Le guide d'achat GMAO ultime

Les systèmes informatisés de gestion de la maintenance (GMAO) sont un choix populaire dans de nombreuses industries pour gérer les activités de maintenance de tous types. Les données de 2017 ont montré que 78 % des entreprises qui ont adopté un système de GMAO ont constaté une amélioration positive de la durée de vie de l'équipement. Ces résultats sont tangibles et il y a certainement un avantage à utiliser un système organisé et complet pour gérer ces activités.

D'autre part, des données supplémentaires de Maintenance World indiquent qu'entre 40 % et 80 % des implémentations de GMAO échouent. L'un des meilleurs moyens d'éviter l'échec de votre projet consiste à planifier correctement l'évaluation, les tests et la mise en œuvre d'un système de GMAO. Ce guide vous donnera un aperçu des composants importants, des définitions, des avantages et des coûts associés aux nombreuses offres populaires sur le marché. Ces informations sont pertinentes pour toutes les tailles d'entreprise, des petites opérations locales aux entreprises internationales.

Dans ce guide, nous aborderons :

• Que sont les programmes GMAO ?
• Qui utilise la GMAO ?
• Comment fonctionne la GMAO ?
• Avantages de l'utilisation d'une GMAO
• Caractéristiques communes du logiciel GMAO
• Comment sélectionner la bonne GMAO
• Combien coûte un logiciel GMAO ?

Que sont les programmes GMAO ?

Une GMAO est conçue pour rationaliser toutes les activités de gestion de la maintenance pour un seul site ou une entreprise entière. Comme son nom l'indique, il s'agit de programmes logiciels qui s'intègrent à du matériel supplémentaire, tel que des scanners et des capteurs, pour fournir une vue complète d'une installation ou d'un entrepôt. Il existe un certain nombre de systèmes logiciels connexes qui sont similaires à une GMAO, et les fonctionnalités entre eux peuvent parfois se chevaucher. Voici quelques types de solutions logicielles similaires utilisées par les entreprises aujourd'hui :

• Gestion des actifs d'entreprise (EAM) . À mesure que les entreprises grandissent, le suivi de chaque actif individuel peut devenir plus difficile. Un EAM fournit une solution complète pour la gestion des actifs sur tous les sites contrôlés par une entreprise. Très similaire à un GMAO, un EAM contient souvent des fonctionnalités similaires en plus de l'intégration avec une plate-forme ERP (Enterprise Resource Planning) plus large. Cette connexion permet aux utilisateurs d'EAM de suivre et de surveiller les actifs, en plus de connecter les coûts aux activités financières de leur entreprise.
• Maintenance des installations (FM) . Un logiciel FM permet aux utilisateurs de suivre et de compléter les ordres de travail de maintenance préventive et de surveiller les informations de base pour chaque actif. Ces fonctionnalités sont toujours incluses en tant que composant central des plates-formes CMMS.
• Maintenance préventive (MP) . Il s'agit d'un autre type de logiciel qui se concentre sur le processus d'exécution des ordres de travail pour les activités de maintenance. Ils incluent généralement des fonctionnalités de base pour la planification, l'exécution et le suivi de tous ces travaux de maintenance préventive. Ceux-ci sont souvent regroupés avec une gamme très similaire de logiciels connus sous le nom de systèmes de gestion des bons de travail.
• Entretien de la flotte . Toute entreprise qui exploite une flotte de camions ou de véhicules aura des considérations uniques, notamment le suivi du kilométrage et la planification des itinéraires. Il existe des logiciels qui incluent la possibilité de suivre ces détails, et vous pouvez également les trouver dans certaines plates-formes CMMS qui sont personnalisées pour les besoins des opérateurs de flotte.

Qui utilise la GMAO ?

