Choisir un logiciel GMAO adapté à la taille de votre entreprise

Au cours des deux dernières décennies, les entreprises de toutes tailles ont ressenti les effets de marchés hautement concurrentiels, de changements technologiques et de défis économiques. Pour ces raisons, les dirigeants cherchent des moyens d'opérer de manière plus intelligente, plus rapide et plus légère ; principalement dans le domaine de la maintenance opérationnelle. Les logiciels de gestion de maintenance assistée par ordinateur (GMAO) ont été développés avec ces objectifs à l'esprit et, de ce fait, ils sont désormais la solution de gestion de maintenance privilégiée par un nombre croissant de clients dans un large éventail de secteurs industriels, tertiaires et institutionnels.

La GMAO pour les entreprises offre la capacité de suivre les bons de travail, de générer rapidement des rapports précis et de déterminer instantanément quels actifs nécessitent une maintenance préventive ou des réparations. Cette dernière fonctionnalité, la maintenance préventive (MP), représente la colonne vertébrale des logiciels de gestion de maintenance. La capacité de planifier des bons de travail MP à l'aide de paramètres variables et personnalisables, d'envoyer des notifications à distance concernant les bons de travail en attente, en cours ou en retard, et de générer instantanément des rapports MP est l'atout majeur pour la plupart des entreprises souhaitant non seulement améliorer l'efficacité et réduire les coûts, mais aussi prendre des décisions éclairées sur leurs opérations à mesure qu'elles avancent. L'introduction de la maintenance préventive dans les logiciels de gestion de maintenance a permis d'allonger la durée de vie des équipements, d'améliorer l'organisation, de mieux gérer le temps et l'utilisation de la main-d'œuvre, et in fine, de réduire les coûts opérationnels et d'augmenter les profits de l'entreprise.

Compte tenu de leurs antécédents éprouvés, il ne fait aucun doute que les GMAO sont d'excellents produits de gestion de maintenance. Cependant, la question qui demeure est : « Un logiciel GMAO est-il adapté à la taille de mon entreprise ? » Ici, je tenterai d'apporter une réponse.

Il y a environ 50 ans, lorsque les logiciels de gestion de maintenance automatisés ont fait leur apparition, l'accès sans fil et cellulaire n'existait pas. À l'époque, les GMAO étaient limitées aux gros ordinateurs à cartes perforées. Principalement en raison du coût de l'équipement ainsi que de l'expertise nécessaire pour les faire fonctionner, ces premiers systèmes n'étaient attractifs que pour de très grandes entreprises manufacturières. Depuis, les GMAO ont évolué et aujourd'hui, elles possèdent les capacités et les gammes de prix capables de répondre aux besoins uniques des entreprises, grandes et petites. Cela est largement dû à leur polyvalence, leur personnalisation et leur accessibilité financière.

Polyvalence

Les GMAO d'aujourd'hui possèdent une large gamme de fonctionnalités qui les rendent faciles à utiliser, portables et très efficaces. Avec des compétences techniques minimales, au-delà d'un clic de souris ou d'une pression sur une tablette, le personnel de maintenance peut passer des commandes de travail ou de stock, suivre l'avancement des tâches, transmettre des rapports et bien plus encore. Toutes les procédures de gestion de maintenance peuvent être effectuées depuis le tableau de bord du logiciel. Cela signifie qu'il n'y a plus besoin de bons de travail ou de commandes de stock sur papier, qui entraînent souvent des retards et une paperasse inutile. Comme la plupart des GMAO fonctionnent sur Wi-Fi ou accès cellulaire, le personnel de maintenance peut effectuer son travail où qu'il se trouve. Il n'est plus nécessaire de retourner à un poste informatique pour accéder à une GMAO. De plus, les capacités de caméra et de lecture de codes-barres intégrées permettent de capturer et transmettre des photos ou des codes-barres, améliorant ainsi les opérations de maintenance en réduisant les erreurs, l'utilisation du personnel et le temps.

