Découvrez les principales fonctionnalités de votre logiciel GMAO

Choisir le bon logiciel de GMAO peut sembler écrasant. Il y a tellement de choses différentes que vous devez prendre en compte, et l'ensemble du projet comporte de nombreuses pièces mobiles. Mais trouver la bonne solution GMAO est comme n'importe quelle autre tâche complexe :tout est possible une fois que vous l'avez divisé en étapes plus petites. Donc, la première chose à faire est de faire une liste des problèmes spécifiques que vous devez résoudre. Deuxième étape :trouvez les fonctionnalités de la GMAO qui sont des solutions directes.

Pour faciliter cette deuxième étape, passons en revue certaines des fonctionnalités importantes du logiciel de GMAO, voyons comment elles fonctionnent et découvrons comment elles peuvent éliminer une grande partie du stress et des soucis actuels de votre travail.

Fonctionnalités logicielles de GMAO qui permettent à l'équipe de rester informée lors de ses déplacements

Bon nombre des défis auxquels vous êtes confrontés se résument à des difficultés avec des canaux de communication faibles. Parce qu'il est difficile de transmettre les bonnes informations à l'équipe, faire quoi que ce soit nécessite beaucoup de travail supplémentaire, une perte de temps et d'énergie. Un logiciel de gestion des installations moderne permet de mettre facilement les bonnes données entre les bonnes mains.

Principales fonctionnalités du logiciel GMAO :modèles et bons de travail contenant des données

Avec les anciennes méthodes de gestion de la maintenance, il est souvent difficile d'obtenir suffisamment d'informations dans les bons de travail. Les ordres de travail sur papier n'ont pas assez d'espace et les feuilles de calcul de bricolage sont souvent difficiles à lire. Les résultats?

Les techniciens perdent beaucoup de temps, tuant votre temps total sur les numéros de clés. Au lieu d'arriver sur place avec les bonnes pièces et les bons matériaux, les techniciens n'arrivent à l'actif que pour découvrir qu'ils n'ont pas ce dont ils ont besoin pour faire le travail. Cela signifie retourner au bureau ou à la salle des fournitures. Et même une fois qu'ils ont les bonnes pièces et les bons matériaux, ils peuvent manquer du savoir-faire spécifique. Cela est particulièrement vrai pour les techniciens juniors qui connaissent moins vos actifs et votre équipement. Lorsqu'ils rencontrent un problème, ils finissent par perdre non seulement leur propre temps, mais aussi le temps et l'attention des techniciens plus expérimentés dont ils ont besoin pour retrouver et ensuite appeler à l'aide.

Et bien pire qu'un technicien qui ne sait pas comment accomplir une tâche, c'est quelqu'un qui fait des tâches avec confiance et systématiquement mal. Lorsque les membres de l'équipe de maintenance s'en occupent, vous pouvez vous retrouver avec un travail peu fiable qui doit être refait ou même conduire à des échecs budgétaires. Et même lorsqu'une solution à la volée fonctionne, vous avez toujours le problème de ne pas pouvoir la reproduire. Par exemple, disons que la dernière fois que le chariot élévateur a cessé de fonctionner, l'un des techniciens a pu le remettre en marche en dix minutes, et il n'a jamais eu de problème pendant les six semaines suivantes. Mais maintenant, c'est la semaine sept, le chariot élévateur est à nouveau en panne, et cette fois, personne ne se souvient de cette solution magique. Et le technicien qui a réussi à le réparer il y a des semaines ? Partir en vacances, changer d'emploi ou prendre sa retraite.

Les logiciels de bons de travail modernes résolvent ces problèmes en permettant d'inclure facilement tout ce dont les techniciens ont besoin pour clôturer efficacement et correctement, notamment :

• Historiques complets de maintenance et de réparation des actifs
• Instructions détaillées
• Listes de contrôle personnalisables
• Manuels, schémas et images associées d'O&M numériques
• Pièces et matériaux associés
• Plans d'étage et plans de site interactifs

Désormais, lorsqu'un technicien arrive sur site, il dispose de l'inventaire et du savoir-faire nécessaires. Le travail est fait de la bonne façon, à chaque fois.

