Un audit d'installation est-il adapté à la configuration de votre GMAO ?

Les solutions d'intégration et de mise en œuvre clés en main d'Hippo vous permettent de mettre en place et de faire fonctionner votre logiciel informatisé de gestion de la maintenance (GMAO) de la manière la plus fluide possible. Et une partie importante du processus peut être un audit complet de l'installation.

Mais qu'est-ce qu'un audit d'installation et votre entreprise devrait-elle en obtenir un ?

Les spécialistes de la mise en œuvre Mike Sokulski et Tyler Syrowitz ont parcouru le monde pour aider les entreprises à intégrer leurs actifs dans la GMAO d'Hippo. Mike a fait des audits partout, y compris un musée à l'intérieur d'un porte-avions, une petite communauté insulaire et même une prison. Tyler a travaillé avec des clients partout au Canada et en Amérique, y compris une usine de transformation de cerises et une installation qui transforme la paille en papier et en emballage. Ici, ils partagent leurs idées sur les audits d'installations et sur la façon dont les entreprises peuvent se préparer pour réussir.

Mais d'abord, regardons les audits en général.

Qu'est-ce qu'un audit d'établissement ?

En général, les audits sont des examens complets qui vous aident à établir une base de référence de ce que vous avez déjà en place, y compris les actifs, l'équipement et l'inventaire ainsi que les processus et les procédures. C'est un moyen de capturer des informations sur tout, de ce que vous avez à ce que vous avez en place pour en prendre soin. Vous pouvez également classer les audits par qui les fait. Il y a donc des audits internes et externes.

C'est une définition générale. Il existe également des types d'audits plus spécifiques, chacun avec ses propres processus et objectifs.

Qu'est-ce qu'un audit de gestion des installations ?

Ici, vous faites une liste aussi complète que possible de tous les actifs et équipements dont vous disposez, en vous assurant d'inclure des informations sur leur état actuel. Vous devez également inclure des informations sur les systèmes que vous avez mis en place pour l'entretien et les réparations.

L'objectif est d'aider le responsable de la maintenance ou des installations à prendre les meilleures décisions possibles sur les programmes proactifs à mettre en œuvre, quand réparer ou remplacer les actifs et comment budgétiser tout cela.

Un audit de gestion des installations peut inclure :

• Systèmes CVC
• Éclairage
• Électrique
• Plomberie
• Machinerie
• Véhicules
• Signalétique

Parce qu'il examine les programmes et les processus que vous avez mis en place pour entretenir l'installation, l'audit peut également inclure des outils et un inventaire MRO.

Qu'est-ce qu'un audit de sécurité des installations ?

Au lieu d'examiner les actifs, vous examinez ici l'efficacité de votre programme de gestion de la santé et de la sécurité. Aux États-Unis, une grande partie de ces audits consiste à vérifier la conformité aux normes OSHA, qui sont très variées et peuvent inclure :

• Ergonomie du poste de travail
• Protection auditive
• Suppression des incendies
• Manutention des matériaux

Dans les dernières étapes du processus, les parties prenantes de l'ensemble de l'organisation peuvent travailler ensemble pour rédiger un rapport d'audit, qui à bien des égards n'est qu'une simple liste de recommandations. Dans certains cas, cela peut être aussi simple que d'ajouter une signalisation supplémentaire ou de changer pour de meilleurs tapis antidérapants. Dans d'autres, vous pourriez vous retrouver à développer de nouvelles procédures d'exploitation standard. Par exemple, de nouvelles SOP de verrouillage/étiquetage.

Remarque rapide mais importante :Hippo effectue des audits de gestion des installations lorsqu'il aide les organisations à configurer leur base de données GMAO. Hippo ne propose pas d'audits de sécurité.

Quel est le rôle des listes de contrôle d'audit des installations ?

Bien que ce que vous incluez sur la liste de contrôle puisse dépendre de votre industrie et de votre installation, l'objectif général des listes de contrôle est toujours le même :vous assurer de ne rien oublier.

Lorsque vous effectuez un audit de gestion des installations, vous pouvez créer de nouvelles listes de contrôle pour chaque domaine. Plus tard, lorsque vous disposez d'une liste principale de tous vos actifs et équipements, vous pouvez créer des listes de contrôle supplémentaires pour vous aider à collecter toute la documentation associée. Par exemple, pour chaque pièce d'équipement d'une chaîne de production, vous pouvez créer une liste de contrôle afin de vous assurer que vous disposez des manuels d'exploitation et de maintenance, des garanties, des bons de travail de maintenance et de réparation associés, ainsi que des schémas et des images.

Il s'agit des audits en général. Mais que fait précisément Hippo pour ses audits ?

Qu'est-ce qu'un audit d'installation Hippo CMMS ?

