Implémentation d'une GMAO : guide en 5 étapes pour une gestion de maintenance fluide

Au cours des deux dernières décennies, les logiciels de gestion de maintenance assistée par ordinateur (GMAO) sont devenus la solution privilégiée par un nombre croissant de clients dans un large éventail de secteurs industriels, tertiaires et institutionnels. Et ce, pour de bonnes raisons. Pour commencer, les GMAO sont des systèmes de gestion automatisés sophistiqués et robustes qui exploitent des milliers de points de données pour fournir, à tout moment, une vue d'ensemble du fonctionnement d'une installation ou, alternativement, l'état d'un équipement individuel. Ces systèmes permettent de surveiller les niveaux de stock, de suivre et gérer les bons de travail, de générer rapidement des rapports précis et, surtout, de déterminer instantanément quels actifs de l'entreprise nécessitent une maintenance préventive (MP). C'est cette dernière fonctionnalité – la maintenance préventive – qui constitue le cœur et l'aspect le plus valorisé des GMAO. L'introduction des MP dans les logiciels de gestion de maintenance a permis d'allonger la durée de vie des équipements, d'améliorer l'organisation, de mieux gérer le temps et l'utilisation de la main-d'œuvre, et in fine, de réduire les coûts opérationnels et d'augmenter les profits de l'entreprise.

Cependant, aussi puissantes soient-elles, les performances optimales et les économies résultantes d'une GMAO ne peuvent être pleinement réalisées que grâce à une implémentation appropriée et une utilisation cohérente du système. En matière de plan d'implémentation GMAO, cela signifie rendre le logiciel de gestion pleinement opérationnel. Cela implique plusieurs étapes : planification du système, intégration des données, développement et planification de la maintenance préventive, formation du personnel ainsi que support technique continu. Sans une implémentation correcte du logiciel GMAO, même le système le plus riche en fonctionnalités ne parviendra pas à atteindre ses objectifs.

Voici cinq conseils pour l'implémentation d'un logiciel GMAO afin de garantir son bon fonctionnement.

Aperçu rapide des 5 étapes d'implémentation d'une GMAO

1. Recueillir les commentaires et retours du personnel de maintenance
2. Évaluer les ressources de l'entreprise et fixer des objectifs d'implémentation réalistes
3. Définir les rôles et permissions des utilisateurs
4. Développer un programme de maintenance préventive (MP)
5. Assurer une intégration et une formation approfondies des utilisateurs

Examinons chaque étape en détail.

1. Recueillir les commentaires et retours du personnel de maintenance

Même avant l'achat d'un système GMAO, il est essentiel que tous les membres du personnel soient pleinement investis dans une approche de gestion de maintenance. C'est la première étape pour garantir une implémentation réussie. Obtenir l'avis de ceux qui utiliseront le système assure qu'il disposera des fonctionnalités les mieux adaptées aux besoins, défis et objectifs de l'entreprise, qu'il s'agisse de réduire les coûts de maintenance réactive ou corrective, de diminuer les temps d'arrêt des équipements ou d'optimiser l'utilisation des techniciens. C'est également à ce moment que l'équipe de maintenance doit décider comment la GMAO sera personnalisée pour répondre aux besoins de l'entreprise. Par exemple, cela implique d'identifier quels actifs, stocks et utilisateurs seront inclus dans la base de données du système. Ces choix auront une incidence majeure sur l'étendue du fonctionnement du système GMAO ainsi que sur la durée et la complexité de la phase d'intégration des données.

2. Évaluer les ressources de l'entreprise et fixer des objectifs d'implémentation réalistes

Comme indiqué précédemment, lors de la phase d'implémentation d'un système automatisé, toutes les données critiques concernant les stocks, les actifs et les utilisateurs sont saisies dans le logiciel GMAO. C'est le moment pour les propriétaires d'évaluer soigneusement leurs propres capacités. Plusieurs options s'offrent à eux pour cette phase, en fonction de leurs besoins, de leur temps et de leurs ressources. Certains clients, disposant du temps et de ressources techniques internes, peuvent préférer réaliser l'intégration des données eux-mêmes. Lorsqu'une base de données d'actifs et de stocks existe déjà, elle peut être migrée vers la nouvelle GMAO par le client ou avec l'aide de techniciens fournis par le vendeur. Les vendeurs de GMAO offrent aux clients un choix de supports sous forme d'audits sur site ou d'assistance technique à distance et par téléphone pour l'implémentation.

