Série Expert CMMS : Comment choisir le bon fournisseur – Partie 2

La recherche du bon fournisseur de logiciels peut sembler intimidante car ils promettent une variété de fonctionnalités, les meilleurs prix et des garanties de service. Mais avec vos besoins principaux en main, vous pourrez facilement couper à travers le bruit pour trouver le bon produit. Si vous n'avez pas lu Partie 1 : Réalisez 50 % de votre recherche en 4 étapes faciles… sans parler à un commercial, cliquez ici pour découvrir l'importance d'une évaluation des besoins. À partir de là, lisez la suite pour une liste de questions courantes que les acheteurs se posent souvent lors de leur recherche. Pour être utiles, nous avons ajouté des réponses aussi !

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Q1 : Combien de fournisseurs de logiciels devrais-je comparer ?

R1 : Nous vous recommandons de comparer et contraster 3 à 4 fournisseurs. Si vous en regardez trop, vous risquez de vous confondre avec les noms d'entreprises et les fonctionnalités. Vous pourriez même subir un épuisement de l'acheteur, vous décourageant complètement du logiciel de maintenance ou — dans un moment de faiblesse — prenant la mauvaise décision. Si vous comparez trop peu de fournisseurs, vous risquez de passer à côté d'options qui auraient mieux convenu à votre organisation ou qui offrent une meilleure valeur.

Q2 : Quelle est la meilleure approche pour trouver des fournisseurs de logiciels de maintenance ?

R2 : L'un des moyens les plus pratiques de trouver un fournisseur de logiciels est de visiter des sites web de comparaison de logiciels spécialisés dans la mise en relation des besoins des acheteurs avec les fournisseurs de logiciels. Des sites tels que Software Advice et Capterra sont d'excellentes ressources pour les acheteurs pour magasiner gratuitement. Recherchez simplement le type de logiciel que vous recherchez et indiquez vos exigences clés. Le service vous mettra ensuite en relation avec des fournisseurs qui correspondent à cette description. Vous n'avez qu'à remplir un formulaire simple et cliquer sur envoyer, les fournisseurs feront le reste. À partir de là, les représentants des fournisseurs vous contacteront avec des informations sur l'entreprise et pour organiser une démo à l'heure de votre choix ! Ces sites listent également les évaluations des fournisseurs, les avis clients, les profils des fournisseurs et le contenu sur la gestion de maintenance. C'est un guichet unique pour faire du shopping de logiciels en ligne commodément.

Q3 : À quoi dois-je m'attendre lors de mes démos logicielles ?

R3 : Les démos logicielles (ou visites virtuelles en direct du logiciel) sont le meilleur moyen de se familiariser avec l'apparence et la convivialité d'un produit particulier. Les démos d'introduction durent généralement 30 minutes à 1 heure, vous faisant traverser un aperçu large du produit. Assurez-vous d'entrer dans chaque démo avec des objectifs clés ou des buts que vous voulez obtenir du logiciel. Vous rappelez-vous de cette évaluation des besoins que vous avez faite ? C'est là que vous pouvez la mettre en action ! Ayez vos besoins prêts et venez préparés avec un regard critique sur le produit que vous visualisez. Ne faites pas de compromis sur les fonctionnalités logicielles clés qui sont indispensables pour votre entreprise. Savoir ce que vous voulez avant d'entrer dans une démo aidera à éliminer les commerciaux insistants et les logiciels médiocres. Gardez à l'esprit que la simplicité est la meilleure. Optez pour un système qui semble le plus simple à utiliser et facile à naviguer. Si vous êtes confus dans la démo, il y a de fortes chances que vos autres membres d'équipe le soient aussi. Posez autant de questions que possible et ne vous sentez pas bête si vous devez planifier une autre démo pour passer en revue des fonctionnalités supplémentaires ou des éléments plus approfondis.

En même temps, profitez de cette expérience d'achat. Bien que de nombreux fournisseurs aient des fonctionnalités similaires, certains se démarquent avec des modules uniques et une nouvelle approche de la fonctionnalité. Évaluez si ces fonctionnalités telles que les plans d'étage interactifs, les capacités de code-barres ou les modules de gestion d'espace bénéficieraient à votre organisation.

Q4 : Avez-vous des conseils sur les attentes de prix ?

