Migration CMMS sans heurts : directives expertes pour le transfert de données

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Imaginez ceci : Vous utilisez actuellement un système logiciel de gestion de maintenance informatisé (CMMS) qui est obsolète, plus pris en charge, trop encombrant à utiliser ou que vous avez dépassé.

Quelle que soit la raison, les personnes de votre département de maintenance sont toutes d'accord, il est temps de mettre un nouveau système de gestion de maintenance en place. Vous menez le projet et deux questions viennent à l'esprit ;

1. Comment obtenir les années de données stockées dans notre CMMS actuel dans un nouveau système ?
2. Combien de temps cela prendra-t-il et combien cela coûtera-t-il ?

Ce scénario n'est pas si loin, n'est-ce pas ?

La migration de données peut être un processus éprouvant si elle n'est pas correctement planifiée. Beaucoup de choses peuvent mal tourner lors de l'extraction de données du logiciel CMMS actuel, de la détermination des données que vous voulez migrer vers le nouveau système, du mappage des noms de champs, des pannes de communication avec votre fournisseur CMMS actuel et le nouveau, et de la migration de données elle-même. Si vous traversez actuellement ce processus ou le ferez dans un avenir proche, nous avons fourni les directives suivantes dans le but de vous aider à éviter certains pièges coûteux en cours de route.

Si vous êtes confus sur les prochaines étapes de la migration de données de votre ancien CMMS vers un autre, lisez la suite pour apprendre ces solides directives de migration.

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Directive 1 : Déterminer comment extraire les données de votre CMMS actuel

L'extraction de données avec les derniers systèmes de logiciels de gestion de maintenance est assez simple et directe. La plupart des CMMS sont livrés avec des outils d'extraction qui permettent aux utilisateurs d'exporter vos données vers un fichier CSV ou un tableur. Si c'est le cas, déterminez quelles données vous avez besoin et exportez-les. Si vous n'êtes pas familier avec les outils d'extraction, il est préférable de demander à l'un des utilisateurs avancés de vous aider, ou de demander à quelqu'un de votre département informatique. Une autre option est de contacter l'équipe de support technique de votre fournisseur CMMS. Il peut y avoir des frais de service impliqués avec l'extraction des données, alors assurez-vous de demander à l'avance. Si le support technique est dans votre accord de niveau de service, ils vous aideront sans frais supplémentaires. Si votre programme de maintenance actuel a des outils d'extraction faciles à utiliser, vous êtes parti pour un bon départ.

Malheureusement, toutes les entreprises n'utilisent pas des systèmes développés au cours des 10 dernières années. Certaines organisations passent de programmes CMMS développés il y a plus de 20 ans, tandis que d'autres cherchent à mettre à niveau depuis un système construit en interne par des tours de professionnels IT. Dans de tels cas, l'extraction des données n'est pas si simple, mais pas impossible. Si vous mettez à niveau depuis un programme de maintenance antérieur développé il y a 10+ ans et qui n'est plus supporté, nous suggérons de contacter le fournisseur (s'ils sont encore en affaires). Habituellement, quand un système n'est plus supporté, le fournisseur a simplement discontinué l'application, mais aura du personnel technique et des ressources qui devraient pouvoir vous aider. Soyez prêt à dépenser un peu d'argent, car la relation d'affaires touche à sa fin.

Directive 2 : Valider les données

Une fois que vous avez les données dans un fichier CSV ou un tableur, vous devez les parcourir et vous assurer que vous avez tout ce dont vous avez besoin, et que l'extraction a réussi. Nous recommandons vivement d'obtenir un deuxième regard, ou mieux encore un troisième. Vous devez savoir quoi chercher. Comparez les noms de colonnes sur le fichier extrait avec les noms de champs que vous aviez initialement prévu d'exporter. Si vous extrayez des équipements et actifs, vous voudrez probablement le nom de l'équipement ou de l'actif, l'ID, la marque et le modèle, le numéro de série, les dates d'installation et d'achat, l'emplacement et l'historique. Assurez-vous que rien ne manque et que les données semblent bonnes.

Directive 3 : Mapper et redéfinir les noms de champs

Le nouveau logiciel CMMS vers lequel vous migrez aura sans doute des noms différents pour certains champs de données. Certains noms de champs sont assez standards, mais si votre CMMS actuel est vraiment daté ou est un système de maintenance développé en interne, il y aura des écarts. Par exemple, certains logiciels de gestion de maintenance nomment les bâtiments et équipements tous comme actifs, certains nomment les bons de travail à la demande, maintenance non planifiée. Pour que la migration se passe bien, vous devez passer du temps à mapper les noms de champs de votre CMMS hérité vers le nouveau système. Nous recommandons fortement d'utiliser les services de votre nouveau fournisseur CMMS pour cela. Votre nouveau fournisseur de logiciels veut s'assurer que vous avez la meilleure expérience avec leur logiciel de maintenance, donc ils devraient être désireux et disposés à aider. Montez sur un appel GoToMeeting avec eux et passez en revue votre extraction, soulevez les incertitudes, établissez la meilleure façon de les définir et procédez à la migration de données.

