Optimisez la gestion de maintenance avec un logiciel avancé de suivi d'équipements

Les logiciels de Gestion de Maintenance Assistée par Ordinateur (GMAO) ont révolutionné les opérations quotidiennes des entreprises couvrant une large gamme de secteurs : fabrication, santé, hôtellerie, commerce de détail, etc. Les logiciels de suivi d'équipements sont des systèmes sophistiqués et robustes de gestion d'installations qui suivent les bons de travail, génèrent rapidement des rapports précis, et déterminent instantanément quels actifs d'une entreprise nécessitent un logiciel de maintenance préventive. L'adoption croissante de ces systèmes repose sur leur capacité à automatiser les opérations, réduire les temps d'arrêt de production et augmenter la longévité des équipements. Avec des systèmes de gestion pleinement fonctionnels, les entreprises peuvent réaliser une augmentation de leur retour sur investissement (ROI).

L'un des aspects les plus critiques d'une implémentation GMAO réussie est de s'assurer que toutes les données saisies sont à la fois complètes et précises. Comme les programmes informatiques ne peuvent pas discriminer entre bonnes et mauvaises données (ou identifier les sources de données manquantes), les personnes chargées de configurer le système de gestion de leur entreprise sont responsables de garantir que le système fera ce pour quoi il est conçu. Voici cinq façons simples de s'assurer que tous les équipements et actifs de l'entreprise trouveront leur chemin dans le programme logiciel de gestion.

1. Déterminez quels actifs et équipements inclure dans votre inventaire GMAO

Chaque entreprise est unique, tout comme ses équipements et actifs. En décidant quels éléments inventorier, il est important de considérer les besoins et priorités de l'entreprise. Par exemple, les machines de production et pièces sont essentielles pour les opérations manufacturières, et les équipements mécaniques, électriques et de plomberie sont critiques pour les immeubles de bureaux et grandes installations. Bureaux, tables, ordinateurs et équipements AV sont essentiels pour les écoles et universités. Au-delà de la détermination des équipements essentiels à inventorier, les décisions concernant les actifs secondaires doivent aussi être considérées. Ceux-ci peuvent inclure les véhicules ainsi que les biens de stock comme fournitures de bureau, produits de nettoyage, outils, etc.

2. Déterminez quels détails d'actifs vous voulez recueillir pour votre GMAO

Idéalement, il est préférable d'entrer le maximum d'informations possible dans le système sur les équipements et actifs de l'entreprise. Cependant, comme cela prend du temps et des efforts, des décisions doivent être prises sur le niveau de détail de la liste d'équipements et d'actifs. Il est aussi important de considérer que plus une opération est grande, plus il y aura de données. Pour la plupart des entreprises, les grands équipements opérationnels et mécaniques sont les plus importants et doivent donc recevoir le plus d'attention au détail. Les informations pertinentes à ajouter incluent :

• Numéros de série
• Localisations
• Codes-barres
• Images
• Manuels et documents
• Détails du fabricant
• Dates (installation, expiration garantie, inspection)
• Fournisseurs associés
• Pièces de rechange et fournisseurs associés

Lors de la collecte de données d'équipements et d'actifs pour votre logiciel GMAO, il peut être utile de créer un tableur formaté qui peut être partagé et mis à jour par les responsables de département. Ainsi, les membres de différents départements ayant accès à des détails d'équipements spécifiques peuvent collaborer à la création d'une liste maître d'actifs. L'utilisation d'un programme cloud permettra aux membres de l'équipe de mettre à jour les documents en temps réel.

3. Assignez des personnes responsables de la collecte de données GMAO avec des délais

Il n'y a pas de doute que la mise en place d'un système logiciel de maintenance d'équipements prend du temps et de l'énergie. Pour ces raisons, il est logique de développer une stratégie qui guidera le processus. Si une équipe est responsable de la création d'une liste d'équipements, il est important que chaque membre soit bien informé de la tâche globale ainsi que de sa responsabilité propre. Définir des délais réalistes pour créer une liste d'inventaire fournit un cadre pour l'achèvement des tâches. Voici une idée de ce à quoi devraient ressembler des délais réalistes :

• Entreprises avec 0-100 actifs : 30 jours
• Entreprises avec 200 actifs : 45 jours
• Entreprises avec 201-500 actifs : 60 jours
• Entreprises avec 501-1000 actifs : 90-120 jours

Des vérifications de progression régulières, sur une base hebdomadaire ou bimensuelle, devraient être menées pour s'assurer que la tâche reste sur les rails.

Les grandes entreprises ou celles avec beaucoup d'actifs peuvent choisir d'externaliser la tâche d'audit d'équipement. Pour trancher, les entreprises doivent peser le coût d'engager un fournisseur externe pour faire cette tâche correctement et efficacement contre les coûts d'opportunité associés au temps que les membres du personnel sont retirés de leurs tâches régulières.

4. Consultez le fournisseur GMAO pour des conseils

Pour les entreprises qui ont déjà une liste d'inventaire d'équipements en ligne et souhaitent la migrer vers une GMAO, les fournisseurs potentiels peuvent aider à comprendre ce qui doit être fait. Les clients peuvent choisir de migrer les données eux-mêmes ou de faire faire par le fournisseur. Ceux qui ont le temps et sont confiants dans la gestion des aspects techniques de l'implémentation GMAO peuvent trouver la migration de leurs données préférable. Si vous êtes pressé de démarrer, ne voulez pas d'accrocs, et voulez que le travail soit bien fait dès le début, les fournisseurs GMAO offrent des options de mise en place clé en main.

5. Révisez et nettoyez la liste des données d'équipements GMAO

L'étape finale de la création d'une liste d'équipements et d'inventaire implique la vérification des erreurs et l'assurance que toutes les informations pertinentes ont été recueillies. L'étape finale implique ce qui suit :

• Vérifier que la liste d'inventaire est complète (recommandé : un second regard)
• Vérifier l'orthographe (les fautes signalent un manque de crédibilité)
• Les images sont claires et formatées appropriément pour être visualisées sur différents appareils
• Tous les manuels et documents sont référencés
• Les localisations des équipements et actifs sont correctes

Ajouter un logiciel de suivi d'équipements à une opération implique bien plus qu'un investissement financier. Cela exige de s'engager sur le temps et l'énergie nécessaires pour s'assurer que le système fait ce pour quoi il est conçu. Créer un inventaire complet d'équipements et d'actifs correctement entré dans le système est essentiel pour un résultat réussi. À cette fin, les fournisseurs sont heureux d'offrir aux clients des conseils sur les options d'implémentation de logiciels de gestion de maintenance. Quelle que soit l'option choisie, une fois la configuration du système terminée, les GMAO offrent aux entreprises une façon entièrement automatisée de garantir que les opérations fonctionnent au mieux tout en économisant temps, énergie et argent.

Chez Hippo CMMS, nous savons que les 6 premiers mois d'implémentation sont les plus critiques pour le succès client. Si vous n'avez pas l'adhésion de tous les utilisateurs et que l'adoption est faible, les chances de succès de l'implémentation GMAO ne sont pas prometteuses. C'est pourquoi nous investissons massivement dans notre processus d'intégration client. Si vous souhaitez vivre notre service client inégalé et notre logiciel convivial, vous pouvez l'essayer gratuitement pendant 30 jours !