Choisir le bon CMMS : Un guide simple en 3 étapes

Il est probablement sûr de supposer que si vous avez trouvé cet article, vous envisagez plus que probablement une alternative à votre approche actuelle de gestion de maintenance. Heureusement, vous êtes en bonne compagnie car il y a un nombre croissant d'entreprises de toutes tailles et dans tous les secteurs qui cherchent également à trouver des moyens plus efficaces de gérer leurs opérations et, par conséquent, d'améliorer leur résultat net. La concurrence accrue sur le marché, les exigences économiques et les changements technologiques sont les principaux moteurs du changement. Les propriétaires d'entreprises réalisent également que leurs approches traditionnelles crayon et papier pour suivre les opérations commerciales sont limitées dans leur capacité à répondre aux demandes actuelles. La solution pour un nombre croissant d'entreprises est le logiciel de Système de Gestion de Maintenance Informatisée (GMAO).

Qu'est-ce qu'un CMMS ?

Pour ceux qui ne sont pas familiers avec les systèmes de gestion de maintenance, le logiciel CMMS est hautement sophistiqué et utilise des milliers de points de données qui, à tout moment, peuvent fournir à un utilisateur une vue d'ensemble de l'opération d'une installation ou, alternativement, le statut d'un équipement individuel. Ils sont bien adaptés aux entreprises couvrant une large gamme de secteurs industriels, de services et d'entreprises, y compris la fabrication, l'exploitation minière, la santé et l'hôtellerie, pour n'en nommer que quelques-uns. En termes de fonctionnalité, ces systèmes offrent aux entreprises la capacité de surveiller les niveaux de stock, de suivre les bons de travail, de générer rapidement des rapports précis et de déterminer instantanément quels actifs nécessitent une maintenance préventive. L'industrie du logiciel CMMS s'efforce de rester au top de la technologie et des changements de l'industrie en évoluant continuellement et en étant plus réactive aux besoins en constante évolution de leurs clients. Les innovations récentes dans le logiciel de gestion de maintenance incluent des interfaces cloud sécurisées, l'accessibilité mobile et la fonctionnalité sans papier qui augmentent encore la facilité d'utilisation. De toutes ses capacités, la maintenance préventive est la fonction qui suscite le plus d'attrait pour la plupart des entreprises car elle est entièrement automatisée et ne repose plus sur les gestionnaires de maintenance pour planifier les vérifications de maintenance continues. Utilisé comme il est conçu, le logiciel CMMS offre aux entreprises une opportunité d'une plus grande efficacité et productivité avec un excellent retour sur investissement (ROI) et une augmentation du résultat net. Pour ceux qui ont commencé à explorer le monde de la gestion d'installations automatisée en utilisant un logiciel de gestion d'installation, la tâche peut sembler un peu intimidante ; non seulement à cause du nombre de fournisseurs, mais aussi à cause des différentes options et formats disponibles pour les acheteurs potentiels. Comme vous l'avez peut-être déjà découvert, il y a beaucoup d'écrits sur la sélection du bon système logiciel CMMS pour votre entreprise. J'espère ici simplifier le processus en consolidant en trois étapes faciles une grande partie de l'information qui existe. Cela aidera à rationaliser la façon d'aborder votre recherche et vous guidera dans la prise de décisions éclairées.

Déterminer les exigences fonctionnelles du CMMS

Un point de départ important dans la sélection d'un logiciel CMMS est d'être clair sur ce dont vous avez besoin dans un logiciel de gestion de maintenance et comment vous prévoyez de l'utiliser. Pour faire cette détermination, il est préférable de rassembler une équipe de personnel de maintenance pour discuter des défis associés à l'approche de maintenance actuellement en place et de ce qui est nécessaire pour les surmonter. Par exemple, certaines entreprises luttent avec la gestion des bons de travail. Dans ces cas, avoir un système logiciel CMMS automatisé qui permet d'accéder au système en utilisant des appareils mobiles sera bénéfique. Pour les entreprises en croissance rapide, il est important de sélectionner un système qui accommodera le potentiel de croissance de l'entreprise en répondant aux besoins commerciaux croissants et changeants. Enfin, considérez les ressources et capacités de votre entreprise. Cela est particulièrement important lors du choix entre formats CMMS basés sur le cloud et sur site. Si votre entreprise n'a pas de personne technique interne qui peut maintenir le système, il serait préférable de sélectionner un système basé sur le cloud convivial et sans maintenance. Comme le succès du logiciel CMMS dépend d'une utilisation appropriée et régulière, sélectionner un système facile à utiliser motivera le personnel de maintenance à l'adopter. Pour vous assurer que la solution que vous choisissez conviendra à votre entreprise, créez une liste de fonctionnalités que vous recherchez en fonction de vos besoins et capacités.

Déterminer ce que vous êtes prêt à dépenser

L'achat d'un système logiciel CMMS est un énorme investissement en termes de temps, d'argent et de ressources. Il existe une large gamme de packages offrant une variété de fonctionnalités et de supports. Faites attention à ce que les fournisseurs incluent dans leur prix de base, car souvent les packages à prix inférieur n'incluent pas de support technique continu. Bien que les formats CMMS sur site aient un prix initial plus élevé, les formats basés sur le cloud nécessitent des frais d'abonnement annuels. Puisque le temps c'est de l'argent, tenez compte du coût d'implémentation du logiciel CMMS en interne versus faire faire un audit par le fournisseur. Pesez soigneusement le coût global du logiciel CMMS, y compris le coût du support technique interne pour les systèmes sur site et tous les coûts d'options additionnelles pour tous les types de formats et packages de système.

Considérer les besoins futurs et l'expansion

Parce que le passage à un CMMS est destiné à être un engagement à long terme, considérer ce qui nous attend est vital. Tout comme les changements dans l'industrie, la technologie et le climat économique ont motivé les propriétaires d'entreprises à remplacer leurs opérations de gestion basées sur tableur avec un logiciel CMMS automatisé, regarder vers l'avenir en termes de potentiel de croissance de l'entreprise et de changement est important lors du choix d'un système. Bien qu'il soit impossible de prédire l'avenir, l'historique de croissance d'une entreprise ainsi que les tendances de l'industrie peuvent donner un indice sur ce qui pourrait être attendu. Les questions clés sont la personnalisation et le potentiel d'expansion. Avoir un système logiciel CMMS robuste et réactif signifie qu'il peut accommoder le changement quand et s'il se produit.

La décision d'acheter un CMMS est importante et ne doit pas être prise à la légère. Prenez votre temps et faites vos recherches. Parlez à plusieurs fournisseurs et posez des questions. Assurez-vous que les besoins, capacités et budget de votre entreprise correspondent au produit que vous envisagez.