Logiciel d'inventaire :Principales fonctionnalités pour la gestion de la maintenance

Vous connaissez ce sentiment lorsque vous ne trouvez pas vos clés de voiture ? Une mauvaise gestion des stocks est ce sentiment multiplié par cent, qui s'étend sur toute votre semaine de travail.

La définition standard d'une bonne gestion des stocks est d'avoir le bon stock dans la bonne quantité, au bon endroit, au bon moment et au bon coût.

C'est un exercice d'équilibre difficile pour un service de maintenance, mais c'est réalisable. Un logiciel de gestion des stocks, ou mieux encore le module de gestion des stocks intégré à un bon système informatisé de gestion de la maintenance (GMAO), permet d'atteindre chaque partie de cet objectif.

Des rapports faciles fournissent le bon inventaire

Peu importe combien de fois vous travaillez sur un actif en utilisant des matériaux et des pièces de qualité inférieure, vous ne le réparez pas vraiment. Vous ne faites que repousser un peu le problème, en remplissant le calendrier du service de maintenance avec davantage d'ordres de travail à la demande sans même vous en rendre compte.

Le suivi des stocks à l'aide du bon logiciel rend de nombreuses informations facilement accessibles, notamment :

• Niveaux actuels
• Vendeurs
• Dates de livraison
• Prix
• Numéros de série et de lot
• Garanties

Toute GMAO complète vous permet de créer des rapports en utilisant presque n'importe quelle combinaison de points de données. Si vous examinez l'historique des ordres de travail pour un actif et que vous constatez que le délai moyen avant défaillance a commencé à diminuer à peu près au même moment où vous avez changé de fournisseur, les matériaux et les pièces sont probablement les coupables. Une fois que vous avez trouvé ceux qui sous-performent constamment, vous pouvez rapidement commencer à purger votre inventaire en utilisant des numéros de série et de lot et récupérer votre argent en utilisant des garanties.

Des seuils personnalisables fournissent la bonne quantité au bon moment

Maintenant que vous avez le bon inventaire, vous avez besoin des bons montants. Vous devez vous assurer que vous en avez assez mais pas trop, ce qui peut être un problème encore plus important.

L'inventaire coûte de l'argent du début à la fin. Vous devez payer d'avance et ensuite vous devez payer pour en prendre soin. Repensez à la dernière fois que vous avez acheté de la crème glacée. Vous payiez au magasin, ce qui représentait le coût initial, mais dès que vous rentriez chez vous, vous le mettiez au congélateur, ce qui était l'infrastructure dont vous aviez besoin pour empêcher la crème glacée de devenir de la soupe. Le coût de l'inventaire était un pourcentage du prix du congélateur plus l'électricité pour le faire fonctionner. Jusqu'à ce que vous finissiez cette glace, vous la payiez continuellement. En ne conservant en stock que ce dont vous aurez probablement besoin, vous refilez la responsabilité aux fournisseurs, qui peuvent profiter des économies d'échelle - d'une manière que vous ne pouvez pas - pour réduire les coûts de possession.

Il peut être tentant d'ignorer le problème des coûts de possession et de se concentrer plutôt sur le sentiment de sécurité qui découle d'un inventaire important. Nous nous disons :« Maintenant que j'en ai autant, je n'aurai plus jamais à m'inquiéter d'en manquer.

Mais voici l'autre problème avec trop d'inventaire :lorsque vous avez quelque chose trop longtemps, il peut perdre complètement sa valeur. Rappelez-vous que vous ne collectionnez pas des pièces rares ou des vins fins. Pour le service de maintenance d'une usine de fabrication, l'inventaire va se gâter de lui-même ou l'actif auquel il correspond va atteindre la fin de sa durée de vie utile. Revenons à notre exemple de crème glacée :soit vous allez atteindre la date de péremption avant de pouvoir tout manger, soit tout le monde dans la maison va soudainement décider qu'il suit ce nouveau régime sans crème glacée. Votre inventaire est maintenant sans valeur.

