Découvrez les principaux avantages d'une application de bons de travail pour une gestion de maintenance efficace

Six avantages d'une application de bons de travail

Ces dernières années, les logiciels de gestion de maintenance assistée par ordinateur (GMAO) ont évolué pour répondre aux exigences de l'industrie en devenant des applications plus sophistiquées, robustes et conviviales. L'un des développements les plus significatifs a été l'ajout de l'accessibilité mobile. Compte tenu de l'utilisation généralisée des smartphones, tablettes et ordinateurs portables, ce changement dans la façon dont les clients accèdent aux systèmes de gestion de maintenance a été un véritable tournant.

Les systèmes de logiciels de maintenance dotés de fonctionnalités mobiles sont idéaux pour les techniciens de maintenance en déplacement. En libérant les techniciens pour qu'ils puissent travailler quand et où ils le souhaitent, le logiciel devient d'autant plus précieux pour les entreprises qui dépendent de l'efficacité et de la productivité. Si la commodité des appareils mobiles est indéniable, il est important de comprendre exactement comment l'accès mobile profite aux utilisateurs de la gestion de maintenance informatisée. Voici quelques points à considérer lors de l'utilisation d'une application GMAO mobile :

1. Éliminer le désordre papier

L'époque des armoires de classement débordantes touche à sa fin. De plus en plus, les particuliers comme les entreprises passent au « zéro papier » ; optant pour la livraison par e-mail des factures, factures, reçus, courriers postaux, etc. Un logiciel de maintenance avec accès mobile soutient une opération sans papier en permettant d'accéder aux bons de travail, aux plannings de maintenance préventive, aux plans d'étage, etc., sans avoir besoin d'imprimante ni d'espace de stockage pour la paperasse. La maintenance assistée par mobile est respectueuse de l'environnement car elle réduit les déchets lorsque les impressions ne sont plus nécessaires.

2. Notifications en temps réel

La capacité de réagir rapidement aux problèmes opérationnels est une priorité pour les entreprises. Les temps d'arrêt prolongés dus à une panne d'équipement peuvent avoir un impact direct sur les résultats. La notification en temps réel offerte par un logiciel de bons de travail mobile raccourcit le délai entre l'identification d'une réparation et sa résolution. L'envoi de photos d'un lieu de réparation via un appareil mobile ne nécessite plus qu'un employé soit sur place pour inspecter personnellement un problème. Les bons de travail peuvent être envoyés en déplacement, réduisant le temps de réponse. Qu'il s'agisse de photos, de génération de bons de travail ou de notifications push lors de l'arrivée de demandes de maintenance, tout cela est possible avec un logiciel GMAO doté d'un accès mobile.

3. Gain de temps précieux

Les avantages environnementaux du passage au sans papier grâce à l'accès mobile ont déjà été soulignés. Mais le sans papier est aussi un énorme gain de temps car il n'est plus nécessaire de passer du temps à générer et stocker des documents papier. Au-delà, les techniciens d'exploitation peuvent accéder instantanément aux plans de site, aux pièces en stock, aux emplacements des pièces et équipements, et aux détails des équipements, le tout depuis un smartphone ou une tablette sans avoir à être sur site. Enfin, comme les utilisateurs de GMAO peuvent créer des bons de travail via l'accès mobile sur le terrain, ils n'ont pas à revenir plus tard pour mettre à jour la base de données de gestion de maintenance sur site. Tout est fait par synchronisation automatique du système. En somme, ces avantages d'accès mobile font des systèmes de gestion de maintenance informatisés des outils efficaces pour gagner du temps.

4. Accès en déplacement

Comme suggéré précédemment, les GMAO d'aujourd'hui sont des systèmes puissants et complexes capables de gérer tous les aspects de la gestion d'installations. Lors de la phase de configuration de l'implémentation du logiciel, un temps considérable est consacré au téléchargement des données relatives aux équipements, pièces et actifs de l'entreprise, y compris les plans d'étage, les spécifications d'équipement, les manuels d'exploitation et de maintenance, et les codes de série. Une fois en place et après l'intégration du logiciel de maintenance, le système est prêt à être utilisé sur le terrain ou où que l'utilisateur se trouve. Les utilisateurs ne sont plus attachés à leurs ordinateurs de bureau pour accéder aux manuels, images, spécifications ou plannings de maintenance préventive. Avec un logiciel de gestion de maintenance doté d'un accès mobile, tout est accessible via un appareil mobile en format numérique.

5. Télécharger et transmettre des images

L'une des grandes fonctionnalités des appareils mobiles est qu'ils disposent tous d'excellentes caméras. En matière de maintenance de bâtiments, avoir une caméra disponible est un outil inestimable pour documenter les dommages sur un équipement ou une zone de l'installation. Une fois l'étendue du problème photographiée, elle peut être jointe à un bon de travail afin de planifier correctement la réparation. Pour les systèmes de logiciels de maintenance avec capacités d'accès mobile, une image vaut mille mots et rend le processus de réparation plus efficace et rapide.

6. Capacités de lecture de codes-barres

De nombreux GMAO disposent d'une fonction de lecture de codes accessible via des appareils mobiles. Avec cette fonctionnalité, il est possible de générer automatiquement des codes-barres ou des codes QR pour tous les équipements et actifs en quelques secondes. La fonction de lecture de codes offre aux utilisateurs mobiles un accès rapide aux données critiques des équipements, aux bons de travail ouverts, à l'historique de maintenance, aux photos, aux manuels et autres documents. Cette fonction sert également de raccourci pour effectuer des fonctions clés telles que la soumission de bons de travail, l'ajout de détails d'équipement ou la mise hors ligne d'un actif en réparation. Grâce à la lecture de codes-barres mobile, il n'est plus nécessaire de rechercher dans la base de données avec des mots-clés et des filtres pour les manuels ou de créer des bons de travail lorsqu'un code-barres peut être simplement scanné avec un smartphone ou une tablette. La capacité de lecture de codes-barres des appareils mobiles ajoute de la flexibilité à la gestion de maintenance de manière efficace et économe en temps.

Aujourd'hui, les logiciels de bons de travail, en particulier les applications de bons de travail, permettent de soumettre, mettre à jour et clôturer des bons de travail depuis n'importe quel appareil mobile connecté au web. Sans avoir à trier du papier ou à retourner à leur bureau pour créer, modifier ou mettre à jour un bon de travail, les techniciens peuvent gérer tous leurs processus de bons de travail directement depuis leurs téléphones ou tablettes. L'ajout de l'accès aux appareils mobiles aux systèmes logiciels de maintenance a élevé ces systèmes à un nouveau niveau d'efficacité, de commodité et de rentabilité pour les entreprises.