10 stratégies éprouvées pour optimiser la gestion des bons de travail pour le succès de l'entreprise

Au cours des trois dernières décennies, la gestion des opérations des entreprises a grandement évolué. Les conditions économiques fluctuantes, la concurrence accrue sur le marché et le passage à la technologie informatique sont en grande partie responsables de l'adoption par les entreprises de tous secteurs d'une approche « plus intelligente » des opérations. Afin de rester rentables et compétitives, les entreprises reconnaissent le besoin d'une efficacité accrue grâce à des économies de ressources, de matériaux et de temps. Un aspect clé de la gestion efficace des opérations est la gestion efficace des bons de travail. Voici dix conseils pour améliorer ce processus :

1. Envisagez de passer des méthodes papier de gestion des opérations aux formats numériques.

Les tableurs offrent une excellente solution de gestion de maintenance par bons de travail pour les petites et moyennes opérations traitant moins de 20 bons de travail mensuels. Un tableur est créé à l'aide d'un programme informatique tel que Microsoft Excel ou Lotus 1-2-3. Lors de l'utilisation d'un logiciel de tableur, les données organisées en colonnes et lignes peuvent être capturées, affichées et manipulées. Les tableurs sont conçus pour contenir des données numériques et de courtes chaînes de texte ainsi que pour afficher graphiquement les relations de données. D'autre part, pour les installations plus grandes — celles gérant plus de 20 bons de travail mensuels, un logiciel de suivi de bons de travail comme une Gestion de Maintenance Assistée par Ordinateur (GMAO) est un choix plus optimal car ces systèmes peuvent suivre les bons de travail, générer rapidement des rapports précis et déterminer instantanément quels actifs nécessitent une maintenance préventive ou des réparations. Les innovations récentes dans le logiciel incluent des interfaces cloud sécurisées, l'accessibilité mobile via smartphones et tablettes et le passage au tout sans papier, rendant ces systèmes encore plus attractifs pour les entreprises.

2. Différencier maintenance réactive et préventive

La maintenance réactive est effectuée lorsqu'un équipement tombe en panne de manière inattendue. Dans ce cas, les opérations cessent jusqu'à ce que l'équipement soit réparé. Parfois, cela peut nécessiter de commander une pièce nécessaire si elle n'est pas en stock. D'autre part, la maintenance préventive implique de vérifier l'équipement pendant qu'il fonctionne encore dans le but d'effectuer des mises au point et de remplacer de petites pièces pour prévenir les pannes et défaillances inattendues. Comme la maintenance préventive peut être planifiée pendant les temps d'arrêt opérationnels et lorsque les pièces nécessaires sont en main, les perturbations des opérations sont minimisées et la durée de vie des équipements peut être prolongée.

3. Mettre en œuvre un plan de maintenance préventive

Il est important de développer un plan de maintenance préventive dans le but de réduire la maintenance réactive non planifiée. Ce faisant, les coûts peuvent être réduits, les ressources mieux allouées et la gestion du temps plus efficace. En planifiant la maintenance préventive, les gestionnaires d'installations peuvent déployer les techniciens pour travailler sur des équipements en fonction des temps de faible utilisation et également par emplacement dans l'installation de sorte que plusieurs pièces puissent être entretenues en même temps.

4. Associer le bon de travail aux actifs

Lors de la planification d'un planning de maintenance préventive et plus tard lors de la révision de tout l'historique de maintenance, lier les bons de travail aux actifs peut être une stratégie bénéfique. Cela implique d'associer un bâtiment et un emplacement avec son équipement (par exemple, unités de toit telles que ventilateur d'extraction, unité de traitement d'air, climatisation). En établissant ces associations, les gestionnaires peuvent réduire le temps des techniciens et identifier les équipements en fonction de leur emplacement dans leurs rapports d'historique de maintenance.

5. Établir et utiliser des modèles et des procédures opérationnelles standard

Puisque l'efficacité et la rentabilité sont des objectifs primaires, il est logique que les responsables maintenance mettent en œuvre des procédures qui aident ce processus. La création de modèles de listes de contrôle et de protocoles pour la maintenance élimine les conjectures pour les techniciens et garantit qu'ils sont conformes aux normes d'exploitation pour chaque équipement. Les modèles de bons de travail de maintenance standardisés réduisent les erreurs et la confusion tout en augmentant la probabilité qu'ils soient traités comme ils le devraient.

