Un audit d'installation est-il essentiel pour votre GMAO ? Guide d'expert

Les solutions d'intégration et d'implémentation clés en main de Hippo assurent que vous pouvez mettre votre logiciel de gestion de maintenance informatisé (GMAO) en marche aussi smoothly que possible. Et une partie importante du processus peut être un audit complet d'installation.

Mais qu'est-ce qu'un audit d'installation, et votre entreprise devrait-elle en faire un ?

Les spécialistes d'implémentation Mike Sokulski et Tyler Syrowitz ont voyagé dans le monde entier pour aider les entreprises à mettre leurs actifs dans le GMAO de Hippo. Mike a fait des audits partout, incluant un musée à l'intérieur d'un porte-avions, une petite communauté insulaire, et même une prison. Tyler a travaillé avec des clients à travers le Canada et l'Amérique, incluant une usine de transformation de cerises et une installation qui transforme la paille en papier et emballage. Ici, ils partagent leurs insights sur les audits d'installation et comment les entreprises peuvent se mettre en place pour le succès.

Mais d'abord, regardons les audits en général.

Qu'est-ce qu'un audit d'installation ?

En général, les audits sont des revues complètes qui vous aident à établir une ligne de base de ce que vous avez déjà en place, incluant actifs, équipements, et inventaire ainsi que processus et procédures. C'est une façon de capturer l'information sur tout, de ce que vous avez à ce que vous avez en place pour en prendre soin. Vous pouvez aussi catégoriser les audits par qui les fait. Donc, il y a des audits internes et externes.

C'est une définition générale. Il y a aussi des types plus spécifiques d'audits, chacun avec leurs propres processus et objectifs.

Qu'est-ce qu'un audit de gestion d'installation ?

Ici, vous faites une liste aussi complète que possible de tous les actifs et équipements que vous avez, en s'assurant d'inclure l'information sur leur condition actuelle. Vous devez aussi inclure l'information sur les systèmes que vous avez en place pour la maintenance et les réparations.

Le but est d'aider le gestionnaire de maintenance ou d'installation à prendre les meilleures décisions possibles sur quels programmes proactifs implémenter, quand réparer ou remplacer des actifs, et comment budgéter pour tout ça.

Un audit de gestion d'installation peut inclure :

• Systèmes CVC
• Éclairage
• Électrique
• Plomberie
• Machinerie
• Véhicules
• Signalisation

Parce qu'il regarde les programmes et processus que vous avez en place pour maintenir l'installation, l'audit peut aussi inclure les outils et l'inventaire MRO.

Qu'est-ce qu'un audit de sécurité d'installation ?

Au lieu de regarder les actifs, ici vous regardez l'efficacité de votre programme de gestion de santé et sécurité. Aux États-Unis, une grande partie de ces audits implique de vérifier la conformité avec les normes OSHA, qui sont étendues, et peuvent inclure :

• Ergonomie des postes de travail
• Protection auditive
• Suppression d'incendie
• Manutention des matériaux

Dans les étapes finales du processus, les parties prenantes à travers l'organisation peuvent travailler ensemble pour faire un rapport d'audit, qui à bien des égards est simplement une liste de recommandations. Dans certains cas, cela peut être aussi simple qu'ajouter de la signalisation additionnelle ou changer pour de meilleurs tapis antidérapants. Dans d'autres, vous pourriez vous trouver à développer de nouvelles procédures opérationnelles standard. Par exemple, de nouvelles POS de verrouillage-étiquetage.

Note rapide mais importante : Hippo fait des audits de gestion d'installation quand il aide les organisations à configurer leur base de données GMAO. Hippo n'offre pas d'audits de sécurité.

Quel est le rôle des listes de contrôle d'audit d'installation ?

Bien que ce que vous incluez sur la liste de contrôle peut dépendre de votre industrie et installation, le but général pour les listes de contrôle est toujours le même : s'assurer que vous n'oubliez rien.

Quand vous faites un audit de gestion d'installation, vous pouvez créer de nouvelles listes de contrôle pour chaque zone. Plus tard, quand vous avez une liste maître de tous vos actifs et équipements, vous pouvez créer des listes de contrôle additionnelles pour vous aider à collecter toute la documentation associée. Par exemple, pour chaque pièce d'équipement dans une ligne de production, vous pouvez créer une liste de contrôle pour que vous soyez sûr d'avoir les manuels d'utilisation et maintenance, garanties, ordres de travail de maintenance et réparations liés, et schémas et images.

C'est les audits en général. Mais qu'est-ce que Hippo fait spécifiquement pour ses audits ?

Qu'est-ce qu'un audit d'installation Hippo GMAO ?

