Comparer les prix des logiciels GMAO – Trouver la solution idéale pour votre entreprise

Naviguer dans le monde des logiciels de gestion de maintenance assistée par ordinateur (GMAO) peut être déroutant et un peu intimidant. Pour commencer, il existe un grand nombre de vendeurs. Cependant, avec l'industrie de la GMAO continuant sa courbe de croissance rapide, déterminer le nombre exact d'entreprises de gestion de maintenance peut être difficile. Néanmoins, pour vous donner une idée de ce que les acheteurs potentiels de logiciels GMAO peuvent affronter, une rapide recherche Google pour le terme « vendeurs de logiciels GMAO » a produit 242 000 résultats au moment de la rédaction. Il n'est pas surprenant que la comparaison des prix des logiciels GMAO et la recherche de celui qui convient le mieux à votre entreprise puissent être un défi. Voici quelques éléments à considérer lors de la recherche d'une GMAO dans votre budget :

Qu'est-ce qu'un logiciel de gestion de maintenance assistée par ordinateur ?

Un bon point de départ est de résumer ce qu'est un logiciel GMAO. Essentiellement, ces systèmes sont mieux décrits comme des programmes logiciels hautement sophistiqués qui exploitent des milliers de points de données et qui, à tout moment, peuvent fournir à un utilisateur une vue d'ensemble du fonctionnement d'une installation ou, alternativement, l'état d'un équipement individuel. Les systèmes GMAO actuels offrent aux entreprises la capacité de suivre les bons de travail, de générer rapidement des rapports précis et de déterminer instantanément quels actifs nécessitent une maintenance préventive. Une utilisation cohérente et appropriée du logiciel GMAO a conduit à une prolongation de la durée de vie des équipements, une meilleure organisation, une meilleure gestion du temps et de l'utilisation de la main-d'œuvre, et in fine, une réduction des coûts opérationnels et une augmentation des profits de l'entreprise.

Déterminer vos besoins

Il n'y a aucun intérêt à poursuivre votre recherche de logiciel GMAO avant d'avoir d'abord déterminé quels sont vos besoins en acquérant un système de gestion de maintenance automatisé. Commencez par recueillir les retours de votre personnel de maintenance sur les défis que vous rencontrez avec votre système de suivi de maintenance actuel ainsi que sur ce qui est nécessaire pour les surmonter. Certaines des fonctionnalités les plus demandées sont :

• Suivi des coûts de réparation de maintenance mensuels ou trimestriels
• Réduction des temps d'arrêt des équipements grâce aux outils de maintenance préventive
• Élimination du besoin de papier
• Gestion simple des bons de travail et formulaires de demande de bons de travail
• Capacité à traiter les bons de travail via des appareils mobiles
• Méthode pour suivre l'emplacement des équipements et des pièces
• Système de calendrier pour planifier les activités de maintenance
• Amélioration de la communication entre les membres de l'équipe et la direction
• Accès mobile
• Capacité du logiciel à changer et à évoluer selon les besoins de l'entreprise

En tenant compte de ces éléments ainsi que d'autres fonctionnalités que vous pourriez souhaiter, vous pourrez dresser une liste des fonctionnalités à rechercher dans votre solution GMAO. Il va sans dire que plus un système GMAO a de fonctionnalités, plus il a tendance à être coûteux.

Comprendre les différents formats de logiciels GMAO

Pour ne pas tomber dans le piège de comparer « des pommes et des oranges » lors de la comparaison des prix des logiciels GMAO, il est important de réaliser que le logiciel est disponible dans deux formats différents ; sur site et basé sur le cloud. Ces différences sont importantes car les systèmes basés sur le cloud reposent sur l'hébergement des données par le vendeur sur ses propres serveurs (dans le cloud), tandis que les systèmes sur site nécessitent qu'une entreprise installe et héberge ses données sur son propre équipement, sur site. Le premier repose sur la maintenance du système par le vendeur, tandis que le second doit utiliser la maintenance interne du logiciel système et du matériel par son propre spécialiste IT.

