10 conseils aux entreprises pour améliorer la gestion des bons de travail

Au cours des trois dernières décennies, la gestion des opérations de l'entreprise a beaucoup évolué. Les conditions économiques fluctuantes, la concurrence accrue sur le marché et l'évolution vers la technologie informatique sont en grande partie responsables de l'adoption par les entreprises de tous les secteurs d'une approche opérationnelle « plus intelligente ». Afin de rester rentables et compétitives, les entreprises reconnaissent la nécessité d'une efficacité commerciale accrue grâce à des économies de ressources, de matériaux et de temps. Un aspect clé d'une gestion efficace des opérations est la gestion efficace des ordres de travail. Voici dix conseils pour améliorer ce processus :

1. Envisagez de passer des méthodes de gestion des opérations sur papier aux formats numériques.

Les feuilles de calcul offrent une excellente solution de gestion de la maintenance des bons de travail pour les petites et moyennes entreprises qui traitent moins de 20 bons de travail par mois. Une feuille de calcul est créée à l'aide d'un programme informatique tel que Microsoft Excel ou Lotus 1-2-3. Lors de l'utilisation d'un tableur, les données disposées en colonnes et en lignes peuvent être capturées, affichées et manipulées. Les feuilles de calcul sont conçues pour contenir des données numériques et de courtes chaînes de texte, ainsi que pour afficher graphiquement les relations entre les données. D'autre part, pour les grandes installations - celles qui gèrent plus de 20 ordres de travail mensuels, un logiciel de suivi des ordres de travail comme un logiciel de gestion de maintenance informatisé (GMAO) est un choix plus optimal car ces systèmes peuvent suivre les ordres de travail, générer rapidement des rapports précis, et déterminer instantanément lesquels de leurs actifs nécessitent une maintenance préventive ou des réparations. Les innovations récentes du logiciel incluent des interfaces sécurisées basées sur le cloud, l'accessibilité mobile via les smartphones et les tablettes et la suppression totale du papier, ce qui rend ces systèmes encore plus attrayants pour les entreprises.

2. Différencier maintenance réactive et préventive

La maintenance réactive est effectuée lorsqu'un équipement tombe en panne de manière inattendue. Dans ce cas, les opérations cessent jusqu'à ce que l'équipement soit réparé. Parfois, cela peut nécessiter qu'une pièce nécessaire soit commandée si elle n'est pas en stock. D'autre part, la maintenance préventive consiste à vérifier l'équipement pendant qu'il fonctionne encore dans le but d'effectuer des mises au point et de remplacer de petites pièces pour éviter les pannes et les pannes inattendues. Étant donné que la maintenance préventive peut être planifiée pendant les temps d'arrêt des opérations et lorsque les pièces nécessaires sont disponibles, les interruptions des opérations sont minimisées et la durée de vie des équipements peut être prolongée.

3. Mettre en place un plan de maintenance préventive

Il est important d'élaborer un plan de maintenance préventive dans le but de réduire la maintenance réactive non planifiée. Ce faisant, les coûts peuvent être réduits, les ressources peuvent être mieux allouées et la gestion du temps peut devenir plus efficace. En planifiant la maintenance préventive, les gestionnaires d'installations peuvent déployer des techniciens pour travailler sur des pièces d'équipement en fonction des temps d'utilisation faibles et également en fonction de l'emplacement de l'installation, de sorte que plusieurs pièces peuvent être entretenues en même temps.

4. Associez le bon de travail aux actifs

Lors de la planification d'un calendrier de maintenance préventive, puis plus tard lors de l'examen de tout l'historique de maintenance, lier les ordres de travail aux actifs peut être une stratégie bénéfique. Cela implique d'associer un bâtiment et un emplacement à son équipement (c. En établissant ces associations, les responsables peuvent réduire le temps des techniciens et également identifier l'équipement en fonction de son emplacement dans leurs rapports d'historique de maintenance.

5. Établir et utiliser des modèles et des procédures opérationnelles standard

Étant donné que l'efficacité et la rentabilité sont les principaux objectifs, il est logique que les responsables de la maintenance mettent en œuvre des procédures qui facilitent ce processus. La création de modèles de listes de contrôle et de protocoles pour la maintenance élimine les conjectures pour les techniciens et garantit qu'ils sont conformes aux normes de fonctionnement pour chaque pièce d'équipement. Les modèles de maintenance standardisés des ordres de travail réduisent les erreurs et la confusion tout en augmentant la probabilité qu'ils soient traités comme ils le devraient.