Un audit est comment toute l'information d'actif qui a besoin d'entrer dans la base de données y entre, explique Mike. Un spécialiste d'implémentation arrive sur site et catalogue les actifs d'une installation, incluant mécanique, électrique, plomberie, et production. Généralement, il y a trois phases.

Phase un : catalogage sur site des actifs

Premièrement, un spécialiste d'implémentation arrive sur site pour cataloguer les actifs. Ils marchent autour de l'installation avec une caméra et tablette, prenant des photos, mappant les emplacements sur un plan de sol numérique, et rassemblant l'information. Mike dit qu'il collecte beaucoup pour chaque actif, incluant « numéros de série, numéros de modèle, à quel panneau électrique c'est lié au cas où vous auriez besoin de l'arrêter, et pour certains actifs plus gros, même l'information du moteur. »

Chaque entreprise obtient un audit adapté à sa situation, mais généralement Mike ou Tyler sera sur site pour deux à trois jours. Dans de rares cas, quand ça a l'air comme ça pourrait prendre plus d'une semaine, Hippo commence à penser à envoyer les deux.

Une nouvelle tendance est les entreprises demandant le code-barres. « Pendant qu'on fait l'audit, on attache des codes-barres aux actifs... Beaucoup d'entreprises l'aiment. Ils aiment avoir un numéro qu'ils peuvent référencer, » dit Mike. Le bénéfice pour l'entreprise est que plus tard les techniciens peuvent scanner l'étiquette code-barres avec un appareil mobile pour accéder à toute l'information de l'actif. Du côté de Mike et Tyler, le code-barres ajoute quelques étapes supplémentaires. Ils ont besoin de trouver un bon emplacement pour l'étiquette robuste, qu'ils ajoutent alors à l'information de l'actif avec le code-barres.

Phase deux : construction de base de données hors site

De retour aux bureaux de Hippo, Mike et Tyler commencent à tout assembler. « On prend toute cette information, qui est beaucoup, et essentiellement on la peigne et on construit votre base de données, » dit Mike. Les temps varient selon la taille de la base de données, mais Hippo estime typiquement entre quatre à six semaines pour tout charger, dit Tyler.

Phase trois : planification de maintenance préventive

Tout dépend de combien de calendrier de maintenance préventive est déjà en place. Dans certains cas, les entreprises ont juste besoin de leur information ajoutée au GMAO. Dans d'autres, Mike et Tyler aident les entreprises à établir un calendrier. « On essaie de faire de la recherche sur l'équipement et de venir avec des MP standards de l'industrie. » Hippo a déjà beaucoup de cette information sous la main, mais Mike et Tyler ont parfois besoin de chasser des manuels et contacter les fabricants d'équipement directement.

Votre entreprise devrait-elle obtenir un audit d'installation ?

Mike suggère aux entreprises de penser soigneusement aux questions suivantes :

• Avez-vous une liste précise et complète de tous vos actifs ?
• Avez-vous quelqu'un en personnel qui peut tout charger dans la base de données, et pouvez-vous vous permettre de les enlever de leurs affectations régulières ?
• Vos actifs sont-ils proches ensemble ? Ou, l'information viendra-t-elle de différents emplacements et sources ?

Si une entreprise répond non à l'un des ci-dessus, elle devrait penser sérieusement à un audit, dit Mike. Alternativement, une entreprise peut décider en se posant une question : Voulez-vous une solution clé en main ? Si la réponse est oui, un audit est la voie à suivre.

Tyler a une question différente que les entreprises peuvent se poser : Voulez-vous être efficace ? Tyler sait que l'expérience paie quand il s'agit d'auditer. Récemment, il a travaillé avec une entreprise qui pensait qu'elle avait des milliers d'actifs à entrer dans le GMAO. Quand Tyler est arrivé sur site, il a réalisé que le nombre était en fait dans les centaines. L'entreprise avait compté chaque pièce comme un actif quand il fallait souvent seulement regarder des groupes de pièces interreliées. « Pensez à votre portable, » dit Tyler. « Vous pouvez avoir dix actifs ou un. Diriez-vous que c'est un écran plus un clavier plus une souris ? Pratiquement parlant, pour la maintenance, c'est un actif. » Si ça casse et que vous écrivez l'ordre de travail, c'est à ce moment que vous pouvez être plus spécifique sur quelle pièce a besoin d'attention, il conseille.

Tyler a sauvé cette entreprise du temps et effort pendant l'audit. Il a aussi sauvé le département de maintenance de frustration à long terme. Son travail empêche les entreprises de gonfler leur base de données, rendant la génération d'ordres de travail et la planification de maintenance préventive plus difficile. « Ça coûte de l'argent de nous avoir là, mais on leur économise de l'argent, » il explique.

