5 conseils essentiels pour choisir le système de gestion des commandes idéal

Quand votre business commence à grandir, il est important de trouver un système de gestion des commandes qui soutient les fabricants D2C cherchant plus de contrôle sur leur gestion des commandes de vente et fabrication, stocks et planification de production. C'est pourquoi nous avons dressé une liste de conseils pour démarrer cette recherche.

Dans cet article, nous explorons les solutions de gestion des commandes, les conseils pour choisir le bon logiciel, et les bénéfices d'améliorer votre gestion des commandes.

Qu'est-ce qu'un système de gestion des commandes (OMS) ?

Un système de gestion des commandes (OMS) est un outil ou logiciel qui suit le processus order-to-cash entre fabricants B2B et D2C pour vous aider à améliorer vos processus et efficacité de gestion des commandes.

Un OMS vous aide à suivre vos ventes, commandes, stocks et taux d'exécution des commandes pour identifier facilement vos goulots d'étranglement de fabrication et suivre vos produits de l'atelier au client.

Comme mentionné plus haut, entre la possession d'un magasin physique, la gestion e-commerce et les ventes sur réseaux sociaux, vous avez besoin de votre OMS pour vous aider à suivre :

• Les clients
• La vente multicanale
• La gestion des stocks multi-emplacements
• La gestion des commandes d'achat et réceptions ;
• Le service client
• Le traitement des commandes
• Le modèle make-to-order ou make-to-stock

Astuce pro :

Votre gestion des commandes est grandement affectée par la qualité de votre gestion des stocks. Si vous sentez que votre business n'est pas prêt pour des solutions de gestion des commandes, un bon point de départ pour l'améliorer serait de travailler sur votre gestion des stocks.

Le processus de gestion des commandes expliqué

Avant d'examiner les outils de gestion des commandes soutenant votre fabrication, le flux du processus de gestion des commandes se déroule ainsi :

Étape 1 : Votre client

Le processus commence par le client passant commande, que ce soit en ligne, en magasin, ou par téléphone, où les détails du client sont enregistrés.

Étape 2 : Exécution

L'étape suivante : les détails de la vente sont envoyés à l'entrepôt pour le prélèvement et l'emballage.

Étape 3 : Comptabilité

Cette étape implique l'enregistrement de la vente. La tâche est facilitée avec un outil comme la gestion des stocks Xero.

Étape 4 : Expédition

À l'étape finale, la commande est expédiée au client, et la vente est enregistrée comme livrée dans le logiciel de gestion des commandes.

Quand avez-vous besoin d'un système de gestion des commandes ?

Au début de votre business, gérer les commandes était facile. Vous vous souvenez probablement de votre première commande, des infos du client au produit vendu, en passant par la livraison.

Mais avec chaque nouvelle vente, vous perdez cette magie initiale à mesure que les ventes s'enchaînent.

Et plus vous développez votre marque D2C et votre réputation, plus le nombre de ventes gérées augmente vite.

À ce moment charnière, si vous ne pouvez pas honorer les commandes croissantes, vous ferez plus de mal que de bien.

À ce stade, il est crucial de trouver le système de gestion des commandes parfait spécifiquement conçu pour les fabricants. Sinon, vous risquez de faire fuir des clients, nuire à votre réputation, ou vous équiper d'un OMS qui ne supporte pas la fabrication D2C.

6 avantages d'utiliser un système de gestion des commandes

Maintenant que vous savez ce qu'est la gestion des commandes, quels sont les avantages d'adopter un OMS ?

1. Efficacité par l'automatisation

Vous pouvez être le maître des tableurs, mais malheureusement, vous ne surpasserez pas l'automatisation des processus de fabrication.

Une gestion efficace des commandes peut impacter l'économie sur la main-d'œuvre manuelle, réduire le risque d'erreurs humaines, et libérer du temps pour recentrer vos priorités sur le développement de votre business et l'amélioration de la satisfaction client.

2. Accès 24/7

Si vous vous réveillez en sueur froide et voulez vérifier vite vos commandes pour votre tranquillité d'esprit, sans logiciel de gestion des commandes cloud, ce sera une nuit blanche. En vous équipant d'un logiciel de fabrication cloud, surtout avec des capacités de gestion des commandes, vous pouvez vérifier vos commandes de n'importe où, à n'importe quel moment.

Au-delà d'apaiser vos angoisses sur une gestion des commandes défaillante, cet accès instantané 24/7 permet un meilleur contrôle des données, un service client amélioré, et un processus de gestion des commandes plus efficace.

3. Croissance

Votre OMS automatise vos processus de commandes. Plus important, il centralise tous vos canaux de vente sur une plateforme unique.

