Votre guide d'achat CMMS complet : maximiser la performance des actifs

Les systèmes informatisés de gestion de maintenance (CMMS) sont un choix populaire dans de nombreuses industries pour gérer les activités de maintenance de tous types. Les données de 2017 ont montré que 78 % des entreprises ayant adopté un système CMMS ont vu une amélioration positive de la durée de vie des équipements. Ces résultats sont tangibles, et il y a certainement un avantage à utiliser un système organisé et complet pour gérer ces activités.

D'un autre côté, des données supplémentaires de Maintenance World indiquent qu'entre 40 % et 80 % des implémentations CMMS échouent. L'un des meilleurs moyens d'empêcher votre projet d'échouer est de planifier correctement l'évaluation, les tests et l'implémentation d'un système CMMS. Ce guide vous aidera à avoir un aperçu des composants importants, définitions, avantages et coûts associés aux nombreuses offres populaires sur le marché. Cette information est pertinente pour toute taille d'entreprise, des petites opérations locales aux entreprises internationales.

Dans ce guide, nous discuterons :

• Que sont les programmes CMMS ?
• Qui utilise les CMMS ?
• Comment fonctionne un CMMS ?
• Avantages de l'utilisation d'un CMMS
• Fonctionnalités courantes des logiciels CMMS
• Comment sélectionner le bon CMMS
• Combien coûte un logiciel CMMS ?

Que sont les programmes CMMS ?

Un CMMS est conçu pour rationaliser toutes les activités de gestion de maintenance pour un seul site ou une entreprise entière. Comme son nom l'indique, ce sont des programmes logiciels qui s'intègrent avec du matériel supplémentaire, tel que des scanners et des capteurs, pour fournir une vue complète d'une installation ou d'un entrepôt. Il existe un certain nombre de systèmes logiciels connexes qui sont similaires à un CMMS, et les fonctionnalités entre eux peuvent se chevaucher parfois. Voici un aperçu de quelques types de solutions logicielles similaires utilisés par les entreprises aujourd'hui :

• Gestion d'actifs d'entreprise (EAM). À mesure que les entreprises grandissent en taille, le suivi de chaque actif individuel peut devenir plus difficile. Un EAM fournit une solution complète pour gérer les actifs sur tous les sites qu'une entreprise contrôle. Très similaire à un CMMS, un EAM contient souvent des fonctionnalités similaires en plus de l'intégration avec une plateforme de planification des ressources d'entreprise (ERP) plus large. Cette connexion donne aux utilisateurs EAM la capacité de suivre et surveiller les actifs en plus de connecter les coûts à leurs activités financières d'entreprise.
• Maintenance des installations (FM). Un logiciel FM permet aux utilisateurs de suivre et compléter les bons de travail de maintenance préventive et de surveiller les informations de base pour chaque actif. Ces fonctionnalités sont toujours incluses en tant que composant central des plateformes CMMS.
• Maintenance préventive (PM). C'est un autre type de logiciel qui se concentre sur le processus de réalisation des bons de travail pour les activités de maintenance. Ils incluent généralement des fonctionnalités de base pour la planification, l'exécution et le suivi de tout ce travail de maintenance préventive. Ceux-ci sont souvent regroupés avec une ligne de programmes logiciels très similaire connue sous le nom de systèmes de gestion des bons de travail.
• Maintenance de flotte. Toute entreprise qui exploite une flotte de camions ou de véhicules aura des considérations uniques, y compris le suivi du kilométrage et la planification des itinéraires. Il existe des programmes logiciels qui incluent la capacité de suivre ces détails, et vous pouvez également les trouver dans certaines plateformes CMMS qui sont personnalisées pour les besoins des opérateurs de flotte.

Qui utilise les CMMS ?

