KPI essentiels pour optimiser votre logiciel de gestion de maintenance

Si vous voulez atteindre puis dépasser les normes mondiales en matière de gestion de maintenance, vous devez trouver des KPI qui montrent à la fois votre position actuelle et votre trajectoire générale, où vous êtes et où vous allez. Les bons KPI indiquent si vous êtes aligné ou sur le point de manquer votre cible.

Mais avant de commencer, rappelez-vous qu'il n'existe pas un ensemble parfait qui convient à tout le monde. Différents secteurs et organisations mesurent leurs performances différemment.

Pour trouver ceux qui vous conviennent, vous devrez examiner les types d'actifs que vous gérez et vos objectifs spécifiques à court et long terme. Et ce n'est pas une question de « plus il y en a, mieux c'est ».

Il est important d'être sélectif et de se concentrer uniquement sur ceux qui vous aident à aligner et à viser réellement votre cible.

Maintenant que nous savons le pourquoi, regardons le quoi. Nous passerons en revue les indicateurs de maintenance que vous pouvez suivre comme indicateurs clés de performance (KPI) pour améliorer votre logiciel de gestion de maintenance (aussi appelé logiciel de gestion d'installations).

Qu'est-ce qu'un KPI de maintenance ?

Commençons par une définition rapide et pratique. Un KPI de maintenance est une valeur quantifiable qui montre dans quelle mesure vous progressez vers un objectif de maintenance. Il répond aux questions suivantes :

• Où en sommes-nous maintenant ?
• À quelle distance sommes-nous de l'objectif ?
• Qu'est-ce qui doit être fait pour se rapprocher de l'objectif ?

L'astuce est de commencer par un objectif. Ensuite, déterminez où vous en êtes par rapport à cet objectif. Puis trouvez un moyen de suivre votre progression vers lui. Votre objectif dépendra beaucoup de votre secteur, mais généralement toute gestion d'actifs se concentre sur une variation de l'augmentation du temps de fonctionnement, de la réduction des coûts et de l'amélioration de la maintenance.

Pourquoi le suivi des KPI de maintenance est-il important ?

C'est simple. La seule façon de vous améliorer est de fixer des objectifs et de travailler constamment pour les atteindre, et les KPI de maintenance sont un excellent moyen de vous assurer que vos objectifs sont clairs.

C'est bien de dire que vous voulez augmenter le temps de fonctionnement et réduire les coûts, mais quand vous dites que vous voulez augmenter le temps de fonctionnement de 10 % et réduire les coûts de 20 %, vous avez maintenant des normes objectives pour mesurer les progrès.

Mais les avantages commencent même avant que vous ne commenciez à avancer vers vos objectifs. Tout au long du processus d'établissement des objectifs, vous avez l'opportunité d'examiner de près comment vous gérez actuellement le département, vos flux de travail et processus actuels.

Quelles sont les différences entre les KPI de maintenance et les indicateurs de performance de maintenance

Beaucoup de gens utilisent ces expressions de manière interchangeable, donc ce n'est généralement pas un problème d'en parler comme s'ils étaient la même chose.

Mais strictement parlant, ils ont en réalité des significations différentes. La façon la plus simple d'y penser est en termes de chronologie. Au départ, vous avez vos actions de maintenance, les choses que l'équipe fait.

Ces actions peuvent être mesurées à l'aide d'indicateurs de performance de maintenance. Ainsi, les techniciens réparent les actifs quand ils tombent en panne.

C'est l'action. La rapidité avec laquelle ils sont capables de prendre un actif en panne et de le remettre en marche est l'indicateur de performance. Un autre exemple : les techniciens effectuent la maintenance planifiée sur les actifs.

Le pourcentage de maintenances préventives planifiées encore ouvertes à la fin de la semaine est un indicateur de maintenance.

Ces indicateurs s'additionnent éventuellement pour former des KPI. Vous avez un KPI lié aux temps d'arrêt, par exemple, et vous voulez réduire les temps d'arrêt de 10 %. Pour y parvenir, vous devez examiner les indicateurs qui affectent ensemble les temps d'arrêt — des choses comme la rapidité avec laquelle les techniciens surmontent les pannes et le nombre de bons de travail de maintenance non effectués chaque semaine.

Et encore une fois, beaucoup de gens utilisent ces expressions pour dire la même chose.

Maintenant que nous savons ce qu'ils sont et pourquoi nous en avons besoin, regardons quelques exemples.

Les KPI sont comme les voitures : même s'ils partagent les mêmes caractéristiques de base, nous devons trouver ceux qui fonctionnent le mieux pour nous. Un monospace est parfait pour emmener les enfants à l'école, mais une Ford Mustang a beaucoup plus de chances de gagner une course.

Quel est le meilleur KPI pour la maintenance des bâtiments ?

