Trouver le CMMS idéal : fonctionnalités clés dont chaque installation a besoin

Choisir le bon logiciel CMMS peut sembler accablant. Tant de choses à considérer, le projet a beaucoup de pièces mobiles. Mais trouver la bonne solution CMMS, c'est comme toute tâche complexe : tout devient possible une fois découpé en étapes plus petites. Première étape : lister les problèmes spécifiques à résoudre. Deuxième étape : trouver les fonctionnalités CMMS qui sont des solutions directes.

Pour faciliter cette deuxième étape, passons en revue d'importantes fonctionnalités CMMS, voyons comment elles fonctionnent et comment elles éliminent beaucoup de stress et d'inquiétude de votre travail.

Fonctionnalités CMMS qui tiennent l'équipe informée en déplacement

Beaucoup de vos défis viennent de canaux de communication faibles. Comme il est dur de faire passer les bonnes infos à l'équipe, faire avancer les choses demande beaucoup de travail supplémentaire, gaspillant temps et énergie. Les logiciels modernes de gestion d'installations facilitent la mise des bonnes données dans les bonnes mains.

Top fonctionnalités CMMS : bons de travail et templates riches en données

Avec les vieilles méthodes de gestion de maintenance, il est souvent dur de mettre assez d'infos dans les bons de travail. Les bons papier manquent de place, les tableurs bricolés sont souvent illisibles. Résultats ?

Les techniciens perdent beaucoup de temps, tuant vos chiffres globaux de temps sur clé. Au lieu d'arriver sur site avec les bonnes pièces et matériaux, les techniciens découvrent qu'ils n'ont pas ce qu'il faut. Retour au bureau ou au magasin. Et même une fois les bonnes pièces en main, il peut manquer le savoir-faire spécifique. Surtout vrai pour les techniciens juniors moins familiers avec vos actifs. Quand ils bloquent, ils gaspillent non seulement leur temps mais aussi celui des techniciens expérimentés qu'ils doivent traquer et appeler à l'aide.

Pire qu'un technicien qui ne sait pas comment faire une tâche : un qui fait les tâches constamment mal avec confiance. Quand l'équipe de maintenance improvise, vous obtenez un travail non fiable qu'il faut refaire ou qui peut mener à des pannes coûteuses. Et même quand une solution improvisée marche, vous ne pouvez pas la reproduire. Exemple : la dernière fois que le chariot élévateur a lâché, un technicien l'a remis en marche en dix minutes, et il a fonctionné six semaines sans problème. Mais maintenant c'est la semaine sept, le chariot est en panne, et personne ne se souvient de la réparation magique. Et le technicien qui l'avait réparé ? En vacances, parti ailleurs, ou à la retraite.

Les logiciels modernes de bons de travail résolvent ces problèmes en facilitant l'inclusion de tout ce dont les techniciens ont besoin pour clore efficacement et correctement, dont :

• Historiques complets de maintenance et réparations d'actifs
• Instructions étape par étape
• Checklists personnalisables
• Manuels O&M numériques, schémas, images associées
• Pièces et matériaux associés
• Plans de sol et cartes de site interactifs

Maintenant, quand un technicien arrive sur site, il a le bon stock et le savoir-faire. Le travail est bien fait, à chaque fois.

Top fonctionnalités CMMS : planification de maintenance préventive

C'est bien d'avoir des bons de travail riches en infos, mais vous ne voulez pas les générer au fil des problèmes. Il vous faut une solution de gestion d'actifs qui vous place en amont de la courbe de maintenance. Quelques bons de travail à la demande sont inévitables, mais en vous concentrant sur la maintenance préventive, vous faites durer vos actifs et équipements plus longtemps pour moins de temps et d'argent. Surtout, plus de votre travail se fait quand cela a le plus de sens pour vous et les autres départements. Au lieu de réparer une presse un vendredi après-midi tard alors que la chaîne devrait tourner à plein pour le délai du lundi, les techniciens font inspections et maintenance de routine entre les quarts mercredi matin, quand la chaîne tourne déjà à 75 % de capacité.

