Logiciel de suivi des équipements :Optimisez votre gestion de la maintenance

Les systèmes informatisés de gestion de la maintenance (CMMS) ont révolutionné les opérations quotidiennes des entreprises couvrant un large éventail de secteurs industriels, notamment la fabrication, les soins de santé, l'hôtellerie, la vente au détail, etc. Les logiciels de suivi des équipements sont des systèmes logiciels de gestion des installations sophistiqués et robustes qui suivent le travail commandes, générer rapidement des rapports précis et déterminer instantanément les actifs d'une entreprise qui nécessitent un logiciel de maintenance préventive. L'évolution croissante vers ces systèmes repose sur leur capacité à automatiser les opérations commerciales, à réduire les temps d'arrêt de la production et à augmenter la longévité des équipements. Avec des systèmes de gestion entièrement fonctionnels, les entreprises peuvent réaliser une augmentation de leur retour sur investissement (ROI).

L'un des aspects les plus critiques d'une mise en œuvre réussie de la GMAO est de s'assurer que toutes les données saisies sont à la fois complètes et exactes. Les programmes informatiques étant incapables de faire la distinction entre les bonnes et les mauvaises données (ou d'identifier les sources de données manquantes), les personnes en charge de la mise en place du système de gestion de leur entreprise ont la responsabilité de s'assurer que le système fera ce pour quoi il est conçu. Voici cinq façons simples de s'assurer que tous les équipements et actifs de l'entreprise se retrouveront dans le logiciel de gestion.

1. Déterminez les actifs et équipements à inclure dans votre inventaire GMAO

Chaque entreprise est unique, tout comme ses équipements et ses actifs. Lors du choix des articles à inventorier, il est important de tenir compte des besoins et des priorités d'une entreprise. Par exemple, les machines de production et les pièces sont essentielles pour les opérations de fabrication, et les équipements mécaniques, électriques et de plomberie sont essentiels pour les immeubles de bureaux et les grandes installations. Les bureaux, les tables, les ordinateurs et l'équipement audiovisuel sont essentiels aux écoles et aux universités. Au-delà de la détermination des équipements essentiels à inventorier, les décisions concernant les actifs secondaires doivent également être prises en compte. Ceux-ci peuvent inclure des véhicules ainsi que des marchandises en stock telles que des fournitures de bureau, des produits de nettoyage, des outils, etc.

2. Déterminez les détails de l'actif que vous souhaitez collecter pour votre GMAO

Idéalement, il est préférable d'entrer autant d'informations que possible dans le système sur l'équipement et les actifs d'une entreprise. Cependant, parce que cela prend du temps et des efforts, des décisions doivent être prises sur le degré d'exhaustivité d'une liste d'équipements et d'actifs. Il est également important de considérer que plus une opération est importante, plus il y aura de données. Pour la plupart des entreprises, les grandes exploitations mécaniques et d'exploitation sont les plus importantes et, par conséquent, devraient recevoir le plus d'attention aux détails. Les informations pertinentes à ajouter incluent :

• Numéros de série
• Lieux
• Codes-barres
• Images
• Manuels et documents
• Coordonnées du fabricant
• Dates (installation, expiration de la garantie, inspection)
• Fournisseurs associés
• Pièces de rechange et fournisseurs associés

Lors de la collecte des données d'équipement et d'actifs pour votre logiciel de GMAO, il peut être utile de créer une feuille de calcul formatée qui peut être diffusée et mise à jour par les chefs de service. Ce faisant, les membres de différents départements qui ont accès à des détails spécifiques sur l'équipement peuvent collaborer à la création d'une liste principale des actifs. L'utilisation d'un programme basé sur le cloud permettra aux membres de l'équipe de mettre à jour les documents en temps réel.