Le meilleur indicateur de maintenance absolu, sans conteste ? Il n'y a probablement pas de réponse unique à cette question. Au lieu de cela, il y en a une liste qui comprend :

• Scores de satisfaction des utilisateurs
• Ratio maintenance planifiée / non planifiée
• Nombre de plaintes (par rapport au nombre total d'utilisateurs)
• Coûts opérationnels globaux par mètre carré ou pied carré
• Temps moyen entre la génération et la clôture d'un bon de travail

En regardant la liste, nous voyons qu'il faudrait collecter différentes données de différents endroits. Pour certains, par exemple maintenance planifiée vs non planifiée et temps de réalisation des bons de travail, les données sont au sein du département de maintenance. Pour d'autres, comme les scores de satisfaction, elles nécessitent une enquête organisée.

Quel est le meilleur KPI pour la maintenance d'usine ?

Encore une fois, il est probablement impossible d'en choisir un seul car il y en a beaucoup de bons. Combien y en a-t-il ? Une façon de se faire une idée des chiffres est de regarder les différentes catégories, notamment :

• KPI de planification de maintenance
• KPI d'identification des problèmes
• KPI d'ordonnancement
• KPI de réalisation des bons de travail
• KPI d'analyse des causes racines

Et supposons qu'il y en a entre deux et cinq par catégorie.

Regardons plus en détail certains des plus courants.

Quels KPI de maintenance suivre avec un logiciel de gestion de maintenance

• Pourcentage de maintenance planifiée (PMP)
• Efficacité globale des équipements (OEE)
• Délai moyen de réparation (MTTR)
• Durée moyenne entre pannes (MTBF)

Pourcentage de maintenance planifiée (PMP)

Compare le temps consacré à la maintenance planifiée et non planifiée. En gros, vous comparez tout le temps passé sur les bons de travail planifiés à tout le temps passé sur les bons de travail réactifs à la demande.

Le PMP aide également à identifier la fréquence à laquelle un actif est disponible. Idéalement, 90 % de vos activités de maintenance devraient être planifiées à l'avance.

Le pourcentage de maintenance planifiée est un indicateur vital pour suivre la santé d'un programme de maintenance préventive et identifier les moyens de réduire la maintenance réactive.

Le PMP peut aussi être utilisé pour déterminer la cause des temps d'arrêt d'équipement, de la mauvaise efficacité et du manque de mise en œuvre appropriée afin que ces problèmes puissent être traités.

Pour calculer le PMP :

PMP = (temps de maintenance planifiée / total des heures de maintenance) x 100

Efficacité globale des équipements (OEE)

L'OEE aide à suivre la productivité d'un actif, fournissant des informations précieuses sur l'efficacité d'un plan de maintenance. Elle se concentre sur trois facteurs clés : la qualité, la performance et la disponibilité.

Un OEE de 100 % signifie que chaque processus fonctionne à une efficacité maximale, avec zéro panne et des résultats de bonne qualité.

Wikipédia la définit comme suit : « L'efficacité globale des équipements (OEE) est une mesure de la façon dont une opération de fabrication est utilisée (installations, temps et matériaux) par rapport à son plein potentiel, pendant les périodes où elle est planifiée pour fonctionner.

Elle identifie le pourcentage du temps de fabrication qui est réellement productif. Un OEE de 100 % signifie que seules de bonnes pièces sont produites (100 % qualité), à la vitesse maximale (100 % performance), et sans interruption (100 % disponibilité). »

En utilisant l'OEE comme indicateur clé, les organisations obtiennent des informations précieuses sur les obstacles et goulots d'étranglement et comment s'en débarrasser. La première étape pour éliminer un problème est de le trouver.

Pour calculer l'OEE :

OEE = disponibilité x performance x qualité

Délai moyen de réparation (MTTR)

Le MTTR est le temps moyen nécessaire pour qu'un actif soit diagnostiqué, réparé et remis en état après une panne ou un échec. L'idée est de réduire le MTTR autant que possible en accélérant le processus de récupération.

En suivant ce KPI, les organisations améliorent la disponibilité des actifs.

Pour calculer le MTTR :

MTTR = (périodes totales d'arrêt / nombre total de réparations)

Durée moyenne entre pannes (MTBF)

Mesure le temps moyen pendant lequel un actif est en marche et en bonne santé entre les épisodes d'arrêt non planifié. En gros, il vous dit le temps moyen pendant lequel un actif fonctionne entre les pannes.

Ce KPI aide à identifier combien de temps un actif spécifique ou ses pièces durent généralement, vous permettant de planifier votre maintenance préventive. Si un actif fonctionne généralement environ trois semaines entre les pannes, pensez à planifier vos maintenances préventives toutes les deux semaines et demie.

Pour calculer le MTBF :

MTBF = (somme du temps opérationnel / nombre total de pannes)

Conformité de la maintenance préventive (PMC)

Mesure le pourcentage de bons de travail de maintenance planifiés et réalisés pendant une période donnée, et aide les organisations à mesurer l'efficacité de leurs plans de maintenance préventive. Par exemple, vous pourriez avoir 80 bons de travail planifiés mais seulement 68 réalisés à la fin du mois.

Pour calculer le PMC :

Conformité maintenance préventive = (68/80) x 100 = 85 %

Mais vous devez être prudent avec ce KPI. Il ne vous dit pas combien de ces maintenances préventives ont été réalisées à temps. Donc, vous pourriez avoir quatre maintenances préventives planifiées au cours de la semaine prochaine, toutes dues pour jeudi.

