Maximiser la Valeur des Actifs avec les Données GMAO : Blog Invité Expert

Résumé Exécutif

Cet article cherche à aligner les données GMAO à la stratégie globale de gestion d'actifs de l'organisation. Il commence en positionnant la GMAO comme un système d'information important, digne du temps et des efforts de l'organisation. J'ai souvent expliqué qu'il n'y a pas de solution logicielle assez puissante pour résister à une culture de données inappropriée. Souvent, si vos données sont constamment fausses, cherchez les coupables dans votre culture de données. Dans cet article, je décris des pratiques qui ne se prêtent pas à ce que les données GMAO créent de la valeur économique. Cela est suivi par une description de certaines philosophies et pratiques de base présentes dans les cultures de données efficaces. Finalement, je clos en explorant l'idée des données GMAO comme un actif, en identifiant comment elles peuvent créer de la valeur en permettant la prise de décision en gestion d'actifs, bien au-delà des limites des décisions de maintenance.

La GMAO comme Système d'Information d'Actifs

Le Système de Gestion de Maintenance Assistée par Ordinateur (GMAO) est le type le plus courant de système d'information d'actifs trouvé dans les entreprises dépendantes d'actifs. Les systèmes d'information d'actifs sont la fondation des Systèmes de Gestion de l'Information d'Actifs (SGIA) comme représenté dans la Figure 1.0.

Figure 1 : Composants du Système de Gestion de l'Information d'Actifs

Le rôle du système d'information est de faciliter la création, collecte, stockage, analyse, maintenance, transfert, récupération, et présentation de l'information d'actifs. Une GMAO contient typiquement des enregistrements et informations d'actifs visant à faciliter le déploiement de la stratégie de maintenance pour des installations avec une grande base d'actifs. Le logiciel GMAO est composé d'une série d'applications intégrées telles que registre d'actifs, gestion des ordres de travail, gestion de stock, gestion du temps et main-d'œuvre, et condition d'actif (Figure 2.0). Il est aussi assez courant de voir des responsabilités partagées pour la gestion de stock dans les cas où l'ERP et la GMAO sont des logiciels différents.

Figure 2 : Exemples d'Applications GMAO

Culture de Données Inappropriée

Il est parfois difficile de repérer une culture de données inappropriée, mais elle est généralement marquée par des comportements et activités qui créent des risques et expositions pour l'organisation. En voici quelques-unes :

• Absence de Stratégie d'Information d'Actifs – La stratégie est nécessaire pour connecter les efforts de gestion de l'information d'actifs à la stratégie organisationnelle et définir comment l'information sera utilisée dans la prise de décision.

• Absence de Standards Organisationnels – Standards organisationnels insuffisants pour définir à quoi l'information GMAO devrait ressembler.

• Gouvernance Insuffisante – Permettre des changements non régulés aux données GMAO sans surveillance ni règles.

• Processus Métier et Flux de Travail Insuffisants – Les flux de travail et processus métier sont nécessaires pour instruire la GMAO quoi faire avec les données. C'est ainsi que la valeur est créée. Tristement, ils manquent sur de nombreuses plateformes GMAO.

• Propriété Inappropriée – Cela découle d'un partenariat insuffisant entre les équipes maintenance et IT et se manifeste de trois façons :

  • Appropriation manifeste de la GMAO par l'IT et réduction de la voix maintenance, ou
  • Appropriation manifeste par l'équipe maintenance avec très peu de surveillance IT, laissant l'équipe maintenance gérer les problèmes de réseau et cybersécurité, ou
  • GMAO en terre de personne avec absence de propriété.

• Indépendance Départementale Excessive – Cela va de départements et filiales en silos autorisés à acheter leur propre GMAO ou créer des inefficacités en dupliquant l'information ou empêchant le partage efficace de l'information métier.

• Numérisation Insuffisante – Contourner le rôle de la GMAO en créant et utilisant des données manuelles. Cela arrive généralement quand il y a un manque de confiance dans les données GMAO.

• Sous-utilisation – Reléguer la GMAO à seulement créer des ordres de travail ou enregistrer le temps. La GMAO moyenne peut gérer bien plus de la chaîne de valeur de l'information.

• Processus d'Ordres de Travail Inappropriés – Ne pas créer d'ordre de travail pour chaque activité d'actif. Cela prive la GMAO d'un devoir central : capturer efficacement les coûts d'actifs et d'activités. Cela résulte généralement en coûts dupliqués ou manquants du fait de ne pas être enregistrés précisément ou de résider dans plusieurs tableurs sans relation entre eux.

• Effet Panacée – Créer de la dérive de périmètre en utilisant la GMAO comme « attrape-tout » pour tout type d'information. Les GMAO ne sont généralement pas conçues pour gérer des plans as-built et peuvent planter si vous téléchargez directement des manuels O&M sur chaque actif.

Créer la Bonne Culture de Données

Créer la bonne culture de données est la première étape pour s'assurer que les bonnes données sont collectées de la façon la plus efficace. C'est une combinaison de bonne stratégie, standards organisationnels efficaces, et pratiques robustes de gestion de données et information. Il est facile de repérer une culture de données appropriée. Voici quelques philosophies et pratiques de base présentes quand une organisation a la bonne culture de données :

• SGIA – L'organisation a un système de gestion documenté pour l'information d'actifs qui décrit les philosophies et standards utilisés pour gérer les données.

