Combien coûte un logiciel CMMS ? Un guide pratique

Prendre la décision de passer la gestion de maintenance d'une entreprise d'un tableur à un système de Gestion de Maintenance Assistée par Ordinateur (GMAO) peut être un processus long et souvent difficile. Le changement peut être difficile — même s'il est pour le mieux. Les préoccupations se concentrent généralement sur la difficulté du processus, la façon dont le personnel de maintenance l'accueillera, le temps qu'il faudra pour l'implémenter et, bien sûr, quels seront les coûts du CMMS.

Les choses peuvent devenir encore plus difficiles une fois que la chasse au CMMS le plus adapté et le plus rentable pour votre entreprise commence. Le logiciel de gestion de maintenance est devenu une industrie en plein essor ces dernières années. À mesure que la demande pour des moyens plus efficaces de gérer les opérations des entreprises grandit, les fournisseurs CMMS continuent de répondre en offrant différentes options, fonctionnalités et listes de prix. Une recherche rapide sur Google pour le terme « entreprises CMMS » a produit 625 000 liens de sites web. Il n'est pas étonnant que les propriétaires et gestionnaires d'entreprises trouvent le processus de recherche de logiciels de gestion de maintenance une tâche intimidante. Voici quelques conseils visant à éliminer la confusion et la frustration de votre recherche CMMS.

Connaître les besoins de votre entreprise

Deux entreprises ne sont pas identiques car des différences existent en taille, méthodes d'opération, structure d'installation et culture du personnel. Pour trouver le meilleur logiciel CMMS pour votre entreprise, il est préférable de commencer par consulter une équipe de personnes impliquées dans les opérations de votre installation. Cela peut inclure des individus qui travaillent dans la maintenance et/ou qui sont des entrepreneurs et fournisseurs externes. Ces personnes seront en meilleure position pour vous aider à déterminer les fonctionnalités nécessaires pour transférer avec succès 100 % de vos opérations de gestion de maintenance vers un système logiciel automatisé. En équipe, vous pouvez créer une liste de fonctionnalités requises ainsi qu'une liste de souhaits secondaire qui inclut d'autres fonctionnalités que vous trouveriez utiles mais pas nécessaires. Voici quelques fonctionnalités fréquemment demandées :

• Suivi des coûts de réparation de maintenance mensuels ou trimestriels
• Réduction des temps d'arrêt d'équipement avec des outils de maintenance préventive
• Élimination du besoin de papier
• Gestion simple des bons de travail et formulaires de demande de bons de travail
• Capacité à traiter les bons de travail en utilisant des appareils mobiles
• Méthode pour suivre l'emplacement des équipements et pièces
• Système de calendrier pour planifier les activités de maintenance
• Amélioration de la communication entre les membres de l'équipe et la direction supérieure, si nécessaire

Avec vos listes de fonctionnalités complétées, vous pouvez maintenant rechercher des fournisseurs CMMS qui offrent les fonctionnalités que vous recherchez.

Décider d'un déploiement CMMS

Le niveau suivant de prise de décision implique de déterminer quel format CMMS est le mieux adapté aux besoins de votre entreprise. Bien qu'il y ait un chevauchement considérable dans les produits CMMS, ils peuvent être le plus facilement distingués par leurs plateformes comme étant soit « basées sur le cloud » soit « sur site ». Simplement dit, les systèmes basés sur le cloud reposent sur l'hébergement des données par le fournisseur sur ses propres serveurs, tandis que les systèmes sur site exigent qu'une entreprise installe et héberge ses données sur son propre équipement, sur site. Le premier repose sur le fournisseur pour maintenir le système, tandis que le second repose sur la maintenance interne du logiciel et du matériel du système par un spécialiste IT du personnel.