Ce processus automatisé fluide tourne en arrière-plan, vous libérant du temps pour collecter et analyser des données.

Ce temps libre inestimable pour rassembler ces informations vous permet de planifier intelligemment pour développer davantage votre business et identifier d'éventuels problèmes dans votre processus de fabrication.

4. Gestion des stocks

Les solutions de gestion des commandes améliorent grandement votre gestion des stocks en vous donnant des informations temps réel sur les niveaux de stock actuels, articles vendus, retournés, échangés ou en production.
Cela aide les fabricants à éviter la survente de stocks ou la sous-production.

Cependant, la plupart des logiciels de gestion des commandes ont été conçus pour les détaillants ou dropshippers cherchant plus de contrôle. Quand vous cherchez un outil de gestion des commandes, assurez-vous de trouver quelque chose qui aide aussi votre gestion des stocks de matières premières.

5. Centralisez votre business

Comme évoqué plus haut, utiliser un OMS permet aux fabricants non seulement de gérer leurs canaux de vente en un seul endroit mais aussi leur business entier depuis un tableau de bord unique.

Un outil de gestion des commandes décompose les informations complexes pour simplifier vos commandes en un seul lieu, vous protégeant des erreurs de commande, insatisfactions clients dues aux retards, pertes de revenus par faible stock, et facturations incorrectes.

Mais encore une fois, en tant que fabricant, vous voulez centraliser vos ventes, mais aussi trouver un outil qui aide à gérer votre planification et ordonnancement de production.

6. Informations en temps réel

Enfin, et comme évoqué dans les points précédents, avoir des informations temps réel sur la performance de votre business avec un OMS est un composant critique pour développer votre business. Même avec un logiciel de gestion des commandes pour petites entreprises, avoir des mises à jour live sur stocks et ventes vous aidera à réagir immédiatement aux problèmes avec votre gestion automatisée des commandes, plutôt que de laisser les problèmes se développer et laisser le client insatisfait.

Parallèlement, avoir toutes vos informations en temps réel signifie que les données produit, fabrication et paiement sont à jour.

Voilà tout ce qu'il faut savoir sur les systèmes de gestion des commandes. Le seul problème maintenant : comment choisir le bon pour votre business ?

Comment choisir le bon système de gestion des commandes

Il y a tant d'options sur le marché. Choisir un OMS est dur. Malheureusement, la plupart soutiennent les détaillants et grossistes classiques, pas les fabricants.

Pas de panique, on a votre dos. Nous avons concocté une checklist à suivre pour sélectionner le logiciel de gestion des commandes parfait pour votre business :

1. Votre budget

Votre futur OMS sera un allié crucial pour le succès de votre business. Vous pourriez vous engager sur un OMS pas cher pour économiser, mais à long terme, ça coûtera bien plus cher à votre business.

Il en va de même pour l'autre extrême : certains outils desktop ou intranet peuvent coûter plus de 1 000 $ et ne pas performer mieux qu'un système cloud direct et efficace.

Soyez réaliste sur le montant que vous êtes prêt à dépenser, la plupart des systèmes facturant des tarifs différents selon vos besoins, alors comparez le marché.

2. Comparez le marché

Il y a beaucoup d'OMS qui ne matchent pas bien avec les fabricants. Oui, vous pouvez les utiliser, mais vous risquez de devoir vous équiper sur une multitude d'outils, alors qu'il existe des OMS qui supportent tout votre business depuis un seul tableau de bord.

Heureusement pour vous, il existe déjà des listes dédiées aux meilleurs outils de stocks pour fabrication, et vous pouvez consulter le top 20 des logiciels MRP de Capterra, qui présente les meilleures solutions de gestion des commandes pour 2020.

3. Intégrations

Au final, que vous soyez fabricant traditionnel, business e-commerce ou D2C, vous aurez besoin d'un OMS qui s'intègre à votre e-commerce, comptabilité et autres outils adoptés par votre business.

Après avoir listé les OMS qui vous intéressent, explorez leurs fonctionnalités d'intégration pour voir s'ils supportent tous vos canaux de vente. Mais attention, avec la plupart des solutions de gestion des commandes, plus vous avez besoin d'intégrations, plus le coût sera élevé.

Soyez tactique, et ne sélectionnez qu'un OMS avec les intégrations nécessaires.

4. Flux de production

Les processus de production des fabricants D2C sont très susceptibles de changer. Peut-être réalisez-vous qu'un modèle assemble-to-order est mieux pour les fêtes, ou que vous commencez à offrir des produits sur mesure pour clients voulant plus de personnalisation.

