D'une GMAO à une autre :directives pour la migration des données logicielles

Conseil 1 :Déterminez comment extraire les données de votre GMAO actuelle

L'extraction de données avec les derniers systèmes logiciels de gestion de la maintenance est assez simple et directe. La plupart des GMAO sont livrés avec des outils d'extraction qui permettent aux utilisateurs d'exporter vos données vers un fichier CSV ou une feuille de calcul. Si tel est le cas, déterminez les données dont vous avez besoin et exportez-les. Si vous n'êtes pas familier avec les outils d'extraction, il est préférable de demander à l'un des utilisateurs expérimentés de vous aider ou de demander à quelqu'un de votre service informatique. Une autre option consiste à contacter l'équipe de support technique de votre fournisseur de GMAO. Il peut y avoir des frais de service liés à l'extraction des données, alors assurez-vous de les poser à l'avance. Si le support technique est inclus dans votre contrat de niveau de service, il vous aidera sans frais supplémentaires. Si votre logiciel de maintenance actuel dispose d'outils d'extraction faciles à utiliser, vous êtes sur la bonne voie.

Malheureusement, toutes les entreprises n'utilisent pas des systèmes qui ont été développés au cours des 10 dernières années. Certaines organisations abandonnent des programmes CMMS développés il y a plus de 20 ans, tandis que d'autres cherchent à mettre à niveau un système construit en interne par des équipes de professionnels de l'informatique. Dans de tels cas, l'extraction des données n'est pas si simple, mais pas impossible. Si vous effectuez une mise à niveau à partir d'un programme de maintenance antérieur développé il y a plus de 10 ans et qui n'est plus pris en charge, nous vous suggérons de vous connecter avec le fournisseur (s'il est toujours en activité). Habituellement, lorsqu'un système n'est plus pris en charge, le fournisseur interrompt simplement l'application, mais dispose d'un personnel technique et de ressources qui devraient être en mesure de vous aider. Soyez prêt à dépenser un peu d'argent, car la relation commerciale touche à sa fin.

Conseil 2 :Valider les données

Une fois que vous avez les données dans un fichier CSV ou une feuille de calcul, vous devez les parcourir et vous assurer que vous avez tout ce dont vous avez besoin, et que l'extraction a été un succès. Nous vous recommandons fortement d'obtenir une deuxième paire d'yeux, ou mieux encore une troisième. Vous devez savoir quoi chercher. Comparez les noms de colonne du fichier extrait avec les noms de champ que vous avez initialement prévu d'exporter. Si vous extrayez des équipements et des actifs, vous voudrez probablement le nom de l'équipement ou de l'actif, l'ID, la marque et le modèle, le numéro de série, la date d'installation et d'achat, l'emplacement et l'historique. Assurez-vous qu'il ne manque rien et que les données sont correctes.

Conseil 3 :Mapper et redéfinir les noms de champs

Le nouveau logiciel GMAO vers lequel vous migrez aura sans aucun doute des noms différents pour certains des champs de données. Certains noms de champs sont assez standard, mais si votre GMAO actuelle est vraiment datée ou est un système de maintenance maison, il y aura des divergences. Par exemple, certains logiciels de gestion de la maintenance désignent tous les bâtiments et équipements comme des actifs, certains nomment les ordres de travail à la demande, la maintenance non planifiée. Pour que la migration se passe bien, vous devez passer du temps à mapper les noms de champs de votre ancienne GMAO vers le nouveau système. Nous vous recommandons fortement d'utiliser les services de votre nouveau fournisseur de GMAO pour cela. Votre nouveau fournisseur de logiciels veut s'assurer que vous avez la meilleure expérience avec son logiciel de maintenance, il doit donc être impatient et disposé à vous aider. Passez un appel GoToMeeting avec eux et parcourez votre extrait, soulevez toutes les incertitudes, établissez la meilleure façon de les définir et procédez à la migration des données.