Chaque plateforme vient avec des avantages ainsi que des inconvénients. De nombreux clients sont attirés par les CMMS basés sur le cloud pour deux raisons principales : coût inférieur et pas de maintenance. D'autres clients préfèrent les systèmes sur site car ils offrent aux gestionnaires de maintenance un contrôle total et une personnalisation de leurs données et du système. Les opérateurs de systèmes sur site peuvent planifier leur maintenance et mises à niveau du système selon leur propre calendrier, tandis que la maintenance et les mises à niveau basées sur le cloud sont effectuées selon le calendrier du fournisseur. De plus, les plateformes basées sur le cloud offrent l'accessibilité mobile alors que les plateformes sur site ne le font pas. Enfin, il y a une différence de coûts significative entre les deux plateformes CMMS, les plateformes sur site ayant des coûts initiaux beaucoup plus élevés.

Coût du logiciel CMMS

Comme noté, il y a des différences dans le logiciel CMMS basées sur les options de fonctionnalités et de services sélectionnées ainsi que par les plateformes de système. Pour commencer avec ce dernier, les plateformes sur site ont tendance à coûter trois fois plus que les frais de licence annuels des systèmes basés sur le web. Cependant, ce coût de logiciel de gestion de maintenance est un paiement unique car il n'y a pas de frais de système supplémentaires. D'autre part, le coût initial pour un système basé sur le cloud est plus faible mais au fil du temps, les coûts à long terme associés aux frais de licence sont plus élevés (par exemple, frais d'abonnement/licence annuels estimés à 1500 $ par an pour un petit département de maintenance). En termes de coûts associés et/ou continus, les plateformes CMMS sur site nécessitent du matériel, pare-feu et logiciel antivirus ainsi qu'un membre du personnel IT qui maintiendra et gérera tous les aspects du fonctionnement du système, y compris l'installation, la saisie des données, la mise à niveau, la sécurité et la formation du personnel. Les CMMS basés sur le cloud ne nécessitent pas ces coûts additionnels car les supports système incluent les mises à jour logicielles, les mises à niveau du système, la sécurité et le support technique. En guise de mise en garde, lors de la demande d'information sur un système basé sur le cloud, assurez-vous de déterminer si les devis de prix sont basés sur le paiement par utilisateur, paiement par module (maintenance préventive, gestion des stocks), paiement par bon de travail ou des frais basés sur une licence unique. Il y a des différences de coûts considérables parmi ces divers schémas de tarification.

Les coûts supplémentaires du logiciel CMMS incluent la saisie de données interne et les tutoriels en ligne pour l'intégration du personnel. Certains fournisseurs regroupent ces éléments dans leurs frais de licence annuels, mais ces systèmes ont tendance à être plus chers que les CMMS de base ou minimalistes. De nombreux fournisseurs offrent également des audits d'inventaire sur site et l'intégration du personnel, encore à un coût additionnel. En général, plus d'options sont sélectionnées sur l'une ou l'autre plateforme de gestion de maintenance, plus elles seront coûteuses. En fin de compte, il faut se rappeler que tandis que les systèmes sur site offrent une indépendance complète pour les acheteurs CMMS, les systèmes basés sur le cloud sont soumis à une relation continue avec le fournisseur pour préserver la disponibilité des données.

Conclusion

Le passage à un CMMS peut être un processus confus, frustrant, stressant et coûteux. Puisque la liste de prix des logiciels CMMS varie grandement en fonction des fonctionnalités et de la plateforme sélectionnée — allant de 500 $ à 8000 $ pour les frais de licence et des frais d'abonnement mensuels allant de 50 $ à 250 $ — il est important d'établir les besoins, ressources et budget de votre entreprise. Avoir les bonnes informations avant de prendre votre décision rendra la tâche de trouver le système avec le bon ajustement beaucoup plus facile. En prenant le temps de faire un examen approfondi des produits trouvés sur le marché de la gestion de maintenance, les clients auront la meilleure chance de trouver une solution CMMS qui résultera en une efficacité organisationnelle accrue, une réduction des coûts et une augmentation des profits.