Pourquoi le logiciel CMMS est essentiel pour le succès des petites entreprises

Logiciel CMMS pour petites entreprises

Selon le Bureau de la Défense des Petites Entreprises (SBA) des États-Unis, en 2016, il y avait 28,8 millions de petites entreprises représentant 99,7 % de toutes les entreprises américaines. Ces entreprises employaient 56,8 millions de personnes représentant 48 % de tous les employés américains dans un large éventail de secteurs industriels, de services et d'entreprises (Profil des Petites Entreprises des États-Unis, 2016). Les petites entreprises forment une partie vitale du paysage économique et selon ces statistiques ; elles sont définitivement une force économique à ne pas négliger.

Alors, qu'est-ce qui constitue une petite entreprise et quels défis affrontent-elles ? Pour commencer, les petites entreprises varient en taille, structure et ventes. L'Administration des Petites Entreprises des États-Unis établit des normes pour les petites entreprises mais en général, l'agence attribue 35,5 millions de dollars de ventes et 1500 employés comme seuils pour l'inclusion dans cette catégorie. En guise d'exemples, les petites entreprises couvrent la gamme des opérations, y compris les entreprises gérées par un seul opérateur et les opérations « Maman et Papa » à une extrémité, jusqu'aux Start-ups, Organisations à but non lucratif et jusqu'aux opérations de taille moyenne et grande à l'autre extrémité. Avec la diversité en taille et portée au sein du secteur des petites entreprises, viennent un certain nombre de défis ; dont beaucoup sont similaires à ceux auxquels font face les grandes entités commerciales. Cela inclut la concurrence accrue sur le marché, les exigences économiques et les changements technologiques. Pour les petites entreprises avec des actifs multiples et complexes, des exigences d'inspection, des préoccupations de sécurité et de multiples sites, avoir une approche de gestion de maintenance qui suit le rythme de ces demandes est impératif. Pour ces raisons, les petites entreprises ont rejoint leurs homologues grandes entreprises dans la recherche de moyens d'améliorer leur stratégie de maintenance.

Gestion de Maintenance Assistée par Ordinateur (GMAO) comme solution de gestion de maintenance

Jusqu'à récemment, les entreprises de toutes tailles comptaient principalement sur des approches « crayon et papier » ou tableur pour la gestion de maintenance. Bien qu'utile à son époque, un nombre croissant de propriétaires d'entreprises constatent maintenant que ces approches ne répondent pas à leurs objectifs de maintenance, particulièrement en ce qui concerne les coûts additionnels associés au temps, aux ressources et aux allocations de personnel. Dans le but de fonctionner mieux, plus vite, plus intelligemment et plus efficacement, les entreprises sont motivées à trouver des moyens d'améliorer l'efficacité opérationnelle en réduisant les coûts, en économisant du temps et des ressources et, in fine, en atteignant un plus grand retour sur investissement (ROI). Avec ces limitations et objectifs au premier plan, les propriétaires d'entreprises se tournent de plus en plus vers la Gestion de Maintenance Assistée par Ordinateur (GMAO) comme solution de gestion de maintenance.

Pour ceux qui envisagent des systèmes de gestion de maintenance automatisés comme alternative aux systèmes manuels, il est important de noter que les GMAO sont devenues la solution de gestion de maintenance privilégiée pour les entreprises représentant une large gamme de secteurs industriels, de services et d'entreprises. Ces logiciels de gestion de maintenance sophistiqués et robustes utilisent des milliers de points de données qui, à tout moment, fournissent à un utilisateur une vue d'ensemble de l'opération d'une installation ou, alternativement, le statut d'un équipement individuel. Ils ont la capacité de surveiller les niveaux de stock, de suivre les bons de travail, de générer rapidement des rapports précis, et, le plus important, ils peuvent déterminer instantanément quels actifs de l'entreprise nécessitent une maintenance préventive de routine. Les GMAO offrent aux propriétaires de petites entreprises un logiciel de gestion d'installation efficace qui, avec le temps, offre des avantages tels qu'une efficacité organisationnelle accrue, une durée de vie prolongée des équipements, une meilleure gestion du temps et de l'utilisation de la main-d'œuvre et, in fine, une réduction des coûts et une augmentation des profits.