Le logiciel de gestion de maintenance est maintenant utilisé dans des entreprises de toutes tailles à travers les industries dans le monde entier. Examiner les trois principaux niveaux de taille d'entreprise peut vous aider à comprendre où votre entreprise s'inscrit et les niveaux de services qui peuvent être disponibles :

• Grandes entreprises. La plupart de ces entreprises ont des systèmes ERP complets déjà en place et utilisent une forme d'EAM ou de CMMS pour gérer leurs actifs. Une entreprise de cette taille doit être très délibérée sur le changement et nécessite généralement de la personnalisation et de nombreuses intégrations tierces lors de l'évaluation de tout nouveau système. Les plateformes CMMS qui peuvent répondre aux besoins des grandes entreprises sont généralement plus complexes et personnalisables avec des milliers de fonctionnalités potentielles.
• Entreprises de taille moyenne. Une entreprise considérée comme une entreprise de taille moyenne est généralement en transition et subit un processus prolongé d'établissement de processus de base robustes et de mise à l'échelle des opérations. Elles peuvent ne pas nécessiter toutes les fonctionnalités des systèmes EAM et ERP pleinement fonctionnels, mais elles peuvent avoir certains besoins uniques qui vont au-delà de la fonctionnalité de base d'un CMMS basique. Il est important pour ces clients de considérer la flexibilité de tout nouveau système CMMS et comment la plateforme peut grandir avec leur entreprise.
• Petites entreprises. Ce segment d'entreprises est actuellement servi par plus de mille fournisseurs CMMS. Un grand nombre d'options peut rendre l'évaluation logicielle difficile pour ces clients. La meilleure façon pour une petite entreprise d'évaluer un CMMS est d'examiner les fonctionnalités de base du système, la facilité d'implémentation et la capacité à satisfaire les besoins de plus haute priorité.

Lors de l'évaluation d'un CMMS et de la création d'un plan de ressources et de formation, il est également important de penser aux différents départements au sein de votre entreprise qui utiliseront le système. Il y a un certain nombre de rôles qui peuvent bénéficier grandement de l'utilisation d'un CMMS. Ceux-ci incluent :

• Gestionnaires de maintenance
• Gestionnaire d'installations ou d'opérations
• Gestionnaire d'inventaire
• Gestionnaire de maintenance productive totale (TPM)
• Personnel HSE
• Techniciens
• Personnel de production
• Sous-traitants
• Département informatique

Les entreprises peuvent choisir presque n'importe quelle combinaison de permissions d'accès pour leur CMMS. Dans certains cas, un déploiement allégé peut être utilisé, la gestion de maintenance étant certaines des seules ressources ayant accès au système. Dans d'autres, l'effort est beaucoup plus collaboratif et inclusif, avec un certain nombre de départements impliqués. Au sein de votre organisation, il est important de considérer qui devrait être impliqué, quelles responsabilités ils ont et comment ils peuvent ajouter de la valeur à un déploiement CMMS.

Comment fonctionne un CMMS ?

Un CMMS fournit une plateforme centralisée pour la gestion de toutes les activités de maintenance. Cette plateforme connecte les opérateurs, les planificateurs, les dirigeants et d'autres ressources d'une manière qui les aide à effectuer leur travail plus efficacement. Elle fournit également de la visibilité et de la transparence dans les données importantes pour tous les impliqués. En pensant à la façon dont un CMMS est utilisé, il y a quatre fonctions clés à garder à l'esprit :

• Identification des problèmes. Lorsqu'il y a un problème dans une usine ou un entrepôt, un CMMS aide à identifier rapidement ce qui ne va pas et ce qui doit se passer ensuite pour le corriger. Puisque tout le système est connecté, il est facile d'identifier tout problème, tel que la perte d'inventaire, les dépassements de coûts ou les pannes d'équipement.
• Gestion du travail. La fonction centrale d'un CMMS est d'aider à organiser et compléter les demandes de travail pour la maintenance préventive, prédictive et corrective. Le logiciel aura des outils non seulement pour enregistrer le travail mais aussi pour gérer les approbations et rationaliser les flux de travail.
• Cause racine. Un programme de maintenance efficace devrait avoir un processus défini pour déterminer la cause racine de toute panne d'équipement ou autre problème. En utilisant un CMMS pour suivre cette activité et la rendre numérique, il devient beaucoup plus facile de trouver des informations sur les pannes répétées et d'utiliser les connaissances de toute l'équipe pour trouver des solutions robustes.
• Enregistrements historiques. Quand il s'agit d'enregistrements, un CMMS est l'un des meilleurs moyens de garantir que vos archives sont précises et bien préparées pour tout audit ou examen historique. Une archive d'enregistrements numériques est également le meilleur moyen de rendre le partage d'informations entre votre équipe et tout sous-traitant tiers ou parties prenantes rapide et efficace.

