Services GMAO : 6 critères clés pour choisir le bon système

Passer à un système de Gestion de Maintenance Assistée par Ordinateur (GMAO) peut être un défi. Une réflexion approfondie doit être donnée aux besoins et à la taille de l'entreprise, aux coûts du logiciel GMAO et bien sûr, aux avantages de l'avoir — à savoir, économies en temps, ressources, efficacité ainsi que retour sur investissement (ROI). Et même une fois qu'une entreprise a trouvé le système de gestion de maintenance le mieux adapté à son organisation, il reste un autre problème à résoudre : quels services d'implémentation ou d'intégration seront requis. Les entreprises achetant un logiciel GMAO doivent considérer comment et qui sera responsable de l'installation et la configuration du logiciel, et de la formation.

La réponse à cette question repose sur les trois facteurs suivants :

• Budget — le coût de l'implémentation réalisée par le personnel de l'entreprise vs le coût d'un technicien fournisseur pour l'installation GMAO.
• Temps — le temps (et le coût impliqué) passé par le personnel de l'entreprise vs le coût d'un technicien fournisseur.
• Ressources — les employés avec les compétences nécessaires pour mener l'implémentation et l'intégration GMAO.

Comme les entreprises varient dans leur capacité à gérer la configuration et l'implémentation du logiciel, il est utile de savoir que les fournisseurs GMAO offrent une variété de services à différents niveaux de prix pour répondre à une gamme de besoins. En général, les fournisseurs proposent les options suivantes pour l'implémentation du système de gestion :

• Assistance à distance uniquement — avec assistance en ligne ou par téléphone, l'entreprise est responsable de l'installation et la configuration complète du logiciel GMAO.
• Importation de données & assistance à distance uniquement — les entreprises avec des données existantes (format tableur, fichier CSV) peuvent être assistées pour les migrer vers le logiciel de gestion.
• Intégration complète — un technicien fournisseur prend en charge tous les aspects de l'implémentation : audit d'inventaire, saisie de données, configuration système, formation du personnel au logiciel, jusqu'à la mise en service.

Lors de la décision sur le niveau d'assistance nécessaire, les six facteurs suivants doivent être pris en compte :

1. Données de maintenance existantes

Comme suggéré précédemment, les entreprises peuvent déjà avoir des données existantes tandis que d'autres non. Dans certains cas, une entreprise peut migrer vers une autre GMAO depuis une existante, ou avoir des données sur un logiciel de maintenance préventive, un tableur ou un fichier CSV. Dans ces cas, un fournisseur GMAO peut faciliter ce processus en nettoyant les données (suppression des données redondantes ou truffées d'erreurs) et en les important dans le nouveau système au bon format.

2. Taille de l'entreprise

Considérez la taille de l'entreprise concernée. L'utilisation du système sera-t-elle limitée à un site ou y aura-t-il plusieurs sites ? Pour les grandes entreprises avec de nombreux magasins, une GMAO sera utilisée à l'échelle de l'entreprise. Dans ce cas, tous les sites doivent être configurés de manière cohérente pour que tous les besoins de gestion de maintenance soient satisfaits de la même façon. Sinon, le logiciel GMAO ne fonctionnera pas comme il devrait ou ne délivrera pas le ROI attendu.

3. Délai d'implémentation GMAO prévu

Le temps est une variable importante concernant les facteurs de coût réel et d'opportunité. La réalité est que l'implémentation GMAO prend du temps. La portée de l'implémentation doit aussi être considérée. Par exemple, combien d'actifs seront ajoutés au système et y aura-t-il des données additionnelles (images de plans, etc.) ? Définir des délais réalistes pour créer une liste d'inventaire complète fournit un cadre pour l'achèvement des tâches. Voici une idée de délais réalistes pour un audit d'entreprise indépendant :

• Entreprises avec 0-100 actifs = 30 jours
• Entreprises avec 200 actifs = 45 jours
• Entreprises avec 201-500 actifs = 90 jours

4. Exhaustivité de la saisie des données GMAO

Une entreprise doit décider de la portée des données à saisir. Les données seront-elles limitées aux équipements et actifs ou incluront-elles aussi images, manuels, plans, etc. ? L'ajout de données supplémentaires prendra du temps et des ressources. Cet effort additionnel doit être mis en balance avec les objectifs d'utilisation de la GMAO et les résultats projetés.

5. Ressources disponibles pour configurer la GMAO

Outre l'engagement temporel requis pour une configuration GMAO, avoir des personnes capables et disponibles pour faire la tâche est une considération importante. Comme noté, l'implémentation GMAO est chronophage, ce qui signifie que les techniciens et gestionnaires maintenance devront prendre du temps sur leurs responsabilités quotidiennes pour collecter les listes d'équipements et de pièces.

6. Capacité technique des utilisateurs du logiciel

En envisageant une configuration GMAO interne, une considération attentive doit être donnée au niveau technique des utilisateurs du système. Bien que la configuration système soit relativement simple, les opérateurs techniquement à l'aise seront plus susceptibles de terminer l'implémentation GMAO rapidement et précisément avec moins de formation requise que ceux qui ne le sont pas.

L'intégration et l'implémentation GMAO sont une étape importante dans le succès du système. Un examen attentif des objectifs, du budget et des ressources de l'entreprise guidera la décision sur les services d'intégration à utiliser. Au minimum, une assistance pour la saisie des données sera nécessaire s'il n'y a pas d'utilisateurs techniquement à l'aise avec une certaine familiarité avec la GMAO. Si les services d'intégration ne sont pas bon marché, ils porteront leurs fruits in fine pour atteindre les objectifs de gestion de maintenance et le ROI attendu. Cela dit, il est important d'être vigilant face aux fournisseurs qui offrent formation illimitée à vie et configuration gratuite ; aucune de ces fonctionnalités GMAO n'est durable ou réaliste. De même, méfiez-vous des fournisseurs GMAO qui annoncent « pas de formation nécessaire — achetez maintenant ! » Ce n'est pas vrai non plus. Avancer avec une GMAO est une décision d'investissement importante qui exige que les acheteurs fassent leur devoir de diligence en vérifiant les avis clients, lisant les commentaires sur le support et la formation, et en demandant aux fournisseurs potentiels des références dans un secteur pertinent. Au final, la GMAO sélectionnée sera la mieux adaptée à l'industrie, la taille, les besoins et le budget de l'entreprise.