• Interopérabilité – L'information produite dans une zone de l'entreprise est utilisée dans une autre partie sans manipulation significative. Par exemple, si la GMAO est le système de référence pour le registre technique d'actifs, alors c'est la source unique de vérité pour les enregistrements d'actifs.

• Propriété – La GMAO et autres systèmes d'information sont possédés par les unités métier avec surveillance pour les décisions organisationnelles liées, l'IT comme partenaire clé. Donc, Finance possède l'ERP par exemple et Maintenance possède la GMAO. Cela signifie aussi que ces propriétaires métier sont responsables d'établir le SGIA avec le support de l'IT.

• Gouvernance & Gestion des Données – Rôles et responsabilités, protocoles d'accès, règles claires pour gérer les changements et audits réguliers sont en place. La gouvernance et gestion des données s'alignent aussi avec les fonctions organisationnelles. Par exemple, où un Responsable Maintenance est le gardien de la GMAO, l'organigramme contient aussi un poste de Responsable Maintenance qui développe les standards pertinents et dont l'autorisation est requise pour modifier les données.

• Culture Organisationnelle – Il y a des preuves de bonne gouvernance dans la culture organisationnelle au sens large qui supporte l'établissement d'une culture de données efficace. La culture de données est un microcosme de la culture organisationnelle au sens large et l'attitude de l'organisation envers la discipline des processus se reflétera dans la culture de données.

• Implication de la Direction – L'implication de la direction est évidente par leur surveillance générale, revue des résultats d'audits, et allocation de ressources pour corriger les non-conformités de données.

Établir une culture appropriée permet de collecter les bonnes données de la façon la plus efficace, menant à une prise de décision efficace. Définir les exigences en données et information est une étape clé pour bien faire les données. Ce processus devrait toujours commencer avec le consommateur d'information qui prend les décisions métier. La Figure 3.0 démontre trois rôles clés de données et leurs responsabilités dans le développement et le respect des exigences de données.

Figure 3 : Principaux types d'Information d'Actifs contenus dans la GMAO

Pour une démonstration pratique de ce concept, considérons une carte des parties prenantes pour les coûts d'actifs et maintenance. Dans la Figure 4.0, nous commençons par identifier le consommateur d'information et remontons vers le producteur d'information.

Figure 4 : Exemple de Carte des Parties Prenantes pour Coûts d'Actifs et Maintenance

Ainsi, le type de décisions dicte les caractéristiques de l'information et le producteur d'information produit une information qui respecte les exigences du consommateur et les standards fixés par le gardien. Ensemble, les parties prenantes définissent collaborativement les exigences et s'assurent que les données produites sont adaptées à leur but.

Conclusions – Les Données comme Actif

L'ISO 55000:2014 a défini un actif comme tout ce qui fournit (ou a la capacité de fournir) de la valeur aux parties prenantes de l'organisation. Les données sont un actif car les données et l'information sont la source des stratégies d'actifs et les stratégies sont comment la valeur est réalisée.

Cependant, le fait reste : les données non utilisées ne font rien et n'ont donc pas de valeur intrinsèque. Pour être un actif, les données doivent être activement utilisées dans le développement des stratégies pour gérer les actifs. Par exemple, savoir que la criticité d'un actif est 5 ne fait rien pour l'organisation, jusqu'à ce que quelqu'un l'utilise pour prioriser les travaux d'urgence ou projets d'investissement. La question devient donc : une fois les données collectées dans la GMAO, que peuvent faire les entreprises avec pour en créer de la valeur.

En effectuant ses fonctions de base, la GMAO fournit des informations clés pour permettre les décisions de gestion d'actifs comme montré dans les exemples du tableau ci-dessous. Ce n'est pas une liste exhaustive, mais pour les besoins de cet article, quelques types d'information d'actifs ont été sélectionnés pour analyse contre les décisions typiques prises par divers services.

L'information d'actif est générée à toutes les phases du cycle de vie de l'actif. Elle précède la présence physique de l'actif et s'étend même au-delà de sa retraite. Il y a de nombreuses sources d'information d'actifs ; en fait, un seul actif a de nombreuses sources qui doivent être gérées. Une grande partie de cette information et données est contenue dans la GMAO. La gestion de l'information d'actifs vise à générer de l'information de bonne qualité pour la prise de décision. Gérer l'information d'actifs exige une action délibérée de l'organisation, cela n'arrivera pas organiquement. Cela a été réalisé avec de nombreux aspects de l'activité organisationnelle tels que qualité, environnement, sécurité, et gestion d'actifs. De même, pour l'information d'actifs, un système de gestion est aussi requis. Le but du système de gestion est d'améliorer l'efficacité des décisions de gestion d'actifs basées sur l'information précise de performance, coût et risque d'actifs.

Bien que les problèmes autour de la culture et de la gestion de l'information puissent prendre du temps à résoudre, j'espère que cet article vous a inspiré à reconnaître l'importance de la GMAO et à initier des étapes pour augmenter l'utilité et la valeur de vos données GMAO.

Question Trivia : Qu'y a-t-il dans votre GMAO ?

Réponse : Tout ce que vous y mettez.

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Son livre, Manuel d'Évaluation de Criticité d'Actifs Basée sur les Risques

Ses prochains cours :

1. Leadership Exécutif en Gestion d'Actifs (Winnipeg)
2. Essentiels de la Gestion d'Actifs & ISO 5500x (Winnipeg)
3. Essentiels de la Gestion d'Actifs & ISO 5500x (En ligne)