Le logiciel GMAO convient-il aux petites entreprises ?

Logiciel de GMAO pour les petites entreprises

Selon le Bureau de plaidoyer de la Small Business Administration (SBA) des États-Unis, en 2016, il y avait 28,8 millions de petites entreprises représentant 99,7 % de toutes les entreprises américaines. Ces entreprises employaient 56,8 millions de personnes, soit 48 % de tous les employés américains dans un large éventail de secteurs de l'industrie, des services et des entreprises (United States Small Business Profile, 2016). Les petites entreprises forment une partie vitale du paysage économique et selon ces statistiques; ils sont définitivement une force économique avec laquelle il faut compter.

Alors, qu'est-ce qu'une petite entreprise et à quels défis est-elle confrontée ? Pour commencer, les petites entreprises varient en taille, en structure et en ventes. La Small Business Administration des États-Unis établit des normes pour les petites entreprises, mais en général, l'agence attribue 35,5 millions de dollars de ventes et 1 500 employés comme seuils d'inclusion dans cette catégorie. À titre d'exemples, les petites entreprises couvrent toute la gamme des opérations, y compris les entreprises dirigées par un seul opérateur et les opérations "Maman et Pop" à une extrémité jusqu'aux start-ups, à but non lucratif et jusqu'aux opérations de taille moyenne et grande à l'autre extrémité. Outre la diversité en taille et en portée au sein du secteur des petites entreprises, viennent un certain nombre de défis; dont beaucoup sont similaires à ceux auxquels sont confrontées les grandes entreprises. Il s'agit notamment de la concurrence accrue sur le marché, des exigences économiques et des changements technologiques. Pour les petites entreprises ayant des actifs multiples et complexes, des exigences d'inspection, des problèmes de sécurité et plusieurs sites, il est impératif d'avoir une approche de gestion de la maintenance qui suit le rythme de ces demandes. Pour ces raisons, les petites entreprises se sont jointes à leurs homologues des grandes entreprises pour rechercher des moyens d'améliorer leur stratégie de maintenance.

Logiciel de gestion de la maintenance informatisé (GMAO) comme solution de gestion de la maintenance

Jusqu'à récemment, les entreprises de toutes tailles utilisaient principalement des approches « crayon et papier » ou des feuilles de calcul pour la gestion de la maintenance. Bien qu'utiles à l'époque, un nombre croissant de propriétaires d'entreprise constatent maintenant que ces approches n'ont pas atteint leurs objectifs de maintenance, en particulier en ce qui concerne les coûts supplémentaires associés aux allocations de temps, de ressources et de personnel. Dans le but de fonctionner mieux, plus rapidement, plus intelligemment et plus efficacement, les entreprises sont motivées à trouver des moyens d'améliorer l'efficacité des opérations en réduisant les coûts, en économisant du temps et des ressources et, en fin de compte, en obtenant un meilleur retour sur investissement (ROI). Avec ces limites et ces objectifs au premier plan, les propriétaires d'entreprise se tournent de plus en plus vers les logiciels de gestion de la maintenance informatisée (GMAO) comme solution de gestion de la maintenance.

Pour ceux qui envisagent des systèmes de gestion de la maintenance automatisés comme une alternative aux systèmes manuels, il est important de noter que les GMAO sont devenues la solution de gestion de la maintenance préférée des entreprises représentant un large éventail de secteurs de l'industrie, des services et des entreprises. Ces logiciels de gestion de maintenance sophistiqués et robustes utilisent des milliers de points de données qui, à tout moment, fournissent à l'utilisateur une vue d'ensemble du fonctionnement d'une installation ou, alternativement, l'état d'un équipement individuel. Ils ont la capacité de surveiller les niveaux de stock, de suivre les ordres de travail, de générer rapidement des rapports précis et, plus important encore, de déterminer instantanément quels actifs de l'entreprise nécessitent une maintenance préventive de routine. Les GMAO offrent aux propriétaires de petites entreprises un logiciel de gestion des installations efficace qui, au fil du temps, offre des avantages tels qu'une efficacité organisationnelle accrue, une durée de vie prolongée des équipements, une meilleure gestion du temps et une meilleure utilisation de la main-d'œuvre et, en fin de compte, une réduction des coûts et une augmentation des bénéfices.

