Comment simplifier la gestion des bons de travail avec une GMAO

Les entreprises de nombreux secteurs industriels se tournent de plus en plus vers les logiciels de gestion de la maintenance informatisée (GMAO) comme logiciel de gestion des installations. Une efficacité accrue, des coûts réduits et un retour sur investissement (ROI) plus important sont les principales raisons pour lesquelles les entreprises choisissent d'abandonner les approches traditionnelles avec crayon et papier au profit de systèmes automatisés de gestion de la maintenance. Les logiciels GMAO actuels éliminent les systèmes de classement papier encombrants et inefficaces en offrant aux entreprises la possibilité de suivre les ordres de travail, de générer rapidement des rapports précis et de déterminer instantanément quels actifs nécessitent une maintenance préventive, le tout dans son logiciel basé sur le cloud. Outre les avantages de l'efficacité organisationnelle, cette amélioration a également permis d'allonger la durée de vie des équipements, d'améliorer la gestion du temps et l'utilisation de la main-d'œuvre et, en fin de compte, de réduire les coûts et d'augmenter les bénéfices.

Les GMAO sont des systèmes logiciels hautement sophistiqués qui utilisent des milliers de points de données qui, à tout moment, peuvent fournir à un utilisateur un aperçu du fonctionnement d'une installation ou, alternativement, l'état d'un équipement individuel. Les logiciels de gestion de la maintenance représentent des systèmes robustes lorsqu'ils sont utilisés à leur plein potentiel. L'industrie de la GMAO s'efforce de rester à la pointe de la technologie et des changements de l'industrie en évoluant continuellement et en étant plus réactive aux besoins en constante évolution de ses clients. Les innovations récentes dans les logiciels de gestion de la maintenance incluent des interfaces sécurisées basées sur le cloud, l'accessibilité des appareils mobiles et une fonctionnalité sans papier qui augmente encore la facilité d'utilisation.

Dans une récente enquête menée par Hippo CMMS auprès de 125 acheteurs, la gestion des ordres de travail (c'est-à-dire les réparations, la maintenance non planifiée) est considérée comme importante par 91 % des répondants. Cette constatation, ainsi que la valeur des acheteurs sur la maintenance préventive (approuvée par 96 % des répondants), suggèrent que les clients de la GMAO accordent la priorité à l'amélioration de l'efficacité opérationnelle comme objectif principal. Voici une liste de sept façons dont les systèmes logiciels peuvent simplifier la gestion des bons de travail :

1. Notifications en temps réel

Il ne fait aucun doute que « le temps c'est de l'argent » et que tout temps perdu peut coûter cher aux opérations. Les entreprises qui s'appuient sur des méthodes de copie papier passent du temps à rédiger des ordres de travail, puis à les envoyer physiquement au personnel de service désigné. Si cette personne n'est pas présente pour recevoir le bon de travail, il pourrait s'asseoir sur son bureau pendant un certain temps avant d'être examiné. Avec une GMAO, tous les bons de travail sont créés dans le système et transmis immédiatement aux utilisateurs appropriés pour la maintenance. À l'aide de notifications par e-mail et/ou d'alertes mobiles, le bon de travail est reçu en quelques secondes. Le logiciel de gestion des bons de travail peut également suivre le processus du bon de travail, ce qui permet de surveiller la progression du bon de travail du début à la fin.

2. Gestion des bons de travail accessible et numérique

Une fois les bons de travail créés, un enregistrement numérique est disponible pour tous les utilisateurs désignés. Les bons de travail peuvent être récupérés sur plusieurs appareils, y compris les ordinateurs de bureau, les ordinateurs portables, les tablettes et les smartphones. Dans tous les cas, les données sont cohérentes, toutes les parties recevant les mêmes informations en même temps. Les bons de travail sont créés dans le même format et avec des champs obligatoires à remplir. Cela garantit que toutes les informations pertinentes sont incluses. Par exemple, les ordres de travail incluent des enregistrements de l'auteur de la demande, des informations de contact pertinentes, une description claire du problème, y compris des images si nécessaire, ainsi que l'emplacement de la pièce d'équipement nécessitant un entretien. Le modèle de bon de travail numérique garantit que les informations contenues sont claires et lisibles et que rien ne se perd ou n'est mal interprété.