Avantages de l'utilisation d'un CMMS

L'utilisation d'un CMMS garde toute votre entreprise organisée et a un certain nombre d'avantages par rapport aux méthodes traditionnelles et au suivi manuel. Quelques-uns des principaux avantages d'un CMMS incluent :

• Planification et programmation efficaces de la maintenance
• Gestion des bons de travail
• Réduction des heures supplémentaires
• Sécurité améliorée
• Transparence à l'échelle de l'entreprise
• Réduction des temps d'arrêt des équipements
• Moins de paperasserie
• Productivité améliorée
• Comptages précis des stocks de pièces de rechange
• Métriques, KPI et reporting clairs

Une partie du défi dans le choix d'un CMMS est de trouver un système qui a un équilibre de fonctionnalités et de valeur bien adaptés aux besoins de votre organisation. Afin de maximiser les avantages d'un CMMS, même si vous en avez déjà un, vous devriez régulièrement examiner si vous profitez des principaux avantages et de toute nouvelle fonctionnalité qui a été publiée.

Fonctionnalités courantes des logiciels CMMS

Un CMMS est une plateforme multifacettes qui tourne autour d'un certain nombre de fonctions importantes qui sont toutes connectées à une base de données centrale. Lors de l'évaluation de logiciels, commencez toujours par ces fonctionnalités de base pour vous assurer qu'elles sont conçues d'une manière bien adaptée à vos besoins. Bien que la plupart des programmes logiciels CMMS contiennent ces fonctionnalités, ils peuvent offrir des outils et options de configuration très différents.

Gestion des bons de travail. Comme mentionné précédemment, la gestion des bons de travail représente la fonctionnalité centrale de tous les systèmes CMMS. Un flux de travail efficace de gestion des bons de travail permettra aux utilisateurs de visualiser facilement le statut des bons de travail, d'affecter le personnel et les pièces, et de traiter l'achèvement des bons de travail. En plus de ceux-ci, de nombreuses plateformes CMMS de premier plan incluent également la capacité de :

• Attribuer des informations sur la cause racine
• Automatiser la création de nouveaux bons de travail
• Joindre de la documentation supplémentaire aux commandes individuelles
• Générer automatiquement des bons de travail pour les déclencheurs de maintenance préventive

Gestion des stocks. L'installation typique pourrait contenir potentiellement des milliers de pièces et accessoires individuels nécessaires pour maintenir l'équipement sur site. Un CMMS inclura généralement le support pour la gestion de cet inventaire, y compris des outils pour organiser les fournisseurs, examiner les coûts et définir les niveaux d'inventaire.

Gestion de la main-d'œuvre. Le personnel, tant le personnel interne que les sous-traitants, représente une ressource importante pour compléter les activités de maintenance et liées aux installations. Des données telles que la paie, les quarts de travail et les certifications peuvent généralement être suivies dans un CMMS et fournir une image claire de qui est disponible et pour quel type de travail.

Gestion d'actifs. Nous avons déjà mentionné ci-dessus que les systèmes EAM et CMMS sont souvent comparés l'un à l'autre, les deux offrant la gestion d'actifs comme fonctionnalité centrale. Bien que les fonctionnalités de suivi d'actifs puissent ne pas être aussi étendues dans un CMMS par rapport à un EAM, la plupart des systèmes incluront un registre d'actifs, des emplacements d'équipement définis et des données de performance. Une variable majeure parmi les plateformes CMMS est le support pour les périphériques tiers tels que les compteurs, capteurs et autres équipements qui peuvent être utilisés pour surveiller l'équipement en temps réel.