6. Utilisez des appareils mobiles pour gérer les bons de travail

Les appareils mobiles sont un excellent outil de gestion de la maintenance des ordres de travail en ajoutant une portabilité rapide à la tâche. Avec l'application de bons de travail, les responsables de la maintenance peuvent soumettre des bons de travail sur le terrain sans avoir à attendre de retourner à leurs ordinateurs de bureau pour le faire. En d'autres termes, les bons de travail peuvent être envoyés en déplacement, ce qui réduit le temps de réponse. Lorsqu'ils utilisent une GMAO, les techniciens peuvent créer, modifier ou mettre à jour un bon de travail directement depuis leur téléphone ou leur tablette. De plus, ces systèmes ont des capacités de caméra et de codage à barres intégrées qui réduisent les erreurs et, encore une fois, permettent de gagner du temps lors de la commande de pièces. Grâce à la lecture de codes-barres d'accès mobile, il n'est plus nécessaire de chercher dans les bases de données des fabricants d'équipements avec des mots clés et des filtres pour les manuels. Au lieu de cela, les bons de travail peuvent être créés avec précision lorsqu'un code-barres est facilement scanné avec un smartphone ou une tablette.

7. Fixez des dates d'échéance réalistes

Parce que le temps c'est de l'argent, il est essentiel de fixer un temps de réparation réaliste. En estimant avec précision la durée pendant laquelle un équipement sera hors service, les responsables de la maintenance sont en mesure d'établir des plans de planification alternatifs dans le but de maintenir les opérations globales.

8. Dans la mesure du possible, confiez le travail à des techniciens internes

Étant donné que les réparations peuvent être coûteuses, il est préférable de rechercher le moyen le plus rentable de les faire effectuer. Les grandes entreprises disposant de nombreux actifs trouveront probablement que le fait d'avoir leurs propres techniciens internes est la solution la plus abordable en termes de gain de temps et de coût global. Les techniciens internes sont facilement disponibles, minimisant ainsi les temps d'arrêt de l'équipement. Grâce à cette approche, les responsables de la maintenance sont en mesure de gérer la responsabilité, de surveiller le temps d'exécution, d'enregistrer les coûts de main-d'œuvre ainsi que d'observer les tendances de réparation et de planifier l'avenir. Pour les petites opérations, il peut être plus rentable d'utiliser des techniciens tiers plutôt que d'embaucher des fournisseurs de services internes. En ayant plusieurs pièces d'équipement entretenues à la fois (lors de l'utilisation d'un programme de maintenance préventive), la sous-traitance de l'entretien est un choix optimal.

9. Suivre les dépenses externes des fournisseurs et vendeurs

Afin d'évaluer si un technicien de réparation interne est justifié, il peut être utile de suivre les dépenses externes des fournisseurs et des vendeurs ainsi que le coût des temps d'arrêt de l'équipement. Lorsque les coûts d'utilisation des services de réparation tiers (y compris l'achat de leurs pièces) dépassent le coût d'embauche d'un technicien du personnel, la solution devient claire.

10. Suivez et enregistrez tous les coûts, pièces, fournitures, main-d'œuvre, sous-traitants externes

Lors de l'évaluation des coûts d'exploitation globaux, les coûts liés aux fournitures, à la main-d'œuvre et aux entrepreneurs externes sont des facteurs importants à prendre en compte. En suivant ces coûts dans le temps, les responsables de la maintenance sont en mesure de prendre des décisions éclairées sur la meilleure façon d'allouer les fonds et les ressources à l'avenir.

Conclusion

Maintenir le fonctionnement efficace des équipements d'une entreprise est probablement l'objectif le plus important des responsables de la maintenance. Simplifier et accélérer les ordres de travail est un moyen d'atteindre cet objectif. Connaître les actifs d'une installation et leur emplacement, élaborer un plan de maintenance préventive planifiée, créer des modèles de bons de travail normalisés et intégrer la technologie des appareils mobiles peut minimiser les erreurs et les temps d'arrêt inutiles de l'équipement. De plus, ces stratégies contribuent à prolonger la durée de vie des équipements et à améliorer la gestion du temps et l'utilisation de la main-d'œuvre et, en fin de compte, à réduire les coûts globaux et à augmenter les marges bénéficiaires. Trouver le véhicule d'ordre de travail optimal, qu'il s'agisse d'une feuille de calcul ou d'un logiciel d'ordre de travail, est une première étape importante vers l'efficacité opérationnelle.