Principales fonctionnalités du logiciel GMAO :planification de la maintenance préventive

C'est bien d'avoir des ordres de travail avec beaucoup d'informations, mais vous ne voulez pas les générer lorsque des problèmes surgissent. Au lieu de cela, vous avez besoin d'une solution de gestion des actifs qui vous donne une longueur d'avance sur la courbe de maintenance. Avoir des bons de travail à la demande n'est qu'une réalité, mais en vous concentrant sur la maintenance préventive, vous pouvez faire durer vos actifs et votre équipement plus longtemps pour moins de temps et d'argent. Mieux encore, une plus grande partie de votre travail est effectuée lorsque cela a le plus de sens pour vous-même et pour les autres départements de l'organisation. Au lieu de réparer une presse tard le vendredi après-midi, alors que la ligne devrait être à son maximum de production pour respecter l'échéance du lundi, les techniciens peuvent effectuer des inspections et une maintenance de routine entre les quarts de travail le mercredi matin, alors que la ligne doit déjà fonctionner à 75 % de sa capacité. .

Il est toujours facile de parler des avantages de la maintenance préventive, mais il est beaucoup plus difficile de mettre en place, de planifier et de suivre un programme solide. Il est parfois difficile de savoir quelles inspections et tâches de maintenance effectuer, puis de les transmettre de manière fiable aux bons techniciens, et enfin de suivre l'avancement global du programme. Les logiciels de maintenance préventive modernes résolvent ces problèmes avec des PM riches en données, une planification automatique et des rapports générés automatiquement contenant les bons KPI.

Lors de la première mise en place d'un programme, il est souvent plus logique de suivre les recommandations des fabricants pour les tâches de maintenance préventive. Dans certains cas, vous configurez des PM basées sur des compteurs tandis que dans d'autres, vous les définissez simplement en fonction du temps. Vous pouvez également choisir entre flottant et fixe lorsque vous devez repousser un peu une tâche planifiée. Dans tous les cas, le logiciel se souvient de tout ce qui doit être fait et génère automatiquement des MP au fur et à mesure qu'ils apparaissent dans le calendrier. Avec la vue du calendrier, tous les membres de l'équipe peuvent voir en un coup d'œil ce qui s'en vient. Et tout comme avec les bons de travail à la demande, le logiciel permet d'inclure facilement toutes les informations dont les techniciens ont besoin pour travailler efficacement. En fin de compte, un PM n'est qu'un ordre de travail que vous planifiez à l'avance, il comprend donc tous les mêmes types d'informations. Et rappelez-vous, cela signifie qu'il a tout ce dont les techniciens ont besoin pour clôturer efficacement.

Périodiquement, vous pouvez revoir votre programme pour vérifier dans quelle mesure l'équipe de maintenance le suit et s'il fonctionne bien. Comme toutes les informations se trouvent déjà dans la GMAO, le logiciel génère rapidement des rapports remplis de mesures de maintenance et de KPI. Vous savez exactement quelles tâches de maintenance ont été effectuées et le pourcentage de MP terminés à temps. En plus de cela, vous pouvez commencer à regarder quels actifs vous prennent le plus à exécuter en termes de temps et d'argent, puis travailler en arrière, affiner votre calendrier PM. Par exemple, si ce chariot élévateur tombe en panne environ tous les trois mois, vous devez augmenter la fréquence des MP de tous les quatre mois à tous les deux mois et demi.

Principales fonctionnalités du logiciel GMAO : notifications push de l'application mobile

Mais même lorsque vous exécutez un programme de maintenance préventive de classe mondiale, il y a des moments où vous devez apporter des ajustements à la volée à votre calendrier. C'est juste un fait de la durée de vie. Ce qui le rend frustrant, c'est à quel point il peut être difficile de transmettre ces nouvelles informations urgentes à l'équipe. Les équipes de maintenance ne travaillent pas à des bureaux alignés dans un bureau ; ils sont répartis sur l'ensemble de l'établissement, souvent dans plusieurs bâtiments.

Les logiciels modernes de gestion des installations résolvent ce problème en facilitant la prise de contact et en attirant l'attention de l'équipe. Avec une application mobile, le logiciel est directement lié aux fonctionnalités intégrées des appareils, ce qui signifie que lorsque vous avez besoin d'un technicien pour accéder à un autre site, vous pouvez lui envoyer rapidement une notification push. Selon les paramètres, leur appareil mobile sonne ou vibre, avec un message apparaissant sur tout le reste à l'écran. Plus besoin d'attendre qu'ils passent au bureau pour leur prochain bon de travail.