3. Affecter des personnes responsables de la collecte des données CMMS avec des délais

Il ne fait aucun doute que la mise en place d'un système logiciel de maintenance des équipements demande du temps et de l'énergie. Pour ces raisons, il est logique de développer une stratégie qui guidera le processus. Si une équipe est responsable de la création d'une liste d'équipements, il est important que chaque membre de l'équipe soit bien informé de la tâche globale ainsi que de ce dont il est responsable. La définition d'échéanciers réalistes pour la création d'une liste d'inventaire fournit un cadre pour l'achèvement des tâches. Voici une idée de ce à quoi devraient ressembler des échéanciers réalistes :

• Entreprises comptant entre 0 et 100 éléments :30 jours
• Entreprises comptant 200 actifs :45 jours
• Entreprises comptant entre 201 et 500 actifs :60 jours
• Entreprises disposant de 501 à 1 000 actifs :90 à 120 jours

En outre, des vérifications régulières des progrès effectuées sur une base hebdomadaire ou bihebdomadaire doivent être effectuées pour s'assurer que la tâche reste dans les délais.

Les grandes entreprises ou celles qui possèdent de nombreux actifs peuvent choisir de sous-traiter la tâche d'audit des équipements. Pour déterminer ce problème, les entreprises doivent peser le coût de l'embauche d'un fournisseur externe pour effectuer cette tâche correctement et efficacement par rapport aux coûts d'opportunité associés au temps que les membres du personnel sont retirés de leurs tâches habituelles.

4. Consultez le fournisseur de GMAO pour obtenir des conseils

Pour les entreprises qui ont déjà une liste d'inventaire des équipements en ligne et qui souhaitent la faire migrer vers une GMAO, les fournisseurs potentiels peuvent aider à comprendre ce qui doit être fait. Les clients peuvent choisir de migrer les données par eux-mêmes ou de laisser le fournisseur le faire pour eux. Ceux qui ont le temps et sont confiants dans la gestion des aspects techniques de la mise en œuvre de la GMAO peuvent trouver préférable de migrer leurs données. Si vous êtes impatient de commencer, que vous ne voulez pas de contretemps et que vous voulez que le travail soit fait dès le départ, les fournisseurs de GMAO proposent des options de configuration clés en main.

5. Examiner et nettoyer la liste des données d'équipement CMMS

La dernière étape de la création d'une liste d'équipement et d'inventaire consiste à vérifier les erreurs et à s'assurer que toutes les informations pertinentes ont été recueillies. La dernière étape implique ce qui suit :

• Vérifier que la liste d'inventaire est complète (il est recommandé d'obtenir une deuxième paire d'yeux)
• Vérifiez si l'orthographe est correcte (les fautes d'orthographe signalent un manque de crédibilité)
• Les images sont claires et formatées de manière appropriée pour être visualisées sur différents appareils
• Tous les manuels et documents sont référencés
• Les emplacements des équipements et des ressources sont corrects

L'ajout d'un logiciel de suivi d'équipement à une opération implique bien plus qu'un investissement financier. Cela nécessite de consacrer le temps et l'énergie nécessaires pour s'assurer que le système fait ce pour quoi il est conçu. La création d'un inventaire complet des équipements et des actifs qui est correctement entré dans le système est essentielle pour un résultat réussi. À cette fin, les fournisseurs sont heureux d'offrir aux clients des conseils sur les options de mise en œuvre du logiciel de gestion de la maintenance. Quelle que soit l'option choisie, une fois la configuration du système terminée, les GMAO offrent aux entreprises un moyen entièrement automatisé de s'assurer que les opérations fonctionnent au mieux tout en économisant du temps, de l'énergie et de l'argent.

Chez Hippo CMMS, nous savons que les 6 premiers mois de mise en œuvre sont les plus critiques pour la réussite du client. Si vous n'obtenez pas l'adhésion de tous les utilisateurs et que l'adoption est faible, les chances que la mise en œuvre de la GMAO soit un succès ne sont pas prometteuses. C'est pourquoi nous investissons massivement dans notre processus d'intégration des clients. Si vous souhaitez faire l'expérience de notre service client imbattable et de notre logiciel convivial, vous pouvez l'essayer gratuitement pendant 30 jours !