Révolutionner la maintenance hôtelière avec un logiciel GMAO

On estime qu'il existe 700 000 établissements hôteliers dans le monde avec des revenus annuels combinés de 830 milliards de dollars (Lake, 2016). Aux États-Unis seulement, il y a 4,9 millions de chambres d'hôtes qui représentent 68 % de leurs revenus annuels totaux (Mandelbaum, 2007). Événements spéciaux, installations spa et club de santé, golf, locations de films, stationnement et baux commerciaux constituent le reste des revenus de l'hôtellerie. Ensemble, l'industrie hôtelière est dynamique, robuste, stimulante et un contributeur économique précieux.

À plusieurs égards importants, les hôtels sont très similaires aux hôpitaux, surtout en ce qui concerne leur gestion opérationnelle. Par exemple, les hôtels et les hôpitaux fonctionnent sur un horaire 24/7, desservent une clientèle large et en constante évolution, et les deux doivent respecter les normes de sécurité et réglementaires les plus élevées. Bien que différents dans les services qu'ils fournissent, des opérations de maintenance efficaces doivent être une priorité pour les hôtels tout comme pour les établissements de santé. Et avec autant d'actifs à gérer dans un hôtel donné, il n'est ni pratique ni sûr de laisser la tâche de gestion de maintenance aux seules approches manuelles.

Pour ces raisons, ainsi que la nécessité de rester compétitif tout en trouvant des moyens d'améliorer leur résultat net, un nombre croissant de propriétaires d'hôtels se tournent vers la GMAO comme solution de gestion de maintenance hôtelière privilégiée.

Avant d'aborder les façons dont le logiciel de gestion de maintenance hôtelière contribue à améliorer les opérations des installations, commençons par comprendre ce que sont les GMAO. Le logiciel de gestion de maintenance assistée par ordinateur, également connu sous le nom de logiciel GMAO, est un système logiciel puissant qui peut fournir à ses utilisateurs une vue d'ensemble de toutes les opérations d'équipement. Il a également la capacité de fournir des informations sur l'état de n'importe quel équipement individuel. Tout cela est accompli en saisissant les informations pertinentes sur l'équipement (numéros de série, codes-barres, photos, données d'inspection, historique de maintenance passé, manuels de maintenance, etc.) dans la base de données du système.

Les systèmes GMAO actuels permettent à une large gamme d'entreprises de surveiller les niveaux de stock, de suivre les bons de travail, de générer rapidement des rapports précis et de déterminer instantanément quels actifs nécessitent une maintenance préventive. C'est cette dernière fonctionnalité – la maintenance préventive – qui est considérée comme le centre névralgique des GMAO. Alors, commençons par là.

Programmes de maintenance préventive (MP)

Jusqu'à l'introduction du logiciel de gestion de maintenance hôtelière (souvent appelé logiciel de gestion d'installations), les responsables de maintenance hôtelière effectuaient généralement la maintenance opérationnelle sur une base « selon les besoins ». C'est ce qu'on appelle souvent la maintenance réactive. Avec ce type de maintenance, l'équipement n'était traité que lorsque quelque chose n'allait pas ou, plus spécifiquement, lorsqu'un équipement était signalé comme étant en panne. La maintenance sur cette base est inefficace à long terme et coûteuse car les pannes d'équipement sont généralement imprévues. Plus important encore, l'absence de maintenance de routine peut également entraîner une défaillance de l'équipement et, in fine, son remplacement. Dans les deux cas, les perturbations imprévues des opérations sont problématiques, surtout pour les hôtels qui fonctionnent 24/7. Considérez les conséquences pour les opérations hôtelières en cas de panne du système CVC, de panne d'ascenseur ou de problème de plomberie.

Tout cela nécessite une attention immédiate tout en causant des perturbations significatives pour les clients et le personnel. Grâce à la fonctionnalité de logiciel de maintenance préventive de la GMAO, des programmes MP peuvent être mis en œuvre pour éliminer la plupart, sinon la totalité, des pannes d'équipement imprévues tout en maintenant les opérations hôtelières et en prolongeant la durée de vie des équipements.

En tant que fonctionnalité centrale du logiciel de gestion de maintenance hôtelière, les programmes de maintenance préventive offrent aux responsables de maintenance la personnalisation dont ils ont besoin pour contrôler complètement la manière dont les opérations de maintenance hôtelière se déroulent. Puisque deux opérations hôtelières ne sont pas identiques, un système capable de s'adapter aux besoins spécifiques et peut-être changeants d'une installation est impératif. Il existe plusieurs façons de configurer les plannings MP. Pour les nouveaux utilisateurs de systèmes logiciels de gestion de maintenance hôtelière, un bon point de départ consiste à examiner les historiques de réparation des équipements ainsi que les périodes de faible utilisation pour des actifs spécifiques. L'examen des historiques de réparation aidera les responsables de maintenance à prioriser les équipements en fonction de l'âge et/ou de la fréquence de réparation. Un exemple de maintenance effectuée pendant les périodes de faible utilisation dans les hôtels est la réalisation de maintenance préventive sur les équipements de nettoyage le soir, après la fin de toutes les opérations de nettoyage de la journée. De même, les inspections de plomberie peuvent être effectuées l'après-midi, lorsque la plupart des clients sont hors de leurs chambres, ou pendant les périodes creuses où les chambres peuvent ne pas être occupées.

D'autres options pour la planification MP peuvent incorporer les dates d'inspection ainsi que les emplacements des équipements. Les GMAO permettent également d'exécuter simultanément plusieurs plannings MP. Enfin, les rapports générés par la GMAO sur les MP terminées peuvent être examinés et évalués. Ce faisant, les responsables de maintenance peuvent prendre des décisions éclairées sur les ajustements nécessaires aux plannings et/ou aux remplacements ou mises à niveau d'équipement.

Bons de travail automatisés

Deux des plus gros problèmes associés aux bons de travail générés manuellement sont les retards temporels inutiles et les erreurs. Les deux sont coûteux pour les propriétaires d'hôtels en termes de temps et d'argent perdus. Grâce à la fonctionnalité de logiciel de bons de travail de la GMAO, les bons de travail ne resteront plus assis dans la fente de courrier d'un technicien de maintenance pendant des jours ou ne contiendront plus d'erreurs causées par une transcription incorrecte du numéro de série d'une pièce à la main. Au lieu de cela, les GMAO génèrent automatiquement les bons de travail avec la pièce d'équipement et son numéro de série correctement identifiés grâce aux capacités intégrées de lecture de codes-barres et de photo du système. Le logiciel l'envoie immédiatement au technicien de maintenance désigné. Des notifications peuvent également être envoyées aux responsables de maintenance les informant de l'avancement du bon de travail du début à la fin. Toutes ces tâches sont effectuées en quelques clics de souris sur un ordinateur ou pressions sur un smartphone ou une tablette.

Conclusion

Les opérations hôtelières ne s'arrêtent jamais et le logiciel qui supervise leur gestion de maintenance ne devrait pas non plus. Puisque la réputation d'un hôtel repose principalement sur la fourniture d'un bon service et du confort, il est logique de faire tout son possible pour maintenir les perturbations imprévues du fonctionnement des installations au minimum. Les systèmes logiciels de gestion de maintenance offrent à leurs clients une solution viable et rentable à ce problème. Les GMAO permettent aux clients d'hôtel de partir satisfaits et aux propriétaires d'hôtels de réaliser un résultat net accru.

Références :

https://www.creditdonkey.com/hotel-industry-statistics.html

https://feuring.typepad.com/feuring/2007/02/insight_into_re.html