GMAO Expert Series Part 2

La recherche du bon fournisseur de logiciels peut sembler décourageante car ils promettent une variété de fonctionnalités, les meilleurs prix et des garanties de service. Mais avec vos principaux besoins en main, vous pourrez facilement vous débrouiller pour trouver le bon produit. Si vous n'avez pas lu la Partie 1 :Réalisez 50 % de vos recherches en 4 étapes faciles... sans parler à un commercial, cliquez ici découvrir l'importance d'une évaluation des besoins. À partir de là, lisez la liste des questions courantes que les acheteurs se posent souvent lors de leurs recherches. Juste pour vous aider, nous avons également ajouté des réponses !

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Q1 :Combien de fournisseurs de logiciels dois-je comparer ?

R1 :Nous vous recommandons de comparer et de contraster 3 à 4 fournisseurs. Si vous en regardez trop, vous risquez de vous confondre avec les noms et les fonctionnalités de l'entreprise. Vous pouvez même rencontrer des acheteurs épuisés, soit en vous désactivant complètement du logiciel de maintenance, soit – dans un moment de faiblesse – en prenant la mauvaise décision. Si vous comparez trop peu de fournisseurs, vous courez le risque de passer à côté d'options qui conviendraient peut-être mieux à votre organisation ou qui offrent une meilleure valeur.

Q2 :Quelle est la meilleure approche pour trouver des fournisseurs de logiciels de maintenance ?

R2 :L'un des moyens les plus pratiques de trouver un fournisseur de logiciels consiste à visiter des sites Web de comparaison de logiciels spécialisés dans la mise en correspondance des besoins des acheteurs avec les fournisseurs de logiciels. Des sites tels que Conseils sur les logiciels et Capterra sont d'excellentes ressources permettant aux acheteurs de magasiner gratuitement. Recherchez simplement le type de logiciel que vous recherchez et indiquez vos principales exigences. Le service vous mettra ensuite en contact avec des fournisseurs qui répondent à cette description. Il vous suffit de remplir un simple formulaire et de cliquer sur Soumettre, les vendeurs feront le reste. À partir de là, les représentants des fournisseurs vous contacteront avec des informations sur l'entreprise et pour configurer une démo au moment de votre choix ! Ces sites répertorient également les évaluations des fournisseurs, les avis des clients, les profils des fournisseurs et le contenu de la gestion de la maintenance. C'est un guichet unique pour acheter des logiciels en ligne.

Q3 :À quoi dois-je m'attendre lorsque je lance mes démonstrations logicielles ?

R3 :Les démos de logiciels (ou les visites virtuelles en direct du logiciel) sont le meilleur moyen de se familiariser avec l'apparence d'un produit particulier. Les démos d'introduction durent généralement entre 30 minutes et 1 heure et vous donnent un aperçu général du produit. Assurez-vous d'aborder chaque démo avec des objectifs ou des buts clés que vous souhaitez retirer du logiciel. Vous souvenez-vous de l'évaluation des besoins que vous avez faite? C'est là que vous pouvez le mettre en action ! Ayez vos besoins prêts et préparez-vous avec un objectif critique sur le produit que vous visualisez. Ne faites pas de compromis sur les fonctionnalités logicielles clés qui sont indispensables pour votre entreprise. Savoir ce que vous voulez avant de vous lancer dans une démo aidera à éliminer les vendeurs insistants et les logiciels qui manquent de lustre. Gardez à l'esprit que la simplicité est ce qu'il y a de mieux. Optez pour un système qui semble le plus simple à utiliser et facile à naviguer. Si vous êtes confus dans la démo, il y a de fortes chances que les autres membres de votre équipe le soient aussi. Posez autant de questions que possible et ne vous sentez pas stupide si vous avez besoin de programmer une autre démo pour passer en revue des fonctionnalités supplémentaires ou des éléments plus approfondis.

En même temps, profitez de cette expérience de magasinage. Alors que de nombreux fournisseurs ont des fonctionnalités similaires, certains se distinguent par des modules uniques et une nouvelle approche des fonctionnalités. Évaluez si ces fonctionnalités telles que les plans d'étage interactifs, les capacités de codage à barres ou les modules de gestion de l'espace seraient bénéfiques pour votre organisation.

Q4 :Avez-vous des conseils sur les attentes en matière de prix ?