Un audit est la façon dont toutes les informations sur les actifs qui doivent entrer dans la base de données entrent dans la base de données, explique Mike. Un spécialiste de la mise en œuvre se rend sur place et répertorie les actifs d'une installation, y compris la mécanique, l'électricité, la plomberie et la production. Généralement, il y a trois phases.

Phase 1 :catalogage des ressources sur site

Tout d'abord, un spécialiste de la mise en œuvre arrive sur place pour cataloguer les ressources. Ils se promènent dans l'installation avec un appareil photo et une tablette, prennent des photos, cartographient les emplacements sur un plan d'étage numérique et collectent des informations. Mike dit qu'il recueille beaucoup pour chaque actif, y compris "les numéros de série, les numéros de modèle, à quel panneau électrique est-il lié au cas où vous auriez besoin de l'arrêter, et pour certains actifs plus importants, même des informations sur le moteur".

Chaque entreprise reçoit un audit adapté à sa situation, mais Mike ou Tyler seront généralement sur place pendant deux à trois jours. Dans de rares cas, lorsqu'il semble que cela pourrait prendre plus d'une semaine, Hippo commence à penser à envoyer les deux.

Une nouvelle tendance est que les entreprises demandent des codes-barres. "Pendant que nous effectuons l'audit, nous attachons des codes-barres aux actifs... Beaucoup d'entreprises aiment ça. Elles aiment avoir un numéro auquel elles peuvent se référer", explique Mike. L'avantage pour l'entreprise est que les techniciens ultérieurs peuvent scanner l'étiquette de code-barres avec un appareil mobile pour accéder à toutes les informations de l'actif. Du côté de Mike et Tyler, le codage à barres ajoute quelques étapes supplémentaires. Ils doivent trouver un bon emplacement pour l'étiquette robuste, qu'ils ajoutent ensuite aux informations de l'actif avec le code-barres.

Phase 2 :création d'une base de données hors site

De retour dans les bureaux d'Hippo, Mike et Tyler commencent à tout assembler. "Nous prenons toutes ces informations, ce qui est beaucoup, et essentiellement nous les parcourons et construisons votre base de données", explique Mike. Les délais varient en fonction de la taille de la base de données, mais Hippo estime généralement entre quatre et six semaines pour que tout soit chargé, explique Tyler.

Phase 3 :planification de la maintenance préventive

Tout dépend de la quantité d'un programme d'entretien préventif est déjà en place. Dans certains cas, les entreprises ont simplement besoin que leurs informations soient ajoutées à la GMAO. Dans d'autres, Mike et Tyler aident les entreprises à établir un calendrier. "Nous essayons de faire des recherches sur l'équipement et de proposer des MP aux normes de l'industrie." Hippo a déjà beaucoup de ces informations sous la main, mais Mike et Tyler ont parfois besoin de rechercher des manuels et de contacter directement les fabricants d'équipements.

Votre entreprise doit-elle faire auditer ses installations ?

Mike suggère aux entreprises de bien réfléchir aux questions suivantes :

• Avez-vous une liste précise et complète de tous vos actifs ?
• Avez-vous quelqu'un dans votre équipe qui peut tout charger dans la base de données, et pouvez-vous vous permettre de l'enlever de ses missions habituelles ?
• Vos éléments sont-ils proches les uns des autres ? Ou les informations proviendront-elles de différents endroits et sources ?

Si une entreprise répond non à l'une des questions ci-dessus, elle devrait sérieusement envisager un audit, dit Mike. Alternativement, une entreprise peut décider en se posant une question :Voulez-vous une solution clé en main ? Si la réponse est oui, un audit est la solution.

Tyler a une autre question que les entreprises peuvent se poser :voulez-vous être efficace ? Tyler sait que l'expérience paie en matière d'audit. Récemment, il a travaillé avec une entreprise qui pensait avoir des milliers d'actifs à saisir dans la GMAO. Lorsque Tyler est arrivé sur place, il s'est rendu compte que le nombre se chiffrait en fait à des centaines. L'entreprise considérait chaque pièce comme un atout alors qu'elle n'avait souvent besoin que d'examiner des groupes de pièces interdépendantes. "Pensez à votre ordinateur portable", dit Tyler. "Vous pouvez avoir dix actifs ou un. Diriez-vous que c'est un écran plus un clavier plus une souris ? Concrètement, pour la maintenance, c'est un atout." S'il se casse et que vous rédigez le bon de travail, c'est à ce moment-là que vous pouvez être plus précis sur la partie qui nécessite une attention particulière, conseille-t-il.

Tyler a permis à cette entreprise d'économiser du temps et des efforts lors de l'audit. Il a également sauvé le service de maintenance d'une frustration à long terme. Son travail empêche les entreprises de gonfler leur base de données, ce qui rend la génération des bons de travail et la planification de la maintenance préventive plus difficiles. "Cela coûte de l'argent de nous faire venir là-bas, mais nous leur faisons économiser de l'argent", explique-t-il.

