Les Fonctionnalités Clés des Logiciels de Gestion de Stock pour une Maintenance Optimisée

Vous connaissez cette sensation quand vous ne trouvez pas vos clés de voiture ? Une mauvaise gestion des stocks, c'est ce sentiment multiplié par cent, étalé sur toute votre semaine de travail.

La définition standard d'une bonne gestion de stock consiste à avoir les bons articles, en bonne quantité, au bon endroit, au bon moment et au bon coût.

C'est un exercice d'équilibre délicat pour un service de maintenance, mais tout à fait réalisable. Un logiciel de gestion de stock, ou mieux encore, le module de gestion de stock intégré à un bon système de gestion de maintenance assistée par ordinateur (GMAO), permet d'atteindre chacun de ces objectifs.

Des rapports faciles pour avoir le bon stock

Peu importe le nombre d'interventions sur un actif avec des matériaux et pièces de qualité inférieure, vous ne le réparez pas vraiment. Vous ne faites que repousser le problème, remplissant le calendrier du service maintenance avec davantage d'ordres de travail à la demande, sans même vous en rendre compte.

Le suivi des stocks via le bon logiciel rend une multitude d'informations aisément accessibles :

• Niveaux actuels
• Fournisseurs
• Dates de livraison
• Prix
• Numéros de série et de lot
• Garanties

Tout GMAO complet permet de créer des rapports en combinant presque n'importe quels points de données. Si vous examinez les ordres de travail historiques d'un actif et constatez que le temps moyen entre pannes a diminué au moment où vous avez changé de fournisseur, les matériaux et pièces sont probablement en cause. Une fois identifiés ceux qui sous-performent systématiquement, vous pouvez rapidement purger votre stock via les numéros de série et de lot, et récupérer votre argent grâce aux garanties.

Des seuils personnalisables pour la bonne quantité au bon moment

Maintenant que vous avez le bon stock, il vous faut les bonnes quantités. Il faut s'assurer d'en avoir assez, mais pas trop, ce qui peut être un problème encore plus grand.

Le stock coûte de l'argent du début à la fin. Il faut l'acheter au départ, puis payer pour le gérer. Repensez à la dernière fois que vous avez acheté de la glace. Vous avez payé au magasin (coût initial), mais dès votre retour, vous l'avez mise au congélateur (l'infrastructure nécessaire pour éviter qu'elle ne fonde). Le coût de possession du stock était un pourcentage du prix du congélateur plus l'électricité pour le faire fonctionner. Jusqu'à ce que vous finissiez la glace, vous payiez continuellement pour elle. En ne conservant en stock que ce dont vous aurez probablement besoin, vous reportez la responsabilité sur les fournisseurs, qui peuvent exploiter des économies d'échelle — impossibles pour vous — pour réduire les coûts de possession.

Il est tentant d'ignorer le problème des coûts de possession pour se concentrer sur le sentiment de sécurité qu'apporte un gros stock. On se dit : « Maintenant que j'en ai beaucoup, je n'aurai plus jamais à m'inquiéter de manquer. »

Mais voici l'autre problème d'un stock excessif : quand on garde quelque chose trop longtemps, il peut perdre toute sa valeur. Rappelez-vous que vous ne collectionnez pas des pièces rares ou des grands crus. Pour un service maintenance dans une usine, le stock va soit se périmer de lui-même, soit l'actif auquel il correspond va atteindre sa fin de vie utile. Reprenons l'exemple de la glace : soit vous atteignez la date limite avant de tout manger, soit toute la famille décide soudain d'un régime sans glace. Votre stock ne vaut plus rien.

Avec des seuils de réapprovisionnement personnalisables, dès que le stock passe sous un certain niveau, le logiciel envoie automatiquement une alerte, passe commande, ou les deux. Pour que cela fonctionne, il suffit d'entrer les niveaux actuels, les seuils préférés, les contacts fournisseurs et les délais moyens. Avec un GMAO complet, les matériaux et pièces sont associés aux ordres de travail. Quand un technicien en clôture un, le logiciel prend en compte le stock utilisé et met automatiquement la base de données à jour.

Le suivi cloud pour le bon endroit

Des niveaux à jour et facilement accessibles placent votre stock là où vous en avez besoin. Contrairement aux systèmes basés sur tableurs ou papier, les logiciels modernes de gestion de stock reposent sur une base de données centrale accessible depuis n'importe quel ordinateur ou appareil mobile connecté à Internet. Comme tout le monde accède aux mêmes informations, elles sont toujours actuelles. Plus besoin de fouiller dans d'anciens e-mails pour trouver la dernière version d'un fichier.

Un stock correctement organisé

Pour savoir comment organiser votre stock, pensez à votre manteau d'hiver. Selon la saison, il est soit devant le placard d'entrée, soit tout au fond. Le stock peut être organisé de la même façon : selon la probabilité d'en avoir besoin. Un lubrifiant utilisé dans diverses maintenances préventives tout au long du mois ? Gardez-le à portée de main. Les pièces pour cette panne rare mais coûteuse d'un actif critique ? Elles peuvent aller vers le fond, faciles à trouver mais sans encombrer.

Un stock facilement partagé

Les usines peuvent être d'immenses complexes, rivalisant avec de petites villes en termes d'infrastructure et de population. Même les opérations plus petites impliquent souvent plusieurs bâtiments dispersés. Un logiciel de gestion de stock cloud crée un entrepôt virtuel partagé que les techniciens peuvent consulter de n'importe où. La possibilité de partager le stock entre sites est particulièrement utile pour les pièces critiques, coûteuses mais peu utilisées. Au lieu d'avoir des doublons dans chaque site, le service maintenance peut en garder quelques-unes en un lieu central, avec des niveaux à jour accessibles à tout technicien, depuis n'importe où.

Ensemble, ces fonctionnalités assurent le bon coût

Il est facile de voir comment chaque fonctionnalité fait économiser de l'argent.

Acheter le bon stock évite de refaire indéfiniment les mêmes réparations. En cas de mauvais matériaux ou pièces, vous pouvez rapidement purger votre stock, vérifier les garanties et commencer à vous faire rembourser.

Maintenir automatiquement les niveaux de stock garantit d'avoir ce qu'il faut quand il le faut. Les alertes de seuils personnalisables évitent de payer un supplément pour les livraisons urgentes. Les délais fournisseurs sont enregistrés dans le logiciel, permettant de commander à l'avance et de choisir l'expédition la plus économique. Et comme vous ne gardez jamais plus que nécessaire, vous n'êtes pas coincé avec le coût de gestion d'un stock, en espérant qu'il ne devienne pas inutile, ne se perde ou ne soit volé avant utilisation.

Le suivi cloud garde tout précis et à jour, ce qui permet de stocker selon la fréquence d'utilisation. Et comme vos données sont accessibles de n'importe où et à tout moment, le partage de stock entre sites devient possible.

La gestion de stock est à votre portée

Avoir le bon stock, en bonne quantité, au bon endroit, au bon moment et au bon coût est réalisable, mais cela demande les bons outils et un peu de travail initial. Une fois le logiciel et la base de données configurés, vous pouvez transformer l'investissement initial en temps et énergie en vraies économies de temps, d'argent et de stress.

Rappelez-vous ces clés perdues du début ? Eh bien, vous venez de les retrouver !