Rationalisez la gestion des bons de travail avec la GMAO pour une efficacité accrue

Les entreprises de nombreux secteurs se tournent de plus en plus vers les logiciels de Gestion de Maintenance Assistée par Ordinateur (GMAO) comme logiciel de gestion d'installations. L'efficacité accrue, la réduction des coûts et un retour sur investissement (ROI) plus significatif sont les raisons principales pour lesquelles les entreprises choisissent d'abandonner les approches traditionnelles crayon-papier au profit de systèmes de gestion de maintenance automatisés. Les GMAO actuelles éliminent les systèmes de classement papier lourds et inefficaces en offrant aux entreprises la capacité de suivre les bons de travail, générer rapidement des rapports précis, et déterminer instantanément quels actifs nécessitent une maintenance préventive — le tout dans leur logiciel cloud. Au-delà des bénéfices d'efficacité organisationnelle, cette amélioration a aussi conduit à une durée de vie prolongée des équipements, une meilleure gestion du temps, une utilisation optimisée de la main-d'œuvre, et in fine, à une réduction des coûts et une augmentation des profits.

Les GMAO sont des systèmes logiciels hautement sophistiqués qui utilisent des milliers de points de données qui, à tout moment, peuvent fournir à un utilisateur une vue d'ensemble des opérations d'une installation ou, alternativement, le statut d'un équipement individuel. Les logiciels de gestion de maintenance représentent des systèmes robustes lorsqu'ils sont utilisés à leur plein potentiel. L'industrie de la GMAO s'efforce de rester à la pointe de la technologie et des évolutions du secteur en évoluant continuellement et en étant plus réactive aux besoins changeants de ses clients. Les innovations récentes dans les logiciels de gestion de maintenance incluent des interfaces cloud sécurisées, l'accessibilité sur appareils mobiles, et la fonctionnalité sans papier qui augmente encore la facilité d'utilisation.

Dans une récente enquête menée par Hippo CMMS auprès de 125 acheteurs, la gestion des bons de travail (réparations, maintenance non planifiée) a été jugée importante par 91 % des répondants. Cette constatation, ainsi que la valeur accordée par les acheteurs à la maintenance préventive (approuvée par 96 % des répondants), suggère que les clients GMAO priorisent l'efficacité opérationnelle accrue comme objectif principal. Voici sept façons dont les systèmes logiciels peuvent simplifier la gestion des bons de travail :

1. Notifications en temps réel

Il n'y a pas de doute que « le temps c'est de l'argent » et tout temps gaspillé peut coûter cher aux opérations. Les entreprises qui s'appuient sur des méthodes papier passent du temps à rédiger les bons de travail puis à les transmettre physiquement au personnel de service désigné. Si cette personne n'est pas présente pour recevoir le bon de travail, il peut rester sur son bureau un certain temps avant d'être examiné. Avec une GMAO, tous les bons de travail sont créés dans le système et transmis immédiatement aux utilisateurs appropriés pour l'intervention. Grâce aux notifications par e-mail et/ou alertes mobiles, le bon de travail est reçu en quelques secondes. Le logiciel de gestion des bons de travail peut aussi suivre le processus, permettant de surveiller l'avancement du début à la fin.

2. Gestion des bons de travail accessible et numérique

Une fois les bons de travail créés, un enregistrement numérique est disponible pour tous les utilisateurs désignés. Les bons de travail peuvent être consultés sur de multiples appareils : ordinateurs de bureau, portables, tablettes et smartphones. En toutes circonstances, les données sont cohérentes, toutes les parties recevant la même information au même moment. Les bons de travail sont créés dans le même format avec des champs obligatoires à remplir. Cela garantit que toutes les informations pertinentes sont incluses. Par exemple, les bons de travail incluent l'identité du demandeur, les coordonnées pertinentes, une description claire du problème incluant images si nécessaire, ainsi que la localisation de l'équipement nécessitant l'intervention. Le modèle numérique de bon de travail assure que l'information est claire, lisible, et que rien ne se perd ou n'est mal interprété.

