Sélectionner un logiciel GMAO en 5 étapes

5 éléments à prendre en compte lors du choix d'une solution logicielle de GMAO

Si vous n'utilisez pas déjà un système informatisé de gestion de la maintenance (GMAO), il y a de fortes chances que vous utilisiez un système sur papier ou sur tableur. Chez Hippo, nous entendons toujours qu'il n'y a pas assez de temps dans la journée pour saisir manuellement des données. Les entreprises recherchent une solution simple à leur trace papier. Quelle que soit la raison de votre passage à une GMAO, cela nécessite un investissement en temps et en argent. Chez Hippo CMMS, nous comprenons que vous souhaitiez trouver facilement la solution la mieux adaptée aux besoins de votre entreprise.

Voici 5 conseils pour faciliter votre recherche de logiciel de gestion de maintenance :

1. Créer une équipe projet GMAO

Cette équipe doit comprendre au moins une personne de chaque service qui utilisera le système. En règle générale, l'équipe de projet est composée de gestionnaires de maintenance et d'installations, de techniciens, d'ingénieurs d'usine, ainsi que de personnes de la comptabilité, des achats et de l'informatique. L'utilisation de cette approche d'équipe vous aide à obtenir une meilleure image des besoins de l'entreprise sous tous les angles possibles et aide à prendre une décision lorsque vient le temps d'appuyer sur la gâchette d'un logiciel et de le déployer.

2. Faites le point sur les besoins de votre entreprise

Pour vous assurer que les programmes de GMAO que vous choisissez conviennent à votre entreprise, créez une liste des fonctionnalités que vous recherchez. Il est recommandé de diviser votre liste de fonctionnalités en incontournables et agréables à avoir. Il est essentiel de savoir où votre logiciel de maintenance a besoin, car c'est la première étape pour déterminer le type de logiciel dont votre entreprise a besoin. Êtes-vous à la recherche d'un système pour suivre simplement les demandes de maintenance, ou quelque chose de plus robuste qui conserve un inventaire de tous vos équipements, actifs et pièces de rechange et envoie des alertes lorsque des ordres de travail de maintenance préventive doivent être exécutés ? Assurez-vous de ne pas vous contenter de regarder vos besoins opérationnels actuels, mais réfléchissez à ce à quoi vos besoins ressembleront dans 5 à 10 ans. Les logiciels en croissance sont courants mais doivent être évités si possible.

3. Recherche, Recherche, Recherche

Selon Brafton.com, 94 % des entreprises utilisent des sources en ligne pour prendre des décisions d'achat. Il existe de nombreuses ressources en ligne qui fournissent des informations utiles et des avis sur les fournisseurs de logiciels de maintenance. Des sites Web comme Software Advice, l'un des principaux annuaires d'acheteurs de logiciels, répertorient plus de 50 produits logiciels de GMAO différents avec des avis de clients. Obtenez une bonne maîtrise des exigences logicielles de maintenance de votre entreprise et sélectionnez les cinq principales exigences que vous recherchez dans la GMAO. Consultez les guides d'achat de logiciels, les critiques et les sites Web des entreprises. L'utilisation de ces ressources en ligne augmentera considérablement vos chances de prendre une décision éclairée.

4. Créer une liste restreinte

Après avoir parcouru les sites Web des fournisseurs de GMAO, les avis des clients et les répertoires, dressez une courte liste des 3 meilleurs produits. La plupart des fournisseurs de logiciels de maintenance effectuent des démonstrations de conférence Web en direct et proposent des essais gratuits. Profiter de ces ressources est un must ! Il est également recommandé d'amener d'autres personnes à la démo et d'obtenir leur avis sur l'essai. Les techniciens de maintenance, les gestionnaires d'installations, les administrateurs de bureau et le personnel informatique peuvent tous intervenir. Avoir plus de personnes impliquées dans le processus de démonstration augmentera également les chances d'adhésion des employés.