Des fonctionnalités logicielles de GMAO qui vous tiennent informé

Une bonne communication est une rue à double sens. Il ne suffit pas que vous soyez capable de transmettre des données à l'équipe ; ils doivent pouvoir partager avec vous ce qu'ils font. Cela peut être aussi simple qu'une notification qu'ils ont clôturé un ordre de travail à quelque chose d'un peu plus impliqué, comme expliquer les étapes qu'ils prennent pour résoudre [BLOG] un problème avec un actif nouveau ou sujet à des problèmes. Dans tous les cas, le responsable de la maintenance doit être au courant et au courant des progrès de l'équipe. Lorsque vous savez où chacun se trouve et ce qu'il fait, il est beaucoup plus facile de planifier le travail, de gérer les ressources et de faire respecter la responsabilité.

Principales fonctionnalités du logiciel GMAO :commentaires des tâches et des ordres de travail

Nous savons déjà que les ordres de travail à la demande et planifiés sont remplis de données, mais il arrive que les techniciens aient besoin d'en ajouter davantage. Par exemple, un technicien travaille sur une inspection de maintenance de routine lorsqu'il découvre un câblage effiloché qui pose un risque pour la santé et la sécurité en série. L'inspection ne devait durer qu'environ 20 minutes, mais le technicien envisage maintenant des heures de travail. En plus de cela, ils vont avoir besoin d'un jeu de mains supplémentaire pour bien faire le travail. Étant donné que le technicien peut ajouter des commentaires aux tâches du bon de travail, le responsable de la maintenance sait exactement ce qui se passe et peut rediriger les ressources ou réorganiser le reste du calendrier.

Il n'est pas nécessaire que ce soit quelque chose d'aussi grave qu'un risque d'incendie. Parfois, les techniciens peuvent télécharger des questions sur les tâches, demandant des éclaircissements et des conseils sur les meilleures pratiques. Ou expliquer qu'ils doivent prendre le déjeuner à mi-chemin d'un PM plus long. L'important est qu'ils aient un moyen de rester rapidement et facilement en contact avec le reste du département. L'un des grands avantages est la facilité avec laquelle il est possible de voir le lien entre ce qu'ils disent et ce sur quoi ils travaillent. Pas besoin de contexte ou d'explication lorsque leur commentaire est directement lié à une tâche ou un ordre de travail spécifique.

Principales fonctionnalités du logiciel GMAO :téléchargements directs d'images

Et non seulement ils peuvent télécharger des commentaires, mais ils peuvent également télécharger des images. Une image vaut mille mots, et il arrive souvent qu'il soit plus efficace d'envoyer au responsable de la maintenance une image d'un problème que d'essayer de l'expliquer. Voici un autre excellent exemple de la façon dont les applications de maintenance préventive modernes peuvent exploiter le matériel existant d'un appareil mobile. Le logiciel se connecte directement à l'appareil photo intégré, ce qui facilite la capture et le téléchargement d'images.

Des opportunités de télécharger des images existent à chaque étape du processus. Lorsqu'un technicien arrive sur le site pour la première fois, il peut prendre une photo rapide pour enregistrer l'état de l'actif avant de commencer à travailler. Au fur et à mesure qu'ils progressent dans les tâches associées, ils peuvent télécharger des images pour enregistrer leur progression, ce qui est particulièrement pratique lorsqu'ils travaillent sur des actifs où les pièces sont positionnées les unes sur les autres. Par exemple, le technicien peut télécharger des photos au fur et à mesure qu'il réassemble les pièces du moteur. Lorsqu'ils ont terminé, ils peuvent ensuite télécharger une dernière image et demander une inspection visuelle à distance. Si le responsable de la maintenance aime ce qu'il voit, il peut clôturer le bon de travail. S'ils ne le font pas, ils peuvent voir exactement ce qu'ils veulent changer.

Principales fonctionnalités du logiciel GMAO :rapports automatisés avec métriques et KPI

Jusqu'à présent, nous avons couvert les fonctionnalités qui extraient et récupèrent les données. Examinons maintenant celle qui prend toutes ces données et les exploite.