6. Utiliser des appareils mobiles pour gérer les bons de travail

Les appareils mobiles sont un excellent outil de gestion de maintenance par bons de travail en ajoutant une portabilité gain de temps à la tâche. Avec l'application de bons de travail, les responsables maintenance peuvent soumettre des bons de travail sur le terrain sans avoir à attendre de retourner à leurs ordinateurs de bureau pour le faire. En d'autres termes, les bons de travail peuvent être envoyés en déplacement, raccourcissant le temps de réponse. Lors de l'utilisation d'un CMMS, les techniciens peuvent créer, modifier ou mettre à jour un bon de travail directement depuis leurs téléphones ou tablettes. De plus, ces systèmes ont des capacités de caméra et de code-barres intégrées qui réduisent les erreurs et, une fois de plus, font gagner du temps lors de la commande de pièces. Avec l'accès mobile au scan de codes-barres, il n'est plus nécessaire de rechercher dans les bases de données des fabricants d'équipements avec des mots-clés et des filtres pour les manuels. Au lieu de cela, les bons de travail peuvent être créés avec précision lorsqu'un code-barres est facilement scanné avec un smartphone ou une tablette.

7. Fixer des dates d'échéance réalistes

Parce que le temps c'est de l'argent, fixer un temps de réparation réaliste est vital. En estimant avec précision le temps pendant lequel un équipement sera hors service, les responsables maintenance peuvent faire des plans de planification alternatifs dans le but de maintenir les opérations globales.

8. Quand possible, assigner le travail aux techniciens internes

Puisque les réparations peuvent être coûteuses, il est préférable de chercher la manière la plus rentable de les faire faire. Les grandes entreprises avec de nombreux actifs trouveront probablement avoir leurs propres techniciens internes comme la solution la plus abordable en termes de gain de temps et de coût global. Les techniciens internes sont facilement disponibles, minimisant ainsi les temps d'arrêt d'équipement. En utilisant cette approche, les responsables maintenance peuvent gérer la responsabilité, surveiller le temps de réalisation, enregistrer les coûts de main-d'œuvre ainsi que observer les tendances de réparation et planifier pour l'avenir. Pour les petites opérations, il peut être plus rentable d'utiliser des techniciens tiers plutôt que d'embaucher des prestataires de services internes. En faisant entretenir plusieurs équipements à la fois (lors de l'utilisation d'un programme de maintenance préventive), la sous-traitance des services devient un choix optimal.

9. Suivre les dépenses externes des fournisseurs et vendeurs

Dans un effort pour évaluer si un technicien de réparation interne est justifié, garder une trace des dépenses externes des fournisseurs et vendeurs ainsi que du coût des temps d'arrêt d'équipement peut être utile. Lorsque les coûts d'utilisation de services de réparation tiers (y compris l'achat de leurs pièces) dépassent le coût d'embauche d'un technicien du personnel, la solution devient claire.

10. Suivre et enregistrer tous les coûts, pièces, fournitures, main-d'œuvre, sous-traitants externes

Lors de l'évaluation des coûts opérationnels globaux, les coûts liés aux fournitures, à la main-d'œuvre et aux sous-traitants externes sont des facteurs importants à considérer. En suivant ces coûts dans le temps, les responsables maintenance peuvent prendre des décisions éclairées sur la meilleure façon d'allouer les fonds et les ressources à l'avenir.

Conclusion

Maintenir l'équipement d'une entreprise en fonctionnement efficace est probablement l'objectif le plus important des responsables maintenance. Simplifier et accélérer les bons de travail est un moyen d'atteindre cet objectif. Être informé sur les actifs d'une installation et leurs emplacements, développer un plan de maintenance préventive planifié, créer des modèles de bons de travail standardisés et incorporer la technologie des appareils mobiles peut minimiser les erreurs et les temps d'arrêt d'équipement inutiles. De plus, ces stratégies aident à prolonger la durée de vie des équipements et à améliorer la gestion du temps et l'utilisation de la main-d'œuvre et, in fine, à réduire les coûts globaux et augmenter les marges bénéficiaires. Trouver le véhicule optimal pour les bons de travail, qu'il s'agisse d'un tableur ou d'un logiciel de bons de travail, est une première étape importante vers l'atteinte de l'efficacité opérationnelle.