Il y a des avantages et des inconvénients pour chaque plateforme de logiciel GMAO. De nombreux clients trouvent les GMAO basées sur le cloud plus attrayantes pour deux raisons principales : coût inférieur et absence de maintenance. D'autre part, beaucoup d'autres préfèrent les systèmes sur site car ils offrent aux responsables de maintenance un contrôle total et une personnalisation complète de leurs données et du système. Par exemple, les opérateurs de systèmes sur site peuvent planifier leur maintenance et leurs mises à niveau système selon leur propre calendrier, et non selon celui des vendeurs basés sur le cloud. Une autre différence est que les plateformes basées sur le cloud offrent une accessibilité mobile, tandis que les plateformes sur site n'en offrent pas. Lors de la comparaison des prix des logiciels GMAO, une distinction finale entre les deux formats est une différence de coût significative, les plateformes sur site entraînant des coûts initiaux beaucoup plus élevés.

Coûts

Une comparaison des prix des logiciels GMAO doit prendre en compte les différences dans les options de fonctionnalités et de services, en plus des différences de coûts entre les plateformes système. Comme suggéré précédemment, les plateformes sur site sont plus coûteuses ; en fait, elles ont tendance à coûter trois fois plus que les frais de licence annuels des systèmes basés sur le web. Cependant, ce coût initial est un paiement unique, car il n'y a pas de frais système supplémentaires. Alors que le coût initial pour un système basé sur le cloud est plus faible, les coûts à long terme associés aux frais de licence sont, avec le temps, plus importants (frais d'abonnement/licence annuels estimés à 1500 $ par an pour un petit service de maintenance). Néanmoins, il existe des coûts associés et/ou continus avec les systèmes sur site, en mettant de côté le coût initial. Par exemple, les plateformes GMAO sur site nécessitent du matériel, des pare-feu et des logiciels antivirus, ainsi qu'un membre du personnel IT qui gérera tous les aspects du fonctionnement du système, y compris l'installation, la saisie des données, la mise à niveau, la sécurité et la formation du personnel. Les GMAO basées sur le cloud ne nécessitent aucun coût additionnel, car les supports système incluent toutes les mises à jour logicielles, les mises à niveau système, la sécurité et le support technique.

En dehors des opérations système, il existe certains coûts additionnels optionnels associés aux logiciels GMAO, tels que la saisie de données sur site et des tutoriels en ligne pour l'intégration du personnel. Certains vendeurs les regroupent dans leurs frais de licence annuels, mais ces systèmes ont tendance à être plus chers que les GMAO basiques. De nombreux vendeurs offrent également des audits d'inventaire sur site et l'intégration du personnel, à nouveau à un coût additionnel. Comme noté précédemment, plus le nombre d'options sélectionnées sur l'une ou l'autre plateforme de gestion de maintenance est élevé, plus elles seront coûteuses. En guise de note finale de prudence, lors de la demande d'information sur un système basé sur le cloud, assurez-vous de déterminer si les devis de prix sont basés sur un paiement par utilisateur, par module (maintenance préventive, gestion des stocks), par bon de travail ou sur un frais basé sur une licence unique. Il existe des différences de coûts considérables entre ces différents modèles de tarification.

Conclusion

Pour comparer avec précision les prix des logiciels GMAO, il faut connaître le coût total. Parce que tous les logiciels GMAO ne se ressemblent pas et que les vendeurs vendent généralement des systèmes en packages, ces facteurs doivent être gardés à l'esprit. Faites correspondre soigneusement le coût total des systèmes logiciels GMAO à vos fonctionnalités préférées, votre format souhaité, les services optionnels additionnels tels que l'intégration et l'implémentation, et enfin, faites correspondre tout cela à votre budget. Une recherche approfondie suivie de discussions avec les vendeurs garantira que votre sélection finale sera la mieux adaptée à votre entreprise.