Les logiciels de gestion de la maintenance sont désormais utilisés dans des entreprises de toutes tailles et de tous secteurs d'activité à travers le monde. L'examen des trois principaux niveaux de taille d'entreprise peut vous aider à comprendre où se situe votre entreprise et les niveaux de services qui peuvent être disponibles :

• Grandes entreprises . La plupart de ces entreprises ont déjà mis en place des systèmes ERP complets et utilisent une forme d'EAM ou de GMAO pour gérer leurs actifs. Une entreprise de cette taille doit être très délibérée en matière de changement et nécessite généralement une personnalisation et de nombreuses intégrations tierces lors de l'évaluation de tout nouveau système. Les plates-formes GMAO qui peuvent répondre aux besoins des grandes entreprises sont généralement plus complexes et personnalisables avec des milliers de fonctionnalités potentielles.
• Entreprises de taille moyenne . Une entreprise considérée comme une entreprise de taille moyenne est généralement en transition et subit un processus prolongé d'établissement de processus de base robustes et d'opérations de mise à l'échelle. Ils n'ont peut-être pas besoin de toutes les fonctionnalités des systèmes EAM et ERP entièrement fonctionnels, mais ils peuvent avoir des besoins uniques qui vont au-delà des fonctionnalités de base d'une GMAO de base. Il est important que ces clients tiennent compte de la flexibilité de tout nouveau système de GMAO et de la manière dont la plate-forme peut évoluer avec leur entreprise.
• Petites entreprises . Ce segment d'entreprises est actuellement desservi par plus d'un millier de fournisseurs de GMAO. Un grand nombre d'options peut compliquer l'évaluation du logiciel pour ces clients. Pour une petite entreprise, le meilleur moyen d'évaluer une GMAO consiste à passer en revue les principales fonctionnalités du système, sa facilité de mise en œuvre et sa capacité à répondre aux besoins les plus prioritaires.

Lors de l'évaluation d'une GMAO et de la création d'un plan de ressources et de formation, il est également important de penser aux différents services de votre entreprise qui utiliseront le système. Il existe un certain nombre de rôles qui peuvent grandement bénéficier de l'utilisation d'une GMAO. Ceux-ci incluent :

• Responsables de maintenance
• Responsable des installations ou des opérations
• Gestionnaire d'inventaire
• Responsable de la maintenance productive totale (TPM)
• Personnel EH&S
• Techniciens
• Personnel de production
• Entrepreneurs
• Service informatique

Les entreprises peuvent choisir presque n'importe quelle combinaison d'autorisations d'accès pour leur GMAO. Dans certains cas, un déploiement allégé peut être utilisé, la gestion de la maintenance étant l'une des seules ressources ayant accès au système. Dans d'autres, l'effort est beaucoup plus collaboratif et inclusif, avec un certain nombre de départements impliqués. Au sein de votre organisation, il est important de déterminer qui devrait être impliqué, quelles responsabilités ils ont et comment ils peuvent ajouter de la valeur à un déploiement de GMAO.

Comment fonctionne une GMAO ?

Une GMAO fournit une plate-forme centralisée pour la gestion de toutes les activités de maintenance. Cette plate-forme relie les opérateurs, les planificateurs, les cadres et d'autres ressources d'une manière qui les aide à effectuer leur travail plus efficacement. Il offre également une visibilité et une transparence sur les données importantes pour toutes les personnes impliquées. Lorsque vous réfléchissez à l'utilisation d'une GMAO, il y a quatre fonctions clés à garder à l'esprit :

• Identification du problème . Lorsqu'il y a un problème dans une usine ou un entrepôt, une GMAO permet d'identifier rapidement ce qui ne va pas et ce qui doit se passer ensuite pour le résoudre. Étant donné que l'ensemble du système est connecté, il est facile d'identifier tout problème, tel qu'une perte de stock, un dépassement de coût ou une panne d'équipement.
• Gestion du travail . La fonction centrale d'une GMAO est d'aider à organiser et compléter les demandes de travail pour la maintenance préventive, prédictive et corrective. Le logiciel disposera d'outils non seulement pour la journalisation des travaux, mais également pour la gestion des approbations et la rationalisation des flux de travail.
• Cause fondamentale . Un programme de maintenance efficace doit avoir un processus défini pour déterminer la cause profonde de toute panne d'équipement ou d'autres problèmes. En utilisant une GMAO pour suivre cette activité et en la rendant numérique, il devient beaucoup plus facile de trouver des informations sur les échecs répétés et d'utiliser les connaissances de toute l'équipe pour trouver des solutions robustes.
• Records historiques . En ce qui concerne les enregistrements, une GMAO est l'un des meilleurs moyens de garantir que vos archives sont exactes et bien préparées pour tout audit ou examen historique. Une archive d'enregistrements numériques est également le meilleur moyen de rendre le partage d'informations entre votre équipe et tout sous-traitant ou partie prenante tiers rapide et efficace.

