3 étapes pour une mise en œuvre réussie de la GMAO

Comme nous l'avons récemment exploré sur le blog Fiix, les implémentations de GMAO peuvent parfois dérailler, même avec les meilleures intentions. Selon John Cray de Life Cycle Engineering (écrit pour IndustryWeek), les échecs de mise en œuvre se résument souvent à un problème de culture. Heureusement, il existe un certain nombre de principes directeurs que la direction peut mettre en place pour s'assurer que la culture de travail soutient l'adoption d'une GMAO. Mais en dehors de la création d'une culture qui accepte les nouvelles technologies, que pouvez-vous faire pour réussir votre implémentation de GMAO ?

Nous avons discuté avec l'un de nos experts résidents en implémentation de GMAO, Leah Perez, qui nous a fait découvrir les angles morts qui peuvent entraver une implémentation réussie de la GMAO. Elle nous a également expliqué comment l'équipe de mise en œuvre de Fiix travaille pour s'assurer qu'elle s'attaque à chaque problème potentiel.

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Selon Perez, la mise en place d'une GMAO peut échouer pour trois raisons principales :

1) Rôles et responsabilités peu clairs lors de la mise en œuvre

Cela peut être un problème à la fois lors de la mise en œuvre initiale de la GMAO et à plus long terme. Au cours des premiers jours, des problèmes surgiront s'il n'est pas clair qui est responsable du suivi des livrables tels que la collecte et le nettoyage des données pour assurer une configuration correcte. Plus tard, il peut y avoir un manque de clarté quant à savoir qui dans l'équipe de maintenance est responsable des mises à jour continues dans divers modules de la GMAO, tels que l'ajout de bons de travail, l'ajout de pièces pour suivre l'inventaire, la génération de rapports, etc.

2) Objectifs du projet indéterminés

Peut-être que toutes les parties prenantes nécessaires sont conscientes qu'elles doivent utiliser la nouvelle GMAO. Mais savent-ils pourquoi ? Si personne n'est au courant des objectifs que l'organisation essaie d'atteindre en introduisant une GMAO, il sera très difficile de s'assurer que l'adoption est réalisée avec succès.

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3) Peu ou pas d'introduction de la nouvelle GMAO avant la mise en œuvre

Le déploiement réussi de tout nouveau projet ou système dépend de l'engagement de chaque partie prenante qui sera impactée par les nouveaux processus. Souvent, les parties qui seront impliquées dans la gestion quotidienne de la GMAO ne sont pas informées du plan de projet avant que la mise en œuvre n'ait déjà commencé. Cela peut être déroutant et frustrant pour les personnes mêmes qui doivent être bien informées et avoir confiance en le nouveau logiciel pour que tout se passe bien.

3 étapes pour réussir la mise en œuvre de la GMAO

Perez a également partagé avec nous les mesures prises par son équipe chez Fiix pour préparer les équipes de maintenance à réussir pendant la phase de mise en œuvre et au-delà.

1) Cartographier les parties prenantes clés et leur implication bien à l'avance

Pendant la phase de découverte du projet, Perez aide les équipes de maintenance à déterminer qui seront les parties prenantes de l'entreprise. Elle guide également les équipes pour déterminer exactement quelle sera l'implication de chaque partie prenante dans la gestion quotidienne de la GMAO. Cela garantit que tous les rôles et responsabilités sont pris en compte et bien définis, ne laissant aucune place à l'ambiguïté.

2) Développer un plan de projet pour aligner vos objectifs de GMAO

Au cours de la découverte du projet et tout au long de la mise en œuvre, Perez et son équipe développeront un plan de projet qui définit les objectifs de la GMAO et facilite la collecte et la mesure de points de données spécifiques qui sont décrits dans les objectifs. Elle partagera également les meilleures pratiques avec d'autres clients Fiix concernant la configuration et l'utilisation de la GMAO, ainsi que les objectifs communs de l'industrie pour aider l'entreprise à définir à quoi ressemblera le succès de la GMAO pour eux.

3) Planifiez des appels de lancement et d'enregistrement avec votre expert GMAO

Perez et son équipe programmeront souvent des appels de lancement pendant la phase de découverte du projet avec toutes les parties prenantes incluses, afin que toutes les personnes impliquées aient la possibilité de poser des questions et de fournir des commentaires. Une fois la mise en œuvre commencée, son équipe veillera à ce que les appels d'enregistrement soient mis en place afin que les commentaires et les questions supplémentaires puissent être traités et façonner davantage le plan du projet, si nécessaire. Ces appels garantissent que chacun dispose de toutes les informations dont il a besoin, avant même le début de la mise en œuvre.

Au-delà de la mise en œuvre :comment les équipes de maintenance peuvent-elles résoudre les problèmes plus tard ?

Lorsque des problèmes surviennent après la phase de mise en œuvre, il est important d'identifier où se situe le problème. Est-ce que l'équipe de maintenance n'a pas la main-d'œuvre nécessaire pour atteindre les objectifs qu'elle s'est fixés lors de la mise en œuvre ? Y a-t-il des utilisateurs qui résistent encore à l'utilisation de la GMAO ? Si oui, pourquoi? Y a-t-il des contraintes en dehors de la GMAO qui doivent être résolues pour que tout reparte sur la bonne voie ?

Pour Perez et son équipe, ils continuent à soutenir les équipes de maintenance à travers ces problèmes avec les éléments suivants :

• Services professionnels  : Fiix propose un programme d'audit post-implémentation qui offre une expertise et des conseils bien au-delà de la phase de mise en œuvre. Cela permet d'identifier et d'éliminer les problèmes potentiels avant qu'ils n'aient le temps de devenir de vrais problèmes. L'audit peut identifier des opportunités de croissance qui n'ont peut-être pas été identifiées lors de la mise en œuvre initiale.

• Support client dédié et axé sur la valeur  :Fiix propose un centre d'aide où les clients peuvent parcourir des articles de formation et des vidéos pour apprendre à configurer et à utiliser leur GMAO. Une assistance dédiée est également disponible pour tout problème technique rencontré.

• Gestion de compte spécifique au client  : Chez Fiix, chaque client se voit attribuer un Customer Success Manager dédié en tant que première ligne de contact pour toutes les demandes liées au compte. Cela garantit qu'aucun problème ne passe entre les mailles du filet et qu'une relation est établie dans laquelle le responsable de la réussite d'un client comprend les besoins uniques de ce client et de son équipe.

Comme pour tout changement organisationnel ayant un impact sur les processus et les opérations quotidiennes, la mise en œuvre correcte d'une GMAO nécessite beaucoup de planification, d'attention et de suivi. Il est important de choisir un fournisseur de GMAO qui vous fournira l'assistance dont vous avez besoin pour vous accompagner tout au long de la mise en œuvre et au-delà.

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