Quelle que soit la raison du changement de flux de production, vous avez besoin d'un système qui s'adapte à votre business et vous soutient dans la direction que vous prenez.

Un OMS flexible facilitera le changement de vos processus business, la gestion des stocks et commandes personnalisées, et vous permettra de modifier les commandes clients en déplacement.

5. Essais gratuits et démos

En suivant les quatre points ci-dessus, vous devriez maintenant avoir une liste de différents OMS qui :

• Sont raisonnablement tarifés
• Peuvent s'intégrer à vos autres logiciels
• Peuvent supporter différents types de processus de fabrication

Testez chaque logiciel et inscrivez-vous à un essai pour voir si l'OMS convient à votre business.

Mais ne soyez pas intimidé par les démos non plus, certains fournisseurs offrant une session d'intégration pas-à-pas en direct, utilisant votre business comme données d'exemple, pour voir concrètement comment leurs solutions peuvent bénéficier à votre business.

6. Revoyez votre shortlist

Cependant, il est important de ne pas s'engager aveuglément avec celui qui semble parfait.

Une enquête de Retail Systems Research a révélé que 29 % des entreprises logistiques, fournisseurs et détaillants ont identifié les systèmes legacy comme leur plus gros obstacle à l'exécution omnicanale en 2017.

Vous devez aussi considérer des critères plus larges car vous devez prendre en compte la relation business entière que vous aurez avec votre OMS choisi. Considérez des facteurs comme : sont-ils experts dans ce domaine ? Est-ce une solution de gestion des commandes conçue pour moi ?

Logiciel incluant un système de gestion des commandes et plus

Le logiciel ERP de fabrication Katana aide des milliers de fabricants à avoir une vue live de leur business. Il inclut aussi des fonctionnalités de gestion des commandes conçues spécifiquement pour les fabricants cherchant plus de contrôle sur :

• La gestion des commandes
• La gestion des stocks
• La gestion de la production

C'est un cauchemar de trouver un OMS en tant que fabricant, car la plupart des logiciels du marché manquent justement des outils nécessaires aux fabricants, surtout pour gérer les matières premières et suivre leur conversion en produits finis.

C'est pourquoi Katana vous donne des outils comme :

Fonctionnalités de planification principale

Ne perdez plus jamais la trace des matières et éliminez le casse-tête de commettre manuellement vos matières premières en production. Avec Katana, créez un ordre de fabrication, et le logiciel allouera les matières disponibles à la commande ouverte pour vous. Plus de doute, vous pouvez retourner à la fabrication de vos produits.

Points de réapprovisionnement

Si vous n'aimez pas que la production s'arrête par rupture de stock, imaginez comment vos clients le ressentent ? Définissez des points de réapprovisionnement et Katana soulignera quand les stocks sont bas, pour réduire dramatiquement votre délai de fabrication.

Gestion des stocks multi-emplacements

Vous avez des entrepôts ou stocks ici, là, et partout ? Pas de problème ! Si vous avez des stocks en consignation, chez un sous-traitant, ou à un autre emplacement, Katana vous permet de suivre chaque emplacement pour connaître vos niveaux de stock exacts. Du stock dispo quelque part ? Faites un transfert de stock et le tour est joué.

Planification de production

Marre de refaire constamment un planning, et qu'une nouvelle commande ou un manque de matière vous force à tout recommencer ? Laissez cette corvée derrière avec un flux de processus de gestion des commandes que vous pouvez réarranger facilement par glisser-déposer. Le mieux : Katana redistribuera vos produits finis et matières premières pour satisfaire le nouveau flux.

Gestion des commandes d'achat

Parfois vos commandes n'arrivent pas ensemble, et vous pouvez vite oublier qu'une livraison est en route et commander plus de matière inutile. Le logiciel de gestion des commandes Katana permet de réceptionner partiellement les livraisons, pour que vous et vos équipes sachiez qu'il en arrive encore.

Katana offre bien plus, comme l'intégration avec des logiciels e-commerce et comptables tels que la gestion des commandes QuickBooks Online, pour rationaliser tout votre business sur un tableau de bord unique, facile à lire.

Voilà ! Le guide parfait pour sélectionner le meilleur logiciel de gestion des commandes pour quiconque cherche la formule gagnante pour fabricants D2C. Cependant, il est important de tester les outils avant, car beaucoup ont été conçus pour détaillants et ne gèrent pas les exigences complexes d'un fabricant.

Katana offre un essai gratuit de 14 jours pour tester le logiciel et voir exactement comment il est conçu pour soutenir votre business. Si vous avez aimé l'article ou avez des questions, n'hésitez pas à nous laisser un message ci-dessous ou à nous contacter sur les réseaux sociaux.