Créer de la valeur à partir des données GMAO :Blog invité d'experts du secteur

Résumé exécutif

Cet article vise à aligner les données CMMS sur la stratégie de gestion des actifs plus large de l'organisation. Cela commence par positionner la GMAO comme un système d'information important, digne du temps et des efforts de l'organisation. J'ai souvent expliqué qu'il n'existe pas de solution logicielle suffisamment puissante pour résister à une culture de données inappropriée. Souvent, si vos données sont systématiquement erronées, recherchez les coupables dans votre culture de données. Dans cet article, je décris des pratiques qui ne se prêtent pas à la création de valeur économique par les données GMAO. Vient ensuite une description de certaines philosophies et pratiques fondamentales présentes dans les cultures de données efficaces. Enfin, je terminerai en explorant l'idée que les données CMMS sont un atout, en identifiant les moyens par lesquels elles peuvent créer de la valeur en permettant la prise de décision en matière de gestion des actifs, bien au-delà des limites des décisions de maintenance.

GMAO en tant que système d'information sur les actifs

Le système informatisé de gestion de la maintenance (CMMS) est le type de système d'information sur les actifs le plus courant dans les entreprises dépendantes des actifs. Les systèmes d'information sur les actifs constituent le fondement des systèmes de gestion des informations sur les actifs (AIMS), comme illustré à la figure 1.0.

Figure 1 :Composants du système de gestion des informations sur les actifs

Le rôle du système d'information est de faciliter la création, la collecte, le stockage des données, l'analyse, la maintenance, le transfert, la récupération et la présentation des informations sur les actifs. Une GMAO contient généralement des enregistrements de données d'actifs et des informations visant à faciliter le déploiement de la stratégie de maintenance pour les installations disposant d'une large base d'actifs. Le logiciel CMMS est composé d'une série d'applications intégrées telles que le registre des actifs, la gestion des ordres de travail, la gestion des stocks, la gestion du temps et de la main-d'œuvre et l'état des actifs (Figure 2.0). Il est également assez courant de voir des responsabilités partagées pour la gestion des stocks dans les cas où l'ERP et la GMAO sont des logiciels différents.

Figure 2. Exemples d'application CMMS

Culture de données inappropriée

Il est parfois difficile de repérer une culture des données inappropriée, mais elle est généralement marquée par des comportements et des activités qui créent des risques et une exposition pour l'organisation. Certains d'entre eux sont :

• Absence de stratégie d'information sur les actifs - La stratégie est nécessaire pour relier les efforts de gestion des informations sur les actifs à la stratégie organisationnelle et pour définir comment les informations seront utilisées dans la prise de décision.

• Absence de normes organisationnelles - Normes organisationnelles insuffisantes pour définir à quoi devraient ressembler les informations CMMS.

• Gouvernance insuffisante - Permettre des modifications non réglementées des données CMMS sans surveillance ni règles.

• Processus d'entreprise et flux de travail insuffisants - Des flux de travail et des processus d'entreprise sont nécessaires pour indiquer à la GMAO quoi faire avec les données. C'est ainsi que la valeur est créée. Malheureusement, ils sont absents de nombreuses plateformes de GMAO.

• Propriété inappropriée :cela découle d'un partenariat insuffisant entre les équipes de maintenance et les équipes informatiques et se manifeste de l'une des trois manières suivantes :

  • Appropriation manifeste de la GMAO par le service informatique et réduction de la voix de la maintenance, ou

  • Appartenance manifeste à l'équipe de maintenance avec très peu de surveillance de la part du service informatique, laissant l'équipe de maintenance s'occuper des problèmes de réseau et de cybersécurité, ou

  • GMAO dans le no man's land avec un manque de propriété.

• Indépendance départementale excessive - Cela va des départements cloisonnés et des filiales autorisées à acheter leur propre GMAO ou à créer des inefficacités en dupliquant les informations ou en empêchant le partage efficace des informations commerciales.

• Numérisation insuffisante - Contourner le rôle de la GMAO en créant et en utilisant des données manuelles. Cela se produit généralement lorsqu'il y a un manque de confiance dans les données CMMS.

• Sous-utilisation - Reléguer la GMAO à la seule création d'ordres de travail ou à l'enregistrement du temps. La GMAO moyenne peut gérer bien plus de la chaîne de valeur de l'information.

• Processus d'ordre de travail inappropriés - Ne pas créer d'ordre de travail pour chaque activité d'actif. Cela prive la GMAO d'une tâche essentielle consistant à capturer efficacement les coûts des actifs et des activités. Cela se traduit généralement par des coûts dupliqués ou manqués car ils ne sont pas enregistrés avec précision ou résident dans plusieurs feuilles de calcul sans relation les unes avec les autres.

• Effet panacée – Créer une dérive de portée en utilisant la GMAO comme « fourre-tout » pour chaque type d'information. Les GMAO ne sont généralement pas conçues pour gérer les dessins conformes à l'exécution et peuvent s'arrêter si vous téléchargez directement les manuels d'exploitation et de maintenance pour chaque actif.

Créer la bonne culture de données

Créer la bonne culture des données est la première étape pour s'assurer que les bonnes données sont collectées. Il s'agit d'une combinaison d'une bonne stratégie, de normes organisationnelles efficaces et de solides pratiques de gestion des données et de l'information. Il est facile de repérer une culture de données appropriée. Voici quelques philosophies et pratiques de base qui sont présentes lorsqu'une organisation a la bonne culture des données :

• AIMS - L'organisation dispose d'un système de gestion documenté pour les informations sur les actifs qui décrit les philosophies et les normes utilisées pour gérer les données.