Comment les spécialistes de la mise en œuvre se préparent-ils à un audit d'installation ?

Tout d'abord, Mike et Tyler contactent l'entreprise, car ils ont besoin de connaître le calendrier de l'entreprise et l'état d'avancement du service de maintenance dans le processus global. Ils doivent ensuite mettre au point la logistique, comme fixer les dates d'arrivée et de départ, revoir les exigences de sécurité et déterminer qui sera la liaison sur place. Dans certaines installations, Mike et Tyler reçoivent une brève visite et doivent regarder une vidéo de sécurité avant d'être laissés seuls pour terminer leur travail. Dans d'autres, un responsable ou un membre du service de maintenance les accompagne en permanence.

Pour les aider à planifier l'audit, le spécialiste de la mise en œuvre demande :

• Plans d'étage numériques faciles à lire, généralement au format PDF ou CAO
• Listes d'éléments existantes
• Horaires PM actuels
• Schémas de tuyauterie et d'instrumentation (P&ID)

Si une entreprise veut des codes-barres, Hippo préfère le savoir à l'avance, afin que les étiquettes puissent être expédiées directement sur le site.

Comment les entreprises doivent-elles se préparer à un audit d'installation ?

Plus une entreprise se prépare avant l'audit, mieux elle fonctionne. Disposer de tous les documents demandés, en particulier des plans d'étage numériques propres, accélère la recherche et le catalogage des actifs.

En plus de bonnes cartes, Tyler encourage les entreprises à fournir de bons guides. Le fait d'avoir quelqu'un de l'entreprise qui connaît l'installation permet d'améliorer l'accessibilité des bases de données. Plus précisément, Tyler veut que ses guides sachent si les techniciens ont des noms spéciaux pour l'un des actifs. L'utilisation de ces noms, qui peuvent être complètement idiosyncratiques, garantit que les techniciens et la base de données parlent la même langue.

Des guides compétents assurent également l'exactitude. Bien que Mike et Tyler aient audité des installations dans de nombreuses industries différentes et aient vu toutes sortes d'actifs, ils découvrent parfois quelque chose de nouveau. Tyler a audité une installation remplie de machines hautement spécialisées importées d'Italie pour le tri et l'emballage des cerises, et son guide a été inestimable pour aider à obtenir les bonnes informations dans la GMAO.

Mike encourage également les entreprises à classer leurs actifs par criticité, afin que les plus importants soient traités en premier. S'il reste du temps à la fin de l'audit, il peut alors passer à une liste secondaire de bons à avoir.

Quels sont les avantages de l'audit des installations ?

Certaines entreprises sont surprises de voir à quel point la GMAO d'Hippo facilite la formation de nouveaux employés, déclare Mike. Au lieu d'avoir à savoir où tout se trouve, les nouveaux techniciens peuvent accéder à des plans d'étage numériques riches en informations. Au lieu d'avoir à suivre une réparation courante, ils peuvent consulter les données historiques d'un actif ou suivre une liste de contrôle personnalisable.

Tyler considère les audits comme une chance pour les services de maintenance de voir à quel point Hippo se soucie de lui et de susciter l'enthousiasme pour la mise en œuvre d'un nouveau logiciel de gestion des installations. Tout nouveau projet nécessite un niveau d'adhésion de la part du personnel pour réussir, et les audits aident à introduire la technologie et à embarquer tout le monde.

Étapes suivantes

Hippo est là pour vous aider à trouver la solution qui vous convient le mieux, notamment en répondant à vos questions sur les audits et en vous aidant à réserver une démonstration logicielle en direct.

Résumé du PDG

Les audits d'installations sont une partie importante du processus de mise en œuvre si votre organisation ne dispose pas déjà d'une liste précise des actifs. Avec un facility management, les auditeurs collectent des informations sur tous vos actifs et équipements ainsi que sur les programmes existants mis en place pour les entretenir et les réparer. En mettant l'accent sur l'état actuel, l'objectif est d'aider le responsable de la maintenance ou de l'installation à mettre en place une meilleure maintenance proactive et à prévoir les coûts futurs. Avec un audit de sécurité des installations, l'accent est mis sur la sécurité et les auditeurs collectent systématiquement des données sur les problèmes de conformité en matière de sécurité. Lorsque vous décidez si vous souhaitez faire appel à des auditeurs sur site d'Hippo, vous devez examiner la qualité de vos dossiers actuels, la proximité de vos actifs les uns par rapport aux autres et si vous pouvez vous permettre d'avoir des techniciens qui collectent et enregistrent tout dans le nouveau base de données. En fin de compte, la meilleure façon de décider est en consultation directe avec l'équipe de mise en œuvre de votre fournisseur de GMAO.