Lorsque vous avez des seuils de réapprovisionnement personnalisables, une fois que l'inventaire descend en dessous d'un certain niveau, le logiciel vous envoie automatiquement une alerte, passe une commande, ou les deux. Pour que cela fonctionne, il vous suffit de saisir les niveaux actuels, les seuils préférés, les coordonnées des fournisseurs et les délais moyens. Avec un logiciel de GMAO complet, les matériaux et les pièces sont associés aux bons de travail. Lorsqu'un technicien en clôture un, le logiciel considère l'inventaire utilisé et met automatiquement à jour la base de données.

Le suivi basé sur le cloud offre le bon endroit

Des niveaux à jour et facilement accessibles placent votre inventaire là où vous en avez besoin. Contrairement aux systèmes basés sur des feuilles de calcul ou sur papier et stylo, les logiciels modernes de gestion des stocks reposent sur une base de données centrale accessible depuis n'importe quel ordinateur de bureau ou appareil mobile connecté à Internet. Parce que tout le monde accède aux mêmes informations, elles sont toujours à jour. Vous n'aurez jamais à faire défiler les anciens e-mails à la recherche de la dernière version d'un fichier.

Inventaire correctement trié

Si vous voulez savoir comment trier les stocks, pensez à votre manteau d'hiver. Selon la saison, il se trouve soit juste devant le placard du hall, soit tout au fond. L'inventaire peut être trié de la même manière :selon la probabilité que vous en ayez besoin. Y a-t-il un lubrifiant utilisé dans une variété de PM tout au long du mois ? Gardez-le quelque part à portée de main. Et les pièces pour cet échec rare mais casse-budget d'un atout clé ? Peut-être que ceux-ci peuvent aller plus près de l'arrière, où ils sont faciles à trouver mais toujours hors de votre chemin.

Inventaire facilement partagé

Les installations de fabrication peuvent être des complexes massifs, rivalisant avec les petites villes en termes d'infrastructures et de population. Même les petites opérations impliquent souvent plusieurs bâtiments étalés. Le logiciel de gestion des stocks basé sur le cloud crée un entrepôt virtuel partagé que les techniciens peuvent vérifier de n'importe où. La possibilité de partager l'inventaire entre les installations est particulièrement utile lorsqu'il s'agit de pièces critiques coûteuses mais rarement utilisées. Au lieu d'avoir des doublons répartis dans les installations, le service de maintenance peut en avoir quelques-uns dans un emplacement central, avec des niveaux actuels disponibles pour n'importe quel technicien, de n'importe où.

Ensemble, les fonctionnalités offrent le bon coût

Il n'est pas difficile de voir comment chaque fonctionnalité vous permet d'économiser de l'argent.

L'achat du bon inventaire garantit que vous n'effectuez pas sans cesse les mêmes réparations. Lorsque la malchance frappe et que vous obtenez de mauvais matériaux ou pièces, vous pouvez rapidement purger votre stock, revoir vos garanties et commencer à récupérer votre argent.

La gestion automatique des niveaux de stock signifie que vous avez ce dont vous avez besoin quand vous en avez besoin. Les alertes de seuil personnalisables signifient que vous n'aurez jamais à payer de supplément pour une livraison urgente. Les délais de livraison des fournisseurs sont stockés dans le logiciel, vous pouvez donc commander à l'avance et choisir l'expédition la plus économique. Et parce que vous ne transportez jamais plus que ce dont vous avez besoin, vous n'êtes pas coincé avec le coût de l'entretien de l'inventaire, en espérant qu'il ne devienne pas inutile, qu'il ne soit pas perdu ou volé avant de pouvoir l'utiliser.

Le suivi basé sur le cloud garantit que tout est précis et à jour, ce qui signifie que vous pouvez stocker l'inventaire en fonction de ce qui est utilisé le plus souvent. Et comme vos données sont accessibles de n'importe où et à tout moment, il est possible de partager l'inventaire entre les installations.

La gestion des stocks est réalisable.

Avoir le bon inventaire dans la bonne quantité, au bon endroit, au bon moment et au bon coût peut être fait, mais cela nécessite les bons outils et un travail de base. Mais une fois le logiciel et la base de données configurés, vous pouvez commencer à tirer parti des investissements initiaux en temps et en énergie pour réaliser de réelles économies de temps, d'argent et de stress.

Vous souvenez-vous de ces clés perdues depuis le début du message ? Eh bien, vous venez de les trouver !