• Interopérabilité - Les informations produites dans un domaine de l'entreprise sont utilisées dans un autre domaine sans manipulation significative. Par exemple, si le GMAO est le système d'enregistrement du registre des actifs techniques, il s'agit de la source unique de vérité pour les enregistrements d'actifs.

• Propriété - La GMAO et les autres systèmes d'information sont la propriété des unités commerciales avec la supervision de la décision organisationnelle connexe avec l'informatique en tant que partenaire commercial clé. Ainsi, la Finance est propriétaire de l'ERP par exemple et la Maintenance est propriétaire de la GMAO. Cela signifie également que ces propriétaires d'entreprise sont responsables de l'établissement de l'AIMS avec le soutien de l'informatique.

• Gouvernance et gestion des données – Des rôles et responsabilités, des protocoles d'accès, des règles claires pour gérer les changements et des audits réguliers sont en place. La gouvernance et la gestion des données s'alignent également sur les fonctions organisationnelles. Par exemple, lorsqu'un responsable de maintenance est le dépositaire de la GMAO, l'organigramme contient également un poste de responsable de maintenance qui élabore les normes pertinentes et dont l'autorisation est requise pour modifier les données.

• Culture organisationnelle - Il existe des preuves de bonne gouvernance dans la culture organisationnelle plus large qui soutient l'établissement d'une culture des données efficace. La culture des données est un microcosme de la culture organisationnelle plus large et l'attitude de l'organisation envers la discipline des processus se reflétera dans la culture des données.

• Implication de la direction - L'implication de la direction est évidente dans sa surveillance générale, l'examen des résultats d'audit et l'affectation de ressources pour corriger les non-conformités des données.

L'établissement d'une culture appropriée permet de collecter les bonnes données de la manière la plus efficace, ce qui conduit à une prise de décision efficace. La définition des exigences en matière de données et d'informations est une étape clé pour obtenir des données correctes. Ce processus doit toujours commencer par le consommateur d'informations qui prend des décisions commerciales. La figure 3.0 illustre trois rôles clés en matière de données et leurs responsabilités dans l'élaboration et le respect des exigences en matière de données.

Figure 3 :Principal type d'informations sur les actifs contenues dans la GMAO

Pour une démonstration pratique de ce concept, considérons une carte des parties prenantes pour les coûts des actifs et de maintenance. Dans la figure 4.0, nous commençons par identifier le consommateur d'informations et revenons au producteur d'informations.

Figure 4 :Exemple de carte des parties prenantes pour les coûts d'immobilisation et de maintenance

Ainsi, le type de décisions dicte les caractéristiques de l'information et le producteur d'information produit une information conforme aux exigences du consommateur et aux normes fixées par le dépositaire. Ensemble, les parties prenantes définissent en collaboration les exigences et s'assurent que les données produites sont adaptées à l'objectif.

Conclusions – Les données en tant qu'atout

ISO 55000:2014 définit un actif comme tout ce qui apporte (ou a la capacité d'apporter) de la valeur aux parties prenantes de l'organisation. Les données sont un atout, car les données et les informations sont la source des stratégies d'actifs et les stratégies sont la façon dont la valeur est réalisée.

Cependant, le fait demeure que les données inutilisées ne font rien et n'ont donc aucune valeur intrinsèque. Pour être un atout, les données doivent être activement utilisées dans l'élaboration des stratégies de gestion des actifs. Par exemple, savoir que la criticité d'un actif est de 5 ne fait rien pour l'organisation, jusqu'à ce que quelqu'un l'utilise pour prioriser les travaux d'effraction ou les projets d'investissement. Ainsi, la question devient, une fois les données collectées dans la GMAO, que peuvent en faire les entreprises pour en créer de la valeur.

Dans l'exécution de ses fonctions principales, la GMAO fournit des informations clés pour permettre les décisions de gestion des actifs, comme indiqué dans les exemples du tableau ci-dessous. Il ne s'agit pas d'une liste exhaustive, mais pour les besoins de cet article, quelques types d'informations sur les actifs ont été sélectionnés pour être analysés par rapport aux décisions typiques prises par divers services.

Les informations sur les actifs sont générées à toutes les phases du cycle de vie de l'actif. Elle est antérieure à la présence physique de l'actif et s'étend même au-delà de la mise hors service de l'actif. Il existe de nombreuses sources d'informations sur les actifs, en fait, un seul actif a de nombreuses sources qui doivent être gérées. Une grande partie de ces informations et données est contenue dans le CMMS. La gestion des informations sur les actifs vise à générer des informations de bonne qualité pour la prise de décision. La gestion des informations sur les actifs nécessite une action délibérée de la part de l'organisation, cela ne se fera pas de manière organique. Cela a été réalisé avec de nombreuses facettes des activités de l'organisation telles que la qualité, l'environnement, la sécurité et la gestion des actifs. De même, pour les informations sur les actifs, un système de gestion est également requis. L'objectif du système de gestion est d'améliorer l'efficacité des décisions de gestion des actifs sur la base d'informations précises sur les performances, les coûts et les risques des actifs.

Bien que les problèmes liés à la culture et à la gestion de l'information puissent prendre du temps à résoudre, j'espère que cet article vous a inspiré à reconnaître l'importance de la GMAO et à prendre des mesures pour accroître l'utilité et la valeur de vos données GMAO.

Question triviale :Qu'y a-t-il dans votre GMAO ?

Répondre :Tout ce que vous y mettez.

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Son livre, Risk-based Asset Criticality Assessment Handbook

Ses prochains cours :

1. Direction de la gestion d'actifs (Winnipeg)
2. Bases de la gestion des actifs et ISO 5500x (Winnipeg)
3. Bases de la gestion des actifs et ISO 5500x (en ligne)