Avantages de l'utilisation d'une GMAO

L'utilisation d'une GMAO permet à toute votre entreprise de rester organisée et présente de nombreux avantages par rapport aux méthodes traditionnelles et au suivi manuel. Voici quelques-uns des principaux avantages d'une GMAO :

• Planification et programmation efficaces de la maintenance
• Gestion des bons de travail
• Réduction des heures supplémentaires
• Sécurité améliorée
• Transparence à l'échelle de l'entreprise
• Réduction des temps d'arrêt des équipements
• Moins de paperasse
• Amélioration de la productivité
• Inventaire précis des pièces de rechange
• Metriques, KPI et rapports clairs

Une partie du défi dans le choix d'une GMAO consiste à trouver un système dont les fonctionnalités et la valeur sont bien adaptées aux besoins de votre organisation. Afin de maximiser les avantages d'une GMAO, même si vous en avez déjà une, vous devez vérifier régulièrement si vous profitez des principaux avantages et des nouvelles fonctionnalités qui ont été publiées.

Caractéristiques communes du logiciel GMAO

Une GMAO est une plate-forme à multiples facettes qui s'articule autour d'un certain nombre de fonctions importantes qui sont toutes connectées à une base de données centrale. Lors de l'évaluation d'un logiciel, commencez toujours par ces fonctionnalités de base pour vous assurer qu'elles sont conçues de manière à répondre à vos besoins. Bien que la plupart des logiciels de GMAO contiennent ces fonctionnalités, ils peuvent offrir des outils et des options de configuration très différents.

Gestion des bons de travail . Comme mentionné précédemment, la gestion des bons de travail représente la fonctionnalité centrale de tous les systèmes de GMAO. Un flux de travail efficace de gestion des bons de travail permettra aux utilisateurs de visualiser facilement l'état des bons de travail, d'affecter du personnel et des pièces et de traiter l'achèvement des bons de travail. En plus de cela, bon nombre des principales plates-formes de GMAO offrent également la possibilité de :

• Attribuer des informations sur la cause première
• Automatiser la création de nouveaux bons de travail
• Joindre des documents supplémentaires aux commandes individuelles
• Générez automatiquement des bons de travail pour les déclencheurs de maintenance préventive

Gestion des stocks . L'installation typique peut contenir potentiellement des milliers de pièces et d'accessoires individuels nécessaires à l'entretien de l'équipement sur place. Une GMAO inclura généralement un support pour la gestion de cet inventaire, y compris des outils pour organiser les fournisseurs, examiner les coûts et définir les niveaux d'inventaire.

Gestion du travail t. Le personnel, qu'il s'agisse du personnel interne ou des sous-traitants, représente une ressource importante pour mener à bien les activités de maintenance et les activités liées aux installations. Les données telles que le salaire, les équipes et les certifications peuvent généralement être suivies dans une GMAO et fournir une image claire de qui est disponible et pour quel type de travail.

Gestion des actifs . Nous avons déjà mentionné ci-dessus que les systèmes EAM et CMMS sont souvent comparés les uns aux autres, les deux offrant la gestion des actifs comme fonctionnalité principale. Bien que les fonctionnalités de suivi des actifs puissent ne pas être aussi étendues dans une GMAO par rapport à un EAM, la plupart des systèmes incluront un registre des actifs, des emplacements d'équipement définis et des données de performance. L'une des principales variables parmi les plates-formes CMMS est la prise en charge de périphériques tiers tels que des compteurs, des capteurs et d'autres équipements pouvant être utilisés pour surveiller les équipements en temps réel.