Que les propriétaires choisissent de réaliser leur propre audit d'actifs et de stocks ou fassent appel à un spécialiste technique du vendeur, voici quelques paramètres pour des délais réalistes pour ces processus :

• Entreprises avec 0 à 100 actifs = 30 jours
• Entreprises avec 200 actifs = 45 jours
• Entreprises avec 201 à 500 actifs = 90 jours

3. Définir les rôles et permissions des utilisateurs

De nombreux systèmes GMAO permettent aux responsables de maintenance d'attribuer différents niveaux d'accès au logiciel. Cela signifie que certains utilisateurs peuvent avoir accès à toutes les parties du système, tandis que d'autres (à des degrés divers) n'y auront pas accès. Cela est particulièrement utile lorsque les utilisateurs diffèrent selon leurs rôles, responsabilités et même leurs sites. Les responsables de maintenance doivent prendre en compte ces variables lors de l'attribution des accès utilisateurs pendant le processus d'implémentation de la GMAO.

4. Développer un programme de maintenance préventive (MP)

Un programme de maintenance préventive personnalisé est la fonctionnalité la plus valorisée des GMAO. Pour cette raison, et parce que deux entreprises ne sont pas identiques, il doit être configuré pour répondre aux besoins uniques d'une organisation. Son développement est un aspect critique de l'implémentation de la GMAO. Cette partie du processus implique l'examen des historiques de réparation des équipements tout en tenant compte du cycle de production de l'entreprise. Ce faisant, les équipements peuvent être priorisés en fonction de leur âge et/ou de leur fréquence de réparation. D'autre part, les plannings de maintenance préventive peuvent être définis pendant les périodes de faible utilisation et/ou aux dates d'inspection.

5. Assurer une intégration et une formation approfondies des utilisateurs

Ces deux fonctions d'implémentation du logiciel GMAO ne doivent jamais être négligées ou minimisées, car sans elles, tous les autres efforts pourraient être vains. L'efficacité d'un système de gestion de maintenance repose fortement sur une utilisation cohérente et appropriée par le personnel de maintenance. L'intégration et le support technique continu sont deux moyens de garantir que la GMAO accomplit le travail pour lequel elle est conçue. Comme pour les supports décrits précédemment, de nombreux vendeurs de GMAO incluent également dans leurs offres système une variété de ressources d'intégration et de support continu pour aider les utilisateurs dans l'utilisation du système au démarrage et dans le temps. Ces ressources sont disponibles sous forme de manuels en ligne, vidéos, e-mails, chat, enregistrements de webinaires ainsi que support téléphonique.

Il ne fait aucun doute que les GMAO sont d'excellents produits de gestion de maintenance. Toutefois, malgré leurs antécédents éprouvés, aucun n'atteindra son potentiel sans une implémentation système appropriée incluant la formation des utilisateurs. En considérant le coût total des systèmes de gestion de maintenance, les propriétaires d'entreprises doivent mettre en balance les coûts des services en temps et en personnel nécessaires pour l'implémentation du logiciel GMAO face aux coûts associés aux services de support supplémentaires via un vendeur. Un examen attentif des objectifs, du budget et des ressources de l'entreprise guidera les propriétaires dans le choix des services d'intégration et d'implémentation GMAO les mieux adaptés. Investir dans des services d'implémentation GMAO, qu'en interne ou via un vendeur, assure une configuration système appropriée, tandis que les supports d'intégration conduisent à une adoption accrue par les utilisateurs, qui à son tour, mène à une efficacité opérationnelle, une durée de vie prolongée des équipements, une réduction des coûts et un meilleur retour sur investissement (RSI).