Si vous les clôturez toutes en retard, disons que vous les faites toutes le vendredi, votre PMC (Conformité maintenance préventive) sera toujours de 100 %. Quelque chose ne va pas dans votre programme de maintenance préventive, et ce KPI ne le montre pas.

Maintenant que nous avons exploré certains des KPI de maintenance que nous pouvons suivre, nous devons creuser davantage et voir comment les suivre. Vous aurez besoin des bons outils, processus et personnes.

Quel est le KPI pour le processus de maintenance ?

Mais ce n'est pas parce que les KPI listés ci-dessus sont les « classiques » que vous devez vous concentrer uniquement sur eux. En fait, il est tout aussi logique de créer un KPI efficace spécifique à vos objectifs opérationnels actuels. Si l'équipe se débrouille déjà bien avec l'OEE, par exemple, vous pouvez élargir, chercher de nouveaux défis et vous fixer de nouveaux objectifs. Les KPI que vous voulez suivre ont à voir avec où vous êtes et où vous voulez être ; les réponses sont différentes pour chacun.

À quoi cela ressemble-t-il ?

Quels sont quelques exemples de KPI de maintenance ?

Voici quelques exemples rapides de KPI de maintenance.

• Réduire la maintenance non planifiée de 20 % au cours des six prochains mois.
• Réduire la consommation électrique de 10 % en six mois.
• Réduire les coûts de main-d'œuvre de 15 % au cours des 12 prochains mois.
• Réduire le pourcentage de maintenances préventives en retard de 20 % dans les trois prochains mois.

Remarquez comment ils ont tous des chiffres et des dates. Vous devez être spécifique sur ce que vous voulez faire et combien de temps cela va vous prendre pour y arriver. Il y a toute une science derrière la façon de faire de bons objectifs et d'améliorer vos chances de les atteindre. Vous êtes-vous déjà demandé pourquoi presque tout le monde échoue à ses résolutions du Nouvel An ? C'est parce qu'elles ne sont pas assez spécifiques et manquent de chronologies bien pensées.

Donc, ce sont tous de bons débuts, mais sans un plan d'action solide pour chaque objectif, ce n'est vraiment que de la pensée magique. Maintenant que vous avez les objectifs, vous devez commencer à réfléchir à la façon dont vous allez les atteindre.

Une façon possible est de commencer par reculer. Quand vous voulez réduire la maintenance non planifiée, vous devez d'abord vous demander : « Qu'est-ce qui cause la maintenance non planifiée ? »

Il est utile d'être un peu plus spécifique. Si vous voulez une solution qui fonctionne pour votre opération, vous devez savoir quel est le problème dans votre installation. La maintenance non planifiée pourrait être le résultat de nombreux facteurs différents, de la planification à l'inventaire MRO. Si vous ne planifiez pas le travail à l'avance, vous vous retrouvez avec beaucoup de maintenance non planifiée. Mais vous pourriez tout planifier jusqu'à la minute et avoir encore beaucoup de problèmes parce que vous utilisez de mauvais fournisseurs. Peu importe quand vous utilisez un mauvais inventaire MRO, il vous laissera toujours tomber.

Une fois que vous connaissez le « comment » de votre KPI, vous devez vous concentrer sur le « quand ». Et c'est plus que d'avoir une date de fin. Si vous voulez réduire quelque chose de 10 % en six mois, vous devez fixer des mini-objectifs pour le chemin. Où voulez-vous être à trois mois ? À quel point devriez-vous être avancé à cinq mois ? Ces mini-objectifs vous aident à rester concentré et à faire des ajustements. Si vous n'avez fait aucun progrès au bout de trois mois, il est temps de réévaluer vos plans.

Comment le logiciel CMMS aide-t-il à suivre les KPI de maintenance ?

Pour que tout cela se produise, vous avez besoin d'un moyen efficace de collecter, stocker et exploiter les données. Il est possible de tout faire à la main, mais cela finit par être un cauchemar.

Il y a beaucoup de données à collecter, et vous comptez sur les techniciens pour être toujours prudents et s'assurer qu'ils notent tout correctement.

Ensuite, vous devez de quelque façon garder tous ces bouts de papier ou fichiers de tableurs en sécurité et organisés. Voici la pire partie : votre travail ne fait que commencer car maintenant vous devez prendre toutes ces données et commencer à les analyser.

Il est beaucoup plus logique d'investir dans un bon logiciel CMMS. Les données sont collectées automatiquement au fur et à mesure que vous générez des bons de travail et que les techniciens les clôturent. Grâce au cloud computing, la solution CMMS garde tout en sécurité dans une base de données centrale, assurant que toutes vos données sont toujours à jour.

Quand vient le moment de calculer vos KPI de maintenance, le logiciel génère automatiquement des rapports remplis de KPI et de graphiques.

Si vous êtes intéressé par les KPI de maintenance (et vous devez l'être si vous êtes intéressé par la définition et l'atteinte d'objectifs de maintenance), c'est le moment de contacter les fournisseurs pour en apprendre davantage sur les options CMMS.