Maîtriser la MRO : augmenter la rentabilité en optimisant la maintenance, la réparation et les opérations

Les fonctions de maintenance, réparation et opérations (MRO) sont essentielles pour tout service d'approvisionnement ou exploitation. Bien que ces articles représentent une part relativement faible du budget d'approvisionnement global, ils peuvent avoir un impact significatif sur la rentabilité. C'est particulièrement vrai si les coûts augmentent sans système adéquat pour les identifier et les améliorer.

Dans cet article, nous discutons de la définition de la MRO et de la manière dont ces articles peuvent être gérés. Réduire les dépenses MRO peut avoir un impact positif sur la rentabilité à long terme d'une exploitation. En plus des pratiques traditionnelles de gestion d'actifs et de maintenance, comme le suivi des actifs avec des étiquettes d'équipement, étiquettes de gestion d'actifs d'installations, étiquettes pour services publics et autres solutions d'étiquettes à code-barres pour rationaliser les processus de maintenance et réparation, une stratégie MRO apporte une couche supplémentaire d'efficacité.

Définition de la MRO

Comme indiqué, MRO est un acronyme pour Maintenance, Repair, and Operations (maintenance, réparation et opérations). Il inclut les opérations, processus et activités associés à l'entretien d'une usine ou installation : maintenance de l'infrastructure physique, équipements et leurs processus opérationnels associés, matériaux et fournitures utilisés pour maintenir l'infrastructure et les équipements ou dans la production d'un produit ou service. Cependant, ces matériaux ne sont pas classés comme matières premières faisant partie du produit fini (métaux pour fabriquer des outils, peinture pour finir un produit en bois), qui seraient des coûts directs. Les matériaux MRO sont utilisés en production mais ne font pas partie du produit final, comme les fournitures pour nettoyer et entretenir les équipements.

La meilleure façon de définir le périmètre de la désignation MRO est d'explorer les quatre catégories majeures d'articles généralement inclus dans les évaluations. Chaque entreprise doit gérer ses actifs pour optimiser la performance sur l'ensemble de l'exploitation. Organiser les articles MRO en catégories distinctes rationalise le suivi et facilite l'examen des métriques financières pour des classes d'actifs particulières.

Réparation et maintenance de l'infrastructure

Cette catégorie concerne les équipements et matériaux associés utilisés pour maintenir une installation commerciale entière opérationnelle, tels que :

• Équipements CVC (chauffage, ventilation, climatisation)
• Équipements de sécurité
• Mobilier
• Équipements informatiques

Réparation et maintenance des équipements de production

Les articles MRO liés à la production sont classés comme tous les équipements et activités nécessaires au maintien des systèmes de production. Cette catégorie inclut des équipements tels que :

• Compresseurs et moteurs
• Bandes transporteuses
• Machines à commande numérique (CNC)

Maintenance des équipements de manutention

Les articles de manutention aident à déplacer les matières premières et autres actifs vers les bons emplacements pour la production. La maintenance des équipements de manutention inclut des fournitures telles que :

• Vannes et tuyauterie
• Vêtements de travail et masques
• Équipements de protection individuelle (EPI) comme les gants

Outils et consommables

Tous les autres petits outils et pièces consommables utilisés dans les opérations quotidiennes relèvent de cette catégorie MRO, tels que :

• Fournitures de bureau
• Joints, vis et clous
• Produits chimiques
• Lubrifiants
• Piles
• Outils à main

Même une exploitation relativement petite pourrait avoir des milliers d'articles individuels dans ces catégories MRO. Chaque entreprise doit donc maintenir une bibliothèque d'actifs organisée. Au-delà de ces catégories larges, une gestion MRO efficace implique une classification plus granulaire des actifs. Il existe plusieurs taxonomies de classification MRO, le code UNSPSC® (United Nations Standard Products and Services Code®) étant le plus largement utilisé. D'autres taxonomies incluent eCl@ss (souvent utilisé en Europe), ETIM, le système de classification industrielle standard (SIC) et les codes du système harmonisé (HSC). Il existe aussi des taxonomies spécifiques à l'industrie souvent utilisées pour la gestion MRO.

Pourquoi la gestion MRO est-elle importante ?

La MRO peut représenter près de la moitié (jusqu'à 47 %) des coûts d'approvisionnement d'une organisation typique. Beaucoup de ces coûts sont liés aux processus, et de nombreuses entreprises pourraient bénéficier d'un examen approfondi de leur efficacité d'approvisionnement. Améliorer les stratégies d'approvisionnement peut mener à des économies impactant directement la rentabilité.

