Acquérir un logiciel de GMAO simple

Sans aucun doute, passer à un système de logiciel de gestion de maintenance informatisé (GMAO) peut être une expérience intimidante, en particulier pour les propriétaires d'entreprise qui, depuis de nombreuses années, se sont appuyés sur des feuilles de calcul pour gérer leurs opérations de maintenance. Reconnaître le besoin de changement peut être un défi en soi car cela signifie trouver une solution plus robuste et efficace pour remplacer une méthode qui ne répond plus aux besoins de l'entreprise, ainsi, votre recherche d'un logiciel de GMAO simple commence. De plus, de nombreux propriétaires d'entreprise ont du mal à adopter un système de maintenance automatisé qui est complètement différent des approches traditionnelles « crayon et papier ». Voici quelques questions courantes qu'ils posent :

Une GMAO va-t-elle vraiment améliorer mes opérations de maintenance ?
Combien me coûtera un logiciel de GMAO en termes de dépenses financières, de ressources et de temps ?
Combien d'efforts est nécessaire pour passer à une GMAO ?
Est-il facile d'utiliser une GMAO ?
Mes employés utiliseront-ils réellement une GMAO ?
Comment la GMAO s'adaptera-t-elle aux besoins changeants de mon entreprise ?
Puis-je accéder à la GMAO où que je sois ?
Au final, une GMAO fera-t-elle économiser de l'argent à mon entreprise ?

Compte tenu de ces préoccupations et d'autres, il est compréhensible que de nombreux propriétaires d'entreprise hésitent à aller de l'avant avec un système de logiciel de maintenance payant. Heureusement, il existe un moyen de faire d'abord un essai routier avec un système logiciel GMAO simple et gratuit. Bien que ces systèmes ne soient pas complets ou aussi personnalisables que les GMAO payantes, ils donneront aux propriétaires d'entreprise une idée de leur fonctionnement et de ce qu'ils peuvent faire. Pour certains propriétaires d'entreprise, le logiciel GMAO gratuit peut être la solution parfaite à long terme, tandis que pour d'autres, il peut être un tremplin vers un système plus avancé. Voici quelques éléments à prendre en compte lors de l'acquisition d'une version gratuite et simple d'un logiciel de maintenance automatisée.

Principes de base d'un logiciel de GMAO simple

Un bon point de départ pour ceux qui découvrent les logiciels de gestion de la maintenance automatisée est de comprendre d'abord en quoi consistent ces systèmes. Les logiciels de gestion de la maintenance actuels offrent aux entreprises la possibilité de suivre les ordres de travail, de générer rapidement des rapports précis et de déterminer instantanément lesquels de leurs actifs nécessitent une maintenance préventive. Cette amélioration a permis de prolonger la durée de vie des équipements, d'améliorer l'organisation, de mieux gérer le temps et l'utilisation de la main-d'œuvre et, en fin de compte, de réduire les coûts d'exploitation et d'augmenter les bénéfices de l'entreprise.

Au cœur d'une opération gérée efficacement, il y a un équipement et des actifs bien entretenus. Un équipement mal entretenu entraîne généralement des pannes imprévues, des réparations coûteuses et souvent le remplacement de l'équipement. Effectuer une maintenance préventive régulière est le meilleur moyen d'éviter les pannes imprévues des équipements tout en prolongeant leur durée de vie. En ce qui concerne la maintenance préventive, les GMAO fournissent une liste de contrôle de toutes les tâches impliquées dans la maintenance de chaque équipement, ainsi que la création de calendriers de routine, l'envoi de notifications et de rappels et la génération de rapports. Étant donné que la maintenance préventive est l'aspect le plus précieux d'une GMAO, il est important que le système automatisé choisi, gratuit ou non, soit capable de surveiller les contrôles de maintenance de routine.

Fonctionnalités offertes dans les systèmes logiciels GMAO gratuits

Ces systèmes sont proposés par un certain nombre de fournisseurs de GMAO principalement en tant qu'essai pour leurs systèmes payants ou en tant que plate-forme pour la publicité. Le logiciel GMAO gratuit est disponible dans un format téléchargeable ou dans un format sur site, ce qui signifie que le logiciel doit être hébergé et maintenu sur le serveur d'une entreprise. En un mot, le logiciel de maintenance gratuit est "de base" où vous trouverez des fonctionnalités de maintenance préventive raisonnables avec certains fournisseurs offrant désormais des capacités de messagerie. Ces systèmes sont mieux adaptés aux opérations à petite échelle avec moins de 100 actifs.

Éléments à prendre en compte avec la GMAO gratuite

Lorsque l'on pense à acquérir un logiciel GMAO simple et gratuit, deux dictons viennent immédiatement à l'esprit :« vous en avez pour votre argent » et « rien dans la vie n'est gratuit ». Il est important de noter que même si le logiciel de base est gratuit ou en libre accès, il existe des limitations importantes qui entraînent des coûts supplémentaires et des restrictions de temps. En voici quelques-unes qui méritent d'être prises en compte :

• L'accès à certains systèmes logiciels de GMAO gratuits est assorti de délais tels que 30 ou 60 jours.
• Certains logiciels en libre accès contiennent de la publicité.
• Si un format sur site est sélectionné, l'utilisateur est entièrement responsable de l'installation et de la maintenance du logiciel. Les coûts supplémentaires incluent un technicien sur site qui sera responsable de la maintenance du système, du matériel informatique ainsi que du coût d'achat d'un logiciel antivirus.
• Les systèmes de GMAO gratuits ne sont pas fournis avec des mises à jour de routine du logiciel.
• Aucun support technique ni didacticiel n'est disponible avec le logiciel GMAO gratuit.
• Le logiciel GMAO en libre accès est statique, ce qui signifie qu'il ne peut pas être personnalisé pour répondre aux besoins spécifiques d'une entreprise.
• Les fonctionnalités telles que l'accès mobile, la lecture de codes-barres, le téléchargement de documents et d'autres images qui sont couramment disponibles avec les systèmes de GMAO payants ne sont pas incluses dans le logiciel de GMAO gratuit.

Conclusion

Passer à un système de gestion de la maintenance automatisé est une décision importante, non seulement en termes de coût, mais également en termes de temps et d'allocation de ressources. Pour cette raison, il est parfaitement logique que les propriétaires d'entreprise souhaitent être bien informés de ce qu'ils achètent avant de signer sur la ligne pointillée. Un essai routier semble être une approche raisonnable uniquement s'il peut être effectué de manière rentable et avec un investissement énergétique minimal. Les opérations qui peuvent bénéficier le plus d'un logiciel de GMAO gratuit sont celles avec :

• Moins de 100 éléments
• Un approvisionnement limité en pièces de rechange
• Maintenance réactive minimale
• Pas besoin d'assistance technique
• Pas besoin d'un accès mobile

Pour les entreprises capables de travailler dans ces paramètres, un progiciel GMAO simple et gratuit peut constituer un excellent choix, soit comme solution de gestion de la maintenance à long terme, soit comme option à court terme pour déterminer si une GMAO est un moyen approprié de gérer les opérations de maintenance dans le temps. . Alternativement, si les systèmes de GMAO en libre accès ne sont pas une option viable, les fournisseurs de systèmes payants proposent des démonstrations sur leurs systèmes ainsi que des opportunités d'avoir des discussions approfondies sur leurs produits, leurs options de service et leurs structures tarifaires. Être conscient des limites indiquées ci-dessus servira de guide utile pour décider si l'acquisition d'un logiciel de GMAO en fief simple est la bonne voie pour votre entreprise.