Comment sélectionner la bonne GMAO

C'est une bonne idée de former une équipe de projet pour évaluer et sélectionner une GMAO pour votre entreprise. Cela aidera votre équipe à rester concentrée sur un délai et un budget appropriés pour maintenir votre projet global sur la bonne voie. En outre, vous pouvez envisager quelques-unes de ces étapes importantes lors de la planification de votre évaluation :

1. Commencez par examiner la taille de votre entreprise et les principales priorités stratégiques qu'une GMAO peut prendre en charge. Cela vous aidera à sélectionner une étendue initiale appropriée de fonctionnalités pour une GMAO idéale qui peut réduire immédiatement une liste de fournisseurs potentiels.
2. Comparez vos fonctionnalités souhaitées à chaque système et éliminez celles qui ne correspondent pas bien à votre champ d'activité ou qui présentent des limites d'utilisation susceptibles d'avoir un impact négatif sur votre mise en œuvre.
3. Passez en revue le matériel pris en charge, les intégrations tierces et toutes les fonctionnalités d'API disponibles pour chaque option. C'est le moment idéal pour vraiment comparer la manière dont une GMAO pourra s'intégrer à vos systèmes et processus existants.
4. Discutez des options de formation et d'assistance avec chaque fournisseur, y compris les coûts supplémentaires associés au déploiement et à la maintenance du logiciel. De nombreuses entreprises auront différentes façons de calculer ces frais, et il est essentiel de ne pas sous-estimer l'importance et le coût des besoins de formation continue.
5. Après avoir effectué un examen initial, vous pouvez établir un retour sur investissement complet pour la mise en œuvre de votre GMAO et comparer les avantages parmi votre liste finale de fournisseurs.

Combien coûte un logiciel GMAO ?

Les fournisseurs de logiciels de GMAO proposent généralement un ou plusieurs des plans tarifaires de base suivants à leurs clients. Ces options sont présentées par ordre de préférence générale, des petites entreprises aux plus grandes. La plupart des petites entreprises trouveraient le meilleur rapport qualité-prix en sélectionnant des forfaits facturés par utilisateur, tandis que les grandes entreprises doivent tenir compte des avantages potentiels des forfaits illimités ou de ceux qui répondent à des besoins plus étendus.

• Par utilisateur, par mois . Il s'agit probablement de la structure de coût GMAO la plus courante observée aujourd'hui, dans laquelle le prix est basé sur une redevance mensuelle pour chaque utilisateur du système. Parfois, cela est calculé en fonction du nombre d'utilisateurs simultanés qui sont actifs sur le système à un moment donné. Dans d'autres cas, il est basé sur le nombre d'utilisateurs actifs enregistrés dans le système. Vous pouvez également voir des tarifs échelonnés en fonction du niveau d'accès requis pour chaque personne, par exemple un gestionnaire d'installation par rapport à un technicien de maintenance.
• Par mois . Dans le cas d'un forfait mensuel simple, vous trouverez généralement des prix qui varient en fonction du nombre d'utilisateurs, d'emplacements ou de fonctionnalités fournies. Il peut également y avoir des différences majeures en fonction du niveau de personnalisation et d'assistance fourni par le fournisseur.
• Frais de licence unique . Généralement réservés aux grandes entreprises qui souhaitent un contrôle total sur le déploiement, certains fournisseurs proposent des logiciels moyennant des frais uniques. Cette option inclut un coût de licence initial plus élevé qui donne généralement au client un accès illimité à de nombreuses fonctionnalités et la possibilité de réaliser des économies à long terme.

En plus des coûts logiciels directs, incluez également toutes les sources secondaires telles que les coûts de formation, de support, de maintenance et de mise en œuvre. Ceci est particulièrement important lorsque vous examinez votre retour sur investissement et assurez-vous que vous pouvez quantifier la valeur et les avantages tangibles de votre nouveau système de GMAO.

Autres lectures sur le logiciel GMAO

Pour plus d'informations sur le logiciel GMAO, consultez les ressources suivantes :

• Guide d'acquisition et de mise en œuvre de GMAO (maintenance FT)
• Livre blanc sur le rôle de la GMAO (Centre de ressources pour la maintenance des usines)
• Principes de mise en œuvre de la GMAO (ResearchGate)
• Guide de sélection d'une GMAO (Dude Solutions)
• GMAO :votre guide vers le succès (FMX)
• GMAO, CAFM et EAM :Votre guide du logiciel de gestion des installations (Accruent)
• Un guide pour la mise en œuvre d'une GMAO sans stress (gestion des actifs réels)
• Étude de cas sur les exigences de la GMAO (Science Direct)
• Guide GMAO (Soins de maintenance)
• Systèmes GMAO (WBDG)