5 étapes pour choisir le bon logiciel GMAO

5 points à considérer pour choisir une solution logicielle GMAO

Si vous n'utilisez pas encore de système informatisé de gestion de maintenance (GMAO), vous utilisez probablement un système papier ou tableur. Chez Hippo, nous entendons souvent qu'il n'y a pas assez de temps dans la journée pour saisir les données manuellement. Les entreprises cherchent une solution simple à leur piste papier. Quelle que soit votre raison de passer à une GMAO, cela demande un investissement en temps et en argent. Chez Hippo CMMS, nous comprenons que vous voulez trouver la meilleure correspondance pour vos besoins métier facilement.

Voici 5 conseils pour faciliter votre recherche de logiciel de gestion de maintenance :

1. Créez une équipe projet GMAO

Cette équipe doit inclure au moins une personne de chaque département qui utilisera le système. Typiquement, l'équipe projet est composée de gestionnaires maintenance et installations, techniciens, ingénieurs d'usine, ainsi que de personnes de la comptabilité, des achats et de l'IT. Cette approche collaborative permet d'avoir une meilleure vision des besoins de l'entreprise sous tous les angles et aide à la décision finale lors du choix et du déploiement du logiciel.

2. Faites l'inventaire de vos besoins métier

Pour garantir que les programmes GMAO choisis correspondent à votre entreprise, créez une liste des fonctionnalités recherchées. Il est recommandé de diviser votre liste en « indispensables » et « souhaitables ». Il est crucial de savoir où se situent vos besoins en logiciel de maintenance, car c'est la première étape pour déterminer le type de logiciel dont votre entreprise a besoin. Cherchez-vous un système pour simplement suivre les demandes de maintenance, ou quelque chose de plus robuste qui gère l'inventaire de tous vos équipements, actifs et pièces de rechange, et envoie des alertes quand des bons de travail de maintenance préventive sont dus ? Assurez-vous de ne pas regarder seulement vos besoins opérationnels actuels, mais aussi ce qu'ils seront dans 5 à 10 ans. Dépasser son logiciel est courant mais devrait être évité si possible.

3. Recherchez, recherchez, recherchez

Selon Brafton.com, 94 % des entreprises utilisent des sources en ligne pour leurs décisions d'achat. Il existe de nombreuses ressources en ligne fournissant informations utiles et avis sur les fournisseurs de logiciels de maintenance. Des sites comme Software Advice, un annuaire d'acheteurs de logiciels de premier plan, listent plus de 50 produits GMAO différents avec avis clients. Ayez une solide compréhension des besoins de votre entreprise en logiciel de maintenance et sélectionnez les cinq exigences principales que vous recherchez. Consultez les guides d'acheteurs, avis et sites web des entreprises. L'utilisation de ces ressources en ligne augmentera grandement vos chances de prendre une décision éclairée.

4. Créez une liste restreinte

Après avoir exploré les sites des fournisseurs GMAO, les avis clients et les annuaires, établissez une liste restreinte des 3 meilleurs produits. La plupart des fournisseurs de logiciels de maintenance proposent des démonstrations en visioconférence en direct et des essais gratuits. Profiter de ces ressources est indispensable ! Il est aussi recommandé d'impliquer d'autres personnes dans la démo et de recueillir leurs avis sur l'essai. Techniciens maintenance, gestionnaires d'installations, administrateurs de bureau et personnel IT peuvent tous donner leur avis. Impliquer plus de gens dans le processus de démo augmentera aussi les chances d'adhésion des employés.

5. Revoyez et finalisez vos choix de liste restreinte GMAO

Établissez une grille d'évaluation pour chaque GMAO et notez-les sur des attributs tels que fonctionnalité, facilité d'utilisation, coût, sécurité, support technique, historique du fournisseur, potentiel de croissance, etc.

• Potentiel de croissance – La solution est-elle assez flexible pour grandir avec votre entreprise ? Peut-on la mettre à niveau pour inclure plus de fonctionnalités si nécessaire ? La GMAO est un investissement important, choisir laquelle acheter est une tâche chronophage. Vous ne voulez pas répéter le cycle d'achat tous les quelques ans si vos besoins changent.
• Fonctionnalité – Dans quelle mesure le logiciel de maintenance répond-il à vos exigences fonctionnelles. Vous devriez revoir la liste des « indispensables » et « souhaitables » et voir comment les différentes options logicielles se comparent.
• Facilité d'utilisation – La solution est-elle facile à apprendre et à utiliser ? Vos utilisateurs adopteront-ils le logiciel une fois implémenté ? S'il y a une courbe d'apprentissage abrupte ou que les gens doivent changer leur façon de travailler, c'est préoccupant. Les deux facteurs jouent un grand rôle dans la réception du nouveau système par les utilisateurs finaux. Si les gens sentent que le système complique leur travail, ils ne l'adopteront pas. Ne laissez pas tout l'argent et les efforts investis dans le choix d'une GMAO être gâchés. Pour éviter ces problèmes, trouvez une solution GMAO conviviale pour tous les utilisateurs, experts techniques ou non.
• Historique du fournisseur – Sont-ils qualifiés ? Ont-ils travaillé dans votre secteur auparavant ? Sont-ils financièrement solides ? Obtenez des démos et des références clients. Demandez des clients actuels ayant des besoins similaires aux vôtres. Cela vous donnera une bonne idée de ce que c'est que de travailler avec ce fournisseur.
• Support technique – Le support technique est extrêmement important. Découvrez toutes les méthodes proposées par le fournisseur : chat en direct, e-mail, téléphone, visioconférence, vidéo, etc. S'ils ne travaillent pas 24/7, leurs horaires sont-ils proches des vôtres ? Leur support se limite-t-il à une FAQ sur une page web ? Tenez compte de la politique de mise à jour du fournisseur et des coûts associés.
• Coût – Assurez-vous que le système GMAO choisi correspond à votre budget. Découvrez tous les coûts impliqués. Divers frais s'appliquent à l'abonnement ou la licence, l'intégration et la mise en place, la formation et le support, les mises à niveau. Certains abonnements sont annuels, d'autres mensuels. Y a-t-il des pénalités d'annulation ? Renseignez-vous sur leur politique d'augmentation de prix.

Choisir la bonne GMAO pour votre entreprise signifie faire vos devoirs. Suivez ces suggestions, et votre recherche portera ses fruits sur le long terme.

Besoin de plus de conseils pour votre recherche GMAO ? Hippo CMMS a de nombreuses autres ressources sur le sujet. Toute personne recherchant un logiciel GMAO se doit de lire notre Guide GMAO. Il est rempli de conseils utiles pour vous guider dans le processus d'évaluation. Vous y apprendrez comment :

• Trouver la meilleure GMAO pour votre entreprise
• Créer une évaluation complète des besoins
• Poser les bonnes questions
• Obtenir le meilleur mélange de prix, fonctionnalités et caractéristiques

Références : https://www.brafton.com/news/94-percent-b2b-buyers-research-online-purchase-decisions/