Comment les spécialistes d'implémentation préparent-ils un audit d'installation ?

Premièrement, Mike et Tyler contactent l'entreprise, parce qu'ils ont besoin de savoir la timeline de l'entreprise et où le département de maintenance est dans le processus global. Ils ont ensuite besoin de régler la logistique, comme fixer les dates d'arrivée et départ, réviser les exigences de sécurité, et établir qui sera le contact sur site. Dans certaines installations, Mike et Tyler reçoivent une visite brève et sont faits regarder une vidéo de sécurité avant d'être laissés seuls pour compléter leur travail. Dans d'autres, un gestionnaire ou membre du département de maintenance est avec eux en tout temps.

Pour les aider à planifier l'audit, les spécialistes d'implémentation demandent :

• Plans de sol faciles à lire, numériques, généralement comme PDFs ou CAO
• Listes existantes d'actifs
• Calendriers MP actuels
• Diagrammes de tuyauterie et instrumentation (P&ID)

Si une entreprise veut des codes-barres, Hippo préfère le savoir à l'avance, pour que les étiquettes puissent être expédiées directement sur le site.

Comment les entreprises devraient-elles se préparer pour un audit d'installation ?

Plus de préparation une entreprise fait avant l'audit, mieux il se passe. Avoir tous les documents demandés, surtout les plans de sol numériques propres, rend la découverte et le catalogage d'actifs plus rapide.

Au-dessus de bons plans, Tyler encourage les entreprises à fournir de bons guides. Avoir quelqu'un de l'entreprise qui connaît l'installation aide à construire une meilleure accessibilité dans les bases de données. Spécifiquement, Tyler veut que ses guides sachent si les techniciens ont des noms spéciaux pour quelques-uns des actifs. Utiliser ces noms, qui peuvent être complètement idiosyncratiques, assure que les techniciens et la base de données parlent le même langage.

Des guides connaisseurs assurent aussi la précision. Bien que Mike et Tyler aient audité des installations dans beaucoup d'industries différentes et aient vu toutes sortes d'actifs, ils tombent parfois sur quelque chose de nouveau. Tyler a audité une installation pleine de machines hautement spécialisées importées d'Italie pour trier et emballer des cerises, et son guide était inestimable pour aider à obtenir la bonne information dans le GMAO.

Mike encourage aussi les entreprises à avoir leurs actifs classés par criticité, pour que les plus importants soient faits en premier. S'il y a du temps à la fin de l'audit, il peut alors passer à une liste secondaire de nice-to-haves.

Quels sont les bénéfices de l'audit d'installation ?

Certaines entreprises sont surprises par comment le GMAO de Hippo rend la formation du nouveau personnel plus facile, dit Mike. Au lieu d'avoir à être dit où tout est, les nouveaux techniciens peuvent accéder à des plans de sol numériques riches en information. Au lieu d'avoir à être marchés à travers une réparation commune, ils peuvent regarder les données historiques pour un actif ou suivre une liste de contrôle personnalisable.

Tyler voit les audits comme une chance pour les départements de maintenance de voir combien Hippo se soucie et de répandre l'excitation sur l'implémentation de nouveau logiciel de gestion d'installations. Tout nouveau projet requiert un niveau d'adhésion du personnel pour être réussi, et les audits aident à introduire la technologie et mettre tout le monde à bord.

Prochaines étapes

Hippo est là pour vous aider à obtenir la solution qui marche le mieux pour vous, incluant répondre à vos questions sur les audits et vous aider à réserver une démo logicielle en direct.

Résumé PDG

Les audits d'installation sont une partie importante du processus d'implémentation si votre organisation n'a pas déjà une liste d'actifs précise. Avec un audit de gestion d'installation, les auditeurs collectent l'information sur tous vos actifs et équipements ainsi que les programmes existants en place pour les maintenir et les réparer. Avec un focus sur la condition actuelle, le but est d'aider le gestionnaire de maintenance ou d'installation à mettre en place une meilleure maintenance proactive et projeter les coûts futurs. Avec un audit de sécurité d'installation, le focus change vers la sécurité, et les auditeurs collectent systématiquement des données sur les problèmes de conformité de sécurité. Quand vous décidez si vous voulez amener des auditeurs sur site de Hippo, vous devez regarder à quel point vos dossiers actuels sont bons, à quel point vos actifs sont proches les uns des autres, et si vous pouvez vous permettre d'avoir des techniciens collectant et entrant tout dans la nouvelle base de données. À la fin, la meilleure façon de décider est en consultation directe avec l'équipe d'implémentation de votre fournisseur GMAO.