Directive 4 : Importer les données dans le nouveau logiciel CMMS

De nombreux programmes de logiciels de maintenance ont des outils d'assistant d'importation qui permettent au client de télécharger de grandes quantités de données sans passer par le fournisseur CMMS. C'est un excellent outil si vous importez simplement des équipements, actifs, listes de pièces à partir de fichiers Excel. Mais si vous migrez des années de données d'un programme de maintenance plus ancien et avez beaucoup d'historique, beaucoup de choses peuvent mal tourner et les choses peuvent devenir compliquées. Quand il y a beaucoup d'historique, il est préférable d'obtenir de l'aide de l'équipe d'intégration de données du fournisseur. Une migration fluide est la clé du succès de votre nouveau logiciel CMMS.

Consultez votre nouveau fournisseur CMMS lors de l'importation. Si vos processus de maintenance sont très uniques, le nouveau fournisseur CMMS pourrait devoir écrire un script personnalisé pour effectuer l'importation. Si c'est le cas, découvrez ce qui est impliqué et il peut y avoir des frais ici. Assurez-vous qu'il y a de la place dans votre budget pour cela. Le fournisseur de logiciels de maintenance devrait être transparent sur les coûts et vous informera de tout frais supplémentaire qui pourrait survenir. Lisez notre article sur les facteurs affectant la configuration pour en savoir plus.

Directive 5 : Tests QA

Une fois les données importées dans le nouveau programme de gestion de maintenance, assurez-vous de faire des tests QA approfondis. Faites passer un couple d'utilisateurs avancés à travers le système et assurez-vous que tout semble bon. Selon la quantité de données migrées, vous aurez probablement besoin d'un plan de test QA bien préparé à l'avance. Choses à tester : les noms de champs correspondent et ont du sens, l'historique de maintenance est disponible et correct, les listes d'équipements, actifs et pièces sont solides. Portez une attention particulière à l'historique de maintenance s'il a été migré. Exécutez de nombreuses requêtes et assurez-vous que les résultats correspondent à vos rapports les plus récents. Parce que les noms de champs peuvent avoir changé dans le nouveau logiciel CMMS, les données doivent être croisées avec les noms de champs de l'ancien système de maintenance. Si des erreurs sont détectées, présentez-les à l'équipe d'intégration de données du fournisseur CMMS et faites-les résoudre. Si vous travaillez avec une équipe serviable, les allers-retours peuvent être maintenus au minimum.

Directive 6 : Déploiement

Une fois que la migration a passé les tests QA, vous êtes prêt à vous faire former et à déployer le nouveau logiciel CMMS. Assurez-vous de profiter de toutes les opportunités de formation fournies par votre fournisseur de logiciels de maintenance. Avoir tous les utilisateurs bien formés est l'une des meilleures façons de vous préparer au succès. De nombreux fournisseurs de logiciels de gestion de maintenance offrent une formation par webconférence et un support technique sans frais et certains ont des webinaires de formation réguliers. Comprenez ce qui est disponible et assurez-vous d'informer votre équipe de maintenance de ces ressources utiles.

Combien coûte la migration de données ?

Il n'y a pas de réponse simple à cela. Le coût de la migration de données dépend vraiment de la quantité de données et du format dans lequel elles se trouvent. Si vous reformatez et importez 15 ans de données, vous devriez définitivement laisser de la place dans votre budget pour la migration de données CMMS. Les fournisseurs de logiciels CMMS seront francs sur les coûts attendus. Si vous fournissez un fournisseur avec un échantillon de données extraites, cela leur donnera une bonne idée de la quantité d'effort qui sera impliquée dans la reconfiguration des données et leur importation. Rappelez-vous, les entreprises CMMS ont des professionnels et des spécialistes d'intégration qui font ce type de travail jour après jour. N'ayez pas peur ! Assurez-vous de poser les bonnes questions, mais soyez prêt pour certains frais de migration.

Suivre ces 6 directives simples est un moyen sûr de mettre votre compte CMMS en marche rapidement avec des données héritées précises.

Pour plus d'informations sur la migration de données et les services de configuration CMMS, contactez info@hippocmms.com!

Bonne migration !

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