Le défi avec de nombreux processus MRO est que le travail peut être réactif et plus difficile à prévoir ou projeter à long terme. Ce qui peut être contrôlé, en revanche, c'est la manière dont le travail est effectué. Les systèmes de gestion de données, l'automatisation et autres technologies émergentes peuvent rationaliser ces activités et produire des gains d'efficacité. La gestion des pièces de produits, matières premières et la sensibilisation à la sécurité peuvent directement impacter les coûts liés à la MRO.

Comment gérer les articles MRO

L'allocation et le contrôle des dépenses MRO doivent avoir une responsabilité claire assignée au sein du service d'approvisionnement. Clarifier ces responsabilités est une étape importante pour créer une stratégie MRO complète permettant d'identifier et contrôler les risques associés. Quelques exemples de risques liés à la MRO :

• Coûts d'expédition excessifs
• Faible productivité des travaux de maintenance
• Arrêts de production imprévus
• Arriérés d'inventaire

Les entreprises qui fabriquent des biens ou fournissent des services connexes sont particulièrement sujettes à ces problèmes. Avoir une stratégie MRO en place crée une meilleure visibilité sur les pratiques de gestion des fournisseurs et des stocks. Elle aide aussi à aligner l'équipe de direction autour de ces priorités d'approvisionnement clés.

Implémenter des systèmes de suivi d'actifs pour optimiser la gestion MRO

Les entreprises peuvent obtenir une meilleure visibilité sur l'utilisation et la maintenance des actifs MRO en implémentant des systèmes de suivi d'actifs pour rationaliser les processus de maintenance et réparation et gérer le cycle de vie complet des actifs. Les données obtenues via un système de suivi efficace permettent aux dirigeants de prendre des décisions basées sur les données, comme déterminer quand il est plus rentable de remplacer un actif plutôt que de le réparer.

De plus, les solutions de suivi d'actifs permettent une gestion efficace de la maintenance préventive, permettant aux organisations d'optimiser la performance des équipements et de maximiser la durée de vie utile de leurs actifs pour réduire les coûts de maintenance et d'approvisionnement. Les étiquettes d'actifs peuvent être imprimées avec des codes-barres lisibles tout au long de la vie de l'actif et synchronisées avec un logiciel de gestion d'actifs pour permettre une classification précise et automatiser l'identification et la documentation.

Avec une variété d'étiquettes d'actifs pour diverses applications (étiquettes pour actifs de services publics, étiquettes pour gestion d'installations, étiquettes de travail en cours, étiquettes résistantes aux produits chimiques, étiquettes à code-barres haute température, étiquettes d'équipement, étiquettes pour câbles, etc.), les organisations peuvent suivre efficacement équipements, actifs et stocks pour rationaliser la documentation et améliorer la gestion MRO.

Développer et suivre des indicateurs clés de performance

Une autre suggestion est de développer des indicateurs clés de performance (KPI) définissant clairement les domaines à contrôler. Les métriques suivantes se sont avérées bien alignées avec la plupart des plans d'amélioration MRO :

• Dépenses MRO. Le financement dirigé vers la catégorie MRO devrait représenter 10 % ou moins du budget d'approvisionnement global. Ces métriques financières simples sont une excellente base pour réduire les coûts et améliorer l'efficacité MRO.
• Ruptures de stock. Une exploitation subissant régulièrement des ruptures de stock rencontre probablement un ou plusieurs problèmes majeurs de processus liés à la production, l'approvisionnement ou l'exécution. Suivre le nombre de ruptures peut servir d'indicateur retardé de problèmes systémiques.
• Stock MRO disponible versus rotation. Une bonne règle pour le stock MRO disponible est de viser une rotation de 30 jours. L'excès de stock ajoute des coûts inutiles.
• Ratio commandes urgentes / réapprovisionnement standard. Une exploitation devrait connaître un faible nombre de commandes urgentes par rapport aux réapprovisionnements standards. Une bonne règle : pas plus de 8 à 10 % de toutes les commandes devraient être urgentes.

Le suivi des dépenses MRO et la réduction des coûts peuvent être un défi significatif pour les équipes d'approvisionnement. Prendre le temps de développer une stratégie MRO aide à aligner tous les acteurs et fournit des repères clairs pour l'amélioration. En fin de compte, contrôler ces coûts peut mener à des améliorations significatives d'efficacité et de rentabilité.