Logiciel de gestion des stocks :fonctionnalités et avantages

Lorsque la plupart des gens pensent aux logiciels de gestion des stocks, ils pensent aux applications de vente au détail. Mais le logiciel est utilisé dans une grande variété d'industries, y compris la fabrication, la santé, l'éducation et le gouvernement. Le logiciel de gestion des stocks est plus grand et meilleur que vous ne le pensez.

Pour cet article, examinons donc ce qu'est un logiciel de gestion des stocks, puis ses fonctionnalités et ses avantages.

Qu'est-ce qu'un logiciel de gestion des stocks ?

Le logiciel de gestion des stocks est un outil qui vous permet de suivre, de gérer et de contrôler l'inventaire et les actifs de votre installation à tout moment et de n'importe où. Un logiciel de gestion des stocks rationalise et centralise le processus de contrôle du flux et de maintenance des stocks pour garantir que la bonne quantité de stocks est disponible au bon moment et au bon coût. Il s'agit d'un outil d'organisation des données d'inventaire qui étaient auparavant généralement stockées sur papier ou dans des feuilles de calcul.

Fonctionnalités du logiciel de gestion des stocks

Gestion des stocks

Le logiciel de gestion des stocks centralise vos fonctions d'entrepôt les plus élémentaires et nécessaires. Grâce à lui, votre organisation est en mesure de voir les détails complets de l'inventaire, tels que les niveaux de stock, l'historique des produits et d'autres spécifications de produits. Ces données, lorsqu'elles sont synchronisées avec toutes les autres parties de votre système, aident tous vos services à fonctionner avec les mêmes informations. Par exemple, une fois que le service comptable peut voir les niveaux de stock, il peut mieux planifier et budgétiser. Travailler avec les mêmes informations dans le même format garantit une collaboration entre vos équipes à un degré beaucoup plus élevé que si elles devaient travailler avec des systèmes individuels, ce qui conduit à des silos de données inévitables.

Suivi de l'inventaire

Le suivi des stocks est important à chaque étape. Un système informatisé de gestion de la maintenance vous permet de suivre votre inventaire par numéros de série, étiquettes RFID et codes à barres. Ces outils facilitent le traitement rapide des données d'inventaire lorsque l'inventaire arrive pour la première fois dans votre entrepôt. Ils fournissent également un audit de tous les mouvements de stock. Ceci est particulièrement important pour les industries qui traitent des denrées périssables. Si l'inventaire est périssable, il a une date d'utilisation définie et les propriétaires d'entreprise doivent accorder une plus grande attention aux cycles de demande d'inventaire que les propriétaires d'entreprise qui traitent des articles non périssables. Par exemple, le suivi des œufs dans une boulangerie industrielle est différent du suivi des palettes de barres d'armature.

Alertes d'inventaire

Les alertes d'inventaire, également appelées alertes de stock, avertissent votre organisation lorsqu'il y a eu un changement important dans les niveaux d'inventaire. De nombreuses entreprises utilisent les alertes de stock faible, mais il en existe également d'autres types, notamment les alertes pour :

• Nouvelles expéditions
  Les responsables peuvent s'inscrire à cette alerte pour rester informés des expéditions à gérer.
• Point de réapprovisionnement des stocks
  Les gestionnaires peuvent configurer des alertes de faible inventaire pour garder un œil sur leur inventaire. Une alerte de stock faible est le seuil auquel vous devez commander à nouveau un article en stock.

L'alerte qui vous convient le mieux dépendra de la nature de vos opérations de maintenance. Par exemple, le module logiciel de gestion des stocks CMMS d'Hippo dispose d'une fonctionnalité d'alerte de stock qui envoie généralement une notification à un individu ou à un groupe d'individus lorsqu'un article atteint sa quantité minimale.

