Guide étape par étape pour calculer le ROI de votre GMAO

Les systèmes de Gestion de Maintenance Assistée par Ordinateur (GMAO) sont devenus de plus en plus attractifs pour les entreprises de nombreux secteurs : Santé, industrie manufacturière, hôtellerie, etc.

La motivation principale pour le passage à la gestion de maintenance automatisée est la simplification des tâches de maintenance et, par conséquent, les rendre plus efficaces et rentables. En personnalisant ces systèmes pour aider les entreprises à atteindre leurs objectifs de croissance, les gestionnaires peuvent intégrer les coûts quotidiens d'une opération de maintenance et leur permettre de prendre de meilleures décisions d'affaires dans le temps.

Puisque deux entreprises ne se ressemblent pas, il est important de considérer sérieusement à quoi une GMAO servira et d'en tenir compte lors de la décision d'avancer avec une approche de gestion de maintenance automatisée. Les systèmes varient dans les fonctionnalités offertes, donc trouver celui qui répond aux besoins actuels et futurs d'une entreprise est critique.

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Définition du ROI GMAO

Le point crucial : puisque un logiciel GMAO est à la fois un investissement financier et énergétique, il doit faire son travail et réaliser un retour sur investissement (ROI) pour être considéré comme valable.

Le retour sur investissement (ROI) mesure le gain ou la perte générée sur un investissement par rapport au montant investi. Le ROI est généralement exprimé en pourcentage et est typiquement utilisé pour les décisions financières personnelles, pour comparer la rentabilité d'une entreprise ou l'efficacité de différents investissements.

Formule du ROI GMAO

Lors de l'examen d'un logiciel de gestion de maintenance, la formule ci-dessous peut être utilisée pour calculer le ROI d'une entreprise :

ROI GMAO = (VALEUR - COÛTS) / COÛTS

Les métriques de la formule identifient aussi les étapes impliquées dans le calcul du ROI pour toute entreprise. Voici une décomposition de chacune.

Coûts de la GMAO

Comme noté, le coût d'un logiciel de gestion de maintenance n'est pas limité aux frais d'abonnement seuls. Voici la liste des facteurs à considérer pour estimer le coût total d'un système automatisé :

• Coût initial du logiciel
• Coûts d'implémentation initiaux
• Formation des utilisateurs
• Coûts de support et de mises à niveau
• Renouvellements de licence
• Matériel nécessaire (ordinateurs, appareils mobiles)

Beaucoup des coûts ci-dessus varient selon les options de gestion de maintenance et le fournisseur choisi. Certains systèmes offrent un accès cloud rendant l'installation logicielle inutile.

De même, plusieurs fournisseurs incluent un support client de base avec des frais additionnels pour le support premium. Les coûts d'implémentation et de formation varient aussi selon que les clients gèrent eux-mêmes ces aspects ou engagent un fournisseur pour mener des audits d'équipements et d'actifs et/ou de la formation utilisateur sur site.

Généralement, les GMAO nécessitent un accès informatique, plusieurs fournisseurs offrant aussi l'accès mobile. En considérant le coût total des systèmes de gestion de maintenance, les propriétaires d'entreprise doivent prendre en compte leur matériel disponible ainsi que le temps et le personnel nécessaires pour l'implémentation logicielle face aux coûts des services additionnels via un fournisseur.

Valeur de la GMAO

Pour qu'un système de gestion automatisé ait de la valeur, il doit y avoir des économies de coûts associées. Voici les facteurs potentiellement porteurs de valeur à considérer :

• Durée de vie des actifs — le nombre estimé d'années d'extension du cycle de vie d'un équipement grâce à la maintenance préventive planifiée via GMAO, réduisant ainsi les temps d'arrêt imprévus et pannes système.
• Heures supplémentaires — le nombre moyen d'heures de main-d'œuvre (incluant heures sup pour réparations imprévues et non planifiées) quand la maintenance préventive n'a pas été menée.
• Inventaire — le nombre moyen d'heures de main-d'œuvre et de production perdues dues à un inventaire insuffisant et achats d'urgence ; ce sont des heures économisées quand une GMAO suit et optimise les fournitures de stock, évitant surstocks et sous-stocks.
• Temps d'arrêt — le temps estimé de main-d'œuvre et production perdu à cause de maintenance préventive non planifiée.
• Services publics — le montant annuel dépensé en services publics comparé aux coûts attendus si CVC et autres actifs fonctionnaient à efficacité maximale grâce à la maintenance préventive de routine.
• Productivité — le temps passé sur les bons de travail générés manuellement, rapports, commandes d'inventaire et planification de maintenance.
• Gestion documentaire — le temps requis pour créer manuellement, classer, copier, rechercher et récupérer des documents.

Les estimations générées par ces facteurs constituent collectivement la valeur du logiciel de gestion de maintenance. Le calcul du ROI global se fait en plaçant ces métriques dans la formule. Le résultat déterminera si l'investissement dans une GMAO est rentable. Utilisez le calculateur de ROI d'Hippo et connaissez votre ROI GMAO aujourd'hui.

Estimer la période de retour sur investissement (payback)

Il ne suffit pas de savoir qu'une GMAO sera un investissement rentable ; déterminer quand cet investissement pourra être récupéré est tout aussi critique. Pour cette détermination, considérez les facteurs suivants sur un an, par nombre d'unités et par coûts. Totalisez ces estimations, puis divisez par les coûts GMAO globaux sur trois ans. Le résultat fournira une estimation du temps avant d'atteindre le ROI.

• Minutes passées à rédiger manuellement des bons de travail chaque semaine
• Estimation des minutes d'heures sup par semaine pour travail non-PM x # personnes
• Estimation de la main-d'œuvre et pièces pour équipements sous garantie
• Estimation des minutes passées hebdomadairement sur la planification ou changements de planning
• Estimation des minutes passées sur travail non signalé par semaine x # personnes
• Coût par heure de temps d'arrêt — estimation des heures annuelles
• Estimation des minutes par semaine à chercher des pièces x nombre d'employés
• Frais estimés pour pièces expédiées en urgence
• Temps estimé pour produire manuellement des rapports pour la direction

Décider de passer à un système de gestion de maintenance automatisé est une décision importante. Comme noté, outre l'investissement financier et l'engagement à considérer, il y a aussi les coûts en temps et énergie associés à la mise en place qui doivent être évalués.

Résumé du ROI GMAO

Une détermination réaliste ne peut être faite qu'après avoir soigneusement recherché les produits GMAO disponibles basés sur les besoins de l'entreprise, puis mis en balance les coûts opérationnels actuels sans système de gestion contre ce qui peut être attendu quand un tel système est en place.