Personnalisation

L'un des plus grands avantages des GMAO actuelles réside dans leur capacité à s'adapter à une organisation au lieu de forcer l'organisation à s'adapter à elles. Être personnalisable signifie que les GMAO peuvent répondre aux besoins individuels des entreprises, grandes et petites, avec des nombres d'actifs, d'utilisateurs, de sites et d'exigences de maintenance préventive différents. Plus important encore, elles ont également la capacité de s'adapter aux besoins changeants des organisations à mesure qu'elles grandissent et se reforment.

Comme noté, les programmes de maintenance préventive (MP) représentent l'aspect le plus valorisé des GMAO car ils sont largement responsables de l'allongement de la durée de vie des équipements, de l'amélioration de l'organisation, de la meilleure gestion du temps et de l'utilisation de la main-d'œuvre, et in fine, de la réduction des coûts opérationnels et de l'augmentation des profits de l'entreprise. Les MP peuvent également être adaptés aux besoins individuels de toute entreprise. Par exemple, des programmes MP personnalisés peuvent se concentrer sur les temps d'arrêt opérationnels idéaux ou être guidés par les directives du fabricant d'équipement et/ou les normes du secteur, ou être définis sur une combinaison des deux stratégies. Au-delà de ces paramètres, les programmes de maintenance peuvent déclencher des MP selon un calendrier prédéterminé (quotidien, hebdomadaire, mensuel, saisonnier, annuel) ou par des relevés de compteurs spécifiés (heures de fonctionnement, livres par pouce carré, kilométrage, etc.).

Une autre fonctionnalité utile de la GMAO est la capacité d'allouer l'accès utilisateur en fonction des besoins des dirigeants. Avec cette fonctionnalité, l'accès utilisateur peut rester ouvert à tout le personnel ou, alternativement, être restreint à des degrés divers en fonction du rôle, de la responsabilité ou même de l'emplacement d'un utilisateur au sein d'une installation.

Enfin, les logiciels de maintenance automatisés sont disponibles dans deux formats ; basés sur le cloud et sur site (stand-alone). Chacun offre son propre éventail de fonctionnalités, y compris les capacités de maintenance préventive, mais diffère en termes de coûts et d'exigences en ressources. Les GMAO sur site sont souvent attractives pour les propriétaires qui préfèrent avoir plus de contrôle sur la sécurité des données et la maintenance de l'entreprise, tandis que les systèmes basés sur le cloud sont populaires en raison de leur facilité d'utilisation et de l'absence de maintenance requise.

Accessibilité financière

Le marché de la GMAO a énormément grandi ces dernières années en réponse à la demande de moyens plus efficaces de gérer les opérations de maintenance. Reconnaissant la diversité des entreprises en termes de taille, de forme et de fonction, les vendeurs de GMAO ont répondu en proposant une variété de produits pour répondre aux besoins et budgets des entreprises. Les systèmes GMAO sont généralement regroupés dans une gamme de prix et les clients peuvent choisir parmi ceux-ci tout en bénéficiant de plusieurs fonctionnalités supplémentaires telles que des utilisateurs illimités ou différents niveaux de support technique continu, pour n'en nommer que quelques-uns. Alternativement, les clients peuvent également sélectionner des forfaits plus basiques mais avoir l'option d'ajouter des services en fonction de leurs besoins spécifiques et de leur budget. En utilisant ces approches, les petites entreprises peuvent être assurées de ne pas « sur-acheter » tout en bénéficiant d'un puissant système logiciel GMAO qui conviendra parfaitement à leur taille. D'autre part, les grandes entreprises à plusieurs sites bénéficieront le plus de forfaits GMAO offrant des audits d'actifs et de stocks fournis par le vendeur et une intégration sur site.

Les GMAO offrent aux entreprises de toutes tailles et de tous secteurs industriels l'opportunité de gérer leurs opérations avec une efficacité maximale et des économies de coûts. Grandes ou petites, les logiciels GMAO sont en mesure de répondre aux besoins et budgets de toutes les tailles d'entreprises. Le défi consiste à rechercher soigneusement les produits disponibles et à prendre des décisions basées sur les besoins, objectifs et budget de l'entreprise.