3. Organisation simple, priorités claires

Dans les entreprises de taille moyenne à grande, il n'est pas rare d'avoir plusieurs bons de travail ouverts à tout moment. Comme les techniciens et les allocations de temps peuvent être limités, il est essentiel que les bons de travail soient priorisés selon l'urgence, les fournitures, le personnel et le temps. Le logiciel de gestion des bons de travail peut assigner des dates d'échéance ainsi que des niveaux de priorité (élevée ou faible). Certaines GMAO peuvent afficher des plans et cartes identifiant les emplacements d'équipement et aidant les techniciens à planifier stratégiquement l'exécution des bons de travail.

4. Rapports sans effort sur les bons de travail en retard

Le logiciel de gestion des bons de travail suit l'avancement de leur exécution. Les rapports peuvent être filtrés par différents indicateurs : en cours, terminés ou en retard. Si une date d'échéance n'est pas respectée, les gestionnaires sont alertés. Ce type de surveillance permet aux gestionnaires de prendre des décisions sur les affectations de personnel, l'embauche et les fournitures, ainsi que d'identifier les goulots d'étranglement pour les travaux en retard. En examinant les rapports de bons de travail dans le temps, les gestionnaires peuvent apporter les changements nécessaires pour améliorer l'efficacité de leurs opérations.

5. Documents de bons de travail accessibles

Ces dernières années, les GMAO ont évolué en réponse aux demandes du secteur en devenant des applications plus sophistiquées, robustes et conviviales. Par exemple, de nombreux systèmes de maintenance incluent maintenant des liens vers les manuels d'équipement, informations de garantie, documents pertinents, contrats fournisseurs et normes de codes industriels. Puisque toutes ces informations sont gardées dans la base de données du logiciel et accessibles en quelques clics de souris ou tapotements sur mobile, il n'est plus nécessaire de chercher manuellement des données importantes liées à l'équipement quand c'est nécessaire. La commodité et la facilité d'accès font gagner du temps et de l'énergie à tous ceux impliqués dans le processus de bon de travail.

6. Historique des réparations et rapports de tendances

Les GMAO peuvent générer un rapport d'historique des réparations basé sur les bons de travail terminés. Les rapports peuvent être filtrés par périodes (jours, semaines, mois, années), par départements et/ou par localisations. Avec la flexibilité de revoir les historiques de réparation à travers le temps ou via d'autres indicateurs, les gestionnaires peuvent évaluer les tendances en pannes d'équipement, remplacements de pièces, coûts de réparation, allocation de main-d'œuvre, etc. Si un équipement s'avère nécessiter des réparations continues, il peut être temps de le remplacer. Avoir un historique des réparations aide les gestionnaires à prendre des décisions importantes sur le fonctionnement continu de leurs départements.

7. Gestion de maintenance sur appareils mobiles

L'un des développements les plus significatifs dans la fonctionnalité GMAO a été l'ajout de l'accès mobile au tableau de bord du système de gestion de maintenance. Compte tenu de l'utilisation généralisée des appareils mobiles sous forme de smartphones et tablettes, ce changement dans la façon dont les clients utilisent les logiciels de gestion de maintenance a porté la gestion de maintenance automatisée à un nouveau niveau de fonctionnalité. Toutes les fonctionnalités GMAO disponibles sur ordinateurs de bureau sont aussi disponibles via l'application de bons de travail. Avec la fonctionnalité mobile, les utilisateurs n'ont plus à attendre d'accéder à une GMAO à leur ordinateur de bureau. Au lieu de cela, ils peuvent accéder au système quand et où ils le souhaitent. Le plus important, les caméras de téléphones et tablettes permettent aux techniciens de télécharger des images d'équipements nécessitant une réparation, ou de pièces à remplacer. La fonctionnalité de scan de code-barres sur mobile assure aussi que les éléments référencés sont exacts. Avoir des images ou codes-barres réduit les risques d'erreur ou de confusion. Encore une fois, cela résulte en une amélioration globale de l'efficacité.

La maintenance continue est une partie intégrante de toute opération et une réalité qu'on ne peut ignorer. La productivité d'une organisation est entravée quand les réparations ne sont pas faites promptement ou quand elles sont retardées parce que les bons de travail sont flous ou truffés d'erreurs. La création de bons de travail automatisés, détaillés et formatés de manière cohérente élimine erreurs et confusion tout en réduisant temps et énergie. Les historiques de réparation générés par un logiciel de bons de travail aident les entreprises à rester informées sur leurs opérations de maintenance et offrent des opportunités de prendre des décisions éclairées selon les besoins.