Conseil 4 :Importation de données dans un nouveau logiciel de GMAO

De nombreux logiciels de maintenance ont des outils d'assistant d'importation qui permettent au client de télécharger de grandes quantités de données sans passer par le fournisseur CMMS. C'est un excellent outil si vous importez simplement des équipements, des actifs, des listes de pièces à partir de fichiers Excel. Mais si vous migrez des années de données à partir d'un ancien logiciel de maintenance et que vous avez beaucoup d'historique, beaucoup de choses peuvent mal tourner et les choses peuvent devenir compliquées. Lorsqu'il y a beaucoup d'historique, il est préférable d'obtenir de l'aide de l'équipe d'intégration de données du fournisseur. Une migration en douceur est la clé du succès de votre nouveau logiciel de GMAO.

Consultez votre nouveau fournisseur de GMAO lors de l'importation. Si vos processus de maintenance sont très uniques, le nouveau fournisseur CMMS devra peut-être écrire un script personnalisé pour effectuer l'importation. Si tel est le cas, découvrez ce qui est impliqué et il peut y avoir des frais ici. Assurez-vous qu'il y a de la place dans votre budget pour cela. Le fournisseur du logiciel de maintenance doit être ouvert sur les coûts et vous informera de tous les frais supplémentaires qui pourraient survenir. Lire notre article sur les facteurs affectant la configuration pour en savoir plus.

Conseil 5 :Tests d'assurance qualité

Une fois les données importées dans le nouveau programme de gestion de la maintenance, assurez-vous d'effectuer des tests d'assurance qualité approfondis. Demandez à quelques utilisateurs expérimentés de parcourir le système et assurez-vous que tout semble bon. En fonction de la quantité de données migrées, vous aurez probablement besoin d'un plan de test d'assurance qualité bien préparé à l'avance. Choses à tester, les noms de champs correspondent et ont un sens, l'historique de maintenance est disponible et correct, les listes d'équipements, d'actifs et de pièces sont solides. Portez une attention particulière à l'historique de maintenance s'il a été migré. Exécutez de nombreuses requêtes et assurez-vous que les résultats correspondent à vos rapports les plus récents. Étant donné que les noms de champs peuvent avoir changé dans le nouveau logiciel CMMS, les données doivent être croisées avec les noms de champs de l'ancien système de maintenance. Si des erreurs sont détectées, présentez-les à l'équipe d'intégration de données du fournisseur de GMAO et résolvez-les. Si vous travaillez avec une équipe serviable, les allers-retours peuvent être réduits au minimum.

Directive 6 :Déploiement

Une fois que la migration a réussi les tests d'assurance qualité, vous êtes prêt à vous former et à déployer le nouveau logiciel CMMS. Assurez-vous de profiter de toutes les opportunités de formation offertes par votre fournisseur de logiciels de maintenance. Avoir tous les utilisateurs bien formés est l'un des meilleurs moyens de vous préparer au succès. De nombreux fournisseurs de logiciels de gestion de la maintenance proposent des formations par conférence Web et un support technique sans frais et certains ont des webinaires de formation réguliers. Découvrez ce qui est disponible et assurez-vous d'informer votre équipe de maintenance de ces ressources utiles.

Que coûte la migration des données ?

Il n'y a pas de réponse simple à cela. Le coût de la migration des données dépend vraiment de la quantité de données et du format dans lequel elles se trouvent. Si vous reformatez et importez 15 ans de données, vous devez absolument laisser de la place dans votre budget pour la migration des données CMMS. Les fournisseurs de logiciels de GMAO seront francs sur les coûts prévus. Si vous fournissez à un fournisseur un échantillon de données extraites, cela lui donnera une bonne idée de la quantité d'efforts qu'implique la reconfiguration des données, puis leur importation. N'oubliez pas que les entreprises de GMAO ont des professionnels et des spécialistes de l'intégration qui effectuent ce type de travail jour après jour. Ne soyez pas timide ! Assurez-vous de poser les bonnes questions, mais préparez-vous à certains frais de migration.

Suivre ces 6 directives simples est un moyen sûr de rendre votre compte GMAO opérationnel rapidement avec des données héritées précises.

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Bonne migration !