Facile de vanter les bénéfices de la maintenance préventive, mais bien plus dur de mettre en place, planifier et suivre un programme robuste. Parfois tricky de savoir quelles inspections et tâches faire, puis les envoyer fiablement aux bons techniciens, et enfin suivre l'avancement global. Les logiciels modernes de maintenance préventive résolvent cela avec des PM riches en données, planification automatique, et rapports auto-générés bourrés des bons KPI.

Au début d'un programme, il est souvent sensé de suivre les recommandations des fabricants pour les tâches de maintenance préventive. Parfois, vous mettez en place des PM basés sur compteur, d'autres sur le temps. Vous pouvez aussi choisir entre flottants et fixes pour décaler une tâche planifiée. Dans tous les cas, le logiciel retient tout ce qui doit être fait et génère automatiquement les PM quand elles arrivent à échéance. Avec la vue calendrier, toute l'équipe voit d'un coup d'œil ce qui arrive. Et comme pour les bons à la demande, le logiciel facilite l'inclusion de toutes les infos dont les techniciens ont besoin pour travailler efficacement. Au fond, un PM est juste un bon de travail planifié à l'avance, donc il inclut les mêmes types d'infos. Et rappelez-vous : cela veut dire qu'il a tout ce qu'il faut pour que les techniciens clôrent efficacement.

Périodiquement, vous revoyez votre programme pour voir comment l'équipe le suit et comment il fonctionne. Comme toutes les infos sont déjà dans le CMMS, le logiciel génère vite des rapports pleins de métriques et KPI de maintenance. Vous savez exactement quelles tâches ont été faites et le pourcentage de PM terminées à l'heure. En plus, vous commencez à voir quels actifs vous coûtent le plus en temps et argent, et en remontant, vous affinez votre planning PM. Par exemple, si ce chariot élévateur tombe en panne tous les trois mois environ, il faut augmenter la fréquence PM de tous les quatre mois à tous les deux mois et demi.

Top fonctionnalités CMMS : notifications push sur application mobile

Même avec un programme de maintenance préventive de classe mondiale, il y a des moments où vous devez faire des ajustements à la volée à votre planning. C'est un fait de la vie en maintenance. Ce qui est frustrant, c'est comme il peut être dur de faire passer cette info nouvelle et urgente à l'équipe. Les équipes maintenance ne travaillent pas à des bureaux en rangées dans un bureau ; elles sont éparpillées sur tout le site, souvent sur plusieurs bâtiments.

Les logiciels modernes de gestion d'installations résolvent cela en facilitant la prise de contact et l'attention de l'équipe. Avec une application mobile, le logiciel se connecte directement aux fonctionnalités intégrées des appareils. Quand vous avez besoin qu'un technicien aille sur un autre site, vous lui envoyez vite une notification push. Selon les réglages, l'appareil sonne ou vibre, avec un message qui apparaît par-dessus tout le reste. Plus d'attente qu'ils passent au bureau pour leur prochain bon de travail.

Fonctionnalités CMMS qui vous tiennent informé

La bonne communication est une rue à double sens. Ne suffit pas que vous puissiez pousser des données vers l'équipe ; ils doivent pouvoir vous partager ce qu'ils font. Cela peut être aussi simple qu'une notification de clôture de bon de travail, ou plus impliqué, comme expliquer les étapes de dépannage d'un problème sur un actif neuf ou capricieux. Dans tous les cas, le chef maintenance doit être dans la boucle et au top de l'avancement de l'équipe. Quand vous savez où tout le monde est et ce qu'ils font, il est bien plus facile de planifier le travail, gérer les ressources, et imposer la responsabilisation.

Top fonctionnalités CMMS : commentaires sur tâches et bons de travail

On sait déjà que les bons à la demande et planifiés partent bourrés de données, mais il y a des moments où les techniciens doivent en ajouter plus. Exemple : un technicien fait une inspection de maintenance de routine et découvre un câblage effiloché posant un risque sérieux de santé et sécurité. L'inspection était prévue pour 20 minutes, le technicien voit maintenant des heures de travail. En plus, il lui faut une paire de mains supplémentaire. Comme le technicien peut ajouter des commentaires aux tâches dans le bon de travail, le chef maintenance sait exactement ce qui se passe, et peut rediriger les ressources ou réorganiser le reste du planning.

