Construire un business case solide pour le GMAO : Améliorer l'efficacité maintenance et le ROI

Les gestionnaires de maintenance sont bien conscients de comment le logiciel GMAO aka logiciel de maintenance peut améliorer les opérations de maintenance et réduire les dépenses. Cependant, il peut être difficile d'obtenir le soutien de la direction supérieure ou des propriétaires d'entreprise pour acheter un tel logiciel et le mettre en œuvre.

Vous est-il déjà arrivé cela ?

D'un autre côté…

Du point de vue de la direction, il y a plusieurs autres domaines en dehors du logiciel de maintenance où de tels dépenses en capital peuvent être faites. Presque tous peuvent aussi améliorer les opérations commerciales.

Alors comment justifier de mettre des dollars de budget limités pour obtenir un logiciel de maintenance versus le dépenser ailleurs ?

Impacts du logiciel de maintenance sur les décisions d'affaires

La maintenance est l'un de ces domaines opérationnels méconnus. Souvent ignoré quand il n'y a pas de crise majeure !

Cependant, il y a un certain nombre de rapports et fonctionnalités disponibles dans le logiciel GMAO. Ils peuvent être utiles à la direction supérieure et aux propriétaires d'entreprise pour réduire les coûts et améliorer la rentabilité. Utilisez-les pour présenter votre cas et obtenir un budget pour un programme de logiciel GMAO.

Nous regarderons certains de ces éléments en utilisant FastMaint GMAO comme exemple. Des rapports et fonctionnalités similaires existent dans d'autres logiciels de maintenance.

De nombreux types d'entreprises peuvent utiliser un logiciel de maintenance. Par exemple, nous pouvons considérer deux types d'entreprises différents. Premièrement une opération manufacturière de petite à moyenne taille. Deuxièmement une installation commerciale de petite à moyenne taille qui fournit des services à différents clients. Cela pourrait être quelque chose comme un hôtel ou complexe, un complexe de bureaux, un restaurant, etc. Cependant, cela pourrait tout aussi bien s'appliquer à d'autres opérations qui ont beaucoup d'équipements ou d'installations. Par exemple exploitants de services publics, raffineurs, etc.

1. Rapport de statistiques

L'un des rapports les plus utiles est le rapport de statistiques dans FastMaint GMAO. Il a été spécialement conçu pour être partagé avec la direction supérieure ou les propriétaires d'entreprise. Ils n'ont pas besoin d'avoir accès à FastMaint. Le gestionnaire de maintenance peut l'imprimer et le leur donner. Il ne contient pas de statistiques complexes et difficiles à comprendre.

Le rapport montre la performance dans une période actuelle (Derniers 30 jours) versus la performance dans deux périodes antérieures similaires. Cela rend plus facile d'attraper d'éventuels problèmes ou tendances. Certains éléments à surveiller sont :

a) Ordres de travail en attente des périodes antérieures

Nous devrions voir si un nombre inhabituel d'ordres de travail créés dans les périodes antérieures sont encore en attente. Si l'un d'eux est pour des actifs importants (équipements ou emplacements), il y a lieu de s'inquiéter. Une maintenance incomplète sur un actif peut signifier une mauvaise qualité de produit ou service ou même perte de revenus si le produit ou service ne peut pas être livré.

b) Temps passé maintenance préventive vs. pannes

Ce ratio est exprimé en pourcentage. Un faible pourcentage signifie que la plupart de la maintenance est du type panne. C'est cher car cela signifie qu'un actif (un équipement ou emplacement) est inopinément hors service. Dans une opération manufacturière, nous avons probablement perdu de la production ou de la qualité de produit. Dans une installation commerciale, nous pouvons avoir des clients mécontents ou avoir perdu des revenus parce que nous ne pouvons pas louer l'installation (par exemple chambres d'hôtel) aux clients.

c) Équipement avec le plus de temps d'ordre de travail de panne

Même si le ratio Temps maintenance préventive vs. pannes semble bon, vérifiez et voyez si le même équipement revient constamment comme ayant le plus d'ordres de travail de panne. Nous devons nous assurer que ce n'est pas un actif critique dont le manque de disponibilité nuira à la livraison du produit ou service. S'il s'agit d'un actif critique, nous devrons peut-être parler aux gestionnaires de maintenance et opérations pour voir s'il est temps de le remplacer ou de faire une reconstruction complète.

Regardez « 3 métriques rapides de maintenance pour planificateurs de maintenance » pour un regard plus approfondi.

2. Rapport d'analyse des ordres de travail

C'est un autre rapport que nous pouvons imprimer et donner à la direction. Nous voulons qu'il utilise le modèle de rapport Variance coûts et durée montrant les agrégats par Mois. Ce rapport vous montre comment les coûts et durées des différentes classes d'ordres de travail ont varié par rapport aux estimations.

Si nous voyons de grandes variances inexpliquées, cela signifie typiquement qu'il y a un problème avec la maintenance et les opérations. Nous devons creuser plus profond et trouver les causes sous-jacentes.

Cela pourrait être que la maintenance et les opérations ne travaillent pas bien ensemble. Ou peut-être que certains actifs ont atteint la fin de leur vie et nécessitent plus de maintenance que prévu. Ces deux problèmes, en plus d'augmenter les coûts de maintenance, résulteront probablement en pertes de revenus et clients dues aux retards de livraison de produits ou services.

3. Calendrier de maintenance d'équipement

Ce n'est pas un rapport que la direction exécutive a généralement besoin de voir. Cependant, il a des implications importantes pour la coopération entre le personnel de maintenance et d'opérations.

Il montre quand l'équipement est attendu comme indisponible à cause de la maintenance préventive planifiée. Le timing est tout puisque l'équipement ou les installations étant indisponibles pendant une période de pointe sera inacceptable.

Nous voulons nous assurer que l'information dans ce rapport est partagée entre les départements et des ajustements sont faits aux calendriers de maintenance si nécessaire.

4. Registre d'actifs et remplacement d'actifs

La plupart des usines industrielles et installations commerciales ont pas mal d'équipements et autres actifs qui ont été achetés sur plusieurs années. Fréquemment, il n'y a pas de liste centralisée de tels actifs et leurs coûts. C'est là qu'un programme de maintenance d'actifs pour ces installations et équipements peut vraiment aider.

Nous pouvons utiliser FastMaint GMAO pour maintenir une liste de tels actifs et aussi suivre les coûts de maintenance en cours sur eux.

L'achat d'équipement est normalement une dépense en capital significative. Nous compenserons ces coûts en faisant des provisions pour l'amortissement basé sur la durée de vie attendue de l'équipement.

Que se passe-t-il si l'équipement doit être remplacé plus tôt que prévu à cause de maintenance manquée ? À l'inverse, quels sont les bénéfices qu'on peut attendre si disons l'équipement dure 10 % plus longtemps en moyenne grâce à de meilleures pratiques de maintenance rendues possibles avec le support du logiciel GMAO ?

Ces genres d'éléments impacteront notre bilan et comptes de résultat.

En plus, vous pouvez avoir une idée des économies potentielles et bénéfices depuis le « Calculateur avantages GMAO et ROI GMAO ».

Guide de sélection de logiciel de maintenance

Si vous envisagez un logiciel de gestion de maintenance et n'êtes pas sûr par où commencer, ce Guide de sélection de logiciel GMAO gratuit sera assez utile. Avec une variété de questions et listes de contrôle, il peut vous aider à identifier le bon produit pour votre organisation. Ou vous pouvez transmettre le guide PDF à d'autres qui peuvent être responsables du processus de sélection.