Critères essentiels CMMS que tout responsable maintenance doit évaluer

Cinq éléments que les responsables maintenance doivent rechercher dans un CMMS

Les responsables maintenance sont les personnes chargées de maintenir les installations en fonctionnement. Ils sont des membres précieux de toute opération ; leurs tâches varient en portée selon la taille et la fonction de l'installation pour laquelle ils travaillent. Généralement, les responsables maintenance supervisent l'installation, la réparation et l'entretien des biens de l'employeur, y compris les machines, les systèmes mécaniques, les bâtiments et autres structures. Leur routine quotidienne implique d'être responsable de choses aussi banales que le remplacement d'ampoules à aussi critiques que s'assurer qu'un équipement clé est réparé ou que des dégâts des eaux dans une zone du bâtiment sont traités correctement. Comme les entreprises dépendent d'opérations ininterrompues, la responsabilité incombe aux responsables maintenance de chercher des moyens d'accomplir leur travail de la manière la plus efficace et rentable possible.

À cet égard, un nombre croissant de responsables optent pour des systèmes de Gestion de Maintenance Assistée par Ordinateur (GMAO) pour piloter leurs opérations. Ce logiciel automatisé est spécifiquement conçu pour simplifier la gestion de maintenance grâce à l'utilisation d'interfaces cloud sécurisées, d'accessibilité mobile et de fonctionnalités sans papier. Avec un système de gestion de maintenance en place, les responsables peuvent suivre les bons de travail, générer rapidement des rapports précis et déterminer instantanément quels actifs nécessitent une maintenance préventive. Non seulement cet outil fait gagner du temps aux responsables maintenance, mais lorsqu'il est utilisé correctement, il peut prolonger la durée de vie des équipements, améliorer l'organisation, optimiser la gestion du temps et de la main-d'œuvre, et in fine réduire les coûts et augmenter les profits.

Voici cinq fonctionnalités importantes de CMMS à considérer lors du choix d'un logiciel de gestion de maintenance :

1. Convivialité du CMMS

Les systèmes de logiciels de gestion de maintenance sont conçus pour être faciles à utiliser sans aucune expérience technique requise de la part des utilisateurs. Une fois les données d'une installation entrées dans le système, l'utilisation du logiciel n'est pas plus difficile que l'utilisation d'une application smartphone. Il suffit d'appuyer ou de cliquer sur des icônes, de répondre à des invites et de remplir des informations. Les GMAO offrent également la portabilité, ce qui signifie qu'elles peuvent être utilisées quand et où un technicien peut se trouver. Être attaché à un ordinateur de bureau est inutile puisque des tablettes ou smartphones peuvent être utilisés pour générer des bons de travail, consulter des rapports, télécharger ou visualiser des images et vérifier les plannings de maintenance préventive. Le logiciel peut synchroniser automatiquement les données depuis différents appareils, éliminant le besoin de mettre à jour manuellement les nouvelles données. Les systèmes de maintenance informatisés donnent un nouveau sens aux applications conviviales.

2. Identifier et satisfaire les exigences fonctionnelles immédiates du CMMS

Chaque entreprise est unique et ses exigences immédiates en matière de gestion de maintenance le sont tout autant. Par exemple, certaines entreprises sont logées dans une seule installation tandis que d'autres ont plusieurs sites. Si c'est le cas, les options à considérer devraient être orientées vers un logiciel de maintenance capable d'accueillir des entreprises multi-sites. Au-delà, les responsables maintenance doivent explorer soigneusement d'autres besoins tels que : le nombre de techniciens qui utiliseront le logiciel, le besoin de différents niveaux d'accès au système, l'accès mobile, la nécessité d'inclure des plans architecturaux et le type de support requis. La plupart des logiciels de gestion de maintenance offrent bon nombre des fonctionnalités suivantes : gestion des fournisseurs, maintenance préventive, gestion des bons de travail, suivi des équipements, stocks et pièces, lecture de codes-barres, plans d'étage interactifs, rapports de maintenance, accès mobile et maintenance de flotte.

3. Répondre aux exigences fonctionnelles du CMMS à long terme

Les entreprises ne sont pas des opérations statiques. À mesure que les industries et les technologies changent, les entreprises doivent également évoluer. Cela signifie aussi que les besoins de maintenance d'une entreprise aujourd'hui ne seront pas nécessairement les mêmes demain. Tout comme les responsables maintenance doivent s'adapter au changement, le logiciel de gestion de maintenance sur lequel ils comptent doit le faire aussi. Pour les entreprises qui envisagent une croissance et un développement futurs — qu'il s'agisse de développer ou d'agrandir leur site, d'acheter de nouveaux équipements et/ou d'augmenter leur personnel — un CMMS doit pouvoir répondre à ces besoins futurs. Les systèmes de gestion de maintenance ont la capacité de répondre aux besoins des entreprises en évolution en permettant d'ajouter des utilisateurs supplémentaires, d'étendre et/ou d'ajouter de nouveaux sites d'installation ou de mettre à niveau de nouveaux équipements et actifs de l'entreprise.

4. Options de formation et de support CMMS

Un logiciel CMMS offre différents niveaux de support selon les besoins des clients. Les options de services de support incluent l'intégration, les audits sur site et la formation. Les responsables maintenance ont également la possibilité d'entrer les données eux-mêmes ou de faire appel à un technicien CMMS pour le faire. L'intégration et la formation peuvent se faire en ligne ou sur site. Il existe également des options de support continu selon les besoins de l'entreprise. En choisissant les options de formation et de support les plus adaptées à leur entreprise, les responsables doivent équilibrer les coûts des services additionnels par rapport au temps, à l'énergie et aux allocations de ressources pour ne pas les avoir.

5. Intégration du CMMS avec d'autres systèmes logiciels

L'un des avantages de l'utilisation d'un logiciel de gestion de maintenance est sa capacité à fonctionner avec d'autres systèmes logiciels. Les exemples incluent les fonctionnalités de codes-barres et de téléchargement d'images qui intègrent le logiciel de caméra sur les appareils mobiles ainsi que la fonction de synchronisation automatique qui met à jour les données saisies depuis différents appareils. La capacité des systèmes de gestion de maintenance à fonctionner de manière transparente avec d'autres logiciels ajoute à leur valeur en tant qu'outil efficace et efficient pour les responsables maintenance.

Aujourd'hui, les entreprises sont constamment confrontées aux exigences de l'industrie et aux conditions économiques. Pour maximiser leurs résultats, elles doivent également trouver les moyens les plus efficaces de fonctionner. Pour les responsables maintenance, les systèmes logiciels de gestion de maintenance informatisée fournissent l'avantage nécessaire pour maintenir les équipements et actifs en condition optimale avec un minimum de temps d'arrêt.