des dizaines de bâtiments, ou quelque chose entre les deux ? Recevez-vous des expéditions mensuelles d'un seul fournisseur ou travaillez-vous quotidiennement avec un assortiment de fournisseurs et de techniciens externes ?

Qu'en est-il des utilisateurs hors maintenance ? Voulez-vous un portail qui permette aux autres travailleurs de votre entreprise de déposer des demandes de bons de travail ? La haute direction va-t-elle utiliser la GMAO pour évaluer le service maintenance ? Et cette évaluation aura-t-elle lieu dans plusieurs établissements ? Les RH l'utiliseront-elles pour évaluer les performances ? Les réponses à ces questions auront un impact direct sur la portée de votre GMAO et sur les structures tarifaires des logiciels disponibles.

2) Que doit faire le logiciel ?

Un petit service de gestion des installations et d'entretien des bâtiments aura des besoins différents de ceux d'une grande entreprise de l'industrie manufacturière. Certaines organisations ont juste besoin d'applications CMMS simples pour créer et suivre les ordres de travail. D'autres entreprises ont besoin d'un ensemble complet d'outils, y compris la maintenance préventive, le suivi et la gestion des fournisseurs.

N'oubliez pas de penser à la mobilité et à la facilité d'utilisation. À quelles fonctionnalités les travailleurs doivent-ils accéder sur le terrain ? Votre logiciel informatisé de gestion de la maintenance doit être accessible aux travailleurs analphabètes en informatique ou non anglophones ? Une simple interface utilisateur visuelle n'est peut-être pas cruciale pour une équipe de techniciens informatiques, mais elle peut être déterminante dans une organisation qui emploie des travailleurs peu qualifiés ou des immigrants ne maîtrisant pas bien l'anglais.

Vous devez également réfléchir à ce que le fournisseur doit faire. Avez-vous besoin d'un partenaire GMAO capable d'installer et de configurer le logiciel GMAO, ou de dispenser une formation ? De quel niveau d'assistance avez-vous besoin si vous rencontrez un bogue ? Pouvez-vous vous permettre d'arrêter le logiciel pendant quelques jours pendant que vous résolvez les problèmes logiciels, ou avez-vous besoin d'un support client qui vous répondra immédiatement ?

3) Quels avantages attendez-vous d'un logiciel de GMAO ?

Vous visez une productivité accrue ? Meilleur suivi et contrôle des dépenses ? Des processus plus standardisés dans votre organisation ? Ou essayez-vous de résoudre des problèmes spécifiques, comme un manque de maintenance préventive, une désorganisation ou un mauvais contrôle des stocks ?

Il est crucial que la direction et le service de maintenance aient leur mot à dire dans le choix du logiciel GMAO. Si la direction prend la décision seule, elle peut se concentrer sur des fonctionnalités flashy, tout en négligeant l'accessibilité, la mobilité et d'autres fonctionnalités cruciales pour le service de maintenance. Si le service de maintenance prend la décision seul, en revanche, il pourrait ignorer les besoins de gestion des fonctions de suivi et de rapport. Idéalement, vous devriez également parler à d'autres parties prenantes, telles que les travailleurs qui doivent déposer des demandes de maintenance ou (dans la gestion des installations) les locataires.

Mettre les choses ensemble :la situation revisitée

Vous souvenez-vous de cette situation réelle que nous avons décrite au début de la partie 1 ? Sans l'aide d'une GMAO standardisée, une bande transporteuse cassée peut faire des ravages sur l'ensemble de vos opérations. Une fois qu'une GMAO est mise en œuvre, cette situation autrefois compliquée est rationalisée et corrigée presque immédiatement. Voici comment cela se passerait avec une GMAO en place :