Comment sélectionner le bon CMMS

C'est une bonne idée de former une équipe de projet pour évaluer et sélectionner un CMMS pour votre entreprise. Ce faisant, cela aidera votre équipe à rester concentrée sur une échéance et un budget appropriés pour garder votre projet global sur la bonne voie. En outre, vous pourriez considérer quelques-unes de ces étapes importantes dans la planification de votre évaluation :

1. Commencez par considérer la taille de votre entreprise et les priorités stratégiques majeures qu'un CMMS peut soutenir. Cela vous aidera à sélectionner une portée initiale appropriée de fonctionnalités pour un CMMS idéal qui peut réduire immédiatement une liste de fournisseurs potentiels.
2. Comparez vos fonctionnalités souhaitées à chaque système et éliminez ceux qui ne correspondent pas bien à la portée de votre entreprise ou qui ont des limitations d'utilisabilité qui pourraient avoir un impact négatif sur votre implémentation.
3. Examinez le matériel pris en charge, les intégrations tierces et les fonctionnalités API disponibles pour chaque option. C'est un excellent moment pour vraiment comparer comment un CMMS pourra s'intégrer avec vos systèmes et processus existants.
4. Discutez des options de formation et de support avec chaque fournisseur, y compris les coûts supplémentaires associés à un déploiement logiciel et à la maintenance. De nombreuses entreprises auront différentes façons de calculer ces frais, et il est vital de ne pas sous-estimer l'importance et le coût des besoins de formation continus.
5. Après avoir complété un examen initial, vous pouvez assembler un ROI complet pour votre implémentation CMMS et comparer les avantages parmi votre liste finale de fournisseurs.

Combien coûte un logiciel CMMS ?

Les fournisseurs de logiciels CMMS offriront généralement un ou plusieurs des plans de tarification de base suivants à leurs clients. Ces options sont présentées dans l'ordre de préférence générale, des petites entreprises aux plus grandes. La plupart des opérations plus petites trouveraient la meilleure valeur en sélectionnant des plans qui facturent par utilisateur, tandis que les grandes organisations doivent considérer les avantages potentiels des plans illimités ou ceux qui répondent à des besoins plus étendus.

• Par utilisateur, par mois. C'est probablement la structure de coûts CMMS la plus courante vue aujourd'hui, dans laquelle le prix est basé sur des frais mensuels pour chaque utilisateur du système. Parfois, cela est calculé en fonction du nombre d'utilisateurs simultanés qui sont actifs sur le système à un moment donné. Dans d'autres cas, il est basé sur le nombre d'utilisateurs actifs enregistrés dans le système. Vous pouvez également voir une tarification par niveaux basée sur le niveau d'accès nécessaire pour chaque personne, tel qu'un gestionnaire d'installations versus un technicien de maintenance.
• Par mois. Dans le cas d'un plan simple par mois, vous trouverez généralement des prix qui varient en fonction du nombre d'utilisateurs, d'emplacements ou de fonctionnalités fournies. Il peut aussi y avoir des différences majeures basées sur le niveau de personnalisation et de support fourni par le fournisseur.
• Frais de licence unique. Généralement réservé aux grandes entreprises qui veulent un contrôle complet sur le déploiement, certains fournisseurs offrent des logiciels pour des frais uniques. Cette option inclut un coût de licence initial plus important qui donne ensuite généralement au client un accès illimité à de nombreuses fonctionnalités et la possibilité d'économies de coûts à long terme.

En plus des coûts logiciels directs, incluez également toute source secondaire telle que la formation, le support, la maintenance et les coûts d'implémentation. C'est particulièrement important lors de l'examen de votre ROI et pour vous assurer que vous pouvez quantifier la valeur tangible et le bénéfice de votre nouveau système CMMS.

Lectures complémentaires sur les logiciels CMMS

Pour plus d'informations sur les logiciels CMMS, visitez les ressources suivantes :

• Guide d'acquisition et d'implémentation CMMS (FT Maintenance)
• Le rôle du CMMS Livre blanc (Centre de ressources maintenance industrielle)
• Principes d'implémentation CMMS (ResearchGate)
• Guide de sélection d'un CMMS (Dude Solutions)
• CMMS : Votre guide vers le succès (FMX)
• CMMS, CAFM et EAM : Votre guide des logiciels de gestion d'installations (Accruent)
• Guide d'implémentation CMMS sans stress (Real Asset Management)
• Étude de cas sur les exigences CMMS (Science Direct)
• Guide CMMS (Maintenance Care)
• Systèmes CMMS (WBDG)