Mise en place de la GMAO en 5 étapes faciles

Au cours des deux dernières décennies, les systèmes de gestion de la maintenance informatisée (CMMS) ont été la solution de gestion de la maintenance préférée d'un nombre croissant de clients dans un large éventail de secteurs de l'industrie, des entreprises et des services. Et il y a de bonnes raisons à cela. Pour commencer, les GMAO sont des systèmes de gestion automatisés sophistiqués et robustes qui utilisent des milliers de points de données qui, à tout moment, fournissent à un utilisateur une vue d'ensemble du fonctionnement d'une installation ou, alternativement, l'état d'un équipement individuel. Ces systèmes ont la capacité de surveiller les niveaux d'inventaire, de suivre et de gérer les ordres de travail, de générer rapidement des rapports précis et, plus important encore, ils peuvent déterminer instantanément quels actifs de l'entreprise nécessitent une maintenance préventive (PM). C'est cette dernière caractéristique - la maintenance préventive - qui constitue l'épicentre et l'aspect le plus apprécié des GMAO. L'introduction des MP dans les logiciels de gestion de la maintenance a permis d'allonger la durée de vie des équipements, d'améliorer l'organisation, d'améliorer la gestion du temps et l'utilisation de la main-d'œuvre et, en fin de compte, de réduire les coûts d'exploitation et d'augmenter les bénéfices de l'entreprise.

Aussi puissantes que soient les GMAO, leurs performances optimales et les économies qui en résultent ne peuvent être réalisées que par une mise en œuvre appropriée et une utilisation cohérente du système. En ce qui concerne le plan de mise en œuvre de la GMAO, il s'agit de rendre le logiciel de gestion pleinement opérationnel. Cela implique un certain nombre d'étapes, notamment la planification du système, l'intégration des données, le développement et la planification de PM et la formation du personnel ainsi qu'un support technique continu. Sans une mise en œuvre appropriée du logiciel CMMS, même le système le plus riche en fonctionnalités n'atteindra pas ses objectifs.

Voici cinq conseils sur la mise en œuvre du logiciel GMAO pour s'assurer que le système fonctionnera comme il se doit.

Un aperçu rapide des 5 étapes de mise en œuvre de la GMAO.

1. Obtenez les commentaires et commentaires du personnel de maintenance
2. Évaluer les ressources de l'entreprise et définir des objectifs réalistes de mise en œuvre de la GMAO
3. Déterminer les rôles et autorisations des utilisateurs
4. Développer un programme de maintenance préventive (PM)
5. Suivez une intégration et une formation approfondies des utilisateurs

Comprenons chaque étape en détail.

1. Obtenez des commentaires et des commentaires du personnel de maintenance

Avant même l'achat d'un système de GMAO, il est essentiel que tous les membres du personnel soient pleinement investis dans une démarche de gestion de la maintenance. Il s'agit de la première étape pour garantir une mise en œuvre réussie de la GMAO. Obtenir l'avis de ceux qui utiliseront le système garantira qu'il disposera des fonctionnalités les mieux adaptées aux besoins, aux défis et aux objectifs de l'entreprise, qu'il s'agisse de réduire les coûts de maintenance réactive ou corrective, de réduire les temps d'arrêt des équipements ou de réduire l'utilisation des techniciens. C'est également pendant cette période que l'équipe de maintenance doit décider comment la GMAO sera adaptée aux besoins de l'entreprise. Par exemple, cela implique d'identifier les actifs, l'inventaire et les utilisateurs qui seront inclus dans la base de données du système. Ces choix auront une incidence énorme sur la portée du fonctionnement du système GMAO ainsi que sur la durée et l'implication de la phase d'intégration des données de la mise en œuvre.

2. Évaluez les ressources de l'entreprise et fixez des objectifs réalistes de mise en œuvre de la GMAO

Comme nous venons de le noter, pendant la phase de mise en œuvre d'un système automatisé, toutes les données critiques concernant l'inventaire, les actifs et les utilisateurs sont saisies dans le logiciel CMMS. C'est un moment où les propriétaires d'entreprise doivent évaluer soigneusement leurs propres capacités. Il existe un certain nombre d'options disponibles pour cette phase de mise en œuvre du logiciel GMAO en fonction des besoins, du temps et des ressources des clients. Certains clients qui ont le temps et les ressources techniques internes peuvent préférer effectuer eux-mêmes l'intégration des données. Lorsqu'il existe une base de données d'actifs et d'inventaire existante, elle peut être migrée vers la nouvelle GMAO par le client ou avec l'aide des techniciens fournis par le fournisseur. Les fournisseurs de GMAO offrent aux clients un choix de supports sous la forme d'audits internes ou d'un support technique à distance et téléphonique pour la mise en œuvre de la GMAO.