Pas besoin que ce soit aussi grave qu'un risque incendie. Parfois les techniciens uploadent des questions sur les tâches, demandent des clarifications et conseils sur les meilleures pratiques. Ou expliquent qu'ils doivent faire une pause déjeuner au milieu d'un long PM. L'important, c'est qu'ils aient un moyen rapide et facile de rester en contact avec le reste du département. Un gros avantage : comme le commentaire est directement lié à une tâche ou bon de travail spécifique, pas besoin de contexte ou explication.

Top fonctionnalités CMMS : upload direct d'images

Et pas seulement des commentaires, ils peuvent aussi uploader des images. Une image vaut mille mots, et souvent envoyer une photo d'un problème au chef maintenance est plus efficace que d'essayer de l'expliquer. Autre bel exemple de comment les apps modernes de maintenance préventive exploitent le matériel existant du mobile. Le logiciel se connecte directement à la caméra intégrée, facilitant capture et upload d'images.

Des opportunités d'upload d'images existent à chaque étape. Quand le technicien arrive sur site, il peut prendre une photo rapide pour enregistrer l'état de l'actif avant de commencer. En progressant dans les tâches associées, il peut uploader des photos pour logger son avancement, très utile sur les actifs où les pièces sont empilées. Exemple : le technicien upload des photos en réassemblant des pièces de moteur. À la fin, il upload une image finale et demande une inspection visuelle à distance. Si le chef maintenance aime ce qu'il voit, il clôture le bon. Sinon, il voit exactement ce qu'il veut changer.

Top fonctionnalités CMMS : rapports automatisés avec métriques et KPI

Jusqu'ici, nous avons couvert les fonctionnalités qui poussent les données vers l'extérieur et les tirent vers l'intérieur. Regardons maintenant celle qui prend toutes ces données et les exploite.

Les vieilles méthodes de gestion de maintenance sont frustrantes car elles font un si mauvais travail de capture de données précises et de les garder sûres. Au final, vous avez des données complètement non fiables. Mais disons pour l'argument que vous pourriez utiliser un système papier ou tableur et obtenir des données fiables (rappel : vous ne pouvez pas), la question est : Que pouvez-vous en faire ? La réponse : Même si vous accomplissez l'impossible, il faudra encore beaucoup de travail supplémentaire pour tirer de la valeur de ces chiffres. Exemple rapide : vous avez des données précises sur vos dépenses en pièces et matériaux de maintenance sur six mois (info incroyablement précieuse pour gérer ressources et fournisseurs plus efficacement), mais elles sont éparpillées sur six mois de bons de travail et PM.

Elles sont là, mais en plein de petits morceaux. Le seul moyen d'en tirer des insights est de passer beaucoup de temps et d'énergie à collecter tous les morceaux et les assembler soigneusement. Et à chaque étape pénible, il y a toujours le risque d'une petite erreur, érodant la précision de vos chiffres finaux.

Chaque petite erreur (copier le mauvais chiffre de la mauvaise cellule, oublier une retenue) déforme un peu plus votre vision. Quand vous reculez enfin pour voir le grand tableau, c'est trop flou pour être utile.

Les logiciels modernes de gestion d'installations résolvent cela en capturant les bonnes données, les gardant sûres et sécurisées, puis en les traitant pour vous avec des rapports auto-générés bourrés de graphiques faciles à lire et de métriques et KPI de maintenance perspicaces. En quelques clics, le logiciel transforme les données brutes en intelligence actionnable. Au lieu d'avoir juste tous les coûts associés à la maintenance de vos actifs, vous savez maintenant lequel vous coûte le plus en temps et ressources. Au lieu d'avoir juste tous les bons de travail pour un actif particulier, vous savez maintenant s'il vous coûte plus cher à faire tourner qu'à le remplacer.

Fonctionnalités CMMS qui travaillent en coulisses

Autant que vos actifs et équipements, leurs données associées sont précieuses. En milieu manufacturier, vous pouvez avoir une pompe ou presse centrale à la chaîne de production. Il faut la garder en marche. Les données associées, pour l'équipe maintenance, sont aussi critiques car elles servent à garder cette pompe ou presse en marche.

