Maîtriser la gestion de maintenance : booster l'efficacité et réduire les coûts

De nombreux gestionnaires d'installations ont recherché de nouvelles pratiques de gestion de maintenance ces dernières années pour réduire les coûts d'exploitation. Les estimations du secteur montrent que les coûts de maintenance peuvent représenter 15 à 40 % des coûts de production totaux. Cela s'explique par le fait que les équipements sont souvent exploités en continu ou sur de très longs intervalles pour maximiser la productivité. Les entreprises incapables de maximiser la durée de vie des équipements peuvent trouver difficile de mener une exploitation rentable.

Dans ce guide, nous explorons la gestion de maintenance en détail. En tant que fonction de plus en plus importante, la maintenance est une priorité commerciale à portée large avec de nombreuses considérations. Cet article se concentre sur ce qu'est la gestion de maintenance, pourquoi elle est importante et comment une entreprise peut développer des rôles, responsabilités et pratiques pour optimiser la performance des actifs.

Vous apprendrez :

• Qu'est-ce que la gestion de maintenance ?
• Pourquoi la gestion de maintenance est-elle importante ?
• Le rôle de la gestion de maintenance
• Types de gestion de maintenance
• Qualités d'un bon gestionnaire de maintenance
• Ressources supplémentaires sur la gestion de maintenance

Qu'est-ce que la gestion de maintenance ?

La gestion de maintenance est une discipline qui apporte une structure à toutes les activités impliquées dans la planification, l'ordonnancement, l'exécution et le suivi des travaux de maintenance. Son champ d'application va bien au-delà du simple travail sur les équipements et nécessite la création d'un ensemble complet de processus et de contrôles. Pour suivre correctement les bons de travail de maintenance et les activités connexes, il est nécessaire d'implémenter une combinaison d'outils matériels et logiciels.

L'utilisation de codes-barres d'actifs combinée à des scanners peut améliorer considérablement l'efficacité d'un entrepôt, d'une installation ou d'un environnement de bureau. Pour rationaliser leur approche globale, de nombreuses entreprises investissent dans un système de gestion de maintenance assistée par ordinateur (GMAO) pour centraliser l'ensemble de leur exploitation. Un type de logiciel similaire, les plateformes de gestion d'actifs d'entreprise (EAM), offrent souvent des fonctionnalités similaires pour le suivi des activités de maintenance.

Pourquoi la gestion de maintenance est-elle importante ?

Lorsqu'elle est correctement mise en œuvre, un programme de gestion de maintenance offre plusieurs avantages. Étant donné que de nombreux sites comprennent des centaines, voire des milliers d'actifs, il est crucial que tout système de gestion de maintenance reste organisé et à jour. Voici quelques-unes des nombreuses façons dont la gestion de maintenance apporte de la valeur :

• Efficacité optimale. Démontrer le contrôle de l'entretien des équipements facilite une approche proactive plutôt que de se concentrer uniquement sur les réparations et urgences. La gestion de maintenance donne à une équipe une visibilité complète sur l'ensemble de l'exploitation depuis une plateforme logicielle centralisée. Cela fait non seulement gagner du temps, mais rend aussi beaucoup plus facile l'identification rapide des problèmes et les améliorations nécessaires.
• Réduction des temps d'arrêt. Comme la gestion d'actifs, la gestion de maintenance doit considérer l'ensemble du cycle de vie du produit d'un actif. Comprendre comment l'âge d'un actif ou composant peut impacter la performance facilite les décisions éclairées sur les mises à niveau. L'utilisation d'un mélange de techniques de maintenance améliore aussi la disponibilité des équipements en identifiant une configuration optimale pour chaque outil.
• Coûts maîtrisés. Les réparations imprévues coûtent du temps et entraînent des retards de production et autres perturbations. Gérer les activités de maintenance de façon organisée facilite le contrôle des coûts : heures supplémentaires, pièces de rechange, main-d'œuvre. Une planification améliorée optimise aussi les niveaux de stock et maximise l'espace de stockage.
• Sécurité améliorée. En plus des directives sur les pratiques de travail acceptables de l'OSHA américaine, la plupart des entreprises doivent respecter plusieurs autres réglementations étatiques et fédérales. La gestion de maintenance aide en centralisant les informations de garantie et de service requises lors des audits et revues réglementaires. Des équipements correctement entretenus assurent aussi la sécurité des opérateurs.
• Meilleure prise de décision. Ne pas prendre les bonnes décisions concernant la maintenance et l'entretien peut mener à des défaillances et incidents de sécurité. Les équipements industriels de grande taille et systèmes complexes posent un défi particulier pour la planification du cycle de vie des actifs. L'un des grands avantages des systèmes de gestion de maintenance est un ensemble complet d'outils de reporting. L'accès à des données de qualité améliore significativement le processus décisionnel pour la gestion d'actifs et de maintenance.