Avantages du CMMS pour les petites entreprises

Un avantage clé des systèmes de gestion de maintenance est leur personnalisation. Cela signifie que les logiciels de maintenance CMMS peuvent répondre aux besoins individuels des entreprises grandes et petites, et avec des nombres différents d'actifs, utilisateurs, sites et exigences de maintenance préventive. Les systèmes automatisés ont également la capacité de s'adapter aux besoins changeants des organisations à mesure qu'elles grandissent et se reforment. L'utilisation d'un logiciel de maintenance CMMS signifie que le système s'adapte à l'organisation et non l'organisation au système. Voici une liste d'autres fonctionnalités bien adaptées aux petites entreprises :

Logiciel basé sur le cloud – De nombreux logiciels CMMS offrent un déploiement basé sur le cloud, ce qui signifie qu'ils sont accessibles via le serveur du fournisseur avec toute la maintenance et les mises à niveau fournies à distance. Il n'y a pas besoin de support système interne ni de logiciel de sécurité additionnel. Les systèmes basés sur le cloud retirent le travail, l'inquiétude et les coûts additionnels de la maintenance et des mises à niveau.

Capacités d'accès utilisateur – Les GMAO permettent d'attribuer différents niveaux d'accès au système pour les utilisateurs basés sur la sécurité, les descriptions de rôles ou d'autres considérations. Alors que les gestionnaires de maintenance peuvent se voir attribuer un accès complet au système, les techniciens de maintenance peuvent se voir attribuer un accès limité à des zones spécifiques du système.

Accès mobile et portabilité – L'une des fonctionnalités les plus attrayantes du logiciel de maintenance CMMS est l'accès aux appareils mobiles qui permet aux techniciens de maintenance de passer des bons de travail, vérifier les niveaux de stock, commander des pièces ou générer des rapports, etc., tout en étant sur le terrain. Pouvoir accéder à un tableau de bord CMMS depuis n'importe quel appareil avec une connexion Internet est un énorme gain de temps car cela réduit les délais inutiles lorsqu'il faut compter sur des ordinateurs de bureau pour accomplir ces tâches.

Capacités de capture d'images – Avoir l'accessibilité des appareils mobiles rend également possible pour le personnel de maintenance de capturer des images via la lecture de codes-barres et les photos. Ces fonctionnalités intégrées CMMS sont capables d'identifier avec précision l'équipement nécessitant une réparation et de capturer une image scannée du code-barres d'une pièce nécessitant un remplacement. Les deux fonctionnalités réduisent les retards souvent coûteux associés aux erreurs commises concernant un équipement en service ou une pièce commandée.

Accès aux dessins architecturaux – Aussi connus sous le nom de plans, les dessins architecturaux sont un rendu d'un design architectural en vue de plan et/ou d'élévation d'un bâtiment ou structure. De nombreux CMMS permettent d'y accéder depuis le tableau de bord système, fournissant une autre façon d'identifier l'emplacement exact de l'équipement ainsi que tout placement électrique et de plomberie qui pourrait avoir un impact sur son fonctionnement.

Support CMMS – Les logiciels de maintenance CMMS ne sont aussi bons que la façon dont ils sont implémentés et utilisés. Pendant la phase d'implémentation d'un système automatisé, toutes les données critiques concernant l'inventaire, les actifs et les utilisateurs sont entrées ainsi que la configuration des plannings de maintenance préventive. Les fournisseurs CMMS offrent aux clients un choix d'audits internes ou de support technique à distance et par téléphone pour des fins d'implémentation. En plus de ces supports, de nombreuses entreprises CMMS incluent dans leurs packages système une variété de ressources d'intégration et continues pour aider les utilisateurs dans l'utilisation du système au fil du temps. Ces ressources sont disponibles sous forme de manuels en ligne, vidéos, e-mail, chat et enregistrements de webinaires ainsi que support téléphonique.

Conclusion

Les petites entreprises sont une partie vitale de l'économie. En tant que telles, elles sont confrontées au défi de trouver les moyens les plus efficaces d'atteindre des efficacités opérationnelles et de maintenance. Les GMAO sont conçues pour répondre aux besoins divers de toutes les entreprises maintenant et alors qu'elles continuent de grandir et d'évoluer à l'avenir.