Services GMAO :Six éléments à prendre en compte

Passer à un système informatisé de gestion de la maintenance (GMAO) peut être difficile. Il convient de bien réfléchir aux besoins et à la taille d'une entreprise, aux coûts du logiciel de GMAO et bien sûr aux avantages de l'avoir - c'est-à-dire des économies de temps, de ressources, d'efficacité ainsi qu'un retour sur investissement (ROI). Et même une fois qu'une entreprise a trouvé le système de gestion de la maintenance qui convient le mieux à son organisation, il reste encore un autre problème à résoudre ; cela étant, quels services de mise en œuvre ou d'intégration seront nécessaires. Les entreprises qui achètent un logiciel de GMAO doivent déterminer comment et qui sera responsable de l'installation et de la configuration du logiciel, ainsi que de la formation au logiciel ?

La réponse à cette question repose sur les trois facteurs suivants :

• Budget :coût de la mise en œuvre effectuée par le personnel de l'entreprise par rapport au coût de l'installation de la GMAO par un technicien fournisseur.
• Temps :le temps (et les coûts associés) qui sera consacré par le personnel de l'entreprise par rapport au coût d'un technicien fournisseur.
• Ressources :les employés possédant les compétences nécessaires pour mener à bien la mise en œuvre et l'intégration de la GMAO

Étant donné que les entreprises varient dans leur capacité à gérer la configuration et la mise en œuvre du logiciel, il est utile de savoir que les fournisseurs de GMAO offrent une variété de services à différents niveaux de prix pour répondre à une gamme de besoins. . En général, les fournisseurs proposent les options suivantes pour la mise en œuvre du système de gestion :

• Assistance à distance uniquement :avec une assistance en ligne ou par téléphone, une entreprise est responsable de l'installation et de la configuration complètes du logiciel CMMS.
• Importation de données et assistance à distance uniquement :les entreprises disposant de données existantes (au format tableur, fichier CSV) peuvent être aidées à les déplacer vers le logiciel de gestion.
• Intégration complète :un technicien fournisseur s'occupera de tous les aspects de la mise en œuvre, de l'audit des stocks à la saisie des données, en passant par la configuration du système, la formation du personnel aux logiciels et la mise en service.

Au moment de décider du niveau d'assistance nécessaire, les six facteurs suivants doivent être pris en considération :

1. Données de maintenance existantes

Comme suggéré précédemment, les entreprises peuvent déjà disposer de données existantes alors que d'autres n'en ont pas. Dans certains cas, une entreprise peut migrer vers un autre logiciel de GMAO à partir d'un logiciel existant, ou disposer de données sur un logiciel de maintenance préventive, un tableur ou un fichier CSV. Dans ces cas, un fournisseur de GMAO peut faciliter ce processus en nettoyant ou en nettoyant les données (c'est-à-dire en supprimant les données redondantes ou erronées) et en les important dans le nouveau système au format approprié.

2. Taille de l'entreprise

Tenez compte de la taille de l'entreprise concernée. L'utilisation du système sera-t-elle limitée à un site ou y aura-t-il plusieurs sites impliqués ? Pour les grandes entreprises avec une multitude de magasins, une GMAO sera utilisée à l'échelle de l'entreprise. Dans ce cas, tous les sites de l'entreprise doivent être configurés de manière cohérente afin que toutes les exigences de gestion de la maintenance soient satisfaites de la même manière. Si ce n'est pas le cas, le logiciel GMAO ne fonctionnera pas comme il se doit ou n'offrira pas le retour sur investissement attendu.

3. Calendrier prévu pour la mise en œuvre de la GMAO

Le temps est une variable importante en ce qui concerne les facteurs de coût réel et d'opportunité. La réalité est que la mise en œuvre de la GMAO prend du temps. La portée de la mise en œuvre doit également être prise en compte. Par exemple, combien d'actifs seront ajoutés au système et y aura-t-il des données supplémentaires ajoutées (par exemple, des images de plan d'étage, etc.) ? La définition d'échéanciers réalistes pour la création d'une liste d'inventaire complète fournit également un cadre pour l'achèvement des tâches. Voici une idée des délais réalistes pour la réalisation d'un audit indépendant de l'entreprise :

• Entreprises avec 0 à 100 actifs =30 jours
• Entreprises avec 200 actifs =45 jours
• Entreprises comptant entre 201 et 500 actifs =90 jours

4. Exhaustivité de la saisie des données GMAO

Une entreprise doit décider de l'étendue des données à saisir. Les données seront-elles limitées aux équipements et aux actifs ou comprendront-elles également des images, des manuels, des plans, etc. ? L'ajout de données supplémentaires au système prendra du temps et des ressources. Cet effort supplémentaire doit être mis en balance avec les objectifs d'utilisation de la GMAO et les résultats prévus.

5. Ressources disponibles pour configurer la GMAO

Outre l'engagement de temps requis pour la mise en place d'une GMAO, il est important de disposer de personnes capables et disponibles pour effectuer la tâche. Comme indiqué, la mise en œuvre d'une GMAO prend du temps, ce qui signifie que les techniciens de maintenance et les responsables devront s'absenter de leurs responsabilités quotidiennes pour collecter les listes d'équipements et de pièces.

6. Capacité technique des utilisateurs du logiciel

Lorsque vous envisagez de mettre en place une GMAO en interne, une attention particulière doit être accordée à la maîtrise des technologies des utilisateurs du système. Bien que la configuration du système soit relativement simple, les opérateurs férus de technologie seront plus susceptibles de terminer la mise en œuvre de la GMAO rapidement et avec précision avec moins de formation requise que ceux qui ne sont pas férus de technologie.

L'intégration et la mise en œuvre de la GMAO sont une étape importante dans le succès du système. Un examen attentif des objectifs, du budget et des ressources d'une entreprise guidera une décision sur les services d'intégration à utiliser. Au minimum, une assistance pour la saisie des données sera nécessaire s'il n'y a pas d'utilisateurs avertis avec une certaine familiarité avec la GMAO disponible. Bien que les services d'intégration ne soient pas bon marché, ils finiront par rapporter des dividendes lorsqu'il s'agira d'atteindre les objectifs de gestion de la maintenance et le retour sur investissement attendu. Cela dit, il est important d'être attentif aux fournisseurs qui proposent une formation à vie illimitée et une configuration gratuite ; aucune de ces fonctionnalités CMMS n'est durable ou réaliste. De même, méfiez-vous des vendeurs de GMAO qui font de la publicité, aucune formation n'est requise - achetez maintenant ! Ce n'est pas vrai non plus. Aller de l'avant avec une GMAO est une décision d'investissement importante et exige que les acheteurs fassent preuve de diligence raisonnable en vérifiant les avis des clients, en lisant les commentaires sur l'assistance et la formation et en demandant aux fournisseurs potentiels des références dans un secteur pertinent. En fin de compte, la GMAO sélectionnée sera la mieux adaptée au secteur, à la taille, aux besoins et au budget de l'entreprise.