Le rôle de la gestion de maintenance

Quand on pense « maintenance », on imagine le travail sur équipements et les activités de service. Ce travail est indéniablement central, mais plusieurs autres activités doivent être intégrées pour créer un système véritablement efficace. Comme mentionné, les plateformes GMAO et EAM sont d'excellents moyens de connecter plusieurs flux de travail en une solution unique. Lors de la définition du rôle de la gestion de maintenance dans une organisation, les domaines clés suivants doivent être inclus :

• Gestion d'actifs. Un domaine central de chevauchement entre GMAO et EAM est la fonctionnalité de gestion d'actifs. Avant de planifier les travaux, il faut une base de données précise d'actifs correctement étiquetés et suivis. Pour certaines entreprises, une simple évaluation complète de leurs actifs mène à des améliorations de coûts en identifiant les équipements anciens ou sous-utilisés à retirer.
• Gestion des stocks. Les stocks peuvent être gérés pour matières premières, produits finis, emballages, équipements et pièces. La plupart des entreprises travaillant avec des produits doivent maintenir un entrepôt organisé et atteindre des comptages cycliques précis. Ces outils sont bénéfiques pour la gestion de maintenance afin de contrôler les inventaires de pièces de rechange et autres actifs nécessaires aux travaux de maintenance.
• Gestion des bons de travail de maintenance. Une fonction centrale des logiciels de gestion de maintenance est l'organisation du traitement des bons de travail. C'est particulièrement important pour les entreprises avec une grande équipe de service sur le terrain travaillant sur des équipements en sites distants. Un système centralisé pour planifier, affecter et compléter les tâches maintient l'équipe alignée et réduit erreurs et temps d'arrêt.
• Gestion des installations. Les bâtiments de tous types nécessitent beaucoup d'entretien pour garantir un environnement adapté aux employés et visiteurs. Équipements comme unités CVC, refroidisseurs et centres de données doivent être fréquemment entretenus et vérifiés. La gestion de maintenance est une ressource essentielle pour les gestionnaires d'installations pour vérifier que les plans de service et maintenance programmés s'alignent bien avec l'utilisation prévue.
• Métriques et reporting. Les gestionnaires avisés comprennent l'importance d'examiner des données de qualité pour améliorer la prise de décision. Cela ne fait pas exception pour la gestion d'actifs et de maintenance. L'examen des données de maintenance aide à atteindre un budget plus équilibré et augmente la transparence entre départements. De meilleures données d'équipement rendent les projections de coûts plus précises et permettent d'examiner de nombreux aspects d'une exploitation simultanément. Coûts de frais généraux d'usine, coûts d'installations et ressources de maintenance ne sont que quelques-uns des nombreux points de données à considérer.

Comme vous le voyez, la gestion de maintenance nécessite que plusieurs fonctions essentielles travaillent ensemble pour former un système cohérent. Bien que les rôles spécifiques puissent être affectés à différents départements selon la structure et les objectifs de chaque organisation, les processus de travail sont généralement très similaires. Pour qu'un programme soit efficace, il doit y avoir alignement et transparence entre toutes les ressources impliquées.

Types de gestion de maintenance

Les activités de maintenance prennent de nombreuses formes, et les entreprises de tous secteurs continuent d'innover pour améliorer la performance des équipements. Plusieurs types peuvent être utilisés simultanément pour fournir le service optimal pour un outil particulier. Il convient de noter que tous les équipements ne conviennent pas à chaque type. Plusieurs facteurs doivent être considérés :

• Maintenance réactive. Maintenance effectuée quand un indicateur notable signale qu'un service est requis (inspection visuelle ou autres indicateurs directs). Gérée généralement par un plan d'inspection ou d'audit périodique. Utile pour les pièces dont la durée de vie est difficile à prévoir. Inclut aussi tout travail d'urgence ou réparation lors d'une panne imprévue.
• Maintenance proactive. Approche nécessitant une pré-planification pour identifier les points de défaillance potentiels, basée sur le temps ou les heures de fonctionnement. Attention à ne pas surcompenser en effectuant du travail supplémentaire non requis. Inspecter minutieusement et utiliser de multiples points de données pour améliorer le plan de service. La maintenance préventive et prédictive sont des formes de maintenance proactive.
• Maintenance préventive (basée sur le temps). Utilise des déclencheurs temporels pour planifier et effectuer les travaux de service. Le calendrier exact est souvent déterminé selon l'utilisation prévue et l'usure potentielle. Surveiller la durée de vie attendue des pièces consommables est crucial. Remplacer les pièces avant qu'elles ne tombent en panne, mais pas trop tôt pour ne pas perdre du temps de fonctionnement.
• Maintenance prédictive (basée sur l'état). Type plus récent utilisant capteurs et dispositifs de surveillance en ligne pour collecter des données en temps réel. Ces données définissent des paramètres d'exploitation dictant quand les activités de service doivent avoir lieu. Étant donné l'investissement potentiel en logiciel et matériel, elle convient mieux aux équipements coûteux et systèmes sujets à des défaillances très perturbatrices.