A4 :Les systèmes logiciels ont une large gamme de prix avec de nombreux facteurs différents à prendre en compte. Dans les modèles basés sur le Web, nous avons vu des licences mono-utilisateur aller de 25 $/mois à 200 $/mois. Souvent, vous devez payer des frais d'abonnement annuels à l'avance, le prix courant étant généralement indiqué sous forme de frais mensuels pour le faire paraître plus bas. La redevance est renouvelée chaque année. Les frais de licence comprennent le coût d'utilisation du système et toutes les fonctionnalités incluses dans ce niveau de package. La structure de prix peut varier d'un fournisseur à l'autre. Les principaux facteurs qui affectent le coût de la licence logicielle sont :

• Nombre d'utilisateurs- De nombreuses solutions sont facturées par utilisateur et par mois. Sachez combien de personnes dans votre organisation devront utiliser le système (tous les fournisseurs vous le demanderont afin de vous fournir un devis approprié de toute façon). Sachez combien d'utilisateurs ET combien de demandeurs vous aurez besoin. La tarification permet généralement à plus de demandeurs d'accéder à un système sur une licence que d'utilisateurs. Certaines entreprises proposent des licences utilisateur illimitées, qui sont beaucoup plus rentables si vous avez plus de 3 utilisateurs qui ont besoin d'accéder au logiciel.
• Nombre d'installations- Le nombre de bâtiments et d'installations dans vos opérations de maintenance est très important dans la plupart des devis. En effet, plus de bâtiments augmenteront le nombre d'actifs suivis par le logiciel, la quantité de données à saisir et le nombre de personnes à former. Certains fournisseurs peuvent également demander la taille générale de votre installation pour les aider à comprendre le nombre d'actifs qui seront suivis. En règle générale, un bâtiment de 20 000 pieds carrés contient entre 900 000 $ et 1,2 M $ d'actifs. Certains systèmes de tarification sont basés sur le nombre d'installations dans votre organisation et augmenteront de montants nominaux à mesure que vous ajouterez des bâtiments.
• Taille de votre service de maintenance- Ce facteur est similaire au nombre d'utilisateurs de votre système. Les fournisseurs peuvent demander combien de personnes se trouvent dans votre service afin d'avoir une meilleure idée du nombre de personnes qui ont besoin d'accéder aux fonctionnalités mobiles ou autres qui s'appliquent principalement à votre service de maintenance. Cela donne également aux fournisseurs une meilleure idée du nombre de personnes qui devront être formées sur des sujets spécifiques.

En plus de vos frais de licence, les frais d'installation et de formation doivent également être pris en compte dans votre budget, car ces coûts sont souvent supérieurs. Pour une meilleure planification budgétaire, parlez avec votre équipe pour déterminer les délais de configuration et les rôles et responsabilités de la configuration. Vous en apprendrez plus sur la mise en œuvre dans la partie 3, mais comprendre les avantages et les inconvénients d'une configuration complète et partielle est une étape cruciale pour répondre aux attentes en matière de calendrier.

Q5 :Combien de temps puis-je m'attendre à ce que ce processus prenne ?

R5 :L'ensemble du processus prend généralement entre 3 et 6 semaines. Souvent, les vendeurs veulent que vous voyiez leur produit dès que possible parce qu'ils savent que vous voyez plusieurs autres concurrents. Vous voudrez avoir des fournisseurs frais dans votre esprit lorsque vous déciderez lesquels suivre. Prenez une semaine ou deux pour parcourir les trois à quatre premiers fournisseurs que vous recherchez. Après la première démonstration avec chaque fournisseur, réduisez le choix à deux options. Demandez une ou deux démos supplémentaires avec chacune pour entrer dans une analyse plus détaillée du logiciel. La plupart des fournisseurs proposent des essais gratuits que vous pouvez utiliser pour vous familiariser avec le logiciel par vous-même. Prenez ce temps pour obtenir les commentaires de votre équipe et assurez-vous que tous les niveaux de compétences techniques sont quelque peu à l'aise avec le logiciel. Une fois que vous avez joué pendant un certain temps, vous voudrez peut-être avoir une autre série de discussions avec votre représentant fournisseur pour poser les questions que vous avez posées pendant l'essai ou pour impliquer d'autres parties prenantes dans la conversation. À ce stade, votre organisation doit avoir une compréhension claire de chaque produit du fournisseur et être en mesure de prendre une décision d'achat réfléchie.

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Cliquez ici pour la partie 3 sur 7 de la GMAO Expert Series. Découvrez les différences fondamentales entre les trois types de configuration GMAO.