Rapports et analyses

Les rapports et les analyses sont d'excellents outils à avoir à portée de main lorsque vous développez votre entreprise. Les outils d'analyse évaluent les modèles de vos processus et peuvent donc être utilisés pour prévoir la demande future, et la prévision de la demande est un moyen de réduire le stock de sécurité et les coûts de possession. Garder un inventaire à portée de main simplement pour des raisons de sécurité n'est plus nécessaire lorsque vous avez une idée de la quantité dont vous aurez vraiment besoin. Vous pouvez également utiliser ces données pour éviter les ruptures de stock, qui peuvent entraîner des opportunités manquées de maintenance. Les rapports utilisent des données brutes et fournissent des informations faciles à comprendre et à partager.

Avantages du logiciel de gestion des stocks

Niveaux d'inventaire gérés

Le surstock peut épuiser les ressources de votre organisation en dépensant de l'argent pour effectuer des stocks que vous n'utilisez pas. Les ruptures de stock peuvent entraîner des activités de maintenance déséquilibrées. Vous ne fermez pas les PM au bon moment parce que vous n'avez pas les bonnes pièces et les bons matériaux sous la main. Pour résoudre ce problème, les responsables des stocks peuvent se référer aux données CMMS pour s'assurer qu'ils savent où se trouvent les niveaux de stock, puis avoir les pièces et les matériaux prêts lorsqu'ils en ont besoin.

Amélioration de l'efficacité

Le logiciel de gestion des stocks suit les données au fil du temps, ce qui rend les opérations d'installation et de maintenance plus efficaces. Avec des dispositifs de gestion des stocks appropriés comme les lecteurs de codes-barres, votre organisation peut considérablement améliorer son efficacité et sa productivité. Ces appareils aident à éliminer les processus manuels afin que vos employés puissent se concentrer sur des tâches plus importantes. Par exemple, il est beaucoup plus rentable d'avoir des techniciens travaillant sur la maintenance au lieu de perdre du temps à chercher des pièces de rechange ou à suivre manuellement la quantité de tel ou tel matériel qu'ils ont utilisé.

Transfert de position facile

Un logiciel de gestion des stocks permet aux organisations de suivre leur inventaire au fur et à mesure qu'il est déplacé vers différents sites et facilite. Contrairement à un tableur, un bon logiciel de gestion des stocks repose sur une base de données centrale accessible depuis n'importe quel ordinateur de bureau ou appareil mobile connecté à Internet. Le logiciel GMAO utilise le suivi des stocks en temps réel pour enregistrer tous les articles en stock (pièces et autres matériaux) et aider les utilisateurs à toujours savoir où se trouvent les choses.

Réduction des temps d'arrêt des équipements

Le système de gestion des stocks suit les informations clés sur les pièces de rechange utilisées pour entretenir et réparer l'équipement. En déterminant le point de réapprovisionnement pour chaque pièce de rechange en fonction de son prix, de sa criticité, de son délai de livraison et de son niveau d'utilisation, une bonne GMAO peut vous aider à déterminer le point idéal où il y a toujours suffisamment de pièces de rechange pour les besoins de votre organisation en déterminant le réapprovisionnement pointez et commandez la quantité. Par exemple, si vous utilisez une pièce par semaine et qu'il faut quatre semaines pour que le stock de réapprovisionnement arrive, vous avez besoin de quatre de ces pièces en stock à tout moment.

Conclusion

Maintenant que vous connaissez les avantages d'un excellent logiciel de gestion des stocks, il est temps de voir comment vous pouvez les atteindre. Pour déterminer la bonne solution de gestion des stocks pour votre installation, vous devez évaluer vos besoins actuels ainsi que vos plans de croissance future. Au fur et à mesure que votre entreprise grandit, votre système d'inventaire peut-il évoluer avec elle ? À mesure que votre entreprise évolue, votre système actuel offre-t-il la flexibilité dont vous aurez besoin pour gérer le changement ?

N'oubliez pas qu'une partie du processus de prise de décision devrait impliquer de parler avec votre fournisseur de GMAO actuel. Non seulement ils sont des experts du domaine, mais ils seront en mesure de vous dire comment utiliser au mieux leur logiciel. Si vous n'avez pas encore de GMAO, c'est le moment d'en obtenir une. Commencez à contacter les fournisseurs. Une fois qu'ils auront une idée de vos besoins, ils pourront discuter avec vous de solutions.