Les méthodes plus anciennes de gestion de la maintenance sont frustrantes car elles réussissent si mal à capturer des données précises et à les conserver en toute sécurité. En fin de compte, vous vous retrouvez avec des données complètement non fiables. Mais disons, pour les besoins de la discussion, que vous pourriez utiliser un système sur papier ou sur tableur et obtenir des données fiables (rappelez-vous, vous ne pouvez pas), la question est maintenant :que pouvez-vous en faire ? Et la réponse est :même si vous avez accompli l'impossible, il vous faudra encore beaucoup de travail supplémentaire pour extraire une valeur de ces chiffres. Exemple rapide :vous disposez de données précises sur le montant que vous avez dépensé en pièces et en matériel de maintenance au cours des six derniers mois (ce qui est une information extrêmement précieuse qui peut vous aider à gérer plus efficacement les ressources et les fournisseurs), mais elle est répartie sur six mois de bons de travail et PM.

C'est là, mais c'est en beaucoup de petits morceaux. Et la seule façon pour vous d'en tirer des enseignements est de passer beaucoup de temps et d'énergie à collecter toutes les petites pièces et à les assembler avec soin. Et à chaque étape douloureuse, il y a toujours la possibilité de faire une petite erreur, érodant l'exactitude de vos chiffres finaux.

À chaque petite erreur (copier le mauvais numéro de la mauvaise cellule ou oublier de porter celui-là), vous déformez un peu plus votre objectif. Et quand vous prenez enfin du recul et essayez d'avoir une vue d'ensemble, c'est trop flou pour être vraiment utile.

Les logiciels modernes de gestion des installations résolvent ce problème en capturant les bonnes données, en les conservant en toute sécurité, puis en les analysant pour vous avec des rapports générés automatiquement contenant des graphiques faciles à lire et des métriques de maintenance et des KPI perspicaces. En quelques clics, le logiciel prend les données brutes et les transforme en intelligence exploitable. Au lieu d'avoir simplement tous les coûts associés à la maintenance de vos actifs, vous savez maintenant lequel vous coûte le plus en temps et en ressources. Au lieu d'avoir tous les ordres de travail pour un actif particulier, vous savez maintenant si cela vous coûte plus cher de le faire fonctionner que de le remplacer.

Fonctionnalités logicielles GMAO qui fonctionnent en arrière-plan

Les données associées sont tout aussi précieuses que vos actifs et équipements. Dans un environnement de fabrication, vous pouvez avoir une pompe ou une presse au centre de la chaîne de production. Vous en avez besoin pour garder la ligne. Les données qui y sont associées, pour l'équipe de maintenance, sont également essentielles car elles en ont besoin pour maintenir cette pompe ou cette presse en état de marche.

Dans un récent épisode du podcast Asset Champion, l'invité John Rimer, CFM de FM360 Facility Management Consulting &Training, explique la valeur des données.

"Parce que si j'utilise ces systèmes uniquement pour effectuer des ordres de travail, je rate le coche. Je dois m'assurer que nous agrégeons ces informations, que nous les collectons, que nous effectuons l'analyse et que nous continuons à apporter des améliorations. Car comme nous le savons, le monde ne s'arrête pas, nous devons continuer à changer et à nous améliorer avec lui.

Dans cet esprit, examinons une fonctionnalité plus difficile à voir en surface mais toujours essentielle à votre succès.

Principales fonctionnalités du logiciel de GMAO :cloud computing

Examinons de plus près ces anciennes méthodes de gestion de la maintenance qui répondent sur des documents ou des feuilles de calcul, qui sont tous deux connus pour perdre des données importantes ou conserver des versions sans fin de données obsolètes.

Avec les méthodes sur papier, vous n'avez qu'une seule copie du bon de travail et la quantité d'informations que vous pouvez inclure est relativement faible. Combien peut-on griffonner sur quelques morceaux de papier ? Et le peu de données dont vous disposez est facilement perdu. C'est sur une fine feuille de papier, qui peut littéralement tomber entre les mailles du filet. Avec les feuilles de calcul, vous finissez souvent par ne jamais perdre de données, mais ce qui vous bloque est pire qu'inutile.

Let’s look at the steps in a spreadsheet-dependant workflow. You start out by creating a spreadsheet-based work order on your computer. Now you have one version, and because you just wrote it, it’s up to date. But then when you email it out to a tech, you end up with two copies. There’s the one on your computer and there’s the one in the email. And here’s the start of the problem:nothing is holding those two copies together. When you make changes to the copy on your computer, the tech still only has a copy of the old one. And when the tech makes changes to their copy, nothing changes on your computer. You’ve gone from two exact copies to two different versions. Every change anyone makes to their file puts everyone else further behind. The worst part? There’s nothing on the spreadsheet that tells you it’s just one of many versions. Everyone thinks they have the right information.