5. Passez en revue et finalisez vos choix de présélection GMAO

Créez une carte de pointage pour chaque GMAO et évaluez-les sur des attributs tels que la fonctionnalité, la facilité d'utilisation, le coût, la sécurité, le support technique, les antécédents du fournisseur, le potentiel de croissance, etc.

• Potentiel de croissance :la solution est-elle suffisamment flexible pour évoluer avec votre entreprise ? Pouvez-vous mettre à niveau le système pour inclure plus de fonctionnalités si vous en avez besoin ? La GMAO est un gros investissement, décider lequel acheter est une tâche qui prend du temps. Vous ne voulez pas avoir à répéter le cycle d'achat toutes les quelques années si vos besoins changent.
• Fonctionnalité :dans quelle mesure le progiciel de maintenance répond-il à vos exigences fonctionnelles ? Vous devriez consulter la liste des "must have" et des "nice to have" et voir comment les différentes options logicielles se comparent.
• Facilité d'utilisation – La solution est-elle facile à apprendre et à utiliser ? Vos utilisateurs adopteront-ils le logiciel une fois implémenté ? S'il y a une énorme courbe d'apprentissage ou si les gens doivent changer leur façon de travailler, c'est une source de préoccupation. Ces deux facteurs jouent un grand rôle dans la façon dont les utilisateurs finaux recevront le nouveau système. Si les gens ont l'impression que le système rend leur travail plus difficile, ils ne l'adopteront pas. Ne laissez pas tout l'argent et les efforts que vous avez investis dans le choix d'une GMAO être gaspillés. Pour éviter ces problèmes, trouvez une solution GMAO conviviale pour tous les utilisateurs, férus de technologie ou non.
• Expérience du fournisseur – Sont-ils qualifiés ? Ont-ils déjà travaillé dans votre industrie? Sont-ils financièrement sains ? Assurez-vous d'obtenir des démos et des références de clients. Demandez des clients actuels qui ont des besoins comme les vôtres. Cela vous donnera une bonne idée de ce que ce sera de travailler avec ce fournisseur.
• Assistance technique – Le support technique est extrêmement important. Découvrez toutes les méthodes fournies par le fournisseur ; chat en direct, e-mail, téléphone, conférence Web, vidéo, etc. S'ils ne travaillent pas 24 heures sur 24, leurs horaires sont-ils proches des vôtres ? Leur support technique est-il simplement une liste de FAQ sur une page Web ? Assurez-vous de tenir compte de l'assistance du fournisseur, de la politique de mise à niveau et des coûts associés.
• Coût :assurez-vous que le système de GMAO que vous utilisez fonctionne avec votre budget. Découvrez tous les coûts du logiciel GMAO impliqués. Divers frais s'appliquent à l'abonnement ou à la licence, à l'intégration et à la configuration de la formation et de l'assistance, ainsi qu'aux mises à niveau. Certains abonnements sont annuels tandis que d'autres sont mensuels. Y a-t-il des pénalités en cas d'annulation ? Découvrez leur politique d'augmentation des prix.

Choisir la bonne GMAO pour votre entreprise signifie faire vos devoirs. Suivez ces suggestions et vous constaterez que vos recherches seront payantes à long terme.

Besoin de plus de conseils de recherche GMAO ? Hippo CMMS dispose de nombreuses autres ressources sur le sujet. Toute personne recherchant un logiciel GMAO se doit de lire notre Guide GMAO. Il regorge de conseils utiles pour vous guider tout au long du processus d'évaluation. Vous y apprendrez comment :

• Trouvez la meilleure GMAO pour votre entreprise
• Créer une évaluation complète des besoins
• Posez les bonnes questions
• Obtenez la meilleure combinaison de prix, de fonctionnalités et de fonctionnalités

Références :https://www.brafton.com/news/94-percent-b2b-buyers-research-online-purchase-decisions/