3. Organisation simple, priorités claires

Dans les moyennes et grandes entreprises, il n'est pas rare d'avoir plusieurs bons de travail ouverts à un moment donné. Étant donné que les techniciens et les allocations de temps peuvent être limités, il est essentiel que les bons de travail soient priorisés en fonction de l'urgence, des fournitures, du personnel et du temps. Le logiciel de gestion des bons de travail peut attribuer des dates d'échéance ainsi que des niveaux de priorité (c'est-à-dire, élevé ou faible). Certaines GMAO peuvent afficher des plans d'étage et des cartes qui identifient les emplacements des équipements et aident les techniciens à planifier stratégiquement l'exécution des ordres de travail.

4. Rapports faciles sur les ordres de travail en retard

Le logiciel de gestion des bons de travail suit la progression de l'exécution des bons de travail. Les rapports d'ordre de travail peuvent être filtrés par différents indicateurs tels que en cours, terminés ou en retard. Si une date d'échéance n'est pas respectée, les gestionnaires seront alertés. Ce type de suivi permet aux responsables de prendre des décisions concernant l'affectation du personnel, l'embauche et les fournitures, ainsi que d'identifier les goulots d'étranglement liés aux retards de travail. En examinant les rapports sur les ordres de travail au fil du temps, les responsables peuvent apporter les modifications nécessaires pour améliorer l'efficacité de leurs opérations.

5. Documents de bon de travail accessibles

Ces dernières années, les GMAO ont évolué en réponse aux demandes de l'industrie en devenant des applications plus sophistiquées, robustes et conviviales. À titre d'exemple, de nombreux systèmes de maintenance incluent désormais des liens vers des manuels d'équipement, des informations sur la garantie, des documents pertinents, des contrats de fournisseurs et des normes de code de l'industrie. Étant donné que toutes ces informations sont conservées dans la base de données du logiciel et sont accessibles en quelques clics de souris ou sur un appareil mobile, il n'est pas nécessaire de rechercher manuellement les données importantes liées à l'équipement lorsque cela est nécessaire. La commodité et la facilité d'accès permettent d'économiser du temps et de l'énergie pour toutes les personnes impliquées dans le processus de commande de travail.

6. Historique des réparations et rapports sur les tendances

Les GMAO peuvent générer un rapport d'historique de réparation basé sur les bons de travail terminés. Les rapports peuvent être filtrés par périodes (c'est-à-dire jours, semaines, mois, années) par départements et/ou par lieux. Ayant la possibilité d'examiner les historiques de réparation dans le temps ou via d'autres indicateurs, les responsables peuvent évaluer les tendances en matière de panne d'équipement, de remplacement de pièces, de coûts de réparation, d'affectation de la main-d'œuvre, etc. le temps de le remplacer. Le fait de disposer d'un historique des réparations aide les responsables à prendre des décisions importantes concernant les opérations en cours dans leurs services.

7. Gestion de la maintenance des appareils mobiles

L'un des développements les plus importants de la fonctionnalité CMMS a été l'ajout d'un accès mobile au tableau de bord du système de gestion de la maintenance. Compte tenu de l'utilisation généralisée des appareils mobiles sous la forme de smartphones et de tablettes, ce changement dans la façon dont les clients utilisent le logiciel de gestion de la maintenance a maintenant porté la gestion de la maintenance automatisée à un nouveau niveau de fonctionnalité. Toutes les fonctionnalités de GMAO disponibles sur les ordinateurs de bureau sont également disponibles à l'aide de l'application de commande de travail. Grâce à la fonctionnalité d'appareil mobile, les utilisateurs n'ont plus besoin d'attendre pour accéder à une GMAO sur leur ordinateur de bureau. Au lieu de cela, ils peuvent accéder au système quand et où ils se trouvent. Plus important encore, les caméras des téléphones et des tablettes permettent aux techniciens de télécharger des images d'équipements à réparer ou de pièces à remplacer. La fonction de lecture de codes-barres sur les appareils mobiles garantit également que les éléments référencés sont exacts. Avoir des images ou des codes-barres réduit les risques d'erreur ou de confusion. Une fois de plus, cela se traduit par une amélioration globale de l'efficacité.

La maintenance continue fait partie intégrante de toute opération et une réalité incontournable. La productivité d'une organisation est entravée lorsque les réparations ne sont pas effectuées rapidement ou lorsque les réparations sont retardées parce que les ordres de travail ne sont pas clairs ou contiennent des erreurs. La création d'ordres de travail automatisés, détaillés et formatés de manière cohérente élimine les erreurs et la confusion tout en réduisant le temps et l'énergie. Les historiques de réparation générés par un logiciel de bons de travail aident les entreprises à rester informées de leurs opérations de maintenance et offrent la possibilité de prendre des décisions éclairées si nécessaire.