Dans un récent épisode du podcast Asset Champion, l'invité John Rimer, CFM de FM360 Facility Management Consulting & Training, explique la valeur des données.

« Parce que si j'utilise ces systèmes juste pour faire des bons de travail, je rate le bateau. Je dois m'assurer qu'on agrège cette info, qu'on la collecte, qu'on l'analyse et qu'on continue à piloter l'amélioration. Parce qu'on le sait, le monde ne s'arrête pas, il faut continuer à changer et s'améliorer avec lui. »

Avec ça en tête, regardons une fonctionnalité moins visible en surface mais centrale pour votre succès.

Top fonctionnalités CMMS : cloud computing

Examinons de plus près ces vieilles méthodes de gestion de maintenance basées sur papier ou tableurs, tous deux notoires pour soit perdre des données importantes, soit garder indéfiniment des versions obsolètes.

Avec le papier, vous n'avez qu'une copie du bon de travail, et la quantité d'info inclusible est relativement faible. Combien peut-on griffonner sur quelques feuilles ? Et ce peu de données est facilement perdu. C'est sur un fin papier qui peut littéralement tomber dans les interstices. Avec les tableurs, vous ne perdez souvent aucune donnée, mais ce avec quoi vous êtes coincé est pire qu'inutile.

Regardons les étapes d'un flux de travail dépendant des tableurs. Vous créez un bon de travail tableur sur votre ordi. Maintenant vous avez une version, et comme vous venez de l'écrire, elle est à jour. Mais quand vous l'envoyez par email à un technicien, vous vous retrouvez avec deux copies. Celle sur votre ordi et celle dans l'email. Voici le début du problème : rien ne lie ces deux copies. Quand vous modifiez votre copie, le technicien a toujours l'ancienne. Quand le technicien modifie la sienne, rien ne change sur votre ordi. Vous êtes passé de deux copies identiques à deux versions différentes. Chaque modification met tout le monde plus en retard. Le pire ? Rien sur le tableur ne vous dit que c'est juste une des nombreuses versions. Tout le monde croit avoir la bonne info.

Vous avez déjà eu une conversation où vous ne pouvez pas être d'accord sur les faits les plus basiques ? Les vieilles méthodes de gestion de maintenance, c'est exactement ça, sauf que tout le département est entraîné dedans. C'est comme subir le pire dîner de Thanksgiving en famille, chaque jour ouvré de votre vie.

Le cloud computing résout cela en créant une seule version de la vérité. Une fois la nouvelle donnée entrée dans le logiciel, elle est envoyée vers une base de données centrale où toutes vos données sont gardées sûres, sécurisées et à jour en temps réel. Quand n'importe qui dans l'équipe maintenance utilise le logiciel, il regarde les mêmes données que tout le monde. Personne ne travaille sur un bout de papier ramassé au bureau maintenance six heures plus tôt. Personne ne travaille sur un tableur reçu en pièce jointe il y a des jours. Et le mieux ? Ces données précises et fiables sont accessibles de n'importe où, n'importe quand, via n'importe quel ordinateur ou mobile connecté à Internet.

Top fonctionnalités CMMS : intégration complète et support multi-canal continu

Regardons quelques autres fonctionnalités « en coulisses ».

Dans le vieux temps des logiciels de bons de travail et maintenance préventive, vous les achetiez comme un magnétoscope. Une fois chez vous, c'était à vous de l'installer et le faire tourner. La relation avec l'entreprise de magnétoscopes était « one-shot », même en comptant la garantie limitée. Donc, quand l'entreprise voulait une nouvelle vente, elle sortait un nouveau modèle et essayait de vous le vendre.

Les fournisseurs modernes de logiciels de gestion de maintenance utilisent un modèle complètement différent : Software as a Service (SaaS). En restant sur l'exemple du magnétoscope, ils sont basically Netflix. Au lieu de vous vendre un produit (un logiciel à installer et faire tourner vous-même), ils offrent un service (accès par abonnement à leur logiciel de maintenance et protection/stockage des données). La relation avec votre fournisseur CMMS est maintenant fondamentalement différente. Et c'est à votre avantage.