R4 : Les systèmes logiciels ont une large gamme de prix avec de nombreux facteurs différents à considérer. Dans les modèles basés sur le web, nous avons vu des licences mono-utilisateur aller de 25 $/mois à 200 $/mois. Souvent, vous êtes tenu de payer des frais d'abonnement annuels à l'avance, le prix catalogue étant généralement indiqué comme des frais mensuels pour le faire paraître plus bas. Les frais de licence se renouvellent annuellement. Les frais de licence incluent le coût d'utilisation du système et les fonctionnalités incluses dans ce niveau de forfait. La structure de prix peut varier entre les fournisseurs. Les facteurs principaux qui affectent le coût de la licence logicielle sont :

• Nombre d'utilisateurs - De nombreuses solutions facturent par utilisateur, par mois. Sachez combien de personnes dans votre organisation auront besoin d'utiliser le système (tous les fournisseurs vous poseront cette question de toute façon pour vous donner un devis approprié). Sachez combien d'utilisateurs ET combien de demandeurs vous aurez besoin. Les prix permettent généralement plus de demandeurs d'accéder à un système sur une licence que d'utilisateurs. Certaines entreprises offrent des licences utilisateurs illimitées, ce qui est beaucoup plus rentable si vous avez 3+ utilisateurs qui ont besoin d'accéder au logiciel.
• Nombre d'installations - Le nombre de bâtiments et d'installations dans vos opérations de maintenance est très important dans la plupart des devis. C'est parce que plus de bâtiments augmenteront le nombre d'actifs que le logiciel suit, la quantité de données à saisir et le nombre de personnes à former. Certains fournisseurs peuvent également demander la taille générale de votre installation pour les aider à comprendre la quantité d'actifs qui seront suivis. En règle générale, un bâtiment de 20 000 pi² contient entre 900 000 $ et 1,2 M $ d'actifs. Certains schémas de prix sont basés sur le nombre d'installations dans votre organisation et augmenteront d'un montant nominal à mesure que vous ajoutez des bâtiments.
• Taille de votre département de maintenance - Ce facteur est similaire au nombre d'utilisateurs dans votre système. Les fournisseurs peuvent demander combien de personnes sont dans votre département afin de mieux évaluer combien de personnes ont besoin d'accéder aux fonctionnalités mobiles ou autres qui s'appliquent principalement à votre département de maintenance. Cela donne également aux fournisseurs une meilleure idée du nombre de personnes qui devront être formées sur des sujets spécifiques.

En plus de vos frais de licence, les frais de configuration et de formation devraient également être pris en compte dans votre budget car ces coûts sont souvent en sus. Pour une meilleure planification budgétaire, parlez avec votre équipe pour déterminer les délais de configuration et les rôles et responsabilités de la configuration. Vous en apprendrez plus sur l'implémentation dans la Partie 3, cependant comprendre les avantages et inconvénients de la configuration complète et partielle est une étape cruciale pour répondre aux attentes de calendrier.

Q5 : Combien de temps puis-je m'attendre à ce que ce processus prenne ?

R5 : Le processus entier prend généralement entre 3 et 6 semaines. Souvent, les fournisseurs veulent que vous voyiez leur produit le plus tôt possible car ils savent que vous regardez plusieurs autres concurrents. Vous voudrez avoir les fournisseurs frais dans votre esprit lorsque vous déciderez lesquels suivre. Prenez une semaine ou deux pour passer en revue les trois à quatre fournisseurs initiaux que vous recherchez. Après la première démo avec chaque fournisseur, réduisez le choix à deux options. Demandez une ou deux démos supplémentaires avec chacun pour entrer dans une analyse plus détaillée du logiciel. La plupart des fournisseurs ont des essais gratuits que vous pouvez utiliser pour vous familiariser davantage avec le logiciel par vous-même. Prenez ce temps pour obtenir des retours de votre équipe et assurez-vous que tous les niveaux de compétence technique sont quelque peu à l'aise avec le logiciel. Une fois que vous avez joué un peu, vous voudrez peut-être avoir un autre tour de discussions avec votre représentant fournisseur pour poser des questions que vous avez eues pendant l'essai ou pour faire participer d'autres parties prenantes à la conversation. À ce stade, votre organisation devrait avoir une compréhension claire de chaque produit fournisseur et sera en mesure de prendre une décision d'achat réfléchie.

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Cliquez ici pour la Partie 3 sur 7 de la Série Expert CMMS. Apprenez les différences fondamentales entre les trois types de configuration CMMS.