Every had a conversation with someone where you can’t agree on the most basic facts? Old-time maintenance management methods are just like that, except everyone in the department gets pulled in. It’s like suffering through the worst Thanksgiving family dinner, every working day of your life.

Cloud computing solves this problem by creating one version of truth. Once new data is entered into the software, it’s sent to a central database where all your data is kept safe, secure, and up to date in real time. Whenever anyone on the maintenance team uses the software, they’re looking at the same data as everyone else. No one is working off a scrap of paper they picked up from the maintenance office six hours ago. No one is working from a spreadsheet they got as an email attachment days ago. And the best part? That accurate, reliable data is available from anywhere, at any time, through any Internet-connected computer or mobile device.

Top CMMS software features:comprehensive onboarding and multi-channel ongoing support

Let’s look at a few other features we can think of as “behind the scenes.”

In the old days of work order management and preventive maintenance software, you bought them the same way you used to buy a VCR. Once you got it home, it was on you to set it up and keep it running. The relationship between you and the VCR company was basically “one-time,” even taking into account the limited warranty. So, when the company wanted to make another sale, they’d come out with a new model and try to convince you to buy it.

Modern maintenance management software providers use a completely different business model, called software as a service (SaaS). And staying with our VCR example, we can say they’re basically the same as Netflix. Instead of selling you a product (a piece of software you have to install and run yourself), providers are offering a service (subscription access to their maintenance software and data protection and storage). The relationship between you and your CMMS provider is now fundamentally different. And it’s to your advantage.

There’s no push to sell you next year’s model. Instead, providers want you to keep using their CMMS solution, so they’re constantly upgrading it, adding new features, and helping make sure you get all you can out of your investment.

Which brings us to these additional behind-the-scenes features:onboarding and ongoing support. So far, we’ve been looking at features as solutions to specific problems, and these are no different. But they’re not solutions to problems you have now; instead, they help you overcome the challenges specifically related to implementing and running a CMMS. So, what are those challenges?

One is getting buy-in. A good provider has more than just great software; they also have programs in place to ensure your organization, across departments, sees the facility maintenance management solution’s value and can quickly learn how to use the software. A big part is having tailored training for everyone from the CEO to the maintenance lead to the technicians.

The other is getting help with the work order management software when you need it. A good provider solves this problem with a support team that’s knowledgeable and available across different channels. They should have a resource center with relevant articles, e-books, and videos as well as live support through phone, e-mail, and conversation windows on their website.

That one critical CMMS software feature everyone forgets

Or actually, not something people forget, but something they forget is a feature. And it’s not just any feature; it’s the one that makes all the other features accessible. Intuitive, easy-to-learn and easy-to-use UX design. Think of it as the key to a fancy sports car. Because no matter how fast the engine is or how slick the tires are, that car isn’t going anywhere if you don’t have the key to start it.

Top CMMS software feature:intuitive, user-friendly UX

It’s one thing to say good UX is important, but it’s another to clearly define it. On some level, it does make sense to leave it at “I can’t define it, but I know it when I see it.” But it’s worth getting a bit more specific. And we can narrow it down to placement and visual clutter.

Back to our car example. Where would you look if you wanted to know how fast you were going? That should be right in front of you. Or how much gas you had in the tank? A bit to the right of your speed. What about if you wanted to change the radio station? A bit more to the right and then down. When things are where they should be, you can find them quickly. That’s good placement.

Sticking with the radio example, we can also understand visual clutter. When you look at the radio, all you can see is the one station you’re listening to now. It doesn’t show you every possible radio station. If it did, the important information would be lost in a sea of visual clutter.

Why does it matter? Remember, when you’re implementing a CMMS, you need to think about winning buy-in up and down the department and across the organization. The easier the software is to learn and use, the faster you’re going to see an ongoing return on your investment.

Step Three

Once you have your list of nagging problems and a good idea of the features that can solve them directly, it’s time to reach out to CMMS solution providers. The good ones usually start by trying to find out as much as possible about your current challenges. Then they can start to talk with you about solving them, going over the specific features that work best for you. In some cases, they cover ones you already know about. But often they can show you features and workflows you never considered. Remember, a good provider lives and breathes CMMS software, making them your best resource for information, insights, and advice. They know what works and how to make it work for you.