Plus de poussée pour vous vendre le modèle de l'an prochain. Au lieu de ça, les fournisseurs veulent que vous continuiez à utiliser leur solution CMMS, donc ils l'améliorent constamment, ajoutent des fonctionnalités, et aident à vous assurer de tirer tout le parti de votre investissement.

Ce qui nous amène à ces fonctionnalités additionnelles en coulisses : intégration (onboarding) et support continu. Jusqu'ici, nous regardions les fonctionnalités comme solutions à des problèmes spécifiques, et celles-ci n'y font pas exception. Mais elles ne résolvent pas des problèmes que vous avez maintenant ; elles aident à surmonter les défis spécifiques à l'implémentation et l'exécution d'un CMMS. Quels sont ces défis ?

L'un est l'adhésion (buy-in). Un bon fournisseur a plus qu'un super logiciel ; il a aussi des programmes pour assurer que votre organisation, transversale, voit la valeur de la solution de gestion de maintenance d'installations et peut vite apprendre à utiliser le logiciel. Une grande partie est d'avoir une formation adaptée pour tous, du PDG au chef maintenance aux techniciens.

L'autre est d'obtenir de l'aide avec le logiciel de gestion de bons de travail quand vous en avez besoin. Un bon fournisseur résout cela avec une équipe de support compétente et disponible sur différents canaux. Ils doivent avoir un centre de ressources avec articles, e-books, vidéos pertinents, ainsi que support live par téléphone, email, et fenêtres de chat sur leur site.

Cette fonctionnalité CMMS critique que tout le monde oublie

Ou plutôt, pas quelque chose qu'on oublie, mais quelque chose qu'on oublie d'être une fonctionnalité. Et pas n'importe laquelle : celle qui rend toutes les autres accessibles. Design UX intuitif, facile à apprendre et à utiliser. Considérez-la comme la clé d'une voiture de sport de luxe. Peu importe la puissance du moteur ou l'adhérence des pneus, la voiture n'ira nulle part sans la clé pour la démarrer.

Top fonctionnalité CMMS : UX intuitive et conviviale

Dire qu'une bonne UX est importante, c'est une chose ; la définir clairement, c'en est une autre. À un niveau, ça a du sens de laisser à « je ne peux pas la définir, mais je la reconnais quand je la vois ». Mais ça vaut le coup d'être plus précis. On peut la réduire à placement et encombrement visuel.

Retour à l'exemple de la voiture. Où regarderiez-vous pour savoir votre vitesse ? Juste devant vous. Le niveau d'essence ? Un peu à droite de la vitesse. Changer de station radio ? Encore un peu à droite et en bas. Quand les choses sont où elles devraient être, vous les trouvez vite. C'est un bon placement.

Restons sur la radio pour l'encombrement visuel. Quand vous regardez la radio, vous ne voyez que la station actuelle. Elle n'affiche pas toutes les stations possibles. Si elle le faisait, l'info importante serait perdue dans une mer d'encombrement visuel.

Pourquoi ça importe ? Rappelez-vous : quand vous implémentez un CMMS, vous devez penser à gagner l'adhésion dans tout le département et l'organisation. Plus le logiciel est facile à apprendre et utiliser, plus vite vous verrez un retour sur investissement continu.

Étape trois

Une fois votre liste de problèmes persistants et une bonne idée des fonctionnalités qui les résolvent directement, il est temps de contacter les fournisseurs de solutions CMMS. Les bons commencent généralement par essayer d'en savoir le maximum sur vos défis actuels. Ensuite, ils discutent avec vous pour les résoudre, passant en revue les fonctionnalités spécifiques qui marchent le mieux pour vous. Parfois, ils couvrent celles que vous connaissez déjà. Mais souvent, ils vous montrent des fonctionnalités et flux de travail que vous n'aviez jamais envisagés. Rappelez-vous : un bon fournisseur vit et respire le logiciel CMMS, ce qui en fait votre meilleure ressource pour informations, insights et conseils. Ils savent ce qui marche et comment le faire marcher pour vous.