Un avantage significatif de la gestion de maintenance et de l'utilisation d'une GMAO est la capacité de suivre toutes les activités et de maintenir un historique de service détaillé pour chaque actif. Cela facilite non seulement le choix des types de maintenance appropriés, mais fournit une plateforme pour la révision et l'amélioration. Aucun système n'est parfait, et une approche itérative d'amélioration continue est toujours recommandée.

Qualités d'un bon gestionnaire de maintenance

Un gestionnaire de maintenance joue un rôle vital entre un directeur de maintenance ou un autre cadre supérieur et les superviseurs et techniciens qui effectuent la majeure partie du travail de service. Ce poste requiert un mélange unique de compétences techniques et de sens des affaires pour voir la vision d'ensemble tout en traitant les problèmes quotidiens. Examinons les exigences et compétences souhaitées.

Compte tenu de la complexité des activités de maintenance dans de nombreuses entreprises, les responsabilités couvrent un large champ. Domaines significatifs :

• Gérer tous les travaux liés à la maintenance
• Coordonner le travail pour respecter les directives réglementaires
• Maintenir un inventaire approprié de pièces de rechange
• Gérer les techniciens de service et autre personnel
• Implémenter un programme de maintenance complet
• Rapporter sur l'efficacité des activités de maintenance
• Identifier des moyens d'améliorer la productivité des actifs
• Assurer une formation adéquate du personnel

Un gestionnaire de maintenance porte plusieurs casquettes, avec des similitudes avec les responsabilités d'un gestionnaire d'installations ou d'actifs. En tant que poste de direction, de nombreuses compétences techniques et relationnelles sont recherchées :

• Capacité démontrée à diriger
• Priorité élevée à la gestion du temps
• Capacité à pivoter et s'adapter
• Solides compétences en communication interpersonnelle
• Excellentes compétences en résolution de problèmes
• Fort engagement envers le travail d'équipe
• Connaissances fondamentales des équipements pertinents

Un gestionnaire de maintenance doit rationaliser les objectifs de performance de l'entreprise avec les réalités des capacités des équipements. Dans des industries hautement spécialisées servant de nombreux clients (aérospatiale, santé), les enjeux sont encore plus élevés. C'est pourquoi un bon équilibre entre compétences relationnelles et connaissances techniques est requis. Comme décrit, seule une collaboration étroite entre de nombreux départements permet de créer un programme robuste. Le travail de maintenance ne doit jamais se faire en vase clos ; il est vital que les gestionnaires sollicitent les retours des techniciens, opérateurs et autre personnel interagissant avec les équipements.

La gestion de maintenance est devenue une priorité pour de nombreuses entreprises comme moyen efficace d'intégrer plusieurs fonctions distinctes en un cadre unique de gestion d'actifs et de maintenance. Les systèmes GMAO ont créé des plateformes flexibles intégrables avec scanners et étiquettes d'actifs pour la gestion d'installations, créant des processus automatisés de bons de travail. L'avenir sera guidé par les avancées technologiques combinées à la capacité d'innover et développer de nouveaux processus améliorés.

Lectures complémentaires sur la gestion de maintenance

Pour plus d'informations sur la planification de la gestion de maintenance, consultez :

• Top 5 Guidelines For Maintenance Management You Should Be Using (MaintenanceCare)
• 4 Ways Oil Refineries Can Reduce Equipment Manufacturing Overhead Costs Through Maintenance Management (Camcode)
• Modern Maintenance Management Guide (Dude Solutions)
• A Quick Guide to CMMS (Real Asset Management)
• Top CMMS Software Systems: The 47 Best Software Programs for Streamlining, Centralizing and Managing Asset Tracking and Maintenance Activities (Camcode)
• The Ultimate Guide to Asset Maintenance Management Software (simPRO)
• The Ultimate Barcode Label Buying Guide (Camcode)
• Facilities Operations & Maintenance – An Overview (Whole Building Design Guide)
• The Importance of Fleet Maintenance Management and How to Choose the Right Solution (Samsara)
• Manager's Guide to Preventive Building Maintenance (Taylor & Francis Group)