Choisir le bon logiciel GMAO simple pour une gestion de maintenance fluide

Sans aucun doute, passer à un logiciel de gestion de maintenance assistée par ordinateur (GMAO) peut être une expérience intimidante, surtout pour les propriétaires d'entreprises qui, depuis de nombreuses années, comptent sur des tableurs pour gérer leurs opérations de maintenance. Reconnaître le besoin de changement peut être un défi en soi, car cela signifie trouver une solution plus robuste et plus efficace pour remplacer une méthode qui ne répond plus aux besoins de l'entreprise, ainsi commence votre recherche d'un logiciel GMAO simple. De plus, de nombreux propriétaires ont du mal à comprendre l'adoption d'un système de maintenance automatisé complètement différent des approches traditionnelles « crayon et papier ». Voici quelques questions courantes qu'ils se posent :

• Une GMAO améliorera-t-elle vraiment mes opérations de maintenance ?
• Combien me coûtera un logiciel GMAO en termes de dépenses financières, de ressources et de temps ?
• Combien d'efforts implique la transition vers une GMAO ?
• Une GMAO est-elle facile à utiliser ?
• Mes employés utiliseront-ils réellement une GMAO ?
• Comment la GMAO s'adaptera-t-elle aux besoins changeants de mon entreprise ?
• Puis-je accéder à la GMAO depuis n'importe où ?
• Au final, une GMAO fera-t-elle économiser de l'argent à mon entreprise ?

Compte tenu de ces préoccupations et d'autres, il est compréhensible que de nombreux propriétaires hésitent à aller de l'avant avec un système logiciel de maintenance payant. Heureusement, il existe un moyen de faire un essai gratuit avec un logiciel GMAO simple et gratuit. Bien que ces systèmes ne soient pas entièrement dotés de fonctionnalités ou aussi personnalisables que les GMAO payantes, ils donneront aux propriétaires une idée de leur fonctionnement et de leurs capacités. Pour certains propriétaires, le logiciel GMAO gratuit peut être la solution idéale à long terme, tandis que pour d'autres, il peut être une étape vers un système plus avancé. Voici quelques éléments à considérer lors de l'acquisition d'une version gratuite et simple d'un logiciel de maintenance automatisé.

Les bases d'un logiciel GMAO simple

Un bon point de départ pour ceux qui découvrent les logiciels de gestion de maintenance automatisés est de comprendre d'abord à quoi servent ces systèmes. Les logiciels de gestion de maintenance actuels offrent aux entreprises la capacité de suivre les bons de travail, de générer rapidement des rapports précis et de déterminer instantanément quels actifs nécessitent une maintenance préventive. Cette amélioration a conduit à une prolongation de la durée de vie des équipements, une meilleure organisation, une meilleure gestion du temps et de l'utilisation de la main-d'œuvre, et in fine, une réduction des coûts opérationnels et une augmentation des profits de l'entreprise.

Au cœur d'une exploitation gérée efficacement se trouvent des équipements et des actifs bien entretenus. Des équipements mal entretenus entraînent généralement des pannes imprévues, des réparations coûteuses et souvent le remplacement de l'équipement. La réalisation d'une maintenance préventive régulière est le meilleur moyen d'éviter les pannes d'équipement imprévues tout en prolongeant leur durée de vie. En matière de maintenance préventive, les GMAO fournissent une liste de contrôle de toutes les tâches impliquées dans la maintenance de chaque équipement, créent des plannings de routine, envoient des notifications et rappels, et génèrent des rapports. Puisque la maintenance préventive est l'aspect le plus valorisé d'une GMAO, il est important que le système automatisé choisi – gratuit ou non – soit capable de surveiller les vérifications de maintenance de routine.

Fonctionnalités offertes par les systèmes GMAO gratuits

Ces systèmes sont proposés par un certain nombre de vendeurs GMAO principalement comme essai pour leurs systèmes payants ou comme plateforme publicitaire. Les logiciels GMAO gratuits sont disponibles dans un format téléchargeable ou en format sur site, ce qui signifie que le logiciel doit être hébergé et maintenu sur le serveur de l'entreprise. En un mot, les logiciels de maintenance gratuits sont « basiques », où l'on trouve des fonctionnalités de maintenance préventive raisonnables, certains vendeurs offrant désormais des capacités d'e-mail. Ces systèmes conviennent le mieux aux opérations de petite échelle avec moins de 100 actifs.

Points à surveiller avec les GMAO gratuites

En pensant à acquérir un logiciel GMAO simple et gratuit, deux dictons viennent immédiatement à l'esprit : « on en a pour son argent » et « rien n'est gratuit dans la vie ». Il est important de noter que si le logiciel de base est gratuit ou en accès libre, il existe d'importantes limitations qui entraînent des coûts additionnels et des restrictions de temps. En voici quelques-unes à considérer :

• L'accès à certains systèmes logiciels GMAO gratuits est assorti de limites de temps, comme 30 ou 60 jours.
• Certains logiciels en accès libre sont chargés de publicités.
• Si un format sur site est sélectionné, l'utilisateur est entièrement responsable de l'installation et de la maintenance du logiciel. Les coûts additionnels incluent un technicien sur site responsable de la maintenance du système, du matériel informatique ainsi que le coût d'achat d'un logiciel antivirus.
• Les systèmes GMAO gratuits ne bénéficient pas de mises à jour régulières du logiciel.
• Il n'y a pas de support technique ni de tutoriels disponibles avec les logiciels GMAO gratuits.
• Les logiciels GMAO en accès libre sont statiques, ce qui signifie qu'ils ne peuvent pas être personnalisés pour répondre aux besoins spécifiques d'une entreprise.
• Des fonctionnalités telles que l'accès mobile, la lecture de codes-barres, le téléchargement de documents et d'autres images, qui sont régulièrement disponibles avec les systèmes GMAO payants, ne sont pas incluses dans les logiciels GMAO gratuits.

Conclusion

Passer à un système de gestion de maintenance automatisé est une décision majeure, non seulement en termes de coût, mais aussi de temps et d'allocation des ressources. C'est pourquoi il est tout à fait logique que les propriétaires veuillent être bien informés sur ce qu'ils achètent avant de signer. Un essai semble une approche raisonnable, seulement s'il peut être réalisé de manière rentable et avec un investissement minimal en énergie. Les opérations qui bénéficieraient le plus d'un logiciel GMAO gratuit sont celles avec :

• Moins de 100 actifs
• Un stock limité de pièces de rechange
• Une maintenance réactive minime
• Pas de besoin de support technique
• Pas de besoin d'accès mobile

Pour les entreprises capables de travailler dans ces paramètres, un paquet logiciel GMAO simple et gratuit peut être un excellent choix, soit comme solution de gestion de maintenance à long terme, soit comme option à court terme pour déterminer si une GMAO est une manière appropriée de gérer les opérations de maintenance dans le temps. Alternativement, si les systèmes GMAO en accès libre ne sont pas une option viable, les vendeurs de systèmes payants offrent des démonstrations de leurs systèmes ainsi que des opportunités d'avoir des discussions approfondies sur leurs produits, options de service et structures tarifaires. La connaissance des limitations mentionnées ci-dessus servira de guide utile pour décider si l'acquisition d'un logiciel GMAO simple et gratuit est la bonne voie pour votre entreprise.