Que les propriétaires d'entreprise choisissent de mener leur propre audit des actifs et des stocks ou qu'un spécialiste technique du fournisseur le fasse pour eux, voici quelques paramètres pour des délais réalistes pour ces processus :

• Entreprises avec 0 à 100 actifs =30 jours
• Entreprises avec 200 actifs =45 jours
• Entreprises avec 201 - 500 actifs =90 jours

3. Déterminer les rôles et les autorisations des utilisateurs

De nombreux systèmes GMAO permettent aux responsables de la maintenance d'attribuer différents niveaux d'accès au logiciel GMAO. Cela signifie que certains utilisateurs peuvent avoir accès à toutes les parties du système tandis que d'autres (peut-être à des degrés divers) n'y auront pas accès. Ceci est particulièrement utile lorsque les utilisateurs diffèrent en fonction de leurs rôles, de leurs responsabilités et même de l'emplacement des sites. Les responsables de la maintenance doivent tenir compte de ces variables lors de l'attribution de l'accès utilisateur au cours du processus de mise en œuvre de la GMAO.

4. Développer un programme de maintenance préventive (MP)

Un programme de maintenance préventive personnalisé est la caractéristique la plus appréciée des GMAO. Pour cette raison et aussi parce qu'il n'y a pas deux entreprises identiques, il doit être configuré pour répondre aux besoins uniques d'une organisation. Son développement est un aspect critique de la mise en œuvre de la GMAO. Cette partie du processus consiste à examiner les historiques de réparation des équipements tout en tenant compte du cycle de production de l'entreprise. Ce faisant, les équipements peuvent être classés par ordre de priorité en fonction de leur âge et/ou de la fréquence des réparations. D'autre part, des calendriers de maintenance préventive peuvent être définis pendant les périodes de faible utilisation et/ou les dates d'inspection.

5. Suivez une intégration et une formation approfondies des utilisateurs

Ces deux fonctions de mise en œuvre du logiciel GMAO ne doivent jamais être négligées ou minimisées car sans elles, tous les autres efforts pourraient être rendus inutiles. L'efficacité d'un système de gestion de la maintenance dépend fortement de son utilisation cohérente et appropriée par le personnel de maintenance. L'intégration et le support technique continu sont deux façons de s'assurer que la GMAO fait le travail pour lequel elle est destinée.
Comme c'est le cas avec les supports décrits précédemment, de nombreux fournisseurs de GMAO incluent également dans leurs packages système une variété de ressources d'intégration et continues pour aider les utilisateurs à utiliser le système au début et au fil du temps. Ces ressources sont disponibles sous forme de manuels en ligne, de vidéos, d'enregistrements par e-mail, de chat et de webinaires, ainsi que d'une assistance téléphonique.

Il ne fait aucun doute que les GMAO sont d'excellents produits de gestion de la maintenance. Cependant, malgré leurs antécédents éprouvés, aucun n'atteindra son potentiel sans une mise en œuvre appropriée du système, y compris la formation des utilisateurs. Lors de l'examen du coût total des systèmes de gestion de la maintenance, les propriétaires d'entreprise doivent peser les coûts des services dans le temps et le personnel nécessaires à la mise en œuvre du logiciel CMMS par rapport aux coûts associés aux services de support supplémentaires via un fournisseur. Un examen attentif des objectifs, du budget et des ressources d'une entreprise guidera les propriétaires d'entreprise dans la sélection des services d'intégration et de mise en œuvre de GMAO les mieux adaptés. L'investissement dans des services de mise en œuvre de GMAO, que ce soit en interne ou par l'intermédiaire d'un fournisseur, garantit une configuration appropriée du système, tandis que les supports d'intégration conduisent à une adoption accrue des utilisateurs qui, à son tour, conduit à l'efficacité des opérations, à l'augmentation de la durée de vie des équipements, à la réduction des coûts et à un meilleur retour sur investissement.