Avantages de la GMAO pour les petites entreprises

L'un des principaux avantages des systèmes de gestion de la maintenance est leur personnalisation. Cela signifie que les logiciels de maintenance CMMS peuvent répondre aux besoins individuels des entreprises, grandes et petites, et avec différents nombres d'actifs, d'utilisateurs, de sites et d'exigences de maintenance préventive. Les systèmes automatisés ont également la capacité de s'adapter aux besoins changeants des organisations à mesure qu'elles grandissent et se reformulent. L'utilisation d'un logiciel de maintenance GMAO signifie que le système s'adapte à l'organisation et non l'organisation qui s'adapte au système. Voici une liste d'autres fonctionnalités bien adaptées aux petites entreprises :

Logiciel basé sur le cloud – De nombreux logiciels de GMAO offrent un déploiement basé sur le cloud, ce qui signifie qu'ils sont accessibles via le serveur d'un fournisseur avec toutes les maintenances et mises à niveau, fournies à distance. Aucun support système interne ou logiciel de sécurité supplémentaire n'est nécessaire. Les systèmes basés sur le cloud éliminent le travail, les soucis et les coûts supplémentaires liés à la maintenance et aux mises à niveau.

Capacités d'accès utilisateur – Les GMAO permettent d'attribuer différents niveaux d'accès au système aux utilisateurs en fonction de la sécurité, des descriptions de rôle ou d'autres considérations. Alors que les responsables de la maintenance peuvent se voir attribuer un accès complet au système, les techniciens de maintenance peuvent se voir attribuer un accès limité à des zones spécifiques du système.

Accès mobile et portabilité - L'une des fonctionnalités les plus attrayantes du logiciel de maintenance GMAO est l'accès aux appareils mobiles qui permet aux techniciens de maintenance de passer des ordres de travail, de vérifier les niveaux de stock, de commander des pièces ou de générer des rapports, etc. sur le terrain. Pouvoir accéder à un tableau de bord GMAO à partir de n'importe quel appareil doté d'une connexion Internet représente un énorme gain de temps, car cela réduit les retards inutiles lorsque vous devez vous fier à des ordinateurs de bureau pour effectuer ces tâches.

Capacités de capture d'images – L'accessibilité des appareils mobiles permet également au personnel de maintenance de capturer des images via la lecture de codes à barres et des photos. Ces fonctionnalités intégrées CMMS sont capables d'identifier avec précision l'équipement nécessitant une réparation et de capturer une image numérisée du code-barres d'une pièce nécessitant un remplacement. Ces deux fonctionnalités réduisent les retards souvent coûteux associés aux erreurs commises concernant une pièce d'équipement en cours d'entretien ou une pièce commandée.

Accès aux dessins d'architecture – Aussi connus sous le nom de plans, les dessins architecturaux sont un rendu d'une conception architecturale sous forme de vues en plan et/ou en élévation d'un bâtiment ou d'une structure. De nombreuses GMAO permettent d'y accéder à partir du tableau de bord du système, offrant ainsi un autre moyen d'identifier l'emplacement exact des équipements ainsi que les emplacements électriques et de plomberie susceptibles d'avoir un impact sur son fonctionnement.

Assistance GMAO – Les logiciels de maintenance GMAO ne sont bons que dans la mesure où ils sont mis en œuvre et utilisés. Au cours de la phase de mise en œuvre d'un système automatisé, toutes les données critiques concernant l'inventaire, les actifs et les utilisateurs sont saisies ainsi que la configuration des calendriers de maintenance préventive. Les fournisseurs de GMAO offrent aux clients un choix d'audits internes ou d'assistance technique à distance et téléphonique à des fins de mise en œuvre. En plus de ces supports, de nombreuses entreprises de GMAO incluent dans leurs packages système une variété de ressources d'intégration et continues pour aider les utilisateurs à utiliser le système au fil du temps. Ces ressources sont disponibles sous forme de manuels en ligne, de vidéos, d'enregistrements par e-mail, de chat et de webinaires, ainsi que d'une assistance téléphonique.

Conclusion

Les petites entreprises sont un élément vital de l'économie. À ce titre, ils sont mis au défi de trouver les moyens les plus efficaces d'optimiser l'exploitation et la maintenance. Les GMAO sont conçues pour répondre aux divers besoins de toutes les entreprises aujourd'hui et à mesure qu'elles continuent de croître et d'évoluer à l'avenir.